Οι συναντήσεις διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο σε επιχειρήσεις και οργανισμούς, χρησιμεύοντας ως πλατφόρμα για τη συζήτηση και την αντιμετώπιση θεμάτων και τη διαχείριση εσωτερικών υποθέσεων για την προώθηση της προόδου. Για να καταγράψετε την ουσία αυτών των συγκεντρώσεων, είτε εικονικές είτε αυτοπροσώπως, Λεπτά συνάντησης or πρακτικά συνάντησης (MoM) είναι ζωτικής σημασίας για τη λήψη σημειώσεων, τη σύνοψη των βασικών θεμάτων που συζητήθηκαν και την παρακολούθηση των αποφάσεων και των αποφάσεων που επιτεύχθηκαν.
Αυτό το άρθρο θα σας καθοδηγήσει στη σύνταξη αποτελεσματικών πρακτικών συνάντησης, με παραδείγματα και πρότυπα προς χρήση, καθώς και βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ακολουθήσετε.
Πίνακας περιεχομένων
- Τι είναι τα πρακτικά της συνεδρίασης;
- Ποιος είναι ο Λεπτομερής;
- Πώς να γράψετε τα πρακτικά της συνάντησης
- Παραδείγματα πρακτικών συσκέψεων (+ Πρότυπα)
- Συμβουλές για να δημιουργήσετε καλά πρακτικά συσκέψεων
- Βασικές τακτικές
Ας ελπίσουμε ότι αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να μην αισθάνεστε πλέον την πρόκληση της σύνταξης πρακτικών συνάντησης. Και μην ξεχνάτε να είστε δημιουργικοί και διαδραστικοί σε κάθε σας συνάντηση με:
- AhaSlides Δημόσιο πρότυπο
- Εναρκτήρια Συνάντηση Έργου
- Συνάντηση Στρατηγικής Διαχείρισης
- Συναντήσεις στην Επιχείρηση |10 Τύποι και βέλτιστες πρακτικές
- Ατζέντα συνάντησης | 8 Βασικά Βήματα, Παραδείγματα & Δωρεάν Πρότυπα
- Email πρόσκλησης σε σύσκεψη | Καλύτερες συμβουλές, παραδείγματα και πρότυπα
- AI Online Quiz Creator | Κάντε τα Κουίζ Ζωντανά | 2024 Αποκαλύπτει
- Δωρεάν Word Cloud Creator
- 14 καλύτερα εργαλεία για καταιγισμό ιδεών στο σχολείο και την εργασία το 2024
- Τι είναι η Κλίμακα Αξιολόγησης; | Δωρεάν Δημιουργός Κλίμακας Έρευνας
- Γεννήτρια τυχαίας ομάδας | 2024 Random Group Maker Reveals
Τι είναι τα πρακτικά της συνεδρίασης;
Τα πρακτικά της συνεδρίασης είναι μια γραπτή καταγραφή των συζητήσεων, των αποφάσεων και των στοιχείων ενεργειών που λαμβάνουν χώρα κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης.
- Λειτουργούν ως αναφορά και πηγή πληροφοριών για όλους τους συμμετέχοντες και όσους δεν μπορούν να παρευρεθούν.
- Βοηθούν να διασφαλιστεί ότι δεν θα ξεχαστούν σημαντικές πληροφορίες και ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα σχετικά με το τι συζητήθηκε και τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν.
- Παρέχουν επίσης υπευθυνότητα και διαφάνεια τεκμηριώνοντας τις αποφάσεις και τις δεσμεύσεις που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.
Ποιος είναι ο Λεπτομερής;
Ο Συντάκτης Πρακτικών είναι υπεύθυνος για την ακριβή καταγραφή των συζητήσεων και των αποφάσεων που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.
Μπορεί να είναι ένας διοικητικός υπάλληλος, ένας γραμματέας, ένας βοηθός ή διευθυντής ή ένα μέλος της εθελοντικής ομάδας που εκτελεί την εργασία. Είναι σημαντικό ο λήπτης των λεπτών να έχει καλή οργάνωση και να κρατά σημειώσεις και να μπορεί να συνοψίζει τις συζητήσεις αποτελεσματικά.
