Has estado alguna vez en reuniones introductorias exitosas?
Si está participando en un nuevo equipo multifuncional en el trabajo, o en un nuevo equipo de proyecto, puede ser alguien de otros departamentos o de otras empresas con las que quizás no haya cerrado o trabajado antes, y desea asegurarse de que su disposición para comprometerse e invertir sus habilidades e ideas en el equipo, especialmente si ese equipo tiene un alto rendimiento. Por lo tanto, es esencial organizar una reunión para reunir a nuevos compañeros de equipo.
Sin embargo, no hay sorpresa si se siente un poco incómodo y nervioso, ya que incluso los profesionales más experimentados tienen nerviosismo cuando tienen una reunión inicial con un nuevo equipo. Si es un líder y le preocupa no organizar reuniones introductorias de productividad.
Este artículo le brindará una descripción completa, ejemplos y una guía sobre lo que hace que las reuniones introductorias sean exitosas.
En este artículo, aprenderá
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¿Qué es una reunión introductoria?
Una reunión introductoria o de introducción tiene el mismo significado cuando se trata de la presentación del equipo cuando es la primera vez que los miembros del equipo y sus líderes se encuentran oficialmente, para determinar si las personas involucradas quieren construir una relación de trabajo y comprometerse. al equipo en el futuro. Su objetivo es dar a los miembros del equipo tiempo para permanecer juntos y conocer los antecedentes, intereses y objetivos de cada participante. Según sus preferencias y las de su equipo, puede organizar reuniones de presentación formales o informales.
La agenda estándar de una reunión introductoria implica:
- Presentar el objetivo de la reunión.
- Presentar a los líderes y a cada miembro
- Discutir las reglas del equipo, el trabajo, los beneficios y los tratamientos...
- Hora de jugar algunos juegos
- Terminar las reuniones y tomar acciones de seguimiento
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¿Cuál es el objetivo de las reuniones introductorias?
- Impulsar el trabajo en equipo y la cohesión del equipo.
El primer objetivo de las reuniones introductorias es acercar a extraños a compañeros de equipo cercanos. Si nunca se han visto antes y saben poco sobre ellos, habrá falta de cohesión y conexión, lo que puede afectar el espíritu de equipo y la productividad. Cuando las personas puedan discutir y unificar las reglas del equipo, las recompensas y los castigos apropiados, o saber que sus líderes son personas justas y fieles, que sus compañeros de equipo son humildes, confiables, empáticos y más, se generará confianza y un ambiente de trabajo positivo entre los miembros. equipo.
- Rompe la tensión y la incomodidad
Es probable que la productividad disminuya si los empleados trabajan en un entorno laboral bajo presión. Tampoco es bueno si los empleados asustan a su líder en lugar de inspirarse en él. Las reuniones introductorias pueden ayudar a los nuevos equipos a sentirse más seguros para compartir sus ideas y opiniones. También comienzan fácilmente a hacer amigos, comunicarse y disminuir la incomodidad para una mayor colaboración. Por ejemplo, un miembro del equipo no duda en hablar y pedir ayuda cuando no puede cumplir con los plazos.
- Ayuda a estructurar y alinear estándares y prácticas.
El énfasis en las reglas y regulaciones es una parte importante de las primeras reuniones introductorias. No hacerlo claro, justo y directo al comienzo del trabajo en equipo puede generar conflictos y falta de comunicación en el equipo. Por el contrario, si puedes hacer que el equipo siga las normas y prácticas, habrá eficiencia de recursos debido a la eficacia y eficiencia de un equipo, al mismo tiempo, mejorando la satisfacción laboral entre los miembros del equipo que forman parte de un equipo cohesionado.
¿Cómo organizar una reunión introductoria efectiva?
Las reuniones introductorias pueden seguir el proceso estándar de planificación de reuniones con las 5 P: propósito, planificación, preparación, participación y progreso. Dependiendo de su limitación de tiempo, la cantidad de participantes, los antecedentes de su equipo y los recursos que tiene, puede organizar reuniones introductorias formales o informales. La primera impresión es importante. Los miembros de su equipo apreciarán más respeto y confianza cuando muestre reuniones organizadas y consideradas.
- Propósito
Se trata de establecer objetivos para las reuniones. Sea claro y conciso cuando enumere los objetivos de las reuniones para que pueda volver a enfocar fácilmente a todos si un participante se distrae con actividades no relacionadas. Puede considerar la estructuración de objetivos organizando una pirámide de objetivos que describa cada conjunto de objetivos en varios niveles.
