Küsimuste ja vastuste sessioon on koht, kus esitlused kas koonduvad või hargnevad lahti. Kõik enne seda oli kontrollitud: teie valisite sisu, teie määrasite tempo, teie otsustasite, mida rõhutada. Siis keegi tõstab käe ja te töötate ilma võrguta.
Enamik esinejaid käsitleb küsimuste ja vastuste vooru kui midagi, mis tuleb ellu jääda, mitte midagi, mida saab kasutada. Nad tormavad sellega läbi, kasutavad ettevalmistatud sisu pikaks veninud versioonist järelejäänud aega ja peavad seda õnnestunuks, kui midagi halvasti ei lähe. See on kasutamata võimalus. Hästi korraldatud... Küsimuste ja vastuste sessioon teeb asju, mida teie ettevalmistatud kommentaarid ei suudasee toob esile selle, mis teie sihtrühmale tegelikult korda läheb, loob usalduse ausa suhtluse kaudu ja loob ehtsa suhtluse, mida inimesed mäletavad kaua pärast slaidide kadumist.
See juhend hõlmab üheksat strateegiat toimivate küsimuste ja vastuste sessioonide läbiviimiseks koos praktiliste juhistega, kuidas küsimustele hästi vastata ja kuidas keeruliste küsimustega ruumi kaotamata toime tulla.
Miks küsimuste ja vastuste sessioonid on olulisemad, kui enamik esinejaid arvab
Esitluse ettevalmistatud osa on midagi, mida teie publik saab. Küsimused ja vastused on midagi, milles nad osalevad. See erinevus on olulisem, kui see esmapilgul tundub.
Kui keegi esitab küsimuse ja saab läbimõeldud ning ausa vastuse, siis midagi muutub. Ta ei ole enam passiivne info vastuvõtja. Ta on sessioonile kaasa aidanud ja teda on kuulatud. See kogemus loob teistsuguse kaasatuse, kui isegi kõige viimistletumad ettevalmistatud märkused suudavad luua. Inimesed mäletavad vestlusi. Nad mäletavad, et neid kuuldakse. Küsimuste ja vastuste voorus see kõik juhtub.
See annab sulle reaalajas signaali selle kohta, mida su publik aru sai, milles nad ebakindlad on ja mis neid huvitab, millele sa ei pööranud tähelepanu. See teave on väärtuslik praegusel hetkel ja iga hilisema sama teemalise esitluse jaoks.
1. Eraldage sellele reaalajas aega
Küsimuste ja vastuste sessioonid ebaõnnestuvad enamasti enne algust, hetkel, mil esineja otsustab anda neile pärast ettevalmistatud sisu pikkaks venimist järelejäänud aja. See on tavaliselt viis minutit, tavaliselt kiirustades tehtud ja tavaliselt mitte piisav, et midagi olulist juhtuks.
Kasulik rusikareegel: pühendage küsimustele ja vastustele umbes kakskümmend kuni kakskümmend viis protsenti oma sessiooni koguajast. Kuuskümmend minutit tähendab küsimustele vastamiseks viisteist minutit. Kakskümmend minutit tähendab viit. See eraldamine annab teie publikule märku, et nende panus on sessiooni tegelik osa, mitte viisakusavaldus lõpus. See annab ka vestlustele ruumi areneda. Head küsimused viivad järelküsimusteni. Kiirustades ei saa te midagi lahti võtta.
2. Loo küsimustele tingimused enne, kui neid vaja läheb
Külmades ruumides ei esita publik küsimusi. Kui teie esitlus tundub ametlik ja eemalolev, siis inimesed hoiavad end tagasi. Nad muretsevad, et küsivad midagi ilmselget või ütlevad kolleegide ees valesti.
Parandus algab enne küsimuste ja vastuste vooru. Kasuta vestluskeelt, mitte ametlikku riietust. Loo silmside. Oma alguses kutsu selgesõnaliselt üles küsimusi esitama: "Kui midagi pole selge või soovid midagi põhjalikumalt arutada, siis palun sega mind vahele." See luba on oluline. See eemaldab barjääri enne, kui see tekib.
Virtuaalsete esitluste puhul on see veelgi olulisem, kuna ruumi energiat ei saa samamoodi lugeda. Perioodilised kutsed sessiooni jooksul, näiteks „Sooviksin kuulda teie mõtteid selle kohta” või „kas keegi soovib seda lähemalt uurida”, hoiavad osalemisvõimaluse kättesaadavana, mitte ainult määratud hetkel toimuvana.
