Asegurarse de tener a las personas adecuadas con las habilidades adecuadas listas para trabajar cuando las necesite: eso es planificación de la mano de obra.
No importa si es una startup o una empresa establecida, tener un plan de dotación de personal inteligente y bien pensado marca una gran diferencia a la hora de alcanzar sus objetivos.
En esta guía, cubriremos los conceptos básicos para determinar su proceso de planificación de mano de obra, por qué es importante y cómo elaborar un plan que ayudará a que su negocio tenga éxito sin importar lo que esté cambiando.
Así que ponte cómodo, ¡nos adentramos en el mundo de las estrategias de dotación de personal!
Índice del contenido
- ¿Qué es la planificación de la mano de obra?
- ¿Cuáles son los elementos clave del proceso de planificación de la mano de obra?
- ¿Cuál es el propósito de la planificación de la mano de obra en HRM?
- ¿Cuáles son los 4 pasos en el proceso de planificación de mano de obra?
- Ejemplo de planificación de mano de obra
- Resumen Final
- Preguntas frecuentes
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¿Qué es la planificación de la mano de obra?
Planificación de la mano de obra o planeamiento de Recursos Humanos Es el proceso de pronosticar las necesidades futuras de recursos humanos de una organización y determinar cómo satisfacer esas necesidades. Implica:
• Analizar la fuerza laboral actual: sus habilidades, competencias, trabajos y roles.
• Pronosticar las necesidades futuras de recursos humanos en función de los objetivos comerciales, la estrategia y el crecimiento proyectado
• Determinar cualquier brecha entre las necesidades actuales y futuras, en términos de cantidad, calidad, habilidades y roles.
• Desarrollar soluciones para llenar esos vacíos, a través de reclutamiento, capacitación, programas de desarrollo, ajustes de compensación, etc.
• Crear un plan para implementar esas soluciones, dentro de los plazos y presupuestos deseados
• Supervisar la ejecución y hacer ajustes al plan de mano de obra según sea necesario
¿Cuáles son los elementos clave del proceso de planificación de la mano de obra?
Los componentes principales del proceso de planificación de la mano de obra suelen ser:
Alcance: Implica un análisis tanto cuantitativo como cualitativo. El análisis cuantitativo incluye el cálculo de los niveles de dotación de personal actuales y futuros en función de las proyecciones de la carga de trabajo. El análisis cualitativo considera las habilidades, competencias y roles necesarios.
Duración: un plan de mano de obra generalmente cubre un horizonte de 1 a 3 años, con proyecciones a más largo plazo también. Equilibra las necesidades tácticas a corto plazo con los objetivos estratégicos a largo plazo.
Fuentes: los datos de diversas fuentes se utilizan como entrada para el proceso de planificación, incluidos planes comerciales, pronósticos de mercado, tendencias de deserción, análisis de compensación, medidas de productividad, etc.
Método: Los métodos de pronóstico pueden variar desde un simple análisis de tendencias hasta técnicas más sofisticadas como la simulación y el modelado. A menudo se evalúan múltiples escenarios hipotéticos.
Uso: El plan de mano de obra especifica soluciones para llenar los vacíos de habilidades, incluidos el reclutamiento, la capacitación, los cambios de compensación, la subcontratación/deslocalización y la redistribución del personal existente. Se crean planes de acción para implementar las soluciones dentro de las limitaciones de tiempo y costo. Se asignan responsabilidades y responsabilidades.
El plan de mano de obra es monitoreado de manera continua. Se desarrollan planes de contingencia en caso de que las proyecciones no se materialicen según lo planeado.
La planificación eficaz de la mano de obra requiere aportes y colaboración de todas las áreas funcionales clave, especialmente operaciones, finanzas y diferentes unidades comerciales.
Las herramientas tecnológicas pueden ayudar con la planificación de la mano de obra, especialmente para el análisis cuantitativo y el modelado de la fuerza laboral. Pero el juicio humano sigue siendo esencial.
