Cómo organizar reuniones introductorias fluidas | ¡Los mejores consejos desbloqueados en 2025!

Si participa en un nuevo equipo multifuncional en el trabajo o en un nuevo equipo de proyecto, puede ser alguien de otros departamentos o de otras empresas que quizás no conozca o con las que no haya trabajado antes, y desea asegurarse de que su disposición para comprometer e invertir sus habilidades e ideas en el equipo, especialmente si ese equipo tiene un alto rendimiento. Por tanto, es fundamental organizar una reunión para reunir a nuevos compañeros de equipo.

Sin embargo, no hay sorpresa si se siente un poco incómodo y nervioso, ya que incluso los profesionales más experimentados tienen nerviosismo cuando tienen una reunión inicial con un nuevo equipo. Si es un líder y le preocupa no organizar reuniones introductorias de productividad.

Este artículo le brindará una guía completa, ejemplos y consejos sobre lo que hace que las reuniones introductorias sean exitosas.

En este artículo, aprenderá

• ¿Qué es una reunión introductoria?
• ¿Cuál es el objetivo de la reunión introductoria?
• Cómo organizar una reunión introductoria eficaz
• Consejos para organizar una reunión introductoria con éxito
• Puntos clave

¿Qué es una reunión introductoria?

Una reunión introductoria o de introducción Tiene bastante el mismo significado cuando se trata de la presentación del equipo cuando es la primera vez que los miembros del equipo y sus líderes se reúnen oficialmente, para determinar si las personas involucradas quieren construir una relación de trabajo y comprometerse con el equipo en el futuro. futuro.

Su objetivo es dar a los miembros del equipo tiempo para permanecer juntos y conocer los antecedentes, intereses y objetivos de cada participante. Dependiendo de sus preferencias y las de su equipo, puede programar reuniones introductorias formales o informales.

La agenda estándar de una reunión introductoria implica:

• Presentar el objetivo de la reunión.
• Presentar a los líderes y a cada miembro.
• Hablar del reglamento del equipo, trabajo, beneficios y tratamientos...
• Hora de jugar algunos juegos
• Terminar las reuniones y tomar acciones de seguimiento

¿Cuál es el objetivo de las reuniones introductorias?

No vea las presentaciones simplemente como una casilla para marcar. Utilice este tiempo para iniciar conexiones reales, obtener conocimientos únicos y establecer un marco para un trabajo en equipo impecable. Las reuniones de introducción son fantásticas para:

• Impulsar el trabajo en equipo y la cohesión del equipo.

El primer objetivo de las reuniones de presentación es acercar a desconocidos a sus compañeros de equipo. Si nunca se han visto y se conocen poco, habrá falta de cohesión y conexión, lo que puede afectar el espíritu de equipo y la productividad. Cuando las personas pueden debatir y unificar las reglas del equipo, las recompensas y los castigos apropiados, o saben que sus líderes son justos y leales, que sus compañeros son humildes, confiables, empáticos, etc., se generará confianza y un ambiente de trabajo positivo en el equipo.

• Rompe la tensión y la incomodidad

Es probable que la productividad disminuya si los empleados trabajan en un entorno laboral presionado. Tampoco es bueno que los empleados asusten a su líder en lugar de inspirarse en él. Las reuniones introductorias pueden ayudar a los nuevos equipos a sentirse más seguros para compartir sus ideas y opiniones. También comienzan fácilmente a hacer amigos, comunicarse y disminuir la incomodidad para una mayor colaboración. Por ejemplo, un miembro del equipo no duda en hablar y pedir ayuda cuando no puede cumplir con los plazos.

• Ayudar a estructurar y alinear estándares y prácticas.

El énfasis en las reglas y regulaciones es una parte importante de las primeras reuniones introductorias. No hacerlo claro, justo y directo al comienzo del trabajo en equipo puede generar conflictos y falta de comunicación en el equipo. Por el contrario, si puedes hacer que el equipo siga las normas y prácticas, habrá eficiencia de recursos debido a la efectividad y eficiencia de un equipo, al mismo tiempo, mejorará la satisfacción laboral entre los miembros del equipo que forman parte de un equipo cohesionado.

Cómo organizar una reunión introductoria eficaz

Las reuniones introductorias pueden seguir el proceso de planificación de reuniones estándar con el 5 Sal: Propósito, Planificación, PREPARACIÓN, Participación y Progreso. Dependiendo de su limitación de tiempo, la cantidad de participantes, los antecedentes de su equipo y sus recursos, puede programar reuniones introductorias formales o informales. La primera impresión es importante. Cuanto más respeto y confianza apreciarán los miembros de su equipo, cuando muestre reuniones organizadas y consideradas.