3. Valmista ette küsimused, mida sulle esitada tahaksid
Kõik küsimused ja vastused ei suju loomulikult. Mõnikord on publik väsinud, ei tea, kust alustada, või pole lihtsalt sattunud konteksti, kus küsimused oleksid olnud tõeliselt teretulnud. Surmavaikus pärast küsimust „Kas on küsimusi?“ on ebamugav ja sellest on raske taastuda.
Lahendus on lihtne: valmista ette viis kuni kaheksa küsimust, mida publikult oodata võib, ja mõtle oma vastused läbi. Mitte selleks, et neid stsenaariumina esitada, vaid et sinu mõtteviis oleks selge. Kui ruum vaikseks jääb, esita oma ettevalmistatud küsimused loomulikult: „midagi, mida minult selle kohta tihti küsitakse, on...“ või „inimesed tahavad tavaliselt teada...“ Sa pakud endiselt väärtust ja vestlus jätkub.
Sa ei pruugi neid kunagi kasutada. Aga kui need on käepärast, siis vaikus sind ei üllata ja see meelerahu paistab välja.
4. Kasutage küsimuste kogumiseks tehnoloogiat
Digitaalsed küsimuste ja vastuste tööriistad muudavad osalemistingimusi viisil, mida käsitsi hääletamine ei suuda. Anonüümne esitamine kõrvaldab sotsiaalse riski, mis kaasneb küsimuse esitamisega kolleegide või kõrgema juhi ees. Hääletamine toob esile selle, mida ruumis tegelikult teada soovitakse, mitte selle, mida üks inimene esimesena küsib. Kirjalikud esildised annavad vaiksematele osalejatele võimaluse seda teha, mida sõnavõtud ei tee.
Tööriistad nagu AhaSlides, Slidoja Mentimeter pakuvad kõik reaalajas küsimuste esitamist. Kuvage küsimusi ekraanil kohe, kui need saabuvad. See läbipaistvus hoiab kõiki kaasatuna, sealhulgas neid, kes ei küsi: nad näevad küsimusi ja saavad vastuseid reaalajas jälgida.
Kui oled ruumis, kus pole usaldusväärset tehnoloogiat, sobivad füüsilised kaardid. Paluge inimestel kirjutada küsimusi ja edastage need moderaatorile. Anonüümsuse eelis on sama.
5. Sõnastage küsimused enne vastamist ümber
Kui keegi küsib küsimuse, korda seda enne vastamist. See kõlab nagu väike asi. Sellel on kolm erinevat ülesannet.
Esiteks tagab see, et kõik ruumis viibijad küsimust kuulsid. Suuremates ruumides või vaiksemate kõlaritega ei pruugi kõik algset küsimust kuulda. Teiseks annab see sulle kolm kuni viis sekundit, et oma vastus ette valmistada ilma ebamugava vaikuseta. Kolmandaks ja kõige kasulikumalt, see võimaldab sul vajadusel küsimust ümber sõnastada. „Kas see lähenemine pole mitte liiga kulukas?“ võib muutuda „sa küsid kulude-tulude analüüsi kohta“. Sisu jääb samaks. Sõnastus on produktiivsem.
Väldi küsimuste ümbersõnastamist jah-või-ei vormis. „Seega tahad teada, kas see toimib?“ sulgeb teema. „Sa küsid, kuidas see praktikas toimib?“ avab teema.
6. Rääkige oma publikule küsimuste ja vastuste voorust alguses
Küsimuste ja vastuste sessiooni väljakuulutamine esitluse alguses muudab seda, kuidas inimesed kuulavad. Nad hakkavad küsimusi märkama juba rääkimise ajal, selle asemel, et infot passiivselt vastu võtta. Nad mõtlevad sellele, millest nad aru ei saa ja mida nad tahavad uurida. Küsimused, mis sa esitad, on paremad, sest inimestel on olnud aega neid sõnastada.
Lihtne lause avakõnes ajab asja ära: „Lõpus pühendan küsimustele kakskümmend minutit, seega hakake mõtlema, mida te teada tahate.“ Pikemate esitluste puhul hoiab mitme küsimuste ja vastuste punkti väljakuulutamine iga osa järel ära inimeste vaimse kontrolli ja annab neile regulaarselt hetki kaasamiseks.
7. Jätkake vestlust ka pärast seanssi
Kahekümne nelja tunni jooksul saadetud järelmeil annab teie küsimuste ja vastuste voorule väärtust ka väljaspool ruumi. Tänage osalejaid, viidake arutelule ja pakkuge jätkuvat dialoogi: „Kui pärast arutelu lõppu tekkis lisaküsimusi, vastake julgelt siia.“
Sellel on mitu eesmärki. See rõhutab põhipunkte. See annab vaiksematele osalejatele võimaluse küsida midagi, mida nad avalikult tõstatades ei tundnud end mugavalt. Ja see annab märku, et olete huvitatud vestlusest endast, mitte ainult selle esitusest.
