6 Regeln zur Besprechungsetikette zur Steigerung der Effizienz von Teambesprechungen

Sie haben wahrscheinlich eine Menge kreativer Ideen gesammelt, um Ihre Teambesprechungen zu einem interaktiven und spannenden Erlebnis zu machen. Aber Sie finden immer noch, dass Ihren Teambesprechungen etwas fehlt? Effizienz soll hier der Schlüsselpunkt sein, also schauen wir uns ein paar AhaSlides an Etikette beim Treffen!

Sie können die Effizienz Ihrer Teambesprechungen jetzt mit diesen einfachen praktischen Tipps „hacken“, wie Sie mit einem gut organisierten Veranstaltungsort, einer Atmosphäre, die eine offene, kreative und engagierte Haltung unter den Teilnehmern fördert, zu den Höchstleistungen Ihres Teams gelangen Eine Zeitleiste, in der alle Aufgaben richtig besprochen werden.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Meeting-Etikette?
• 6 Tipps zur Besprechungsetikette, die jeder kennen sollte
  • #1 - Betonen Sie die Wichtigkeit des Meetings
  • #2 - Organisieren Sie einen Besprechungsraum mit erleichterter Logistik
  • #3 - Legen Sie Grundregeln für jedes Mitglied fest
  • #4 - Erstellen Sie eine Tagesordnung in der Reihenfolge der Wichtigkeit
  • #5 -Ermutigen Sie die Teamkollegen, sich aktiv einzubringen
  • #6 -Treffen Sie endgültige Entscheidungen und weisen Sie einzelne Aufgaben zu
• Was Sie bei der Besprechungsetikette vermeiden sollten
• Abschließende Überlegungen

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Was ist Meeting-Etikette?

Die Umgangsformen bei Besprechungen sind wichtiger, als Sie vielleicht denken. Egal, ob Sie bei einem bodenständigen Start-up oder ehrenamtlich in einer Organisation arbeiten, es gibt einen ungeschriebenen Satz von Regeln, damit das Geschäft funktioniert. Stellen Sie sich vor: Sie nehmen an einem wichtigen Kundenmeeting teil. Mehrere wichtige Stakeholder werden dort sein, von denen Sie viele noch nicht kennengelernt haben. Wie stellen Sie sicher, dass Sie den bestmöglichen Eindruck machen und das Meeting ein Erfolg wird? Hier kommt die Meeting-Etikette ins Spiel.

Etikette bei Besprechungen ist der ungeschriebene Verhaltenskodex, der professionelle Interaktionen elegant und produktiv hält. Die Regeln mögen langweilig erscheinen, aber die Einhaltung der richtigen Besprechungsmanieren fördert Konzentration, Respekt und Harmonie. Dinge wie frühes Erscheinen zeigen, dass Sie die Zeit anderer wertschätzen. Selbst wenn Sie sich für eine lockere Person halten, kann die Einhaltung der Besprechungsetikette wichtige Arbeitsfunktionen reibungsloser gestalten, insbesondere mit Fremden.

6 Tipps zur Besprechungsetikette, die jeder kennen sollte

#1 - Betonen Sie die Bedeutung des Meetings

Wenn Ihre Teammitglieder den Wert von Teammeetings nicht anerkennen, fühlen sie sich gezwungen und sind nicht bereit, sich zu engagieren. Zeigen Sie ihnen also zunächst die Vorteile des Meetings auf. Viele Entscheidungen können nicht ohne eine eingehende und persönliche Diskussion getroffen werden, da der Prozess des Redens und Fragens den Weg zu rationalen Entscheidungen ebnet. Darüber hinaus ermöglichen effektive Teammeetings offene Gespräche, bei denen die Perspektiven und das Fachwissen der Mitglieder genutzt werden, um Probleme auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse zu lösen. Sie verbessern auch die zwischenmenschlichen Beziehungen und das Verständnis unter den Teammitgliedern.

#2. - Organisieren Sie einen Besprechungsraum mit erleichterter Logistik

Der Tagungsraum hat großen Einfluss auf die Emotionen und den Intellekt der Teilnehmer. Berücksichtigen Sie dies daher bei der Wahl des Veranstaltungsortes. Je nach angestrebtem Thema und Atmosphäre des Meetings können Sie einen passenden Raum auswählen. Es kann entweder eine gemütliche, eintönige oder distanzierte Atmosphäre verbreiten, ganz wie Ihr Team entscheidet. Der Besprechungsraum sollte mit den wichtigsten Einrichtungen ausgestattet sein (Klimaanlage, bequeme Sitze, Wasser/Tee usw.) und sicherstellen, dass die technischen Eigenschaften ordnungsgemäß funktionieren, indem vor der Besprechung noch einmal überprüft wird.

#3. Legen Sie Grundregeln für jedes Mitglied fest

Durch die Festlegung von Regeln für Ihr Team wird jeder für seine Verantwortung verantwortlich gemacht und sein Engagement während des Meetings gefördert. Sie können die Grundregeln an die Arbeitskultur und den Stil Ihres Teams anpassen, aber im Allgemeinen können sie sich auf Anwesenheit, Pünktlichkeit, aktive Teilnahme, Umgang mit Unterbrechungen, Höflichkeit im Gespräch, Ehrlichkeit usw. beziehen. Geben Sie außerdem jedem die Möglichkeit, darüber zu diskutieren Diese Regeln sind rational genug und wie man sie bei Besprechungen anwendet. Vergessen Sie nicht, ihre Bedeutung hervorzuheben, damit Ihre Teamkollegen das Spiel kennen und die Regeln befolgen.

