Τα περισσότερα δεδομένα ερευνών δεν καταλήγουν πουθενά. Ομάδες εκτελέστε την έρευνα, συγκεντρώνετε τους αριθμούς και, στη συνέχεια, δημιουργείτε μια παρουσίαση αποτελεσμάτων έρευνας που να παραθέτει κάθε ερώτηση και την ποσοστιαία ανάλυσή της. Οι ενδιαφερόμενοι κουνούν το κεφάλι τους καταφατικά κατά τη διάρκεια της συνάντησης, η τράπουλα αρχειοθετείται και τίποτα δεν αλλάζει. Σας φαίνεται οικείο;
Το πρόβλημα σπάνια είναι τα δεδομένα. Είναι η παρουσίαση. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τον τρόπο δομής, απεικόνισης και παρουσίασης των αποτελεσμάτων της έρευνας, ώστε τα ευρήματα να καθοδηγούν τις αποφάσεις αντί να γεμίζουν έναν φάκελο αρχειοθέτησης. Μια έκθεση του McKinsey Global Institute διαπίστωσε ότι οι οργανισμοί που βασίζονται σε δεδομένα έχουν 23 φορές περισσότερες πιθανότητες να αποκτήσουν πελάτες και 19 φορές περισσότερες πιθανότητες να είναι κερδοφόροι, ωστόσο τα περισσότερα ευρήματα της έρευνας δεν μεταφράζονται ποτέ σε αποφάσεις επειδή παρουσιάζονται χωρίς σαφή αφήγηση [5].
Τι πρέπει πραγματικά να κάνει μια παρουσίαση αποτελεσμάτων έρευνας
Πριν επιλέξετε έναν τύπο γραφήματος ή γράψετε μια διαφάνεια τίτλου, να είστε σαφείς σχετικά με τη δουλειά που πρέπει να κάνει η παρουσίαση. Μια παρουσίαση αποτελεσμάτων έρευνας πρέπει να κάνει τρία πράγματα:
- Πείτε στο κοινό τι ανακαλύψατε
- Εξηγήστε γιατί έχει συγκεκριμένη σημασία για αυτούς
- Δείξτε τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια
Όλα τα άλλα είναι διακόσμηση. Στελέχη κάθονται και παρακολουθούν μια παρουσίαση εργασιακή δέσμευση Τα δεδομένα δεν υπάρχουν για να αναθεωρήσουν τη μεθοδολογία. Θέλουν να γνωρίζουν τι λένε οι αριθμοί για την κατάσταση του οργανισμού και τι θα πρέπει να αλλάξει. Οι επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού που εξετάζουν τα αποτελέσματα της αξιολόγησης της εκπαίδευσης θέλουν να γνωρίζουν ποια προγράμματα λειτουργούν και ποια χρειάζονται επανασχεδιασμό. Το πλαίσιο έχει σημασία πριν από την πρώτη διαφάνεια.
Βήμα 1: Γνωρίστε το κοινό σας πριν δημιουργήσετε οτιδήποτε
Τα ίδια δεδομένα έρευνας πρέπει να συσκευάζονται διαφορετικά ανάλογα με το ποιος βρίσκεται στην αίθουσα. Μια λεπτομερής ανάλυση των Κλίμακα Likert Οι κατανομές σε δέκα ερωτήσεις είναι κατάλληλες για μια ομάδα αναλυτών ανθρώπινου δυναμικού. Οι ίδιες πληροφορίες που παρουσιάζονται σε έναν οικονομικό διευθυντή πρέπει να συμπυκνωθούν σε δύο ή τρία κύρια ευρήματα που συνδέονται άμεσα με τα επιχειρηματικά αποτελέσματα.
