Meeting-Einladungs-E-Mail | Die besten Tipps, Beispiele und Vorlagen (100 % kostenlos)

Meetings können wesentlich zur Effektivität, Koordination und zum Zusammenhalt eines Teams beitragen. Viele Unternehmen veranstalten mindestens einmal wöchentlich ein Meeting. Dies kann ein informelles Treffen zum intensiven Austausch mit den Mitarbeitern oder eine formellere Sitzung der Geschäftsleitung sein, in der die Zukunftspläne des Unternehmens und der Jahresabschluss besprochen werden. Führungskräfte sind verpflichtet, Einladungen zu Meetings an die Teilnehmer oder Gäste zu versenden.

Eine Meeting-Einladung ist wichtig für den effektiven und reibungslosen Ablauf offizieller Meetings. Es gibt viele Möglichkeiten, Meeting-Einladungen zu versenden. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf den Umgang mit Einladungs-E-Mails für Besprechungen, die bequemste und beliebteste Methode, um Personen zur Teilnahme an Ihren Meetings einzuladen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Besprechungseinladungs-E-Mail?
• Warum ist die Einladungs-E-Mail für das Meeting wichtig?
• Schreiben Sie Schritt für Schritt eine Einladungs-E-Mail für ein Meeting
• Arten von Meeting-Einladungs-E-Mails und Beispiele
• Fazit

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Was ist eine Besprechungseinladungs-E-Mail?

Ein wichtiger Bestandteil der Geschäftskommunikation ist die Einladungs-E-Mail zu einem Meeting. Sie enthält eine schriftliche Nachricht, die den Zweck des Meetings erläutert und die Teilnehmer bittet, am Meeting an Datum und Ort teilzunehmen. Bei Bedarf können weitere Details in Form von Anhängen hinzugefügt werden. Je nach Art des Meetings kann die Einladung formell oder informell verfasst sein. Sie sollte stets den Regeln der geschäftlichen E-Mail-Etikette entsprechen.

Verwechseln Sie jedoch nicht eine Besprechungseinladung mit einer Besprechungsanfrage. Der Hauptunterschied besteht darin, dass eine Besprechungsanfrage dazu dient, einen Termin mit jemandem zu vereinbaren, während eine Besprechungseinladung Sie zu einem Meeting an einem angekündigten Datum und Ort einlädt.

Warum ist die Einladungs-E-Mail für das Meeting wichtig?

Die Verwendung von E-Mail-Einladungen bringt viele Vorteile mit sich. Die Vorteile von E-Mail-Einladungen sind unten aufgeführt:

• Es verbindet sich direkt mit Kalendern. Sobald Empfänger eine Einladung annehmen, wird diese ihrem Geschäftskalender hinzugefügt, und Sie erhalten eine Erinnerung, genau wie bei anderen im Kalender eingetragenen Ereignissen.
• Es ist bequem und schnell. Ihre Empfänger können die E-Mail sofort erreichen, nachdem Sie auf die Schaltfläche „Senden“ geklickt haben. Da es direkt an den Empfänger geht, können Sie bei falscher E-Mail-Adresse sofort die Benachrichtigung erhalten und schnell nach weiteren Lösungen suchen.
• Es ist zeitsparend. Sie können Gruppen-E-Mails mit Tausenden von E-Mail-Adressen gleichzeitig senden.
• Es spart Kosten. Sie müssen kein Budget für den Versand ausgeben.
• Es kann direkt von Ihrer bevorzugten Webinar-Plattform aus generiert werden. Sofern Sie kein persönliches Meeting abhalten, wird Ihre erste Wahl wahrscheinlich Zoom sein. Microsoft Teams, oder etwas Ähnliches. Wenn die RSVP bestätigt ist, werden alle Links und Zeitrahmen per E-Mail synchronisiert, sodass der Teilnehmer Verwechslungen mit anderen Veranstaltungen vermeiden kann.

Es ist unbestreitbar, dass täglich Milliarden von E-Mails versendet werden, viele davon Spam. Jeder nutzt mindestens eine E-Mail-Adresse, um wichtige Nachrichten für Arbeit, Einkäufe, Besprechungen und vieles mehr auszutauschen. Da man jedoch täglich unzählige E-Mails lesen muss, ist es nicht verwunderlich, dass man mitunter unter „E-Mail-Müdigkeit“ leidet. Eine gut formulierte Einladungs-E-Mail kann daher Missverständnisse oder Ignoranz seitens der Empfänger vermeiden.