Διασκεδαστική Συνάντηση Συμμετοχή με AhaSlides
Συγκεντρώστε κόσμο την ίδια ώρα
Αντί να έρχεστε σε κάθε τραπέζι και να «ελέγχετε» τους ανθρώπους σε περίπτωση που δεν εμφανιστούν, τώρα, μπορείτε να συγκεντρώσετε την προσοχή των ανθρώπων και να ελέγξετε τη συμμετοχή με διασκεδαστικά διαδραστικά κουίζ με AhaSlides!
🚀 Αποκτήστε δωρεάν πρότυπα ☁️
Πώς να γράψετε τα πρακτικά της συνάντησης
Για αποτελεσματικά πρακτικά συνεδρίασης, Πρώτον, θα πρέπει να είναι αντικειμενικά, να αποτελούν τεκμήριο της συνάντησης, και αποφύγετε προσωπικές απόψεις ή υποκειμενικές ερμηνείες συζητήσεων. Επόμενο, θα πρέπει να είναι σύντομο, σαφές και εύκολο στην κατανόηση, επικεντρωθείτε μόνο στα κύρια σημεία και αποφύγετε την προσθήκη περιττών λεπτομερειών. Τελικά, πρέπει να είναι ακριβής και να διασφαλίζει ότι όλες οι καταγεγραμμένες πληροφορίες είναι φρέσκες και σχετικές.
Ας πάμε στις λεπτομέρειες της σύνταξης πρακτικών συνάντησης με τα παρακάτω βήματα!
8 βασικά στοιχεία των πρακτικών συνεδριάσεων
- Ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία της συνάντησης
- Λίστα παρευρισκομένων και τυχόν συγγνώμη για την απουσία
- Ημερήσια διάταξη και σκοπός της συνάντησης
- Περίληψη των συζητήσεων και των αποφάσεων που ελήφθησαν
- Τυχόν ψηφοφορίες και τα αποτελέσματά τους
- Στοιχεία δράσης, συμπεριλαμβανομένου του υπεύθυνου μέρους και προθεσμίας ολοκλήρωσης
- Οποιαδήποτε επόμενα βήματα ή στοιχεία παρακολούθησης
- Τελικές παρατηρήσεις ή αναβολή της συνεδρίασης
Βήματα για τη σύνταξη αποτελεσματικών πρακτικών συνάντησης
1/ Προετοιμασία
Πριν από τη συνάντηση, εξοικειωθείτε με την ατζέντα της συνάντησης και τυχόν σχετικό υλικό. Βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα απαραίτητα εργαλεία, όπως φορητό υπολογιστή, σημειωματάριο και στυλό. Είναι επίσης καλή ιδέα να αναθεωρήσετε τα προηγούμενα πρακτικά της συνάντησης για να κατανοήσετε ποιες πληροφορίες πρέπει να συμπεριλάβετε και πώς να μορφοποιήσετε ένα.
2/ Σημείωση
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, κρατήστε σαφείς και συνοπτικές σημειώσεις σχετικά με τις συζητήσεις και τις αποφάσεις που ελήφθησαν. Θα πρέπει να εστιάσετε στην καταγραφή βασικών σημείων, αποφάσεων και στοιχείων δράσης, αντί να μεταγράψετε όλη τη σύσκεψη κατά λέξη. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τα ονόματα των ομιλητών ή τυχόν βασικά αποσπάσματα, καθώς και τυχόν στοιχεία δράσης ή αποφάσεις. Και αποφύγετε να γράφετε με συντομογραφίες ή συντομογραφίες που κάνουν τους άλλους να μην καταλαβαίνουν.
3/ Οργανώστε τα πρακτικά
Ελέγξτε και οργανώστε τις σημειώσεις σας για να δημιουργήσετε μια συνεκτική και συνοπτική περίληψη των πρακτικών σας μετά τη συνάντηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επικεφαλίδες και κουκκίδες για να κάνετε τα λεπτά ευανάγνωστα. Μην παίρνετε προσωπικές απόψεις ή υποκειμενικές ερμηνείες της συζήτησης. Επικεντρωθείτε στα γεγονότα και στα όσα συμφωνήθηκαν στη συνάντηση.