Πριν κατασκευάσετε την τράπουλα ή την αναφορά σας, απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Τι απόφαση πρέπει να πάρει αυτό το κοινό;
- Πόσο καλά γνωρίζουν ήδη για την έρευνα και τους στόχους της;
- Πόσο χρόνο θα έχουν στη διάθεσή τους για να επανεξετάσουν ή να παρακολουθήσουν την παρουσίαση;
- Ποιο επίπεδο στατιστικής λεπτομέρειας θα τους φανεί χρήσιμο σε σχέση με το πόσο συντριπτικό θα είναι;
Για το κοινό ηγεσίας, ξεκινήστε με το πιο σημαντικό εύρημα. Για το κοινό επαγγελματιών, μπορείτε να αναλύσετε με περισσότερες λεπτομέρειες. Για μικτές αίθουσες, δομήστε την παρουσίαση έτσι ώστε τα κύρια ευρήματα να εμφανίζονται πρώτα και τα υποστηρικτικά δεδομένα να εμφανίζονται αργότερα, ώστε τα ενδιαφερόμενα μέρη να μπορούν να αποχωρήσουν μετά τα βασικά συμπεράσματα και η αναλυτική ομάδα να μπορεί να παραμείνει για τα υπόλοιπα.
Βήμα 2: Φιλτράρετε τα δεδομένα πριν τα απεικονίσετε
Μια έρευνα 30 ερωτήσεων παράγει 30 σημεία δεδομένων, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να παρουσιάσετε και τα 30. Οι περισσότερες έρευνες έχουν τρία έως πέντε ευρήματα που έχουν πραγματικά σημασία για τις αποφάσεις που λαμβάνονται. Τα υπόλοιπα είναι στην καλύτερη περίπτωση το πλαίσιο, στη χειρότερη ο θόρυβος.
Εξετάστε τα αποτελέσματά σας και ρωτήστε: ποια ευρήματα είναι εκπληκτικά, σημαντικά ή εφαρμόσιμα; Μια ερώτηση όπου το 94% των ερωτηθέντων έδωσε την ίδια απάντηση δεν σας λέει σχεδόν τίποτα χρήσιμο: πιθανότατα μπορεί να περικοπεί. Μια ερώτηση όπου οι απαντήσεις διίστανται απότομα μεταξύ των τμημάτων ή όπου η τάση έχει μετατοπιστεί σημαντικά από τον τελευταίο κύκλο έρευνας, συνήθως ανήκει στην παρουσίαση.
Αυτό το βήμα φιλτραρίσματος είναι το σημείο στο οποίο οι περισσότεροι παρουσιαστές υποεπενδύουν. Η εμφάνιση όλων των στοιχείων φαίνεται λεπτομερής, αλλά λειτουργεί σαν να επισημαίνεις κάθε γραμμή σε ένα εγχειρίδιο: όταν όλα έχουν επισημανθεί ως σημαντικά, τίποτα δεν είναι.
Βήμα 3: Επιλέξτε τύπους γραφημάτων που ταιριάζουν με τα δεδομένα
Οι διαφορετικές μορφές ερωτήσεων απαιτούν διαφορετικές απεικονίσεις. Η χρήση λανθασμένου τύπου γραφήματος καθιστά πιο δύσκολη την κατανόηση των ακριβών δεδομένων.
Ερωτήσεις μίας και πολλαπλής επιλογής Λειτουργούν καλά ως οριζόντια γραφήματα ράβδων. Τα γραφήματα ράβδων είναι εύκολα στη σάρωση, χειρίζονται οποιονδήποτε αριθμό κατηγοριών και σας επιτρέπουν να ταξινομείτε τις απαντήσεις κατά συχνότητα, ώστε τα μοτίβα να είναι άμεσα ορατά [1]. Τα κυκλικά γραφήματα λειτουργούν για ερωτήσεις μίας επιλογής με τέσσερις ή λιγότερες επιλογές όπου η αναλογία προς το σύνολο της ιστορίας είναι το κύριο σημείο, αλλά γίνονται δύσκολα στην ανάγνωση με περισσότερα από πέντε τμήματα.
Κλίμακα αξιολόγησης και ερωτήσεις Likert εμφανίζονται καλύτερα ως γραφήματα σωρευμένων ράβδων, όπου κάθε ράβδος αντιπροσωπεύει μία ερώτηση και τα τμήματα δείχνουν την κατανομή των απαντήσεων σε όλη την κλίμακα [2]. Αυτό σας επιτρέπει να συγκρίνετε τα μοτίβα απαντήσεων σε πολλαπλές ερωτήσεις σε μία μόνο απεικόνιση.
