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Ihr Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeiterbesprechungen im Jahr 2024 | 10 Gebote und Verbote

Arbeiten

Astrid Tran 07 Dezember 2023 7 min lesen

Mitarbeiterversammlungen sollten produktive Power-Stunden sein, oder? Aber allzu oft sind sie nur langweilige Statusberichte. Lernen Sie diese 10 Gebote von Meetings 2.0, um Ihre Teamdiskussionen in dynamische Entscheidungssitzungen zu verwandeln, bei denen jeder auf den neuesten Stand kommt!

Menschen diskutieren in einer Mitarbeiterbesprechung
Was ist bei Mitarbeiterbesprechungen zu beachten? | Quelle: Shutterstock

Inhaltsverzeichnis

Sind Mitarbeiterbesprechungen sinnvoll?

Sind Mitarbeiterbesprechungen wirklich notwendig oder nur eine Verschwendung wertvoller Stunden? Wie jeder versierte Unternehmer weiß, ist Zeit gleich Geld. Ist es also klug, regelmäßig große Zeitblöcke für „Besprechungen“ zu reservieren?

Oh Ja! Wenn sie richtig durchgeführt werden, sind Mitarbeiterbesprechungen wertvolle Instrumente, die Ihre Geschäftsleistung auf die nächste Stufe heben.

Zunächst einmal ist die Kommunikation entscheidend – Meetings eignen sich ideal für wichtige Ankündigungen, Statusaktualisierungen und um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, was mit E-Mails und SMS einfach nicht möglich ist.

Auch die Koordination ist entscheidend: Wenn Sie gemeinsam Ziele, Projekte und Kundenangelegenheiten besprechen, verschwinden plötzlich Silos, während die Zusammenarbeit rasant ansteigt.

Probleme? Kein Problem – durch Besprechungen werden Herausforderungen zu Chancen, da die Crew gemeinsam Lösungen erarbeitet.

Und die Stimmung? Vergessen Sie die Moral – diese Check-Ins fördern die Chemie, die die Motivation ankurbelt, da die Kollegen sich vernetzen und das Gefühl haben, Teil von etwas Großartigem zu sein.

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10 Regeln, um Ihre Mitarbeiterbesprechung ansprechender zu gestalten

Nichts schreckt Leute schneller ab als langweilige, einseitige Monologe, die als Mitarbeiterbesprechungen getarnt sind. Aber das muss nicht sein. Mit diesen Profi-Tipps werden Teilnehmer im Handumdrehen von Nichterscheinen zu Pflichtbesuchern!

Regel Nr. 1 – Bereiten Sie sich im Voraus vor

Die Vorbereitung auf das Meeting sollte oberste Priorität haben. Sie sollten die Tagesordnung und alle relevanten Materialien im Voraus durchgehen. Dadurch zeigen Sie, dass Sie die Zeit aller Teilnehmer respektieren und können aktiv an den Diskussionen teilnehmen.

Vielleicht möchten Sie sich hier über themenbezogene Themen informieren:

Regel Nr. 2 - Seien Sie pünktlich

Zeit ist Gold wert. Niemand sollte auf Sie warten müssen. Wenn Sie pünktlich zu Mitarbeiterbesprechungen erscheinen, zeigen Sie damit nicht nur Respekt für die Zeit anderer, sondern auch Ihr Engagement, Ihre Professionalität und Ihre Hingabe an Ihre Arbeit. Außerdem stellen Sie damit sicher, dass wichtige Themen ohne unnötige Verzögerungen oder Störungen behandelt werden.

Wenn Sie aufgrund zu vieler Dinge nicht teilnehmen können, benachrichtigen Sie die Organisatoren im Voraus (1 Tag bei informellen und 2 Tage bei formellen Treffen).

Regel Nr. 3 - Aktiv teilnehmen

Eine aktive Teilnahme ist für effektive Mitarbeiterbesprechungen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie sich aktiv an Diskussionen beteiligen und Ihre Ideen und Erkenntnisse einbringen, steigern Sie die Gesamtqualität des Meetings und tragen dazu bei, dass das Team seine Ziele erreicht. 

Regel Nr. 4 – Halten Sie sich an die Meeting-Etikette

Die Einhaltung der ordnungsgemäßen Besprechungsetikette ist für die Aufrechterhaltung einer respektvollen und produktiven Atmosphäre bei Mitarbeiterbesprechungen von entscheidender Bedeutung. Störende Verhaltensweisen sind der Auslöser dafür Meetings von geringer Qualität, also Protokolle wie das Einhalten der Kleiderordnung, dem Redner Ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen, Unterbrechungen zu vermeiden und bei Bedarf elektronische Geräte während des Meetings zu verwenden.

Regel Nr. 5 – Machen Sie sich Notizen

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Teilnahme an Mitarbeiterbesprechungen ist das Anfertigen von Notizen. Es hilft Ihnen, wichtige Informationen zu behalten, Aktionspunkte zu verfolgen und später auf Diskussionen zurückzugreifen. Es zeigt Ihre Aufmerksamkeit und sorgt dafür, dass wichtige Punkte nicht vergessen werden. Effektives Notizenmachen steigert Ihr Engagement und trägt zu einer effektiveren Nachverfolgung und Umsetzung von Entscheidungen bei.

wöchentliche Mitarbeiterbesprechung
Notizen machen während der Teilnahme an der wöchentlichen Mitarbeiterbesprechung

Regel Nr. 6 – Beherrschen Sie die Diskussion nicht

Es ist wichtig, eine ausgewogene und integrative Besprechungsumgebung zu schaffen, in der jeder gehört wird. Vermeiden Sie es, die Diskussion zu monopolisieren, und geben Sie anderen die Möglichkeit, ihre Ideen und Perspektiven zu teilen. Die besten Mitarbeiterbesprechungen sollten aktives Zuhören ermöglichen, die Teilnahme aller Teammitglieder fördern und eine kollaborative Atmosphäre schaffen, in der vielfältige Beiträge geschätzt werden.

