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11 pasos para llevar a cabo una reunión de gestión estratégica exitosa

11 pasos para llevar a cabo una reunión de gestión estratégica exitosa

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jane ng Agosto 30 2022 8 min leer

Una reunión de gestión estratégica es uno de los mejores métodos que ayudan a los equipos de alto rendimiento a revisar y mejorar la calidad del trabajo y la productividad para crear los mejores resultados para el negocio. Este artículo le brindará todo lo que necesita saber sobre una reunión de gestión estratégica y cómo abrir una reunión de manera efectiva. 

¿Qué es una Reunión de Gestión Estratégica?

La reunión de dirección estratégica (SMM) es un modelo de gestión que se enfoca en la estrategia general de gestión de una empresa, que incluye gestión de procesos, presupuesto, calidad, estándares y proveedores para evaluar la eficiencia del trabajo y el desempeño del negocio. (Árbitro: Administración de servicios generales)

Imagen: freepik.com

Esta reunión puede tener lugar cada trimestre y puede necesitar datos recopilados de una reunión de estrategia de marketing, una reunión de estrategia comercial o una reunión de estrategia de ventas.

En breve, el propósito de las reuniones estratégicas es averiguar cómo utilizar de la manera más eficaz los recursos de una empresa para alcanzar metas y objetivos específicos.

¿Los beneficios de una reunión de gestión estratégica? 

Una reunión de gestión estratégica no solo ayuda a los asistentes a ser más proactivos con su trabajo al llegar a tiempo, preparar documentos, preguntas para hacer durante la planificación estratégica, sino que también brinda 5 beneficios de la siguiente manera:

Reducir costos

Muchas organizaciones han cambiado al marco de reuniones de gestión estratégica. Porque el plan SMM ahora ayuda a las empresas a usar herramientas y servicios de bajo costo (incluso gratuitos) para realizar un análisis cruzado de datos entre reuniones para ver qué funciona, qué no funciona y qué puede funcionar bien. 

Estos ayudan a gastar, asignar e invertir recursos de la manera más inteligente y eficiente posible.

Ahorre tiempo y energía

La planificación de reuniones efectivas permite a los departamentos o participantes comprender el propósito de la discusión estratégica y lo que necesitan para prepararse y contribuir.

Por ejemplo, qué documentos traerán, qué cifras presentar, y tareas o soluciones a trazar después de la reunión.

Desglosar las tareas para preparar la reunión ahorra mucho tiempo y esfuerzo al no divagar o criticar la culpa de quién, sino olvidar el propósito de la reunión.

Aumenta el poder de negociación

Foto: Yanalya

Durante la reunión no se evitarán discusiones o desacuerdos. Pero esto aumenta el poder de negociación de los miembros del equipo al tener que discutir y encontrar la mejor solución para resolver los problemas de los clientes y las empresas. ¡Te sorprenderá encontrar un excelente negociador en tu equipo!

Gestionar riesgos 

Nadie quiere asistir a una reunión que se cancelará a mitad de camino porque no hay datos ni resolución de problemas.

Por lo tanto, la reunión de seguimiento significa que todos deben planificar, recopilar y entregar datos de reuniones anteriores, analizar esos datos y ayudar a traducir ese análisis en próximos pasos procesables. Estas actividades aseguran una mejor gestión de los riesgos. O incluso hacer que la reunión sea más productiva o más orientada a objetivos que la anterior. 

Vigile de cerca los presupuestos y los recursos

La realización de reuniones de equipo efectivas permitirá monitorear y ajustar los recursos y tomar decisiones presupuestarias informadas. Las reuniones de revisión de la estrategia ayudarán a resaltar los departamentos o programas que pueden necesitar financiamiento adicional para tener éxito. También son un buen lugar para ver si necesita aumentar/disminuir su presupuesto o su fuerza laboral.

¿Quién debe asistir a una reunión de gestión estratégica? 

Las personas requeridas para comparecer en la reunión serán líderes tales como el Gerente General (Director Gerente, Director Ejecutivo, Administrador de la Ciudad, etc.) y el gerente directo del proyecto.

Se requiere que los jugadores clave tengan voz en la planificación, pero no todos están literalmente en la mesa.