Δεδομένα τάσεων, όπου συγκρίνετε τα αποτελέσματα από αυτόν τον κύκλο με έναν προηγούμενο, λειτουργεί καλύτερα ως ένα απλό γράφημα γραμμών ή ως σύγκριση ράβδων δίπλα-δίπλα. Ο στόχος είναι να γίνει η κατεύθυνση της αλλαγής εμφανής με μια ματιά.
Απαντήσεις με ανοιχτό κείμενο δεν χρειάζεται να παρουσιάζονται ως ακατέργαστα αποσπάσματα (αν και μερικά καλά επιλεγμένα αποσπάσματα μπορούν να είναι ισχυρά). Τα σύννεφα λέξεων μπορούν να αναδείξουν γρήγορα τους πιο συχνά χρησιμοποιούμενους όρους, κάτι που είναι χρήσιμο για τον εντοπισμό θεμάτων σε μεγάλα σύνολα απαντήσεων.
Ένας συνεπής κανόνας σε όλους τους τύπους γραφημάτων: επισημάνετε τα δεδομένα απευθείας στο γράφημα αντί να βασίζεστε σε υπομνήματα. Το κοινό δεν θα πρέπει να χρειάζεται να διασταυρώνει ένα κλειδί χρώματος για να καταλάβει τι βλέπει.
Βήμα 4: Δημιουργήστε μια αφήγηση, όχι μια λίστα
Η διαφορά μεταξύ μιας χρήσιμης παρουσίασης και μιας ξεχασμένης συχνά καταλήγει στο αν ο παρουσιαστής προσπάθησε να πει μια ιστορία ή απλώς να αναφέρει τους αριθμούς [3].
Μια αφηγηματική δομή για τα αποτελέσματα της έρευνας συνήθως μοιάζει με την εξής:
Ιστορικό: Τι περιελάμβανε η έρευνα, ποιοι απάντησαν και πότε διεξήχθη; Περιορίστε το σε μία διαφάνεια ή σε λίγες προτάσεις. Το κοινό χρειάζεται αρκετά δεδομένα για να εμπιστευτεί τα δεδομένα, όχι μια πλήρη αναφορά μεθοδολογίας.
Βασικό εύρημα: Ξεκινήστε με το πιο σημαντικό αποτέλεσμα. Διατυπώστε το ως δήλωση, όχι ως ερώτηση. Το «Εξήντα δύο τοις εκατό των εργαζομένων λένε ότι δεν έχουν αρκετές πληροφορίες σχετικά με τις αποφάσεις που επηρεάζουν την εργασία τους» είναι ένα εύρημα. Το «Τι πιστεύουν οι εργαζόμενοι για την εσωτερική επικοινωνία;» είναι μια προτροπή, όχι ένα εύρημα.
Υποστηρικτικές λεπτομέρειες: Δύο ή τρία σημεία δεδομένων που προσθέτουν βάθος στο εύρημα του τίτλου. Εδώ κερδίζουν τη θέση τους οι διαφάνειες με τα πλούσια σε γραφήματα στοιχεία.
Σύγκριση ή συμφραζόμενα: Πώς συγκρίνεται αυτό με μια προηγούμενη περίοδο έρευνας, με ένα σημείο αναφοράς του κλάδου ή με μια διαφορετική ομάδα ή τμήμα; Οι αριθμοί έχουν μεγαλύτερη σημασία σε σχέση με κάτι.
ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ: Τι σημαίνει αυτό το εύρημα στην πράξη; Εδώ συνδέετε τα δεδομένα με τις αποφάσεις που πρέπει να λάβει το κοινό.
Σύσταση: Τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια; Ακόμα κι αν ο παρουσιαστής δεν έχει μια τελική απάντηση, η παρουσίαση θα πρέπει να κλείσει με σαφείς επιλογές αντί να αφήνει το κοινό να καταλάβει μόνο του τις συνέπειες.
