Última revisión: 30 de octubre de 2026, cotejada con las fuentes enlazadas en esta publicación.
Un nuevo empleado entrega su licencia de conducir y su tarjeta del Seguro Social. El coordinador de incorporación, tratando de ser minucioso, también solicita un pasaporte. Esa solicitud adicional puede infringir la ley federal si se basa en la ciudadanía, el estatus migratorio o el origen nacional. Según la tabla de sanciones actual del Departamento de Justicia, una infracción relacionada con la documentación del Formulario I-9 conlleva costos $ 288 a $ 2,861 por personaAdemás, una práctica documental injusta cuesta entre 236 y 2,364 dólares por persona perjudicada. Los errores en el formulario y las solicitudes excesivas también generan gastos.
La capacitación sobre el Formulario I-9, o la capacitación sobre el cumplimiento del Formulario I-9, debe cubrir ambos aspectos. Esta publicación ofrece 6 cursos listos para usar, en 3 grupos, con lo que corrige cada uno y cómo implementarlos. Cada grupo finaliza con un Nuestra selecciónLos puntos legales que se describen son normas federales de EE. UU., así que utilícelo como un programa de estudios, no como una resolución judicial.
Los 6 cursos de un vistazo
| Curso | Lo que cubre | Longitud Mínima | ¿Hay alguna norma federal que lo respalde? |
|---|---|---|---|
| Ciudadanía, estatus migratorio y prácticas justas para el formulario I-9 (EE. UU.) | Prácticas justas de documentación y ciudadanía durante la verificación | 45 min | Sí (norma federal de EE. UU.) |
| Contratación legal, entrevistas y transparencia salarial | Pasos legales para la contratación, incluyendo los plazos y la documentación del formulario I-9. | 45 min | Sí (normas federales de EE. UU. sobre discriminación; la transparencia salarial varía según el estado). |
| Discriminación e igualdad de oportunidades laborales | Leyes federales de igualdad de oportunidades de empleo, características protegidas, detección de discriminación | 45 min | Sí (norma federal de EE. UU.) |
| Prevención de represalias | Nunca castigar a nadie que exprese una preocupación. | 40 min | Sí (norma federal de EE. UU.) |
| Código de Conducta | Honestidad, zonas grises y alzar la voz | 35 min | No |
| Clasificación y manejo de datos | Etiquetado, almacenamiento, intercambio y eliminación de datos por nivel | 25 min | No |
Las leyes establecen normas sobre cómo verificar y tratar a los trabajadores. No requieren un curso.
Completar el formulario I-9 de manera justa y precisa.
Ciudadanía, estatus migratorio y prácticas justas para el formulario I-9 (EE. UU.)
El Departamento de Justicia dice que los empleadores de cualquier tamaño No debe exigir más o diferentes documentos de los necesarios., solicitar documentos específicos o rechazar documentos que parezcan razonablemente auténticos debido a la ciudadanía, el estatus migratorio o el origen nacional de un trabajador. El curso se basa en esas reglas y las protecciones del estatus de ciudadanía que las respaldan. Los procesadores del I-9 lo necesitan más que nadie, porque son quienes revisan los documentos. Realice un cuestionario de selección de respuestas antes y después de la sesión: un nuevo empleado muestra un documento de la Lista B y otro de la Lista C. ¿Qué hace a continuación?
Contratación legal, entrevistas y transparencia salarial
Este curso vincula los pasos de contratación con la verificación que sigue a una oferta. Su quinta lección cubre las ofertas, las verificaciones de antecedentes, los plazos del formulario I-9 y la documentación. El tiempo importa: USCIS enumera no completar la Sección 2 antes del tercer día hábil Después de que el empleado comienza a trabajar, es un error común del empleador. Los encargados de procesar los documentos que conocen el cronograma de contratación pueden planificar la documentación antes del primer día. Un ejemplo que funciona bien es: se envía una oferta el jueves y el nuevo empleado comienza el lunes. ¿Cuándo vence la Sección 2?
Nuestra recomendación: Ciudadanía, estatus migratorio y prácticas justas para el formulario I-9 (EE. UU.). Se centra en el error que cometen con mayor facilidad los procesadores bienintencionados, al exigir más de lo que permite la ley.
Igualdad de trato y represalias
Discriminación e igualdad de oportunidades laborales
Solicitar demasiados documentos también suele ser un problema de discriminación. El Departamento de Justicia afirma que los empleadores con entre cuatro y catorce empleados... No se debe tratar a las personas de manera diferente por su origen nacional. en la contratación, el despido o el reclutamiento, y que la EEOC tiene jurisdicción sobre los empleadores con 15 o más empleados. Este curso nombra las leyes federales de EEO, las características que protegen y cómo detectar el trato discriminatorio en las decisiones cotidianas. Los procesadores lo necesitan porque el hábito de examinar a algunos nuevos empleados con más rigor que a otros es precisamente eso. En una ronda de Nube de Palabras, pregunte: "¿Qué le hace mirar dos veces un documento?"
Prevención de represalias
El Departamento de Justicia dice que los empleadores de cualquier tamaño No debe intimidar, amenazar, coaccionar ni tomar represalias. contra las personas que presentan denuncias ante su Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados, cooperan con una investigación o se oponen a prácticas documentales injustas. Este curso abarca la actividad protegida, qué se considera represalia y cómo los gerentes distinguen las decisiones justas del castigo. Los empleados que cuestionan cómo se manejaron sus documentos no deben pagar por ello. Escenario: un nuevo empleado se opone a una solicitud de pasaporte. ¿Qué deben hacer a continuación el procesador y el gerente?