4/ Καταγραφή των λεπτομερειών
Τα πρακτικά της συνάντησής σας θα πρέπει να περιλαμβάνουν όλες τις σχετικές λεπτομέρειες, όπως την ημερομηνία, την ώρα, την τοποθεσία και τους συμμετέχοντες. Και αναφέρετε τυχόν σημαντικά θέματα που συζητήθηκαν, αποφάσεις και στοιχεία δράσης που ανατέθηκαν. Φροντίστε να καταγράψετε τυχόν ψήφους που έγιναν και το αποτέλεσμα οποιωνδήποτε συζητήσεων.
5/ Στοιχεία δράσης
Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταχωρίσει τυχόν στοιχεία ενεργειών που έχουν ανατεθεί, συμπεριλαμβανομένου του ποιος είναι υπεύθυνος και της προθεσμίας ολοκλήρωσης. Αυτό είναι ένα κρίσιμο μέρος των πρακτικών της συνεδρίασης, καθώς διασφαλίζει ότι όλοι γνωρίζουν τις ευθύνες τους και το χρονοδιάγραμμα για τη συμπλήρωσή τους.
6/ Αναθεώρηση και διανομή
Θα πρέπει να ελέγξετε τα πρακτικά ως προς την ακρίβεια και την πληρότητα και να κάνετε τις απαραίτητες αναθεωρήσεις. Βεβαιωθείτε ότι σημειώνονται όλα τα βασικά σημεία και οι αποφάσεις. Στη συνέχεια, μπορείτε να διανείμετε τα πρακτικά σε όλους τους συμμετέχοντες, είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω email. Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο των λεπτών σε μια κεντρική τοποθεσία για εύκολη πρόσβαση, όπως μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου ή μια πλατφόρμα αποθήκευσης που βασίζεται σε σύννεφο.
7/ Παρακολούθηση
Βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία ενεργειών από τη σύσκεψη παρακολουθούνται και ολοκληρώνονται αμέσως. Χρησιμοποιήστε τα λεπτά για να παρακολουθείτε την πρόοδο και να βεβαιωθείτε ότι οι αποφάσεις εφαρμόζονται. Σας βοηθά να διατηρήσετε την υπευθυνότητα και διασφαλίζει ότι η συνάντηση είναι παραγωγική και αποτελεσματική.
Παραδείγματα πρακτικών συσκέψεων (+ Πρότυπα)
1/ Πρακτικά σύσκεψης Παράδειγμα: Απλό πρότυπο συνάντησης
Το επίπεδο λεπτομέρειας και πολυπλοκότητας των απλών πρακτικών συνάντησης θα εξαρτηθεί από τον σκοπό της συνάντησης και τις ανάγκες του οργανισμού σας.
Γενικά, τα απλά πρακτικά συνάντησης χρησιμοποιούνται για εσωτερικούς σκοπούς και δεν χρειάζεται να είναι τόσο επίσημα ή περιεκτικά όσο άλλα είδη πρακτικών συσκέψεων.
