8 Συμβουλές για τη διεξαγωγή μιας αξιολόγησης για τους υπαλλήλους αποτελεσματικά το 2024

Οι αξιολογήσεις των εργαζομένων είναι μια κρίσιμη πτυχή της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού οποιουδήποτε οργανισμού. Αυτές οι αξιολογήσεις παρέχουν μια ευκαιρία στους οργανισμούς να αξιολογήσουν την απόδοση των εργαζομένων τους, να παρέχουν σχόλια και να θέσουν στόχους για βελτίωση. 

Ωστόσο, η διεξαγωγή μιας επιτυχημένης κριτική για τους εργαζόμενους μπορεί να είναι μια πρόκληση. Επομένως, σε αυτό blog ανάρτηση, θα εξερευνήσουμε μερικές χρήσιμες συμβουλές και παραδείγματα που θα σας βοηθήσουν να έχετε μια χρήσιμη κριτική για τους υπαλλήλους. 

Περισσότερες συμβουλές εργασίας με AhaSlides

• Αξιολόγηση Απόδοσης Εργαζομένων
• Στόχοι εργασίας Παραδείγματα για αξιολόγηση
• Παραδείγματα αξιολόγησης απόδοσης
• Παραδείγματα αυτοαξιολόγησης

Πίνακας περιεχομένων

• Τι είναι η αναθεώρηση υπαλλήλων;
• Συμβουλές για την αποτελεσματική διεξαγωγή επισκόπησης για τους υπαλλήλους
• Βασικές τακτικές 

Τι είναι η αναθεώρηση για τους υπαλλήλους;

Η αναθεώρηση εργαζομένων είναι μια διαδικασία κατά την οποία ένας εργοδότης αξιολογεί την απόδοση ενός εργαζομένου για μια χρονική περίοδο. Είναι μια ευκαιρία για τους οργανισμούς να μοιραστούν σχόλια σχετικά με τους υπαλλήλους τους, να θέσουν στόχους και να προσδιορίσουν τους τομείς των εργαζομένων για βελτίωση.

Επιπλέον, η αναθεώρηση των εργαζομένων είναι κρίσιμη για να βοηθήσει τους εργαζομένους να αναπτυχθούν και να εξελιχθούν στους ρόλους τους, καθώς και να επιτρέπει στους εργοδότες να ελέγχουν ότι η ομάδα τους εκπληρώνει τους στόχους του οργανισμού.

Η ανασκόπηση μπορεί επίσης να βοηθήσει στη δημιουργία ενός θετικού και παραγωγικού εργασιακού περιβάλλοντος ενθαρρύνοντας την ανοιχτή επικοινωνία και μια κουλτούρα συνεχούς βελτίωσης.

Συμβουλές για την αποτελεσματική διεξαγωγή επισκόπησης για τους υπαλλήλους

Ακολουθούν ορισμένες πρακτικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να πραγματοποιήσετε μια αποτελεσματική αξιολόγηση για τον εργαζόμενο:

1/ Καθορίστε σαφείς στόχους και προσδοκίες - Αναθεώρηση για υπαλλήλους

Θέτοντας σαφείς στόχους και προσδοκίες, εσείς και ο υπάλληλος μπορείτε να εστιάσετε σε αυτό που στοχεύει να επιτύχει η αναθεώρηση. Αυτό μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι η αναθεώρηση είναι επωφελής και για τις δύο πλευρές. 

Ακολουθούν ορισμένα βήματα σχετικά με τον τρόπο καθορισμού σαφών στόχων για την αναθεώρηση:

Καθορίστε τον σκοπό της αναθεώρησης

Πρέπει να ξεκινήσετε απαντώντας στην ερώτηση "Ποιος είναι ο σκοπός αυτής της αναθεώρησης;". Είναι η αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων σε μια συγκεκριμένη περίοδο (3 μήνες, 6 μήνες, τέλος έτους), ο εντοπισμός τομέων προς βελτίωση ή ο καθορισμός στόχων για το μέλλον; Ή όλα τα παραπάνω; Επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους για να καταλάβουν σε τι χρησιμεύει η αναθεώρηση.

Περιγράψτε συγκεκριμένους στόχους

Αφού καθορίσετε τον σκοπό της αξιολόγησης, περιγράψτε τους συγκεκριμένους στόχους που θέλετε να επιτύχετε. Αυτοί οι στόχοι πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τους στόχους του οργανισμού και του SMART (συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, επιτεύξιμοι, σχετικοί και χρονικά δεσμευμένοι).

