Letzte Überprüfung am 3. November 2026 anhand der in diesem Beitrag verlinkten Quellen.
Es ist Monatsende, und ein Lieferant, den Sie vierteljährlich bezahlen, schickt Ihnen per E-Mail seine neuen Bankdaten und bittet Sie höflich, diese für die Zahlungen dieser Woche zu verwenden. Die Unterschrift sieht korrekt aus, und der Betrag stimmt überein. Genau auf solche Momente müssen Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung in Schulungen vorbereitet werden. Das Internet Crime Complaint Center des FBI hat einen solchen Fall aufgezeichnet. 24,768 Beschwerden wegen Kompromittierung geschäftlicher E-Mails und gemeldete Verluste von rund 3.05 Milliarden US-Dollar im Jahr 2025Und die Kreditorenbuchhaltung befindet sich genau dort, wo diese Zahlungsanforderungen landen.
Zertifizierungskurse vermitteln die Grundlagen der Buchhaltung. Diese Liste deckt die andere Hälfte ab: Was Mitarbeiter vor der Zahlung prüfen müssen. Sie erhalten 8 fertige Kurse in 3 Gruppen, die jeweils die zu behebenden Probleme und die Umsetzungshinweise erläutern. Jede Gruppe schließt mit einer Zusammenfassung ab. Unsere WahlDie rechtlichen Ausführungen beschreiben US-Bundesgesetze; verwenden Sie dies daher als Leitfaden, nicht als Urteil.
Alle 8 Kurse im Überblick
| Kurse | Was es abdeckt | Länge | Das Gesetz dahinter? |
|---|---|---|---|
| Phishing und Social Engineering | Warnsignale, Überprüfung und Meldung | 30 Minuten | Nein |
| Social Engineering, Betrug und Deepfakes | Neue Bankdaten und Identitätsdiebstahl | 35 Minuten | Nein |
| Deepfakes und KI-gestützter Betrug | Betrugsmaschen mit synthetischen Stimmen, Videos und Bildern | 35 Minuten | Nein |
| Inkassoanrufe | Zahlungseinwände und Vereinbarungen mit Schuldnern | 40 Minuten | Nein |
| Datenklassifizierung und -verarbeitung | Klassifizierung und Umgang mit sensiblen Informationen | 25 Minuten | Nein |
| Code of Conduct | Ein Entscheidungstest, Grauzonen und die Notwendigkeit, sich zu äußern | 35 Minuten | Nein |
| Interessenkonflikte | Offenlegung und Beilegung von Interessenkonflikten | 25 Minuten | Nein |
| Antikorruptionsgesetz (FCPA) | Geschenke, Dritte und ungewöhnliche Zahlungen | 40 Minuten | Ja (US-Bundesgesetz) |
Das Gesetz legt Regeln für das Verhalten von Organisationen fest. Nur der hier angebotene FCPA-Kurs basiert direkt auf einem US-Bundesgesetz und ist nicht verpflichtend.
Betrug und Zahlungsbetrug
Phishing und Social Engineering
Gefälschte Rechnungen und Zugangsdatendiebstahl erreichen zuerst die Buchhaltung. Dieser 30-minütige Kurs analysiert Schritt für Schritt einen Angriff auf geschäftliche E-Mails, erklärt Warnsignale in E-Mails, SMS, Sprachnachrichten, QR-Codes und KI-gestützten Deepfakes und schließt mit einem abschließenden Test mit 12 Fragen ab. Eine Runde zum Erkennen von Warnsignalen eignet sich hervorragend als Quiz mit echten Rechnungstexten.
Social Engineering, Betrug und Deepfakes: Telefon-, Zahlungs- und Identitätsdiebstahlbetrug
Dieser 35-minütige Kurs beginnt mit einer überzeugenden Anfrage nach neuen Bankdaten – eine Betrugsmasche, mit der Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung häufig konfrontiert werden. Er vermittelt die Regel, Geldanforderungen anhand einer bekannten Telefonnummer zu verifizieren, und behandelt anschließend gefälschte Stimmen und Videos. Die Lektion zu Grauzonen fragt, warum Menschen aus Gründen der Dienstalters, Höflichkeit und Verschwiegenheit nachgeben – eine Frage, die in einer Wortwolke anschaulich dargestellt wird.