Nuestra recomendación: Discriminación e igualdad de oportunidades laborales. Esto demuestra a los procesadores que "tener cuidado" con algunas personas y no con otras es el riesgo en sí mismo.
Conducta y registros seguros
Código de Conducta
Este curso establece un estándar claro de honestidad, áreas grises y expresión de opiniones. Los registros I-9 son una prueba de ese estándar. USCIS dice que las correcciones deben tacharse, rubricarse y fecharse, y que los empleadores deben no ocultar ningún cambio realizado en el formulario, ya que hacerlo podría conllevar una mayor responsabilidad. Un procesador tentado a corregir un formulario atrasado necesita saber cuál es la solución honesta. Escenario: un gerente le pide que antedate una firma de la Sección 2. Los alumnos votan sobre qué hacer y luego consultan la respuesta de la política.
Clasificación y manejo de datos
Los archivos del Formulario I-9 contienen nombres, fechas de nacimiento, números de documentos y, a menudo, copias de documentos de identidad. El USCIS dice que los empleadores deben almacenar los formularios completos y cualquier copia. para que la información personal no caiga en malas manos., mientras se mantienen disponibles para su inspección. Este curso abarca el etiquetado, almacenamiento, intercambio y eliminación de datos por nivel, y cómo informar sobre el manejo indebido. En una ronda de selección de respuestas, los estudiantes eligen el lugar más seguro para guardar las copias escaneadas del formulario I-9 entre cuatro opciones.
Nuestra recomendación: Clasificación y manejo de datos. Con 25 minutos de duración, es el curso más corto de todos y protege uno de los archivos más confidenciales que guarda el departamento de Recursos Humanos.
Cómo implementar el plan
Comience con los cuatro cursos marcados como Sí en la tabla, porque conllevan el riesgo legal. Una infracción administrativa cuesta $ 288 a $ 2,861 por personay una práctica documental injusta de entre 236 y 2,364 dólares por persona, por lo que una sesión corta resulta barata en comparación.
- Antes de que alguien procese un Formulario I-9: Prácticas justas para el formulario I-9 y contratación legal. En conjunto, estas actividades toman aproximadamente 90 minutos.
- Durante el primer trimestre: Discriminación e igualdad de oportunidades de empleo, prevención de represalias y manejo de datos.
- Cada año: un cuestionario de repaso sobre los cursos de Yes, además del código de conducta, y una autoevaluación utilizando la lista de errores comunes del USCIS.
- Profundidad específica del rol: Los usuarios de E-Verify también deben completar Capacitación sobre E-VerifyEl sitio web de E-Verify enumera sesiones gratuitas de E-Verify y del Formulario I-9.
Añade las normas de tu estado en la zona donde contratas personal. Consulta con el departamento de recursos humanos o con un abogado para saber qué normativa aplica.
Formas de impartir estos cursos en AhaSlides
Puedes crear cualquiera de estos como un curso a tu propio ritmo con el AhaSlides Creador del curso, ejecútelos como una sesión de preguntas y respuestas en vivo, o ambas cosas, con una encuesta previa y posterior para medir qué cambió.
- Elija respuesta: Muestre los documentos del nuevo empleado y pregunte si el encargado de la tramitación puede solicitar algo más.
- Nube de palabras: Pregunta "¿Qué te hace mirar dos veces un documento?" Las palabras más destacadas muestran dónde se introduce el sesgo.
- Escala de valoración: Antes y después del curso justo sobre el formulario I-9, pregunte "¿Qué tan seguro se siente al completar la Sección 2 sin ayuda?" en una escala del 1 al 5.
- Final abierto: Recopilar preguntas anónimas sobre casos delicados, como recibos o documentos caducados, para que el departamento de Recursos Humanos las responda en la próxima sesión.
Si también capacitas a los gerentes que hacen ofertas, nuestra publicación sobre capacitación en entrevistas para gerentes de contratación Cubre los pasos previos a la I-9.
Preguntas Frecuentes
¿Qué formación necesitan los procesadores I-9?
Necesitan las normas del Formulario I-9, prácticas de documentación justas y un manejo seguro de los registros. Los seis cursos mencionados anteriormente abarcan los tres aspectos, además de la igualdad de trato y la prevención de represalias.
¿Es obligatorio por ley el entrenamiento I-9?
Ninguna fuente federal citada en esta publicación exige un curso. Las normas requieren que el Formulario I-9 se complete de forma precisa, oportuna y justa, y muchos empleadores utilizan la capacitación para cumplirlas.
¿Cuáles son los errores más comunes en el formulario I-9?
La falta de entradas, firmas y fechas, y la finalización tardía se encuentran entre esos nombres de USCIS. USCIS enumera errores comunes Por ejemplo, que un empleado no firme ni feche la Sección 1, que un empleador no ingrese los detalles del documento y que la Sección 2 no se complete antes del tercer día hábil. Solicitar documentos específicos constituye un riesgo de discriminación aparte.
¿Qué es E-Verify?
E-Verify es un sistema basado en Internet administrado por el gobierno de los Estados Unidos. compara la información del Formulario I-9 de un empleado. con los registros del Departamento de Seguridad Nacional y de la Administración del Seguro Social para confirmar la elegibilidad para el empleo.
Esta publicación contiene información general y no constituye asesoramiento legal. Para tomar una decisión sobre su lugar de trabajo, consulte con un abogado laboralista cualificado o con el organismo regulador.