Βήμα 5: Συνδέστε τα ευρήματα με τους επιχειρηματικούς στόχους
Τα δεδομένα της έρευνας που δεν σχετίζονται με τις οργανωτικές προτεραιότητες σπάνια οδηγούν σε δράση. Εάν η έρευνα αφορούσε την αποτελεσματικότητα της εκπαίδευσης, συνδέστε τα ευρήματα με τα κενά δεξιοτήτων που επηρεάζουν την απόδοση ή τη διατήρηση. Εάν αφορούσε την εμπλοκή των εργαζομένων, συνδέστε τα ευρήματα με τον κίνδυνο αποχώρησης ή τους δείκτες παραγωγικότητας.
Η ευθυγράμμιση των δεδομένων με τα αποτελέσματα για τα οποία ήδη ενδιαφέρεται ο οργανισμός δεν αποτελεί διαστρέβλωση. Είναι το πλαίσιο. Το εύρημα ότι «το 38% των εργαζομένων στο τμήμα διανομής σπάνια εφαρμόζουν δεξιότητες από την εκπαίδευση στην καθημερινή τους εργασία» είναι πιο εφαρμόσιμο όταν συνδυάζεται με δεδομένα αποχώρησης από το ίδιο τμήμα παρά όταν παρουσιάζονται μεμονωμένα.
Βήμα 6: Αποφασίστε για τη μορφή και την παράδοση
Ο τρόπος με τον οποίο κοινοποιείτε τα αποτελέσματα θα πρέπει να ταιριάζει με το κοινό και τον επείγοντα χαρακτήρα των ευρημάτων [4].
Μια ζωντανή παρουσίαση λειτουργεί καλά όταν τα ευρήματα είναι σημαντικά, όταν περιμένετε ερωτήσεις ή όταν θέλετε να συζητήσετε τις επιπτώσεις με την ομάδα σε πραγματικό χρόνο. Η ζωντανή παρουσίαση σάς επιτρέπει να διαβάσετε την αίθουσα και να προσαρμοστείτε. Εάν ένα διάγραμμα προκαλεί σύγχυση στους ανθρώπους, μπορείτε να το διευκρινίσετε επί τόπου.
Μια γραπτή αναφορά ή μια κοινόχρηστη συλλογή διαφανειών είναι κατάλληλη για το κοινό που χρειάζεται να αφομοιώσει τα δεδομένα με τον δικό του ρυθμό ή να τα μοιραστεί με άτομα που δεν συμμετείχαν στην αρχική σύσκεψη. Οι αναφορές είναι επίσης χρήσιμες ως έγγραφο αναφοράς μετά από μια ζωντανή παρουσίαση.
Για αξιολογήσεις προπόνησης και έρευνες παλμού που εκτελούνται τακτικά, ένας πίνακας ελέγχου που εμφανίζει τα αποτελέσματα της εκτέλεσης μπορεί να αντικαταστήσει πλήρως την περιοδική τράπουλα. Οι ομάδες μπορούν να ελέγχουν τις τάσεις χωρίς να περιμένουν μια προγραμματισμένη αξιολόγηση.
Χρήση του AhaSlides για ζωντανή παρουσίαση αποτελεσμάτων έρευνας
Το AhaSlides είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα εμπλοκής κοινού που καλύπτει δημοσκοπήσεις, κλίμακες αξιολόγησης, σύννεφα λέξεων, ερωτήσεις ανοιχτού τύπου και ερωτήσεις και απαντήσεις σε μία μόνο συνεδρία. Για εκπαιδευτές και συντονιστές που διεξάγουν συνεδρίες ζωντανά, AhaSlides σας επιτρέπει να παρουσιάζετε τα αποτελέσματα της έρευνας σε πραγματικό χρόνο κατά τη διάρκεια της ίδιας της συνεδρίας. Τα αποτελέσματα της δημοσκόπησης, οι απαντήσεις στην κλίμακα αξιολόγησης και τα αποτελέσματα του cloud word ενημερώνονται καθώς οι συμμετέχοντες απαντούν, ώστε να μπορείτε να μοιράζεστε τα ευρήματα με την αίθουσα όσο το περιεχόμενο είναι ακόμα ενημερωμένο, αντί να συγκεντρώνετε τα αποτελέσματα σε μια αναφορά που φτάνει μέρες αργότερα.