Deepfakes und KI-gestützter Betrug: Synthetische Sprach-, Video- und Bildbetrug erkennen, stoppen und melden
Eine Zahlungsaufforderung kann nun per Videoanruf von einem geklonten Manager eingehen. Dieser 35-minütige Kurs simuliert genau diesen Anruf und vermittelt anschließend vier Arten von Deepfakes sowie einen vierstufigen Prozess: Pause, Überprüfung, Genehmigung, Meldung. Die Entscheidung „Überprüfen oder fortfahren?“ bietet den besten Zeitpunkt, um die Teilnehmer zu befragen.
Unsere Wahl: Social Engineering, Betrug und Deepfakes. Es geht von einer Masche aus, mit der Bankangestellte häufig konfrontiert werden – einem geänderten Bankkonto – und gibt ihnen eine einzige Regel vor: eine bekannte Nummer anrufen.
Sammlungen und Datenverarbeitung
Inkassogespräche: Umgang mit Zahlungseinwänden und Vereinbarungen mit Schuldnern
Teams im Forderungsmanagement benötigen ruhige und strukturierte Telefonate. Dieser 40-minütige Kurs simuliert ein Gespräch, das von einer Erinnerung bis hin zu einer Argumentation reicht, und behandelt anschließend die Gesprächseröffnung, die Einhaltung von Grenzen, wichtige Verhaltensregeln und die Vereinbarung eines tragfähigen Zahlungsplans. Drei Szenarien zu häufigen Einwänden eignen sich für eine offene Gesprächsrunde.
Datenklassifizierung und -verarbeitung
Rechnungen enthalten Bankdaten und Steuernummern, daher verarbeitet jeder Sachbearbeiter sensible Daten. Dieser 25-minütige Kurs behandelt Klassifizierungsstufen, die jeweiligen zulässigen Regeln, Warnsignale und das Vorgehen bei Fehlklassifizierungen. In der Fallstudie üben die Teilnehmenden, Fehlklassifizierungen oder fehlerhaft verarbeitete Daten zu melden.
Unsere Empfehlung: Inkassoanrufe. Bei Schulungen zur Schuldnerverwaltung wird das Gespräch mit dem Schuldner oft ausgelassen, und diese Schulung gibt den Sachbearbeitern Formulierungen an die Hand, die sie verwenden können, wenn das Gespräch schwierig wird.
Ethik und Bestechung
Code of Conduct
Die Mitarbeiter der Finanzabteilung sind mit Firmengeldern betraut, daher müssen die Standards klar sein. Dieser 35-minütige Kurs bietet Teams einen Entscheidungstest mit vier Fragen und behandelt Grauzonen zu gängigen Themen sowie den Umgang mit kritischen Fragen. Zum Abschluss gibt es eine abschließende Prüfung mit zehn Fragen, bei der 80 % der Antworten zum Bestehen erforderlich sind. In einer Live-Session können Sie eine Szenario-Runde durchführen, in der das Publikum abstimmt, bevor Sie die Lösung bekanntgeben.
Interessenkonflikte
Ein Angestellter, der einen Lieferanten bezahlt, der einem Verwandten gehört, stellt ein klassisches verstecktes Risiko dar. Dieser 25-minütige Kurs definiert tatsächliche, potenzielle und vermeintliche Interessenkonflikte, vermittelt das Prinzip „Offenlegen und dann entscheiden“ und lässt die Teilnehmenden eine Konfliktoffenlegung durchführen. Eine kurze Bewertungsskala fragt, wie sicher sich die Teilnehmenden fühlen, wann sie einen Interessenkonflikt offenlegen sollten.
Antikorruptionsgesetz (FCPA)
Ungewöhnliche Zahlungen können Bestechungsgelder verschleiern. Das US-Justizministerium weist auf die Anti-Korruptionsbestimmungen des FCPA hin. Das vorsätzliche und missbräuchliche Verwenden der Post oder anderer Mittel des zwischenstaatlichen Handels zur Förderung von Angeboten, Zahlungen, Zahlungsversprechen oder Genehmigungen zur Zahlung von Geld oder sonstigen Werten ist untersagt. Es ist verboten, Geschenke und Bewirtungen an Dritte weiterzugeben, in dem Wissen, dass diese an ausländische Amtsträger weitergeleitet werden, um diese zu beeinflussen oder sich unlautere Vorteile bei der Geschäftsanbahnung oder -sicherung zu verschaffen. Dieser 40-minütige Kurs behandelt die wichtigsten Regeln, einen Entscheidungsrahmen für Geschenke und Bewirtung, Warnsignale im Zusammenhang mit Dritten sowie einen abschließenden Fragebogen mit zehn Fragen.
Unsere Wahl: Interessenkonflikte. Es ist der kürzeste Weg, ein Risiko aufzudecken, das niemals auf einer Rechnung auftaucht: die Beziehung, die niemand angegeben hat.