• Propósito

Se trata de fijar objetivos para las reuniones. Sea claro y conciso cuando enumere los objetivos de las reuniones para que pueda volver a enfocar a todos fácilmente si un participante se distrae con actividades no relacionadas. Puede considerar estructurar objetivos organizando una pirámide de objetivos que describa cada conjunto de objetivos en varios niveles.

• Planificación

Lo primero que deben hacer los nuevos líderes de equipo es planificar los detalles o desarrollar una agenda. Cuando se tiene algo que consultar, intentar recordarlo todo por uno mismo alivia el estrés. Se puede crear una plantilla con una presentación de diapositivas en PowerPoint. o tarjetas de señal escritas a mano.

• PREPARACIÓN

Esta parte incluye algunas actividades, como preparar el guion de introducción a la reunión y revisar la agenda antes de comenzar una reunión oficial. Con la ayuda de las notas del orador o un guion, le resultará más fácil explicar toda la información clave y centrarse en la agenda cuando se le olvide algo.

• Participación

No olvide alentar a los nuevos miembros a hacer preguntas y participar en actividades interactivas durante las reuniones. Si los demás parecen tan indecisos, pídales su opinión. Asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan la oportunidad de hablar y no solo centrarse en los miembros extrovertidos. Puedes realizar una encuesta en vivo para que algunos introvertidos puedan compartir sus opiniones directamente.

• Progreso

Debe concluir su reunión con un resumen e informar las acciones para los próximos pasos. Y, el seguimiento después de una reunión es una parte crucial, puedes considerar tomar una decisión final y documentarla.

Consejos para organizar una reunión introductoria con éxito

• Usar una herramienta de presentación interactiva

¿Te sientes tímido o incómodo el primer día? ¡Puede hacer que sus reuniones introductorias sean 100 veces más divertidas utilizando una herramienta de presentación interactiva como AhaSlides!

Hay docenas de formas de hacerlo, pero recomendamos este esquema para romper el hielo rápidamente:

• Comience con una diapositiva de introducción.
• Dale sabor a las cosas con cuestionarios sobre ti con puntos y una tabla de clasificación.
• Termine con una diapositiva de preguntas y respuestas al final donde todos pueden preguntar cosas que se han estado preguntando sobre usted.

Con la plataforma de presentación interactiva de AhaSlides, puedes crear una introducción convincente que lleve a las personas a la luna🚀Prueba esta plantilla aquí:

• Comience una introducción con "nosotros"

El equipo trabaja en la colaboración entre sus miembros para alcanzar objetivos comunes, no para demostrar talentos personales. Por lo tanto, es importante enfatizar la cultura del "nosotros". Intente usar "nosotros" en lugar de "yo" tanto como sea posible en sus diapositivas introductorias y en todas las reuniones, excepto en la presentación personal. Esto, en última instancia, anima al equipo a colaborar de forma más eficiente, ya que comprenden que comparten una visión coherente y se dedican más a trabajar para el equipo que para sí mismos.

• Entretener a sus compañeros de equipo

¿Cómo empezar las reuniones de presentación de la forma más emocionante? Como todos los miembros son nuevos entre sí, como anfitrión, puedes considerar empezar con algunas actividades rápidas para romper el hielo. También puedes organizar de 2 a 3 juegos, cuestionarios y sesiones de lluvia de ideas para que los demás tengan tiempo de compartir su personalidad, talentos y opiniones; comunicarse y trabajar con otros para mejorar la cohesión del equipo, la cultura y la conexión en el lugar de trabajo. Por ejemplo, puedes probar juegos como Círculo de agradecimiento, Búsqueda del tesoro, Prefieres...

• Gestión del tiempo

Normalmente, las reuniones altamente productivas pueden durar entre 15 y 45 minutos, especialmente las de presentación, que deben limitarse a 30 minutos. Es tiempo suficiente para que los nuevos compañeros se conozcan, se presenten brevemente y colaboren en actividades sencillas y divertidas de team building. También se han establecido límites de tiempo para las diferentes secciones para asegurar que el tiempo no se agote mientras aún hay mucho por cubrir.

Puntos clave

Es beneficioso para tu equipo comenzar a trabajar con un equipo nuevo aprovechando las reuniones de presentación. Organizar una primera reunión puede ser difícil e intimidante. Durante el proceso de preparación, no dudes en buscar apoyo, incluso si eres un experto en PowerPoint. Sin duda, puedes facilitar tu trabajo y ahorrarte el día con Aha Diapositivas.

Preguntas Frecuentes

Ref: Indeed. mejor arriba, LinkedIn