Schreiben Sie Schritt für Schritt eine Meeting-Einladungs-E-Mail

Eine gute Einladungs-E-Mail für ein Meeting ist unerlässlich und in der Regel wirkt es sich auf eine aus E-Mail-Zustellung Preis.

Es gibt Verhaltensregeln und Grundsätze, die jeder beim Verfassen einer Einladung zu einem Geschäftstreffen per E-Mail beachten sollte, um den Empfängern Respekt zu erweisen. Sie können anhand dieser Schritte lernen, wie Sie eine standardkonforme Einladung zu einem Geschäftstreffen schreiben:

Schritt 1: Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile

Es ist erwiesen, dass 47 % der E-Mail-Empfänger E-Mails lesen, die eine klare und prägnante Betreffzeile haben. Der erste Eindruck zählt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Empfänger Dringlichkeit oder Wichtigkeit erkennen, was wiederum die Öffnungsrate erhöht.

• Kurz, gezielt. Seien Sie sachlich, nicht rätselhaft.
• Als Zeichen der Dringlichkeit können Sie im Betreff eine Teilnahmebestätigung anfordern.
• Oder fügen Sie einen Gefühlston hinzu, wie „Wichtigkeit, Dringlichkeit usw.“ nicht vergessen …
• Fügen Sie Zeit hinzu, wenn Sie das zeitkritische Problem betonen möchten 

Zum Beispiel: „Meeting 4.: Brainstorming-Sitzung zum Projekt“ oder „Wichtig. Bitte um Zusage: Strategiemeeting für neues Produkt am 12.“

Schritt 2: Beginnen Sie mit einer kurzen Einführung

Gleich zu Beginn sollten Sie kurz darlegen, wer Sie sind, welche Position Sie in der Organisation innehaben und warum Sie sich an sie wenden. Dann können Sie direkt den Zweck des Meetings nennen. Viele Leute machen den Fehler, den Zweck des Meetings vage zu nennen, da sie davon ausgehen, dass die Teilnehmer darüber Bescheid wissen müssen.

• Machen Sie Ihre Einführung angenehm oder bezogen auf die Arbeit
• Erinnern Sie die Teilnehmer, wenn sie Aufgaben erledigen oder etwas zum Meeting mitbringen müssen.

Zum BeispielHallo Teammitglied, ich freue mich darauf, dich am kommenden Montag bei der Produkteinführung zu sehen.

Schritt 3: Teilen Sie Zeit und Ort

Sie sollten die genaue Uhrzeit des Treffens angeben. Sie sollten ihnen auch sagen, wie und wo das Treffen stattfindet, entweder persönlich oder online, und Richtlinien oder Plattformlinks anbieten, falls sie diese benötigen.

• Fügen Sie die Zeitzone hinzu, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Regionen der Welt arbeiten
• Nennen Sie eine geschätzte Dauer des Treffens
• Bei der Wegbeschreibung sollten Sie so detailliert wie möglich sein oder eine Kartendarstellung beifügen.

Zum BeispielWir laden Sie herzlich ein, am Freitag, den 6. Oktober, um 1:00 Uhr in den Besprechungsraum 2 im zweiten Stock des Verwaltungsgebäudes zu kommen.

Schritt 4: Skizzieren Sie die Tagesordnung der Besprechung

Fassen Sie die wichtigsten Ziele oder die geplante Tagesordnung zusammen. Gehen Sie nicht auf Details ein. Es genügt, Thema und Zeitplan anzugeben. Für formelle Besprechungen können Sie ein detailliertes Dokument beifügen. Dies ist besonders hilfreich, damit sich die Teilnehmer im Voraus vorbereiten können.

Zum BeispielSie können beispielsweise so beginnen: Wir planen, Folgendes zu besprechen… / Wir möchten einige der angesprochenen Punkte ansprechen oder wie folgt:

• 8:00-9:30: Einführung in das Projekt
• 9:30-11:30: Präsentationen von Howard (IT), Nour (Marketing) und Charlotte (Vertrieb)

Schritt 5: Fragen Sie nach einer Antwort

Die Anforderung einer RSVP kann dabei helfen, eine Antwort Ihrer Empfänger zu bestätigen. Um Ambivalenzen vorzubeugen, sollte Ihre E-Mail eine bevorzugte Antwort und eine Frist enthalten, innerhalb derer die Teilnehmer Sie über ihre Teilnahme oder Abwesenheit informieren können. Auf diese Weise können Sie schnell Folgemaßnahmen ergreifen, wenn Sie ihre RSVP zum vereinbarten Zeitpunkt nicht erhalten haben.