- Planificación
Lo primero que deben hacer los nuevos líderes de equipo es planificar los detalles o desarrollar una agenda. Cuando tienes algo a lo que referirte, tratar de recordar todo por ti mismo alivia el estrés. Puede crear una plantilla utilizando una presentación de diapositivas a través de PowerPoint o plantillas personalizables en línea o tarjetas de señal escritas a mano.
- PREPARACIÓN
Esta parte involucra algunas actividades como preparar el guión de introducción a la reunión y revisar la agenda antes de comenzar una reunión oficial. Será más fácil para usted hablar toda la información clave y concentrarse en la agenda con el apoyo de las notas del orador o el guión cuando de repente se le escape.
- Participación
No olvide alentar a los nuevos miembros a hacer preguntas y participar en actividades interactivas durante las reuniones. Si otros parecen tan vacilantes, pídales su opinión. Asegúrese de que todos en el equipo tengan la oportunidad de hablar, no solo centrarse en los miembros extrovertidos. Puede organizar una encuesta en vivo para que algunos introvertidos puedan compartir sus opiniones directamente.
- Progreso
Debe concluir su reunión con un resumen e informar acciones para los próximos pasos. Y, el seguimiento después de una reunión es una parte crucial, puede considerar tomar una decisión final y documentarla.
¿Consejos para organizar una reunión introductoria con éxito?
- Comience una introducción con “nosotros"
El equipo trabaja en la colaboración entre los miembros del equipo para lograr objetivos comunes, no para mostrar talentos personales. Por lo tanto, es significativo enfatizar el sentido de la cultura del “nosotros”. Trate de usar "nosotros: en lugar de "yo" tanto como sea posible en sus diapositivas introductorias y en todas las reuniones, excepto en la presentación personal. En última instancia, esto alienta al equipo a colaborar de manera más eficiente porque entienden que comparten una visión coherente y se dedican más a trabajar para el equipo que para ellos mismos.
- Entretener a sus compañeros de equipo
¿Cómo iniciar las reuniones introductorias de la manera más emocionante? Como todos los miembros son nuevos entre sí, como anfitrión, puede considerar comenzar con algunos rompehielos rápidos. También puede configurar de 2 a 3 juegos y cuestionarios, y sesiones de lluvia de ideas para que otros tengan tiempo de compartir su personalidad, talentos y pensamiento; comunicarse y trabajar con otros para mejorar la cohesión del equipo y la cultura y conexión en el lugar de trabajo. Por ejemplo, puedes probar algunos juegos como círculo de apreciación, Búsqueda del tesoro, Prefieres…
- Gestión del tiempo
Por lo general, las reuniones altamente productivas pueden durar de 15 a 45 minutos, especialmente las reuniones introductorias, que deben controlarse en 30 minutos. Es tiempo suficiente para que los nuevos compañeros de equipo se conozcan, se presenten brevemente y colaboren entre sí en algunas actividades sencillas y divertidas de trabajo en equipo. También ha establecido límites de tiempo para diferentes secciones para asegurarse de que su tiempo no se esté agotando mientras aún tiene mucho que cubrir.
- Usar una herramienta de presentación interactiva
Puede hacer que sus reuniones introductorias se vuelvan más divertidas, atractivas y emocionantes usando AhaSlides, la principal herramienta gratuita de presentación en línea interactiva y colaborativa. Con cientos de plantillas de encuestas bien diseñadas, plantillas para romper el hielo, cuestionarios en vivo y juegos, no le preocupa que el diseño de la reunión consuma su tiempo y dinero. Puede crear libremente diferentes tipos de preguntas para desafiar a su empleado. O puede sorprenderlos con una rueda giratoria de premios en vivo e interactiva con obsequios aleatorios para recompensar su participación.
Puntos clave
Es beneficioso para su equipo comenzar a trabajar en equipo con un nuevo equipo aprovechando las reuniones introductorias. Preparar una primera reunión puede ser desafiante e imitador. Cuando esté en el proceso de preparación, no dude en buscar apoyo, incluso si es un experto en PowerPoint. Definitivamente puede hacer su trabajo más fácil y salvar su día con AhaSlides.
Ref: Indeed. mejor arriba, LinkedIn