#4 - Erstellen Sie eine Tagesordnung in der Reihenfolge der Wichtigkeit

Versuchen Sie nicht, so viele Dinge in der Timeline zu stopfen, dass Sie Schwierigkeiten haben, sie auf eine oberflächliche Art und Weise zu vervollständigen. Stellen Sie stattdessen diejenigen fest, die für das Thema des Meetings relevant sind, und ordnen Sie sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit, sodass möglicherweise nicht mehr genügend Zeit zur Verfügung steht und Sie einige Punkte durchgehen müssen, aber alle dringenden Probleme behoben wurden. Außerdem sollten Sie die Agenda vor dem Meeting an Ihre Teamkollegen verteilen. Auf diese Weise können sie konstruktive Rückblicke auf die Tagesordnung geben, ihre Meinungen formulieren und alle notwendigen Ressourcen für das bevorstehende Treffen vorbereiten.

#5 – Ermutigen Sie Ihre Teamkollegen zur aktiven Beteiligung

Mein Lieblingstipp! Dies könnte im Verlauf des Meetings durch interaktive Aktivitäten erfolgen, an denen alle Teamkollegen teilnehmen. Ein paar Eisbrecher-Spiele zu Beginn, einige Live-Umfragen und eine kleine Frage-und-Antwort-Runde per Text- oder Sprachnachricht würden alle in eine enthusiastische Atmosphäre versetzen. Sie können außerdem jeden im Raum mit sekundengenauen Berichten auf dem Laufenden halten und zeitnahe Bewertungen abgeben. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von AhaSlides, eine Online-Präsentationssoftware, die sich ideal für interaktive und innovative Teammeetings eignet. Es ist keine Installation erforderlich, warum probieren Sie es also nicht aus?

#6 - Endgültige Entscheidungen treffen und individuelle Aufgaben zuweisen

Fahren Sie nicht mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fort, wenn zum aktuellen Thema noch keine endgültigen Entscheidungen getroffen wurden. Tatsächlich besteht der Schlüsselgedanke für ein effizientes Meeting darin, die Dinge gut abzuschließen, anstatt sich umsonst in die Länge zu ziehen. Ein Tipp ist das Führen eines Besprechungsprotokolls: So behalten Sie den Überblick und wissen, ob es zu allen Themen einen finalen Schnitt gegeben hat. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie jedem Einzelnen einige Aufgaben zugewiesen haben und dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt, ohne dass es zu Verwirrung kommt.

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Was Sie bei der Besprechungsetikette vermeiden sollten

Einige Verbote der Meeting-Etikette sollten Sie vermeiden, wenn Ihr Meeting nicht in Stirnrunzeln und Unzufriedenheit enden soll👇

• Kommen Sie nicht zu spät: Zu spät zu kommen ist ein No-Go. Respektieren Sie die Zeitpläne anderer, indem Sie, wann immer möglich, früh ankommen.
• Lass dich nicht ablenken, Dave: Telefone, E-Mails und Nebengespräche funktionieren nicht. Telefonanrufe und SMS sind die größte TodesopferKonzentrieren Sie sich also auf die jeweilige Besprechungsangelegenheit. Private Gespräche während des Meetings stören den Ablauf, also bewahren Sie Klatsch und Tratsch für den Wasserspender auf.
• Seien Sie nicht aggressiv: Respektieren Sie den Leiter des Meetings und sorgen Sie für Ordnung. Planen Sie ein Treffen mit der Person, mit der Sie persönlich nicht einer Meinung sind, um Meinungsverschiedenheiten beizulegen.
• Kommen Sie nicht mit leeren Händen: Bereiten Sie sich mit klaren Fakten und erledigten Hausaufgaben vor. 
• Wechseln Sie nicht das Thema: Bleiben Sie auf dem Laufenden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zufällige Tangenten sind ein Impulskiller.

Abschließende Überlegungen

Auch wenn die Umgangsformen bei Meetings steif wirken, sollten Sie ihre Macht nicht unterschätzen. Wenn Sie die Meeting-Etikette beherrschen, können Sie in Diskussionen die Oberhand gewinnen und Ihre Beziehungen deutlich verbessern.

Denken Sie also beim nächsten wichtigen Meeting daran: Wenn Sie diese Etikette-Techniken anwenden, kann das Ihre nicht ganz so geheime Waffe sein, um nicht nur das Gespräch zu gewinnen, sondern auch neue Kontakte zu knüpfen, die Ihnen bei zukünftigen Meetings von Nutzen sein werden. Wenn Sie die richtigen Manieren haben, sind Sie auf dem besten Weg, nicht nur heute Eindruck zu machen, sondern auch vertrauensvolle Partnerschaften aufzubauen, die den langfristigen Erfolg vorantreiben.

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