Wie man den Plan umsetzt
Sortieren Sie es nach Belichtung. Mit 24,768 Beschwerden wegen Kompromittierung geschäftlicher E-Mails im Jahr 2025, die Betrugsschulungen sollten für alle, die eine Zahlung freigeben können, Priorität haben.
- Im ersten Monat: Phishing, Social Engineering und der Verhaltenskodex – für jeden neuen Mitarbeiter.
- Innerhalb des ersten Quartals: Deepfakes, Datenklassifizierung und Interessenkonflikte sowie Inkassoverfahren für alle, die Zahlungen einfordern.
- Jedes Jahr: Ein Auffrischungsquiz zu jedem Kurs sowie der FCPA-Kurs, wenn Sie Lieferanten im Ausland bezahlen.
- Wenn ein Betrugsfall in den Nachrichten auftaucht: Eine kurze Live-Session zum Thema Deepfakes, anhand des neuen Fallbeispiels.
Ergänzen Sie die Regelungen Ihres Bundeslandes oder Landes, in dem Ihre Teams arbeiten, und fragen Sie Ihren Anwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde, welche Bestimmungen gelten. Falls dasselbe Team auch die Gehaltsabrechnung übernimmt, finden Sie in unserem Leitfaden weitere Informationen. Schulung zur Einhaltung der Lohnbuchhaltungsvorschriften bedeckt diesen Schreibtisch, und Risikomanager-Schulung umfasst die umfassendere Risikobetrachtung.
Möglichkeiten, diese Kurse durchzuführen auf AhaSlides
Sie können jeden dieser Kurse als Selbstlernkurs mit dem AhaSlides Der Kursentwickler kann die Präsentationen als Live-Frage-und-Antwort-Sitzung oder beides durchführen, ergänzt durch eine Umfrage nach Kursende und ein 30-Tage-Check-in, um festzustellen, welche Veränderungen stattgefunden haben.
- Antwort auswählen: Zeigen Sie vier E-Mails von Lieferanten und fragen Sie, welche davon gefälscht ist, oder fragen Sie, welchen von drei Schritten Sie als Erstes unternehmen sollten, wenn sich Bankdaten ändern.
- Wortwolke: Fragen Sie: „Warum sollte jemand eine dringende Rechnung bezahlen, ohne sie zu prüfen?“ Die wichtigsten Wörter zeigen, gegen welchen Druck man trainieren sollte.
- Bewertungsskala: Vorher und nachher fragen Sie: „Wie sicher sind Sie sich, dass Sie eine gefälschte Rechnung erkennen würden?“ (Skala von 1 bis 5).
- Offenes Ende: Sammeln Sie anonyme Beinahe-Fehler am Ende einer Live-Session, damit Betrugsversuche, die beinahe erfolgreich gewesen wären, das gesamte Team erreichen.
FAQ
Welche Schulungen benötigen Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung?
Sensibilisierung für Rechnungsbetrug, Zahlungsprüfungsverfahren, Datenverarbeitung und Ethik. Die oben genannten Kurse decken diese Themen ab, eine Zertifizierung deckt zusätzlich die Buchhaltungsseite ab.
Wie erkennt man Rechnungsbetrug?
Prüfen Sie, ob sich Bankdaten geändert haben, ob dringende Anfragen vorliegen, ob es sich um unbekannte Lieferanten handelt und ob Beträge nicht mit der Bestellung übereinstimmen. Bestätigen Sie jede Änderung telefonisch unter einer bekannten Nummer, niemals über den in der E-Mail angegebenen Kontakt.
Lohnt sich die Zertifizierung im Bereich der Kreditorenbuchhaltung?
Es kann Kompetenz beweisen und die Karriere fördern. Schulungen zur Betrugsprävention beugen Verlusten direkt vor, daher benötigen die meisten Teams beides.
Was sollte die Kreditorenbuchhaltung tun, wenn eine Zahlung an einen Betrüger gegangen ist?
Nehmen Sie umgehend Kontakt mit der Bank auf und fordern Sie die Rückbuchung der Gelder an. Melden Sie den Vorfall anschließend intern und bei den Strafverfolgungsbehörden. Das IC3 des FBI rät dazu. Sie sollten sich umgehend mit Ihrem Finanzinstitut in Verbindung setzen und unabhängig vom Betrag eine Beschwerde bei ic3.gov einreichen..
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine Entscheidung bezüglich Ihres Arbeitsplatzes wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.