Για παράδειγμα, η ανασκόπηση της απόδοσης ενός υπαλλήλου θα έχει σκοπό και συγκεκριμένους στόχους όπως: 

Σκοπός: Να αξιολογήσει την απόδοση του εργαζομένου τους τελευταίους έξι μήνες και να εντοπίσει τομείς προς βελτίωση.

Συγκεκριμένοι στόχοι:

• Ελέγξτε την απόδοση του εργαζομένου τους τελευταίους έξι μήνες, συμπεριλαμβανομένων των στόχων πωλήσεων, των αξιολογήσεων ικανοποίησης πελατών κ.λπ.
• Προσδιορίστε τους τομείς στους οποίους ο εργαζόμενος έχει διακριθεί και τους τομείς όπου μπορεί να χρειαστεί πρόσθετη υποστήριξη.
• Δώστε εποικοδομητική ανατροφοδότηση σε τομείς προς βελτίωση και συνεργαστείτε με τον υπάλληλο για να θέσετε εφικτούς στόχους για τους επόμενους 6 μήνες.

2/ Προετοιμαστείτε εκ των προτέρων - Αναθεώρηση για Υπάλληλο

Αφού προσδιορίσετε τον στόχο της επανεξέτασης των εργαζομένων, πρέπει να προετοιμάσετε πληροφορίες και δεδομένα για να έχετε μια ολοκληρωμένη εικόνα της απόδοσης του υπαλλήλου.

• Ελέγξτε τις περιγραφές θέσεων εργασίας των εργαζομένων: Ελέγξτε τις περιγραφές θέσεων εργασίας των εργαζομένων για να βεβαιωθείτε ότι η αξιολόγησή σας ευθυγραμμίζεται με τις ευθύνες και τους στόχους τους.

• Συλλογή δεδομένων: Συλλέξτε όλα τα σχετικά δεδομένα των εργαζομένων, όπως μετρήσεις παραγωγικότητας, μηνιαίες αναφορές, αρχεία χρονομέτρησης και σχόλια πελατών. Αυτές οι πληροφορίες θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε τις δυνάμεις και τις αδυναμίες των εργαζομένων που χρειάζονται βελτίωση.

• Ελέγξτε προηγούμενες κριτικές: Δείτε προηγούμενες κριτικές εργαζομένων για να προσδιορίσετε πού έχουν βελτιωθεί και πού επαναλαμβάνονται προβλήματα.

• Λάβετε σχόλια από άλλους: Μιλήστε με τους συναδέλφους, τους υφισταμένους ή τους πελάτες των υπαλλήλων σας για να αποκτήσετε πληροφορίες για την απόδοσή τους.

• Ορισμός ατζέντας: Δημιουργήστε μια ατζέντα για την αναθεώρηση, περιγράψτε τους βασικούς τομείς που θέλετε να συζητήσετε και στείλτε την στον υπάλληλο για να προετοιμαστεί.

• Προγραμματίστε χρόνο και τόπο: Φροντίστε να προγραμματίσετε αρκετό χρόνο για να καλύψετε όλα όσα πρέπει να συζητηθούν. Και η αναθεώρηση πρέπει να πραγματοποιείται σε μια άνετη και ήσυχη τοποθεσία, χωρίς περισπασμούς ή διακοπές.

3/ Δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα - Review For Employee

Παρέχοντας συγκεκριμένα παραδείγματα και συγκεκριμένες πληροφορίες κατά τη διάρκεια της αναθεώρησης, μπορείτε να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να καταλάβουν τι ακριβώς κάνουν καλά και τι πρέπει να βελτιώσουν. Μπορείτε να απαντήσετε ως εξής:

Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα παραδείγματα

Αντί να γενικεύετε, χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα παραδείγματα για να απεικονίσετε τις επιτυχίες των εργαζομένων και τους τομείς προς βελτίωση. 

• Για παράδειγμα, εάν θέλετε να επισημάνετε τις εξαιρετικές επικοινωνιακές δεξιότητες ενός υπαλλήλου, δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα για το πώς επικοινωνούσαν αποτελεσματικά όταν μιλούσαν με πελάτες ή συνεργάζονταν με συναδέλφους σε άλλα τμήματα. 

Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα δεδομένα

Όποτε είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε δεδομένα για να υποστηρίξετε τα σχόλιά σας. 

• Για παράδειγμα, εάν συζητάτε με έναν υπάλληλο για το ιστορικό πωλήσεών του, θα μπορούσατε να παρέχετε συγκεκριμένους αριθμούς για σύγκριση. Για παράδειγμα, το ρεκόρ πωλήσεών τους είναι υψηλότερο από τον προηγούμενο μήνα ή τον αριθμό των νέων πελατών που έφεραν ή το ποσοστό μετατροπών τους.