¿Cuál es el propósito de la planificación de la mano de obra en HRM?
#1 - Alinear las necesidades de recursos humanos con los objetivos y la estrategia del negocio: La planificación de la mano de obra ayuda a determinar la cantidad y los tipos de empleados necesarios para respaldar los objetivos, los planes de crecimiento y las iniciativas estratégicas de la empresa. Garantiza que los recursos humanos se desplieguen donde puedan generar el mayor impacto.
#2 - Identificar y llenar vacíos de habilidades: Al pronosticar los requisitos de habilidades futuras, la planificación de la mano de obra puede identificar cualquier brecha entre las habilidades actuales de los empleados y las necesidades futuras. Luego determina cómo llenar esos vacíos a través de programas de reclutamiento, capacitación o desarrollo.
#3 - Optimice los costos de mano de obra: La planificación de la mano de obra tiene como objetivo hacer coincidir los costos laborales con las demandas de carga de trabajo. Puede identificar áreas de exceso o escasez de personal para que se pueda desplegar la cantidad correcta de empleados con las habilidades adecuadas. Esto ayuda a controlar los costos de mano de obra.
#4 - Mejorar la productividad de los talentos: Al garantizar que las personas adecuadas estén en los trabajos correctos con las habilidades adecuadas, la planificación de la mano de obra puede aumentar la productividad y la eficiencia en general. Los empleados se adaptan mejor a sus roles y la organización maximiza su capital humano.
#5 - Anticipar las necesidades futuras: La planificación de la mano de obra ayuda a anticipar los cambios en el entorno empresarial y las necesidades de los empleados. En consecuencia, RR.HH. puede preparar estrategias con anticipación para garantizar que se cumplan los requisitos de la fuerza laboral. Este enfoque proactivo ayuda a crear una fuerza laboral ágil y adaptable, lo cual es fundamental para el éxito de cualquier organización.
#6 - Mejorar la motivación de los empleados: Al pronosticar y cumplir con precisión los requisitos de recursos humanos, la empresa puede minimizar cualquier ambigüedad con respecto a los deberes laborales, las cargas de trabajo abrumadoras y las deficiencias de competencias, todo lo cual tiene el potencial de afectar negativamente la satisfacción de los empleados.
¿Cuáles son los 4 pasos en el proceso de planificación de mano de obra?
Las organizaciones pueden planificar una estrategia eficaz planificación de mano de obra proceso considerando estos cuatro simples pasos, sin exagerar:
#1. Previsión de la demanda
- Basado en los objetivos de la empresa, estrategias y proyecciones de crecimiento, expansión, lanzamientos de nuevos productos, etc.
- Considera factores como cómo está organizada la empresa, qué nueva tecnología pueden usar y cuánto usan a sus trabajadores.
- Determina la cantidad de personas necesarias, por función, conjunto de habilidades, familia de puestos, nivel, ubicación, etc.
- A menudo se evalúan varios escenarios para incorporar cierta flexibilidad.
#2. Análisis de suministro
- Comienza con el número actual de empleados y sus trabajos/roles.
- Analiza las tendencias de deserción, las previsiones de jubilación y las tasas de vacantes para determinar cuántas personas permanecerán.
- Considera los plazos de contratación externa y la disponibilidad de las habilidades necesarias en el mercado laboral.
- Evalúa las posibilidades de redistribución, trabajo compartido, trabajo a tiempo parcial y subcontratación.
#3. Análisis de las deficiencias
- Compare las proyecciones de lo que la gente necesitará en el futuro con lo que ya tenemos. De esa manera, podemos ver si es necesario llenar algún vacío.
- Cuantifica las brechas en términos de número de personas y conjuntos de habilidades específicas.
- Identifica brechas en dimensiones como competencias, niveles de experiencia, roles de trabajo, ubicaciones, etc.
- Ayuda a determinar la escala de las soluciones requeridas, por ejemplo, la cantidad de nuevas contrataciones, aprendices y rediseños de puestos.
