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Cómo organizar reuniones introductorias fluidas | ¡Los mejores consejos desbloqueados en 2024!

presentaciones

Astrid Tran 04 diciembre, 2023 10 min leer

Has estado alguna vez en reuniones introductorias exitosas?

Si participa en un nuevo equipo multifuncional en el trabajo o en un nuevo equipo de proyecto, puede ser alguien de otros departamentos o de otras empresas que quizás no conozca o con las que no haya trabajado antes, y desea asegurarse de que su disposición para comprometer e invertir sus habilidades e ideas en el equipo, especialmente si ese equipo tiene un alto rendimiento. Por tanto, es fundamental organizar una reunión para reunir a nuevos compañeros de equipo.

Sin embargo, no hay sorpresa si se siente un poco incómodo y nervioso, ya que incluso los profesionales más experimentados tienen nerviosismo cuando tienen una reunión inicial con un nuevo equipo. Si es un líder y le preocupa no organizar reuniones introductorias de productividad.

Este artículo le brindará una guía completa, ejemplos y consejos sobre lo que hace que las reuniones introductorias sean exitosas.

En este artículo, aprenderá

reuniones introductorias
La importancia de las reuniones introductorias – Fuente: freepik

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¿Qué es una reunión introductoria?

Una reunión introductoria o de introducción Tiene bastante el mismo significado cuando se trata de la presentación del equipo cuando es la primera vez que los miembros del equipo y sus líderes se reúnen oficialmente, para determinar si las personas involucradas quieren construir una relación de trabajo y comprometerse con el equipo en el futuro. futuro.

Su objetivo es dar a los miembros del equipo tiempo para permanecer juntos y conocer los antecedentes, intereses y objetivos de cada participante. Dependiendo de sus preferencias y las de su equipo, puede programar reuniones introductorias formales o informales.

La agenda estándar de una reunión introductoria implica:

  • Presentar el objetivo de la reunión.
  • Presentar a los líderes y a cada miembro
  • Discutir las reglas del equipo, el trabajo, los beneficios y los tratamientos...
  • Hora de jugar algunos juegos
  • Terminar las reuniones y tomar acciones de seguimiento

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¿Cuál es el objetivo de las reuniones introductorias?

No vea las presentaciones simplemente como una casilla para marcar. Utilice este tiempo para iniciar conexiones reales, obtener conocimientos únicos y establecer un marco para un trabajo en equipo impecable. Las reuniones de introducción son fantásticas para:

  • Impulsar el trabajo en equipo y la cohesión del equipo.

El primer objetivo de las reuniones introductorias es acercar a extraños a compañeros de equipo cercanos. Si nunca se han visto antes y saben poco sobre ellos, habrá falta de cohesión y conexión, lo que puede afectar el espíritu de equipo y la productividad. Cuando las personas puedan discutir y unificar las reglas del equipo, las recompensas y los castigos apropiados, o saber que sus líderes son personas justas y fieles, que sus compañeros de equipo son humildes, confiables, empáticos y más, se generará confianza y un ambiente de trabajo positivo entre los miembros. equipo.

  • Rompe la tensión y la incomodidad

Es probable que la productividad disminuya si los empleados trabajan en un entorno laboral presionado. Tampoco es bueno que los empleados asusten a su líder en lugar de inspirarse en él. Las reuniones introductorias pueden ayudar a los nuevos equipos a sentirse más seguros para compartir sus ideas y opiniones. También comienzan fácilmente a hacer amigos, comunicarse y disminuir la incomodidad para una mayor colaboración. Por ejemplo, un miembro del equipo no duda en hablar y pedir ayuda cuando no puede cumplir con los plazos.

  • Ayudar a estructurar y alinear estándares y prácticas.

El énfasis en las reglas y regulaciones es una parte importante de las primeras reuniones introductorias. No hacerlo claro, justo y directo al comienzo del trabajo en equipo puede generar conflictos y falta de comunicación en el equipo. Por el contrario, si puedes hacer que el equipo siga las normas y prácticas, habrá eficiencia de recursos debido a la eficacia y eficiencia de un equipo, al mismo tiempo, mejorando la satisfacción laboral entre los miembros del equipo que forman parte de un equipo cohesionado.

Cómo organizar una reunión introductoria eficaz

Las reuniones introductorias pueden seguir el proceso de planificación de reuniones estándar con el 5 Sal: Propósito, Planificación, PREPARACIÓN, Participacióny Progreso. Dependiendo de su limitación de tiempo, la cantidad de participantes, los antecedentes de su equipo y sus recursos, puede programar reuniones introductorias formales o informales. La primera impresión es importante. Cuanto más respeto y confianza apreciarán los miembros de su equipo, cuando muestre reuniones organizadas y consideradas.

  • Propósito

Se trata de fijar objetivos para las reuniones. Sea claro y conciso cuando enumere los objetivos de las reuniones para que pueda volver a enfocar a todos fácilmente si un participante se distrae con actividades no relacionadas. Puede considerar estructurar objetivos organizando una pirámide de objetivos que describa cada conjunto de objetivos en varios niveles.

  • Planificación

Lo primero que deben hacer los nuevos líderes de equipo es planificar los detalles o desarrollar una agenda. Cuando tienes algo a qué referirte, tratar de recordar todo por ti mismo alivia el estrés. Puede crear una plantilla usando una presentación de diapositivas a través de PowerPoint o tarjetas de señal escritas a mano.

  • PREPARACIÓN

Esta parte involucra algunas actividades como preparar el guión de introducción a la reunión y revisar la agenda antes de comenzar una reunión oficial. Será más fácil para usted hablar toda la información clave y concentrarse en la agenda con el apoyo de las notas del orador o el guión cuando de repente se le escape.