Regel Nr. 7 – Vergessen Sie die Teamarbeit nicht

Bei Mitarbeiterbesprechungen sollte es nicht nur um Formalitäten und Druck gehen, insbesondere bei der ersten Mitarbeiterbesprechung mit einem neuen Team. Sie sollte an einem gemütlichen und angenehmen Ort stattfinden, um den Zusammenhalt und die Verbindung des Teams zu fördern.

Um neue Bindungen zu stärken, sollten Sie eine kleine Eisbrecherrunde in Betracht ziehen, bevor Sie die wichtigsten Punkte besprechen. Wir empfehlen diese kleinen Spiele:

  • Drehe das Rad: Bereiten Sie ein paar lustige Anregungen vor und setzen Sie sie auf das Rad. Dann lassen Sie jede Person eine Runde drehen. Mit einer einfachen Glücksrad-Aktivität können Sie die neuen Eigenheiten Ihrer Kollegen ganz schnell entdecken.
Kick-off-Meeting für das Spinner-Wheel-Projekt
  • Teamkampf: Bereiten Sie einige Quizfragen vor, richten Sie Teamplay ein und lassen Sie Teams im Kampf um Ruhm gegeneinander antreten. Sie können ein schnelles Teamplay vorbereiten hier. Wir haben eine Bibliothek mit unverzichtbaren Quizfragen parat, damit keine Zeit und Mühe verschwendet wird!
Teamkampf AhaSlides
Team Battle ist eine schnelle Eisbrecheraktivität vor einer Teambesprechung

Regel Nr. 8 - Unterbrechen Sie andere nicht und überreden Sie sie nicht

Inklusive Kommunikation ist bei Mitarbeiterbesprechungen von entscheidender Bedeutung. Achten Sie darauf, andere nicht zu unterbrechen oder zu überreden, da dies die Zusammenarbeit behindern und den Wert unterschiedlicher Perspektiven mindern kann. Geben Sie jedem die Möglichkeit, zu Wort zu kommen und sich umfassend einzubringen, indem Sie aktiv zuhören und warten, bis Sie an der Reihe sind. Dies fördert eine Kultur des Respekts und der Zusammenarbeit und verbessert die Gesamtqualität von Diskussionen und Entscheidungen.

Regel Nr. 9 - Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen

Scheuen Sie sich nicht, bei Mitarbeiterbesprechungen Fragen zu stellen. Ihre Neugier und Ihr Wissensdurst können aufschlussreiche Diskussionen anregen, wichtige Sachverhalte beleuchten und zu einem besseren Verständnis beitragen. Indem Sie um Klärung bitten, Ihr echtes Interesse teilen und eine Kultur des Lernens fördern, inspirieren Sie andere, sich zu engagieren und ihre eigenen Perspektiven einzubringen. Denken Sie daran, dass jede Frage das Potenzial hat, neue Ideen freizusetzen und das Team voranzubringen. 

AhaSlides-Teamtreffen
Fragen sind der Schlüssel zu erfolgreichen Meetings

Regel Nr. 10 – Verlieren Sie die Zeit nicht aus den Augen

Um bei Mitarbeiterbesprechungen professionell zu bleiben, ist es wichtig, ein gutes Zeitbewusstsein zu haben. Halten Sie die zugewiesene Besprechungsdauer ein, indem Sie pünktlich beginnen und enden. Eine erfolgreiche Durchführung einer Mitarbeiterbesprechung beginnt damit, die Diskussionen fokussiert zu halten und Abschweifungen vom Thema zu vermeiden, um eine effiziente Nutzung der Zeit aller sicherzustellen. Indem Sie Zeitmanagementfähigkeiten demonstrieren und Professionalität wahren, tragen Sie zu einer produktiven und respektvollen Besprechungsumgebung bei, die die Ergebnisse für das Team maximiert.

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Häufigste Fragen

Was ist eine virtuelle Mitarbeiterversammlung?

Bei einer virtuellen Mitarbeiterbesprechung handelt es sich um eine Besprechung, die online oder über digitale Plattformen durchgeführt wird und bei der die Teilnehmer von verschiedenen Standorten aus über Videokonferenzen oder Tools für die Zusammenarbeit miteinander in Kontakt treten. Anstatt sich in einem physischen Raum zu versammeln, nehmen die Teilnehmer virtuell über ihre Computer, Laptops oder Mobilgeräte an der Besprechung teil.

Was ist eine gute Mitarbeiterbesprechung?

Eine gute Mitarbeiterbesprechung hat einen klar definierten Zweck, eine strukturierte Tagesordnung, ein effizientes Zeitmanagement und fördert Teamarbeit und gemeinsame Problemlösung. Bei der Nachbereitung von Besprechungen muss die Wirksamkeit der Besprechung bewertet und Feedback von den Teilnehmern eingeholt werden.

Welche Arten von Mitarbeiterversammlungen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Mitarbeiterbesprechungen: Onboarding-Besprechungen, Kickoff-Besprechungen, Feedback- und Rückblicksbesprechungen, Einführungsbesprechungen, Statusaktualisierungsbesprechungen, Brainstorming-Besprechungen und Einzelgespräche mit Mitarbeitern.

Wer leitet eine Mitarbeiterversammlung?

Der Leiter einer Mitarbeiterbesprechung sollte jemand sein, der den Besprechungsprozess effektiv verwalten, die Diskussionen auf Kurs halten, zur Teilnahme ermutigen und sicherstellen kann, dass die Besprechungsziele erreicht werden.

Ref: Forbes