Επομένως, εάν χρειάζεστε επείγουσα ανάγκη και η σύσκεψη περιστρέφεται γύρω από απλό, όχι και πολύ σημαντικό περιεχόμενο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ακόλουθο πρότυπο:
| Τίτλος συνάντησης: [Εισαγωγή τίτλου συνάντησης] Ημερομηνία: [Εισαγωγή ημερομηνίας] Χρόνος: [Εισαγωγή ώρας] Τοποθεσία: [Εισαγωγή τοποθεσίας] Συμμετέχοντες: [Εισαγάγετε ονόματα συμμετεχόντων] Συγγνώμη για την απουσία: [Εισαγάγετε ονόματα] Ημερήσιας Διάταξης: [Εισαγωγή Στοιχείου 1 της Ατζέντας] [Εισαγωγή Στοιχείου 2 της Ατζέντας] [Εισαγωγή Στοιχείου 3 της Ατζέντας] Περίληψη Συνάντησης: [Εισαγάγετε μια περίληψη των συζητήσεων και των αποφάσεων που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, συμπεριλαμβανομένων τυχόν βασικών σημείων ή σημείων δράσης.] Στοιχεία δράσης: [Εισαγάγετε μια λίστα με τυχόν στοιχεία ενεργειών που ανατέθηκαν κατά τη σύσκεψη, συμπεριλαμβανομένου του υπεύθυνου μέρους και της προθεσμίας ολοκλήρωσης.] Επόμενα βήματα: [Εισαγάγετε τυχόν επόμενα βήματα ή περαιτέρω στοιχεία που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.] Τελευταία σχόλια: [Εισαγάγετε τυχόν παρατηρήσεις λήξης ή αναβολή της συνεδρίασης.] Υπογραφή: [Εισαγάγετε την υπογραφή του ατόμου που κρατά πρακτικά] |
2/ Πρακτικά συνεδριάσεων Παράδειγμα: Πρότυπο συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου
Τα πρακτικά της συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου καταγράφονται και διανέμονται σε όλα τα μέλη, παρέχοντας αρχείο των αποφάσεων που ελήφθησαν και της διεύθυνσης του οργανισμού. Επομένως, θα πρέπει να είναι σαφές, πλήρες, λεπτομερές και επίσημο. Ακολουθεί ένα πρότυπο πρακτικών συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου:
| Τίτλος συνάντησης: Συνεδρίαση Διοικητικού Συμβουλίου Ημερομηνία: [Εισαγωγή ημερομηνίας] Χρόνος: [Εισαγωγή ώρας] Τοποθεσία: [Εισαγωγή τοποθεσίας] Συμμετέχοντες: [Εισαγάγετε ονόματα συμμετεχόντων] Συγγνώμη για την απουσία: [Εισαγάγετε ονόματα όσων ζήτησαν συγγνώμη για την απουσία] Ημερήσιας Διάταξης: 1. Έγκριση πρακτικών προηγούμενης συνεδρίασης 2. Ανασκόπηση της οικονομικής έκθεσης 3. Συζήτηση του στρατηγικού σχεδίου 4. Οποιαδήποτε άλλη επιχείρηση Περίληψη Συνάντησης: 1. Έγκριση πρακτικών προηγούμενης συνεδρίασης: [Εισαγάγετε τα κυριότερα σημεία από την προηγούμενη συνεδρίαση εξετάστηκαν και εγκρίθηκαν] 2. Επισκόπηση οικονομικής έκθεσης: [Εισαγάγετε τα κύρια σημεία της τρέχουσας οικονομικής κατάστασης και συστάσεις για μελλοντικό οικονομικό προγραμματισμό] 3. Συζήτηση του στρατηγικού σχεδίου: [Εισαγάγετε το οποίο το συμβούλιο συζήτησε και έκανε ενημερώσεις στο στρατηγικό σχέδιο του οργανισμού] 4. Οποιοδήποτε άλλο θέμα: [Εισαγάγετε τυχόν άλλα σημαντικά θέματα που δεν περιλαμβάνονταν στην ημερήσια διάταξη] Στοιχεία δράσης: [Εισαγάγετε μια λίστα με τυχόν στοιχεία ενεργειών που ανατέθηκαν κατά τη σύσκεψη, συμπεριλαμβανομένου του υπεύθυνου μέρους και της προθεσμίας ολοκλήρωσης] Επόμενα βήματα: Το διοικητικό συμβούλιο θα έχει μια επόμενη συνεδρίαση στο [Εισαγωγή ημερομηνίας]. Τελευταία σχόλια: Η συνεδρίαση διεκόπη στις [Εισαγωγή ώρας]. Υπογραφή: [Εισαγάγετε την υπογραφή του ατόμου που κρατά πρακτικά] |
Αυτό είναι απλώς ένα βασικό πρότυπο συσκέψεων του συμβουλίου και μπορεί να θέλετε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε στοιχεία ανάλογα με τις ανάγκες της σύσκεψης και του οργανισμού σας.