¿Quién debe asistir a una reunión de gestión estratégica?  Imagen: freepik

Demasiadas personas en la sala pueden generar estrés, caos y confusión. Si tiene varias personas que quieren participar en este proceso, inclúyalas de una manera como recopilar las opiniones de los empleados a través de encuestas y cobrarle a alguien en la reunión para garantizar que estos datos lleguen a la mesa y se consideren parte del proceso.

¿Cómo llevar a cabo una reunión de gestión estratégica (Plan SMM)? 

Preparación de la reunión

Recuerda seguir estas pautas para planificar una reunión con 4 pasos:

  • Programe una hora y recopile los datos/informe necesarios

Programe y asegúrese de invitar a todos los líderes y empleados clave que deben asistir a esta reunión. Asegúrese de que las personas en la sala sean personas que puedan participar activamente en la reunión.

Al mismo tiempo, recopilar los datos necesarios, informes, indicadores de estado de actualización e incluso preguntas para ser respondidas en la reunión. Asegúrese de que las presentaciones no estén demasiado cerca de la fecha de la reunión para que todos puedan revisar los datos más recientes y escribir un análisis sobre tendencias o problemas emergentes.

Foto: rawpixel
  • Plantilla de agenda del plan

Una agenda le ayuda a usted y a los participantes a mantenerse encaminados. Las ideas para la agenda de reuniones asegurarán las respuestas a las preguntas:

  • ¿Por qué tenemos esta reunión?
  • ¿Qué necesitamos lograr cuando termine la reunión?
  • ¿Cuáles son los próximos pasos que debemos dar?

Recuerde que una La agenda de la reunión de gestión estratégica puede ser como una revisión de objetivos, medidas e iniciativas, validando la estrategia y continuando la dirección y los proyectos estratégicos actuales.

Aquí hay una agenda de muestra:

  1. 9.00 AM – 9.30 AM: Resumen del propósito de la reunión
  2. 9.30 AM – 11.00 AM: Reevaluar todo el proceso
  3. 1.00:3.00 – XNUMX:XNUMX: Actualizaciones de departamentos y líderes
  4. 3.00:4.00 – XNUMX:XNUMX: Asuntos pendientes
  5. 4.00:5.00 – XNUMX:XNUMX: Soluciones dadas
  6. 5.00:6.00 – XNUMX:XNUMX: Plan de acción
  7. 6.00:6.30 – XNUMX:XNUMX: sesión de preguntas y respuestas
  8. 6.30:7.00 – XNUMX:XNUMX: Cierre
  • Establecer las reglas básicas

Puede establecer reglas para que todos se preparen antes de la reunión.

Por ejemplo, si no pueden asistir, deben enviar un asistente en su lugar. 

O los asistentes deben mantener el orden, respetar al orador, no interrumpir (etc.)

Imagen: rawpixel

Como se mencionó anteriormente, una conferencia de gestión estratégica es un gran evento, por lo general se lleva a cabo cada trimestre. Entonces, si desea que su personal se familiarice con esta práctica y esté lo más preparado posible. Debe revisar la reunión y organizar reuniones manuales mensuales para actualizar al personal con cualquier anuncio nuevo que no sea adecuado para el correo electrónico y para establecer objetivos de la empresa y realizar un seguimiento del progreso hacia los existentes.

Si una reunión general ayudará al personal a familiarizarse y preparar datos para la gestión estratégica luego, una reunión de lanzamiento del proyecto es la primera reunión entre el cliente que ordenó un proyecto y la empresa que lo hará realidad. Esta reunión solo necesitará actores clave para discutir los fundamentos del proyecto, su propósito y sus objetivos.

La reunión

  • Definir el propósito de la reunión y los resultados deseados

Una reunión de planificación estratégica puede salir completamente mal si se lleva a cabo sin dar a todos objetivos definidos y resultados exigentes. Por eso, el primer paso es definir un objetivo claro y tangible para la reunión.

Foto: rawpixel

Algunos ejemplos de metas claras:

  • Una estrategia en redes sociales para llegar a un público más joven. 
  • Un plan para desarrollar un nuevo producto, una nueva característica.

También puede establecer temas específicos de reuniones de gestión estratégica como parte de sus objetivos, como el crecimiento del negocio en la segunda mitad del año.