Αποφύγετε τη διφορούμενη γλώσσα

Αποφύγετε τη χρήση διφορούμενης γλώσσας κατά την παροχή σχολίων. 

• Αντί να πείτε «Πρέπει να είστε πιο παραγωγικοί», δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα για το πού θα μπορούσαν να είναι πιο παραγωγικοί οι εργαζόμενοι και πώς θα μπορούσαν να βελτιωθούν, όπως «Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο διαχείρισης χρόνου για να αποφύγετε την απώλεια προθεσμιών».

4/ Παρέχετε εποικοδομητική ανατροφοδότηση - Αναθεώρηση για υπαλλήλους

Παρέχοντας εποικοδομητική ανατροφοδότηση, μπορείτε να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να αναπτυχθούν και να αναπτυχθούν στους ρόλους τους. Αυτός είναι ένας οδηγός για την παροχή εποικοδομητικών σχολίων:

• Εστιάστε στη συμπεριφορά, όχι στο άτομο: Να θυμάστε ότι το να εστιάσετε στις συμπεριφορές και τις ενέργειες των υπαλλήλων σας, αντί στην προσωπικότητα ή την προσωπικότητά τους, βοηθά να διατηρήσετε τα σχόλιά σας εποικοδομητικά και να αποφύγετε τυχόν συγκρούσεις, προσωπικές επιθέσεις ή κριτική.

• Χρησιμοποιήστε έναν υποστηρικτικό και σεβαστικό τόνο: Το να νιώθετε υποστήριξη και σεβασμό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε μια θετική εργασιακή σχέση ανάμεσα σε εσάς και τους υπαλλήλους σας. Επιπλέον, διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι αισθάνονται άνετα και έχουν κίνητρα για βελτίωση.

• Παρέχετε συγκεκριμένα σχόλια: Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, να είστε συγκεκριμένοι όταν παρέχετε σχόλια και να δώσετε παραδείγματα για να επεξηγήσετε την άποψή σας.

• Παρέχετε ενεργά βήματα: Παρέχετε ενεργά βήματα για βελτίωση, ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν ποια συγκεκριμένα βήματα πρέπει να κάνουν για να βελτιώσουν την απόδοσή τους.

• Τέλος με θετική νότα: Τερματίστε την ανατροφοδότηση με μια θετική νότα, τονίζοντας τα δυνατά σημεία και τις δυνατότητες βελτίωσης του υπαλλήλου. Βοηθά τους εργαζόμενους να διατηρήσουν τα κίνητρα και μια θετική στάση απέναντι στην αλλαγή.

5/ Αναπτύξτε ένα σχέδιο δράσης - Review For Employee

Αφού εντοπίσετε τομείς για βελτίωση ή θέσετε νέους στόχους, εσείς και ο υπάλληλος πρέπει να συμφωνήσετε σε ένα σχέδιο δράσης για αυτούς. Ένα σχέδιο δράσης θα χρειαστεί τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Προσδιορίστε συγκεκριμένες ενέργειες: Αναλύστε τους στόχους σε συγκεκριμένες ενέργειες που μπορεί να κάνει ο εργαζόμενος για να τους επιτύχει. Αυτές οι ενέργειες βοηθούν στην παροχή σαφήνειας και εστίασης, διευκολύνοντας τον εργαζόμενο να εργαστεί για την επίτευξη των στόχων του.

• Ορίστε χρονοδιαγράμματα: Καθορίστε συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα για κάθε ενέργεια, που συμβάλλει στη δημιουργία επείγοντος και διασφαλίζει ότι σημειώνεται πρόοδος προς τους στόχους.

• Προσδιορίστε τους απαραίτητους πόρους: Προσδιορίστε ποιους πόρους θα χρειαστεί ο εργαζόμενος για να επιτύχει τους στόχους του. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει εκπαίδευση, καθοδήγηση ή πρόσθετη υποστήριξη από συναδέλφους ή διευθυντές.

• Παρακολουθήστε την πρόοδο: Παρακολουθήστε τακτικά την πρόοδο για να βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο δράσης λειτουργεί και ότι μπορούν να γίνουν προσαρμογές εάν χρειάζεται.

Αυτό το σχέδιο μπορεί να ενσωματωθεί με τους προσωπικό σχέδιο ανάπτυξης σε ορισμένα στάδια εστιάζοντας στην ανάπτυξη στην εργασία.