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για αξιολογήσεις μετά την εκπαίδευση, όπου η παρακολούθηση των συνολικών βαθμολογιών αυτοπεποίθησης ως ομάδα συχνά πυροδοτεί μια πιο ειλικρινή συζήτηση από την ανάγνωση μιας έκθεσης απολογισμού μία εβδομάδα μετά τη συνεδρία. Όταν το 60% της αίθουσας δείχνει χαμηλή αυτοπεποίθηση σε μια βασική δεξιότητα και αυτά τα δεδομένα εμφανίζονται στην οθόνη κατά τη διάρκεια της τελικής συζήτησης, αλλάζει η συνέχεια: οι εκπαιδευτές μπορούν να αντιμετωπίσουν το κενό αμέσως και οι συμμετέχοντες μπορούν να δουν ότι δεν είναι μόνοι σε αυτό που βρήκαν δύσκολο.
Το AhaSlides εξάγει επίσης απαντήσεις ως δεδομένα υπολογιστικού φύλλου για πιο λεπτομερή ανάλυση μετά το τέλος της συνεδρίας, επομένως η ζωντανή παρουσίαση και η αναφορά μετά τη συνεδρία λειτουργούν με βάση τα ίδια δεδομένα χωρίς επιπλέον βήματα. Σκεφτείτε το λιγότερο σαν μια αναφορά απολογισμού και περισσότερο σαν έναν ζωντανό πίνακα αποτελεσμάτων. Οι άνθρωποι αντιδρούν διαφορετικά όταν μπορούν να δουν τους αριθμούς σε πραγματικό χρόνο.
Κοινά λάθη να αποφευχθεί
Παρουσίαση κάθε ερώτησης. Το κοινό δεν μπορεί να απορροφήσει 25 σημεία δεδομένων σε μία μόνο συνάντηση. Επιμεληθείτε αμείλικτα. Μεταφέρετε λιγότερο σημαντικές ερωτήσεις σε ένα παράρτημα, ώστε τα δεδομένα να είναι διαθέσιμα εάν σας ζητηθούν, αλλά διατηρήστε την κύρια παρουσίαση επικεντρωμένη στα τρία έως πέντε ευρήματα που πραγματικά αξίζουν την προσοχή της αίθουσας.
Χρήση λανθασμένου τύπου γραφήματος. Ένα γράφημα πίτας με οκτώ τμήματα δεν λέει τίποτα στους ανθρώπους. Μια στοιβαγμένη ράβδος που συγκρίνει τις κατανομές Likert σε πέντε ερωτήσεις τους λέει πολλά. Πριν οριστικοποιήσετε οποιαδήποτε απεικόνιση, ρωτήστε αν ένας συνάδελφος που δεν είναι εξοικειωμένος με την έρευνα θα μπορούσε να την ερμηνεύσει σωστά σε λιγότερο από δέκα δευτερόλεπτα. Εάν όχι, απλοποιήστε ή αλλάξτε μορφή.
Παρακάμπτοντας το «και τι έγινε». Τα δεδομένα χωρίς ερμηνεία αναγκάζουν το κοινό να βγάλει τα δικά του συμπεράσματα, πράγμα που συχνά σημαίνει ότι δεν βγάζει κανένα. Κάθε εύρημα θα πρέπει να ακολουθείται από μία πρόταση που να εξηγεί γιατί έχει σημασία στην πράξη. Εάν δεν μπορείτε να γράψετε αυτήν την πρόταση, το εύρημα μπορεί να μην ταιριάζει στην παρουσίαση.