#4. planificación de acciones
- Especifica soluciones como reclutamiento, capacitación, promociones, programas de recompensas, etc.
- Establece plazos de implementación, asigna responsabilidades y estima presupuestos.
- Desarrolla planes de contingencia en caso de desgaste menor al esperado, mayor demanda, etc.
- Define indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito del plan de mano de obra.
- Impulsa el ajuste continuo y la mejora del proceso de planificación de la mano de obra a lo largo del tiempo.
Ejemplo de planificación de mano de obra
¿Aún no tienes una imagen clara? A continuación se muestra un ejemplo del proceso de planificación de la mano de obra siguiendo los 4 pasos esenciales para ayudarle a comprender mejor el concepto:
Una empresa de desarrollo de software pronostica un crecimiento del 30 % durante los próximos 2 años según los nuevos contratos y proyectos en trámite. Necesitan desarrollar un plan de mano de obra para asegurarse de tener suficientes desarrolladores para satisfacer esta demanda.
Paso 1: Pronóstico de la Demanda
Calculan que para respaldar el crecimiento proyectado del 30%, necesitarán:
• 15 desarrolladores senior adicionales
• 20 desarrolladores de nivel medio adicionales
• 10 desarrolladores junior adicionales
Con base en su estructura actual y los requisitos del proyecto.
Paso 2: Análisis de suministro
Actualmente tienen:
• 50 desarrolladores sénior
• 35 desarrolladores de nivel medio
• 20 desarrolladores júnior
Según las tendencias de deserción, esperan perder:
• 5 desarrolladores sénior
• 3 desarrolladores de nivel medio
• 2 desarrolladores júnior
Durante los próximos 2 años.
Paso 3: análisis de brechas
Comparando la demanda y la oferta:
• Necesitan 15 desarrolladores senior más, pero solo ganarán 5, dejando una brecha de 10
• Necesitan 20 desarrolladores de nivel medio más con solo ganar 2, dejando una brecha de 18
• Necesitan 10 desarrolladores junior más con solo perder 2, dejando una brecha de 12
Paso 4: Planificación de la acción
Desarrollan un plan para:
• Contratar 8 desarrolladores sénior y 15 desarrolladores de nivel medio de forma externa
• Promocionar a 5 desarrolladores internos de nivel medio a nivel senior
• Contratar a 10 aprendices de nivel de entrada para un programa de desarrollo de 2 años
Asignan reclutadores, establecen plazos y establecen KPI para medir los resultados.
Este es solo un ejemplo de cómo una organización podría abordar la planificación de la mano de obra para satisfacer sus futuras necesidades de recursos humanos en función de la demanda comercial proyectada. La clave es tener un proceso sistemático basado en datos que identifique brechas y desarrolle soluciones inteligentes.
Resumen Final
En el acelerado mundo empresarial actual, es fundamental mantenerse a la vanguardia. Y el proceso de planificación de la mano de obra es poderoso para pronosticar las necesidades futuras de su empresa y planificar en consecuencia, lo que ayuda a mantenerse competitivo y garantiza que esté preparado para lo que se avecina.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los 4 propósitos principales de la gestión de la mano de obra?
La gestión de la mano de obra garantiza que una organización tenga el número correcto de personas con las habilidades y la experiencia adecuadas para lograr sus objetivos. Su objetivo es utilizar a las personas de manera productiva, desarrollar su potencial y construir una relación positiva entre los empleados y la empresa. Esto se logra a través de prácticas como contratación, capacitación, gestión del desempeño y gestión de compensaciones.
¿Cuáles son los 6 pasos en la planificación de recursos humanos?
Los 5 pasos en un proceso efectivo de planificación de la mano de obra son · Pronóstico de la demanda · Evaluación de la mano de obra actual · Análisis de brechas · Planificación de soluciones para llenar las brechas · Implementación y revisión.