Zum Beispiel: Bitte antworten Sie bis zum [Datum] an [E-Mail-Adresse oder Telefonnummer]

Schritt 6: Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur und Ihr Branding hinzu

Eine geschäftliche E-Mail-Signatur sollte den vollständigen Namen, die Berufsbezeichnung, den Firmennamen und die Kontaktdaten enthalten. persönliche Websites und andere verlinkte Adressen.

Sie können Ihre Signatur ganz einfach mit anpassen Google Mail.

Zum Beispiel:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, Inco-Industrie

555-9577-990

Es gibt unzählige kostenlose E-Mail-Signatur-Generatoren, die Ihnen Zeit und Mühe ersparen, wie zum Beispiel Meine Unterschrift.

Arten von Meeting-Einladungs-E-Mails und Beispiele

Bedenken Sie, dass für verschiedene Arten von Besprechungen unterschiedliche Standards und Schreibstile gelten. Normalerweise unterteilen wir E-Mails mit Besprechungseinladungen in formelle und informelle E-Mails, wobei virtuelle Besprechungen oder reine Online-Besprechungen eingeschlossen oder ausgeschlossen werden. In diesem Abschnitt sammeln und stellen wir Ihnen einige typische Arten von Besprechungseinladungen und die Vorlagen für jeden Typ vor, die häufig in E-Mails mit Einladungen zu Geschäftsbesprechungen verwendet werden.

#1. Die formelle E-Mail mit Besprechungsanfragen

Die formelle Einladungs-E-Mail wird für größere Besprechungen verwendet, die in der Regel ein- bis dreimal jährlich stattfinden. Da es sich um eine größere, formelle Besprechung handelt, sollte Ihre E-Mail in einem entsprechenden Stil verfasst sein. Die beigefügten Anhänge dienen dazu, den Teilnehmern die Teilnahmebedingungen, den Veranstaltungsort und die Tagesordnung zu erläutern.

Formelle Treffen beinhalten:

• Führungstreffen
• Ausschusssitzung
• Vorstandssitzung 
• Aktionärsversammlung 
• Strategiemeeting 

Beispiel 1: Aktionäre Einladungs-E-Mail-Vorlage

Betreff: Wichtig. Sie sind zur Jahreshauptversammlung eingeladen. [Zeit]

[Name des Empfängers]

[Name der Firma]

[Berufsbezeichnung]

[Firmenanschrift]

[Datum]

Sehr geehrte Aktionäre, sehr geehrte Aktionäre,

Wir freuen uns, Sie zu der am stattfindenden Jahreshauptversammlung einzuladen [Uhrzeit], [Adresse]

Die Hauptversammlung ist ein außergewöhnlicher Anlass zur Information, zum Austausch und zur Diskussion zwischen [Name der Firma] und alle unsere Aktionäre.

Es ist auch die Gelegenheit, sich auszudrücken und abzustimmen, um eine aktive Rolle bei wichtigen Entscheidungen zu spielen [Name der Firma], unabhängig von der Anzahl der Aktien, die Sie besitzen. Das Treffen wird die folgenden Hauptagenden abdecken:

Tagesordnung 1:

Tagesordnung 2:

Tagesordnung 3:

Tagesordnung 4:

Eine Anleitung zur Teilnahme an dieser Versammlung, die Tagesordnung und die Texte der zur Zustimmung vorzulegenden Beschlüsse finden Sie im beigefügten Dokument unten

Ich möchte Ihnen im Namen des Vorstandes für Ihren Beitrag und Ihre Treue zum Vorstand danken [Name der Firma] und ich freue mich darauf, Sie auf dem Treffen begrüßen zu dürfen [Datum]

Freundliche Grüße,

[Name]

[Positionstitel]

[Name der Firma]

[Firmenadresse und Website]

Beispiel 2: Strategiemeeting Einladungs-E-Mail-Vorlage

[Name des Empfängers]

[Name der Firma]

[Berufsbezeichnung]

[Firmenanschrift]

[Datum]

Betreff: Meeting zur Marketingkampagne zum Projektstart: 2

Im Namen von [Name der Firma], Ich möchte Sie zu einem Geschäftstreffen einladen, das um stattfindet [Name des Konferenzsaals, Name des Gebäudes] [Datum und Uhrzeit]. Das Treffen wird dauern [Dauer].