  • Participación

No olvide alentar a los nuevos miembros a hacer preguntas y participar en actividades interactivas durante las reuniones. Si otros parecen tan vacilantes, pídales su opinión. Asegúrese de que todos en el equipo tengan la oportunidad de hablar, no solo centrarse en los miembros extrovertidos. Puede organizar una encuesta en vivo para que algunos introvertidos puedan compartir sus opiniones directamente.

  • Progreso

Debe concluir su reunión con un resumen e informar las acciones para los próximos pasos. Y, el seguimiento después de una reunión es una parte crucial, puedes considerar tomar una decisión final y documentarla.

Consejos para organizar una reunión introductoria con éxito

Reuniones introductorias exitosas – Fuente: freepik
  • Usar una herramienta de presentación interactiva

¿Te sientes tímido o incómodo el primer día? ¡Puede hacer que sus reuniones introductorias sean 100 veces más divertidas utilizando una herramienta de presentación interactiva como AhaSlides!

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Hay docenas de formas de hacerlo, pero recomendamos este esquema para romper el hielo rápidamente:

  • Comience con una diapositiva de introducción.
  • Dale sabor a las cosas con cuestionarios sobre ti con puntos y una tabla de clasificación.
  • Termine con una diapositiva de preguntas y respuestas al final donde todos pueden preguntar cosas que se han estado preguntando sobre usted.

Con la plataforma de presentación interactiva de AhaSlides, puedes crear una introducción convincente que lleve a las personas a la luna🚀Pruebe esta plantilla aquí:

  • Comience una introducción con “nosotros"

El equipo trabaja en la colaboración entre los miembros del equipo para lograr objetivos comunes, no para mostrar talentos personales. Por lo tanto, es significativo enfatizar el sentido de la cultura del “nosotros”. Trate de usar "nosotros: en lugar de "yo" tanto como sea posible en sus diapositivas introductorias y en todas las reuniones, excepto en la presentación personal. En última instancia, esto alienta al equipo a colaborar de manera más eficiente porque entienden que comparten una visión coherente y se dedican más a trabajar para el equipo que para ellos mismos.

  • Entretener a sus compañeros de equipo

¿Cómo iniciar las reuniones introductorias de la manera más emocionante? Como todos los miembros son nuevos entre sí, como anfitrión, puede considerar comenzar con algunos rompehielos rápidos. También puede configurar de 2 a 3 juegos y cuestionarios, y sesiones de lluvia de ideas para que otros tengan tiempo de compartir su personalidad, talentos y pensamiento; comunicarse y trabajar con otros para mejorar la cohesión del equipo y la cultura y conexión en el lugar de trabajo. Por ejemplo, puedes probar algunos juegos como Círculo de agradecimiento, Búsqueda del tesoro, Prefieres…

  • Gestión del tiempo

Por lo general, las reuniones altamente productivas pueden durar de 15 a 45 minutos, especialmente las reuniones introductorias, que deben controlarse en 30 minutos. Es tiempo suficiente para que los nuevos compañeros de equipo se conozcan, se presenten brevemente y colaboren entre sí en algunas actividades sencillas y divertidas de trabajo en equipo. También ha establecido límites de tiempo para diferentes secciones para asegurarse de que su tiempo no se esté agotando mientras aún tiene mucho que cubrir.

Puntos clave

Es beneficioso para su equipo comenzar a trabajar en equipo con un nuevo equipo aprovechando las reuniones introductorias. Preparar una primera reunión puede ser desafiante e imitador. Cuando esté en el proceso de preparación, no dude en buscar apoyo, incluso si es un experto en PowerPoint. Definitivamente puede hacer su trabajo más fácil y salvar su día con Aha Diapositivas.

Preguntas Frecuentes

¿De qué se habla en una reunión introductoria?

1. Rompehielos: comience con una pregunta o actividad divertida para romper el hielo y ayudar a las personas a relajarse. ¡Mantenlo ligero!
2. Antecedentes profesionales: haga que cada persona comparta su trayectoria profesional hasta el momento, incluidos roles y experiencias pasadas.
3. Habilidades e intereses: más allá de las habilidades laborales, descubra los pasatiempos, pasiones o áreas de especialización de los miembros del equipo fuera del horario de 9 a 5.
4. Estructura del equipo: describa los roles y quién es responsable de qué en un alto nivel. Aclare cómo trabaja el equipo en conjunto.
5. Metas y prioridades: ¿Cuáles son las metas del equipo y de la organización para los próximos 6 a 12 meses? ¿Cómo contribuyen los roles individuales?

¿Cómo se estructura una reunión introductoria?

A continuación se muestra una forma de estructurar su reunión introductoria:
1. Bienvenida y rompehielos (5-10 minutos)
2. Presentaciones (10-15 minutos)
3. Antecedentes del equipo (5-10 minutos)
4. Expectativas del equipo (5-10 minutos)
5. Preguntas y respuestas (5 minutos)

¿Qué dices al abrir una reunión?

A continuación se ofrecen algunas sugerencias sobre qué decir al iniciar una reunión introductoria:
.1. Bienvenida y presentaciones:
“Bienvenidos a todos y gracias por acompañarnos hoy. Estamos emocionados de comenzar”
2. Inicio del rompehielos:
"Muy bien, relajémonos con una ligera pregunta para romper el hielo..."
3. Vista previa de los siguientes pasos:
“A partir de hoy daremos seguimiento a los elementos de acción y comenzaremos a planificar nuestro trabajo”

Ref: Indeed. mejor arriba, LinkedIn