Θάβοντας τον τίτλο. Ένας αξιόπιστος τρόπος για να χάσετε τον χρόνο σας είναι να ξεκινήσετε μια παρουσίαση 20 λεπτών με πέντε λεπτά μεθοδολογίας πριν φτάσετε στο κύριο εύρημα. Ξεκινήστε με το πιο σημαντικό αποτέλεσμα στη δεύτερη ή τρίτη διαφάνεια και στη συνέχεια δώστε το περιεχόμενο και τις λεπτομέρειες σε όσους το επιθυμούν.
Παρουσίαση σε λάθος επίπεδο λεπτομέρειας. Μια ομάδα ηγεσίας χρειάζεται μια διαφορετική έκδοση των ίδιων δεδομένων από την ομάδα που σχεδίασε την έρευνα. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ετοιμάστε μια συνοπτική έκδοση και διατηρήστε ένα πιο λεπτομερές αντίγραφο ασφαλείας έτοιμο για να το λάβετε σε περίπτωση που η συζήτηση προχωρήσει σε βάθος.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο μεγάλη πρέπει να είναι η παρουσίαση των αποτελεσμάτων μιας έρευνας;
Για τα περισσότερα ακροατήρια ηγεσίας ή ενδιαφερόμενων μερών, ο στόχος είναι 15 έως 20 λεπτά. Αυτός ο χρόνος είναι συνήθως αρκετός για να καλυφθούν τρία έως πέντε βασικά ευρήματα, να παρασχεθεί υποστηρικτικό πλαίσιο για το καθένα και να ολοκληρωθεί με συστάσεις. Εάν τα ευρήματα είναι περίπλοκα ή το κοινό αναμένει μια λεπτομερή παρουσίαση, τα 30 λεπτά είναι ένα λογικό όριο. Οτιδήποτε μεγαλύτερο θα πρέπει να δομείται ως εργαστήριο ή συνεδρία εργασίας, όχι ως παρουσίαση.
Τι πρέπει να μπει στο παράρτημα;
Συμπεριλάβετε όλα όσα αφαιρέσατε από την κύρια παρουσίαση, αλλά για τα οποία μπορεί να ρωτήσει κάποιος ενδιαφερόμενος: την πλήρη ανάλυση ανά ερώτηση, τα δημογραφικά στοιχεία, τις επί λέξει απαντήσεις ανοιχτού τύπου και τυχόν σημειώσεις μεθοδολογίας. Το παράρτημα κάνει την κύρια παρουσίαση πιο σύντομη χωρίς να καθιστά τα υποκείμενα δεδομένα μη προσβάσιμα.
Πώς παρουσιάζετε τα αποτελέσματα όταν τα ευρήματα δεν είναι κολακευτικά;
Αναφέρετε τα δεδομένα με ακρίβεια και αντιστοιχίστε τα με το πλαίσιο. Εάν οι βαθμολογίες εμπλοκής μειώθηκαν σημαντικά, αναφέρετέ το με σαφήνεια, συμπεριλάβετε τυχόν παράγοντες που μπορεί να συνέβαλαν και ετοιμαστείτε με μια προτεινόμενη απάντηση. Το κοινό γενικά ανταποκρίνεται καλύτερα σε ειλικρινή ευρήματα με ένα σαφές σχέδιο παρά σε ήπια αποτελέσματα που αφήνουν το πραγματικό πρόβλημα ανώνυμο.
Πηγές
[1] Αλχημιστής. Κυκλικό διάγραμμα ή ραβδόγραμμα; Παρουσίαση αποτελεσμάτων έρευνας. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Ακμάζω. 5 τρόποι για να οπτικοποιήσετε αποτελεσματικά τις απαντήσεις σε έρευνες. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Εκδίκηση. Πώς να παρουσιάσετε αποτελεσματικά τα αποτελέσματα μιας έρευνας. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Διορατικότητα7. Κορυφαίες μέθοδοι παρουσίασης δεδομένων έρευνας σε ενδιαφερόμενους φορείς. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] Παγκόσμιο Ινστιτούτο McKinsey. Η εποχή των αναλυτικών στοιχείων: Ανταγωνισμός σε έναν κόσμο που βασίζεται στα δεδομένα. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