Es ist mir eine Freude, Sie zur ersten Phase unseres Projekts begrüßen zu dürfen, um unseren bevorstehenden Vorschlag [Details] zu besprechen, und wir freuen uns über Ihre wertvollen Einblicke dazu. Hier ist eine kurze Zusammenfassung unserer Tagesordnung:

Tagesordnung 1:

Tagesordnung 2:

Tagesordnung 3:

Tagesordnung 4:

Dieser Vorschlag wird von unserem gesamten Team als einer der wichtigsten angesehen. Zur weiteren Information haben wir diesem Schreiben ein Dokument beigefügt, das Ihnen detailliertere Auskünfte gibt, damit Sie sich bequem auf das Treffen vorbereiten können.

Wir freuen uns alle darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen und zu besprechen, was wir noch tun können, um diesen Vorschlag zum Erfolg zu führen. Bitte reichen Sie Ihre Fragen und Empfehlungen für das Treffen vorab ein. [Termin] direkt an mich, indem Sie auf diese E-Mail antworten.

Habe einen schönen Tag vor dir.

Ich danke Ihnen,

Herzliche Grüße,

[Name]

[Positionstitel]

[Name der Firma]

[Firmenadresse und Website]

#2. Die Einladungs-E-Mail für ein informelles Meeting

Bei einer formellen Einladung per E-Mail handelt es sich in der Regel um ein Treffen mit Mitarbeitern unterhalb der Führungsebene oder Teammitgliedern. Es fällt Ihnen daher viel leichter, die Einladung angemessen zu formulieren. Sie können einen informellen, freundlichen und positiven Tonfall wählen.

Informelle Treffen beinhalten:

• Brainstorming-Meeting
• Besprechung zur Problemlösung
• Training
• Check-in-Meeting
• Teambuilding-Meeting
• Kaffeegespräche 

Beispiel 3: E-Mail-Vorlage für Einladung zum Check-in-Meeting

Betreffzeile: Dringend. [Projektname] Updates. [Datum]

Liebe Teams,

Viele Grüße!

Es war angenehm und amüsant, Zeit mit Ihnen bezüglich zu arbeiten [Projektname]. Um unsere Pläne jedoch effektiv vorantreiben zu können, glaube ich, dass der richtige Zeitpunkt für uns gekommen ist, um über die erzielten Fortschritte zu berichten, und ich würde mich über die Gelegenheit freuen, Sie unter zu treffen [Lage] um die Angelegenheit weiter zu besprechen [Datum (und Uhrzeit].

Ich habe auch eine Liste aller Tagesordnungen beigefügt, die wir besprechen müssen. Vergessen Sie nicht, Ihren Aufgabenerledigungsbericht vorzubereiten. Bitte verwenden Sie diesen [Link] um mir mitzuteilen, ob du es schaffst.

Bitte mailen Sie mir Ihre Bestätigung so schnell wie möglich.

Herzliche Grüße,

[Name]

[Berufsbezeichnung]

[Name der Firma]

Beispiel 4: Team buE-Mail-Vorlage für Einladungen

Liebe Teammitglieder,

Hiermit möchten wir Sie darüber informieren, dass die [Abteilungsname] organisiert a Teambuilding-Meeting für alle unsere Mitarbeiter Mitglieder an [Datum (und Uhrzeit]

Für die berufliche Weiterentwicklung ist das gemeinsame Wachsen von großer Bedeutung, und das geht nur, wenn wir als Team zusammenarbeiten, um unsere Fähigkeiten und Talente für bessere Leistungen einzusetzen. Aus diesem Grund fördert unsere Abteilung monatlich verschiedene Teambuilding-Aktivitäten.

Bitte kommen Sie und nehmen Sie an der Veranstaltung teil, damit wir auf Ihre Stimme hören können, wie wir uns verbessern können, um Sie besser zu unterstützen. Es werden auch einige sein Teambildungsspiele, Für einen kleinen Imbiss ist vom Unternehmen gesorgt.

Wir freuen uns auf unterhaltsame Momente bei diesem Teambuilding-Event, das uns allen zur persönlichen Weiterentwicklung verhelfen soll. Falls Sie an diesem Treffen nicht teilnehmen können, geben Sie uns bitte Bescheid. [Name des Koordinators] at [Telefonnummer]

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

[Berufsbezeichnung]

[Name der Firma]

#3. Einladungs-E-Mail für Gastredner

Eine Einladungs-E-Mail an einen Gastredner sollte alle relevanten Informationen zum Meeting und zur Vortragsmöglichkeit enthalten. Es ist wichtig, dass der Redner weiß, wie er zum Gelingen Ihrer Veranstaltung beitragen kann und welche Vorteile ihm die Teilnahme bietet.