Sea lo más específico posible con su objetivo. De esa manera, es más fácil para todos seguir trabajando y tomar las decisiones correctas.

  • Romper el hielo 

Con el cambio en la forma de trabajar luego de dos años de la pandemia, las empresas deben estar siempre listas con reuniones virtuales y reuniones tradicionales combinadas. Las personas que se comunican a través de las pantallas de las computadoras mientras otros están sentados en la oficina a veces harán que sus compañeros de trabajo se sientan menos emocionados y desconectados.

Por lo tanto, necesitas reunión del equipo virtual para romper el hielo y actividades de vinculación al inicio de la reunión para calentar el ambiente.

  • Haga que la reunión sea interactiva

Una reunión de negocios efectiva requiere comunicación y colaboración de todos los asistentes. Por lo tanto, también puede asignar una lista de tareas a departamentos específicos de su empresa para discutir en forma de juegos de reuniones de equipos virtuales, cuestionarios o sesiones de lluvia de ideas.

Estas actividades deben fomentar un diálogo abierto y honesto sobre los desafíos que enfrenta su empresa. Si es posible, rompa cualquier barrera que pueda interponerse en el camino del progreso.

Asegúrese de preparar documentos de estrategia adecuados, proporcione actualizaciones periódicas sobre el progreso y discuta temas estratégicos en tiempo real.

  • Identificar desafíos potenciales

¿Qué sucede si la reunión se extiende más allá del tiempo asignado? ¿Qué pasa si el equipo de liderazgo tiene que estar ausente para hacer frente a otros problemas inesperados? ¿Si todo el mundo está ocupado culpando a los demás y no obteniendo los resultados deseados?

¡Enumere todos los riesgos posibles con soluciones para prepararse bien!

Por ejemplo, considere usar un temporizador de cuenta regresiva para presentaciones o puntos de agenda específicos. 

  • Utilice herramientas en línea 

El uso de imágenes y herramientas es imprescindible hoy en día en una reunión si se quiere comunicar ideas de forma fácil y rápida. Los informes y estadísticas también se presentarán de forma visual y fácil de entender gracias a estas herramientas. También alienta a las personas a proporcionar información y lo ayuda a tomar decisiones rápidas al obtener comentarios en tiempo real. Puede encontrar herramientas gratuitas y proveedores de plantillas como AhaSlide, Miro y Google Slide.

Por ejemplo, use Presentaciones Interactivas y herramientas como sondeos y encuestas para generar ideas creativas y mostrarlas en tiempo real.

Imagen: AhaSlide
  • Resumen con formato de reunión del ayuntamiento 

Terminemos la reunión con una sesión de QnA en Tpropio formato Hall Meeting.

Los participantes pueden plantear las preguntas que deseen y obtener respuestas instantáneas de los líderes. Demuestra que los líderes no son solo tomadores de decisiones sin rostro, sino pensadores reflexivos que no solo anteponen los intereses de la empresa, sino que también piensan en los intereses de sus empleados.

  • Consejos para facilitar una Reunión de Gestión Estratégica

Además de los pasos anteriores, aquí hay algunas notas pequeñas para ayudarlo a organizar mejor una sesión de planificación estratégica:

  • Asegúrese de que todos participen en la discusión.
  • Asegúrese de que todos estén escuchando activamente.
  • Asegúrese de que todos apliquen sus habilidades de trabajo en equipo.
  • Trabaje para reducir las opciones lo menos posible.
  • No tenga miedo de llamar a votación para ver el nivel de opinión y consenso.
  • ¡Ser creativo! La planificación estratégica es un momento para explorar la creatividad y ver las reacciones y soluciones a situaciones de todo el equipo.

En resumen

Para llevar a cabo una reunión de gestión estratégica exitosa. Debes preparar bien cada paso desde personas, documentos, datos y herramientas. Proporcione una agenda y apéguese a ella para que los participantes sepan qué van a hacer y qué tareas se les asignarán. 

AhaSlide espera brindar todas las respuestas a sus preguntas sobre cómo liderar una sesión de planificación estratégica. Espero que disfrute de los consejos y las técnicas de asistencia descritas en este artículo para mantener una reunión de gestión estratégica y actividades grupales activas y productivas, ya sea fuera de línea o en línea.

Más sobre cómo organizar una reunión de negocios con AhaSlides

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