6/ Αναγνωρίστε τα επιτεύγματα - Review For Employee

Η αναγνώριση των επιτευγμάτων των εργαζομένων είναι ένα ουσιαστικό μέρος της διεξαγωγής μιας αποτελεσματικής διαδικασίας αναθεώρησης. Αυτό μπορεί να οικοδομήσει το ηθικό και να παρακινήσει τους εργαζόμενους να συνεχίσουν να αποδίδουν σε υψηλό επίπεδο. Μερικές συμβουλές για την αναγνώριση των επιτευγμάτων των εργαζομένων είναι οι εξής:

• Να είστε συγκεκριμένοι: Όταν αναγνωρίζετε τα επιτεύγματα των εργαζομένων, να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με το τι έκαναν καλά και γιατί είναι σημαντικό. Οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται ότι εκτιμώνται και εκτιμώνται για τις συνεισφορές τους.
• Ευθυγραμμίστε τα επιτεύγματα με τους στόχους: Όταν αναγνωρίζετε τα επιτεύγματα, ευθυγραμμίστε τα με τους στόχους που έχουν τεθεί για τον εργαζόμενο. Αυτό βοηθά τους εργαζόμενους να δουν ότι οι προσπάθειές τους κάνουν απτή διαφορά στην επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων.
• Γιορτάστε την επιτυχία: Ο εορτασμός των επιτυχιών των εργαζομένων κατά τη διαδικασία αξιολόγησης μπορεί να γίνει μέσω προφορικής αναγνώρισης, γραπτών ανταμοιβών ή άλλων μορφών βραβείων και ενθάρρυνσης.
• Να είσαι ειλικρινής: Όταν αναγνωρίζετε τα επιτεύγματα των εργαζομένων, να είστε ειλικρινείς στον έπαινο και την εκτίμησή σας. 

7/ Ενθαρρύνετε την ανοιχτή επικοινωνία - Review For Employee

Η ενθάρρυνση της ανοιχτής επικοινωνίας κατά τη διάρκεια της επανεξέτασης είναι απαραίτητη για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι ακούγονται και εκτιμώνται. Ακολουθούν ορισμένα βήματα για το πώς να ενθαρρύνετε την ανοιχτή επικοινωνία:

• Δημιουργήστε έναν ασφαλή και άνετο χώρο: Δημιουργήστε ένα ασφαλές και άνετο περιβάλλον για τον εργαζόμενο να εκφράσει τα σχόλιά του και να κάνει ερωτήσεις. Αυτό βοηθά στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης και ενθαρρύνει την ανοιχτή επικοινωνία.

• Ακούστε ενεργά: Ακούστε ενεργά τι λέει ο υπάλληλος, χωρίς να τον διακόπτετε ή να τον κρίνετε. Θα νιώσουν ότι τους ακούνε και τους εκτιμούν και θα ενθαρρύνονται να εκφράσουν ανοιχτά τις σκέψεις και τα συναισθήματά τους.

• Κάντε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου: Οι ερωτήσεις ανοιχτού τύπου μπορούν να βοηθήσουν τον υπάλληλο να παρέχει πιο λεπτομερή σχόλια. Είναι μια ευκαιρία να διευκολύνετε μια πιο ουσιαστική συζήτηση και ενθαρρύνει τον υπάλληλο να είναι πιο ειλικρινής στην αξιολόγηση.

8/ Παρακολούθηση - Αναθεώρηση για Υπάλληλο

Με την τακτική παρακολούθηση μετά την αναθεώρηση, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι ο εργαζόμενος σημειώνει πρόοδο προς τους στόχους του και ότι τυχόν ζητήματα αντιμετωπίζονται έγκαιρα. 

Επιπλέον, η τακτική παρακολούθηση μετά την αναθεώρηση βοηθά στη δημιουργία μιας κουλτούρας λογοδοσίας και συνεχούς βελτίωσης στον εργασιακό χώρο.

Βασικές τακτικές 

Η διεξαγωγή αξιολόγησης για τους εργαζόμενους είναι ένα ουσιαστικό μέρος της διατήρησης και ανάπτυξης ενός υγιούς και παραγωγικού εργατικού δυναμικού. Ακολουθώντας τις συμβουλές που έχουμε συζητήσει σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η διαδικασία αναθεώρησής σας είναι αποτελεσματική, δίκαιη και επωφελής τόσο για τον εργαζόμενο όσο και για τον οργανισμό.

Και μην ξεχνάτε να εμπνέετε και να παρακινείτε τους υπαλλήλους σας καθημερινά με προκατασκευασμένα πρότυπα από AhaSlides. Ο σχεδιασμός προγραμμάτων κατάρτισης, ατζέντας συσκέψεων, εναρκτήριες συναντήσεις έργου, έρευνες εργαζομένων και ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ δεν ήταν ποτέ τόσο συναρπαστικό. Αξίζει να δοκιμάσετε!

*Αναφ: Τζος Μπέρσιν