Beispiel 5: E-Mail-Vorlage für die Einladung eines Gastredners

sehr geehrter [Lautsprecher],

Wir hoffen, diese Nachricht erreicht Sie gut! Wir melden uns heute mit einer fantastischen Redegelegenheit für Ihre Kontemplation. Wir möchten Sie bitten, unser Ehrenredner für die zu sein [Besprechungsname], ein Ereignis konzentriert sich auf [Beschreibung des Zwecks und der Zielgruppe Ihrer Veranstaltung]. Das ganze [Besprechungsname] Team ist von Ihren Leistungen inspiriert und glaubt, dass Sie der perfekte Experte wären, um unser Publikum aus gleichgesinnten Fachleuten anzusprechen.

[Besprechungsname] wird stattfinden in [Ort, einschließlich Stadt und Bundesland] on [Termine]. Unsere Veranstaltung wird voraussichtlich bis zu ca [Anzahl der geschätzten Teilnehmer#]. Unser Ziel ist es [Ziele des Treffens].

Wir sind überzeugt, dass Sie ein hervorragender Redner sind und Ihre Expertise aufgrund Ihrer umfassenden Arbeit im Bereich [Fachgebiet] eine wertvolle Bereicherung für die Diskussion darstellen würde. Sie können Ihre Ideen, die mit dem Fachgebiet [Fachgebiet] in Verbindung stehen, bis zu [Dauer] Minuten lang präsentieren. [Meeting-Thema]. Sie können Ihren Vorschlag vor dem [Frist] senden und dem [Link] folgen, damit unser Team sich Ihre Ideen anhören und die Einzelheiten Ihres Vortrags im Voraus festlegen kann.

Falls Sie nicht teilnehmen können, bitten wir Sie höflich, uns über [Link] zu kontaktieren. Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Wir freuen uns auf Ihre positive Rückmeldung.

Beste,
[Name]
[Berufsbezeichnung]
[Kontaktinformation]
[Adresse der Unternehmenswebsite]

#4. Webinar-Einladungs-E-Mail

Im heutigen Trend setzen immer mehr Menschen auf Online-Meetings, da dies zeit- und kostensparend ist, insbesondere für Teams im Homeoffice. Bei Konferenzplattformen stehen Ihnen individuell gestaltete Einladungsnachrichten zur Verfügung, die direkt vor Beginn des Meetings an Ihre Teilnehmer versendet werden, beispielsweise die Zoom-Einladungs-E-Mail-Vorlage. Für ein virtuelles Webinar können Sie sich an folgendem Beispiel orientieren.

Hinweise: Verwenden Sie Schlüsselwörter wie „Herzlichen Glückwunsch“, „Bald“, „Perfekt“, „Update“, „Verfügbar“, „Letztendlich“, „Top“, „Sonderangebot“, „Machen Sie mit“, „Kostenlos“ usw.

Beispiel 6: E-Mail-Vorlage für Webinar-Einladungen

Betreffzeile: Herzlichen Glückwunsch! Du bist eingeladen zu [Webinar-Name]

sehr geehrter [Name des Kandidaten],

[Name der Firma] freut sich sehr, ein Webinar für [Webinar-Thema] An [Datum] bei [Uhrzeit], erstreben [[Webinar-Zwecke]

Es ist eine gute Gelegenheit für Sie, enorme Vorteile von Ihren eingeladenen Experten im Bereich [Webinar-Themen] zu erhalten und kostenlose Geschenke zu erhalten. Unser Team ist so begeistert von Ihrer Anwesenheit.

Hinweis: Dieses Webinar ist beschränkt auf [Anzahl der Personen]. Um Ihren Platz zu sichern, registrieren Sie sich bitte [Verknüpfung] und teilen Sie es gerne mit Ihren Freunden. 

Ich hoffe dich dort zu sehen!

Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag,

[Ihren Namen]

[Signature]

Fazit

Glücklicherweise gibt es im Internet viele Vorlagen für Einladungen zu Geschäftstreffen, die Sie in Sekundenschnelle anpassen und an Ihre Teilnehmer senden können. Vergessen Sie nicht, einige davon in Ihrer Cloud zu speichern, damit Sie Ihre E-Mail perfekt schreiben können, insbesondere in dringenden Fällen.

Angenommen, Sie suchen auch nach anderen Lösungen für Ihr Unternehmen. In diesem Fall, Sie werden feststellen, dass AhaSlides ein gutes Präsentationstool mit vielen tollen Funktionen ist, das Ihre Webinar-Veranstaltungen, Teambuilding-Aktivitäten, Konferenzen und vieles mehr unterstützt.

Häufigste Fragen

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