3/ Πρακτικά συνάντησης Παράδειγμα: Πρότυπο διαχείρισης έργου
Ακολουθεί ένα παράδειγμα πρακτικών συνάντησης για ένα πρότυπο διαχείρισης έργου:
| Τίτλος συνάντησης: Συνάντηση Ομάδας Διαχείρισης Έργου Ημερομηνία: [Εισαγωγή ημερομηνίας] Χρόνος: [Εισαγωγή ώρας] Τοποθεσία: [Εισαγωγή τοποθεσίας] Συμμετέχοντες: [Εισαγάγετε ονόματα συμμετεχόντων] Συγγνώμη για την απουσία: [Εισαγάγετε ονόματα όσων ζήτησαν συγγνώμη για την απουσία] Ημερήσιας Διάταξης: 1. Ανασκόπηση της κατάστασης του έργου 2. Συζήτηση των κινδύνων του έργου 3. Ανασκόπηση της προόδου της ομάδας 4. Οποιαδήποτε άλλη επιχείρηση Περίληψη Συνάντησης: 1. Ανασκόπηση της κατάστασης του έργου: [Εισαγάγετε οποιαδήποτε ενημέρωση σχετικά με την πρόοδο και επισημάνετε τυχόν ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν] 2. Συζήτηση των κινδύνων του έργου: [Εισαγάγετε τους πιθανούς κινδύνους για το έργο και ένα σχέδιο για τον μετριασμό αυτών των κινδύνων] 3. Ανασκόπηση της προόδου της ομάδας: [Εισαγάγετε την ελεγμένη πρόοδο και συζητήστε τυχόν ζητήματα που προέκυψαν] 4 Οποιοδήποτε άλλο θέμα: [Εισαγάγετε τυχόν άλλα σημαντικά θέματα που δεν περιλαμβάνονταν στην ημερήσια διάταξη] Στοιχεία δράσης: [Εισαγάγετε μια λίστα με τυχόν στοιχεία ενεργειών που ανατέθηκαν κατά τη σύσκεψη, συμπεριλαμβανομένου του υπεύθυνου μέρους και της προθεσμίας ολοκλήρωσης] Επόμενα βήματα: Η ομάδα θα έχει μια επόμενη συνάντηση στην [Εισαγωγή ημερομηνίας]. Τελευταία σχόλια: Η συνεδρίαση διεκόπη στις [Εισαγωγή ώρας]. Υπογραφή: [Εισαγάγετε την υπογραφή του ατόμου που κρατά πρακτικά] |
Συμβουλές για να δημιουργήσετε καλά πρακτικά συσκέψεων
Μην αγχώνεστε για την καταγραφή κάθε λέξης, εστιάστε στην καταγραφή των κύριων θεμάτων, των αποτελεσμάτων, των αποφάσεων και των στοιχείων δράσης. Βάλτε τις συζητήσεις σε μια ζωντανή πλατφόρμα, ώστε να μπορείτε να συλλάβετε όλες τις λέξεις σε ένα μεγάλο δίχτυ🎣 - AhaSlidesΟ πίνακας ιδεών είναι ένα διαισθητικό και απλό εργαλείο ώστε όλοι να υποβάλουν γρήγορα τις ιδέες τους. Δείτε πώς το κάνετε:
Δημιουργήστε μια νέα παρουσίαση με το δικό σας AhaSlides λογαριασμός, στη συνέχεια προσθέστε τη διαφάνεια Brainstorm στην ενότητα "Δημοσκόπηση".
Γράψτε το θέμα συζήτησης, μετά πατήστε "Παρουσία", ώστε όλοι στη σύσκεψη να μπορούν να συμμετάσχουν και να υποβάλουν τις ιδέες τους.
Ακούγεται εύκολο, έτσι δεν είναι; Δοκιμάστε αυτήν τη λειτουργία τώρα, είναι μόνο μία από τις χρήσιμες λειτουργίες που σας βοηθούν να διευκολύνετε τις συναντήσεις σας με ζωηρές, έντονες συζητήσεις.
Βασικές τακτικές
Ο σκοπός των πρακτικών της συνεδρίασης είναι να παρέχει μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου της συνεδρίασης για όσους δεν μπόρεσαν να παρευρεθούν, καθώς και να τηρούν αρχείο με τα αποτελέσματα της συνεδρίασης. Ως εκ τούτου, τα πρακτικά πρέπει να είναι οργανωμένα και κατανοητά, επισημαίνοντας τις πιο σημαντικές πληροφορίες με σαφήνεια και περιεκτικότητα.