Suuremate ürituste puhul suurendab kõige levinumate küsimuste kogumine ja vastuste saatmine kõigile osalejatele ruumis toimunu väärtust mitmekordselt.
8. Suuremate sessioonide puhul kasutage moderaatorit
Kui esined enam kui viiekümne inimese ees, muutub küsimuste ja vastuste vooru haldamine ise tõeliselt keeruliseks. Sa pead samal ajal vastama, jälgides tõstetud käsi, otsustades, kelle küsimusele järgmisena vastata, ja ajal silma peal hoidma. Tavaliselt midagi kannatab.
Moderaator hoolitseb logistika eest, et sina saaksid keskenduda vastustele. Tema ülesanne on filtreerida küsimusi, grupeerida sarnaseid, hoida aega ja lugeda küsimusi ette, kui kasutad kirjalikke esildisi. Samuti saab ta küsida selgitavaid järelküsimusi, kui küsimus on ebamäärane, mis muudab sinu vastuse kõigile kasulikumaks.
See ülesannete lahusus eemaldab kognitiivse koormuse täpselt hetkel, mil pead olema kõige kohal ja reageerima.
9. Määrake anonüümne esitamine vaikeseadeks
Anonüümsed küsimused on järjepidevalt paremad küsimused. Inimesed küsivad raskemaid asju, näitavad üles tõelist ebakindlust ja uurivad teemasid, mida nad avalikult ei tõstataks. Vestluse kvaliteet tõuseb, kui küsimuse esitamise sotsiaalne risk väheneb.
Kui kasutate digitaalset tööriista, on anonüümne esitamine tavaliselt pigem säte kui vaikesäte. Lubage see. Kuvage küsimusi ekraanil ilma esitaja nimeta. Kui teie sihtrühma hulka kuuluvad inimesed, kes võivad ruumis viibivate inimeste tõttu tagasi hoida, tekitab see üks muudatus märgatavalt erineva küsimuste ja vastuste vooru.
Kuidas küsimustele hästi vastata
Ülaltoodud strateegiad loovad hea küsimuste ja vastuste vooru. See, kuidas sa vastad, määrab, kas see ka tegelikult on küsimus.
Enne vastamist peatu. Mitte pikaks ajaks, kaheks või kolmeks sekundiks, aga piisavalt, et oma mõtlemist korrastada. See lühike paus viitab pigem läbimõeldusele kui kaitsepositsioonile ja annab peaaegu alati parema vastuse kui esimene asi, mis pähe tuleb.
Vasta küsimusele, mis esitati, mitte sellele, millele sa ise vastata tahaksid. Kui keegi küsib kulu kohta, vasta kulu kohta. Kui keegi küsib piirangu kohta, siis käsitle piirangut. Teisele teemale pööramine on kõrvalehoidumine ja õõnestab usaldust, mida küsimuste ja vastuste voorus loodi.
Hoidke vastused lühikesed. Enamiku küsimuste jaoks on sobiv ajavahemik 30 sekundit kuni kaks minutit. Pikemad vastused kaotavad ruumi ja söövad aega, mida teised küsimused võiksid kasutada. Kui küsimus vajab tõesti põhjalikumat uurimist, pakkuge pärast sessiooni võimalust vestlust jätkata nelja silma all, selle asemel, et grupi aega domineerida.
Heade küsimuste tunnustamine ilma üleolev olemata. „See on läbimõeldud mõte“ tabab tabavalt. „Suurepärane küsimus!“ iga küsimuse juures ei tähenda enam pärast teist korda enam midagi.
Kui sa vastust ei tea, siis ütle seda. Publik hindab ausust rohkem kui enesekindlalt kõlavat tühja vastust. Väited „See on väljaspool minu eriala, aga ma saan sind kellegagi ühendada, kes saab aidata” või „Mul pole neid andmeid käepärast, aga ma saadan need sulle hiljem” on mõlemad usaldusväärsemad kui bluffimine.
Väldi kaitsvat keelt. „Tegelikult“ ja „noh, see, mida sa ütlesid, pole päris õige“ loovad distantsi. „See on huvitav ja siin on teine vaatenurk“ või „sul on X suhtes õigus ja lisaks...“ hoiavad vestluse pigem koostööaldise kui vastandlikuna.
Raskete küsimuste lahendamine
Rasked küsimused on tavaliselt lihtsalt kiireloomulised. Konfronteeriva fraasi all on peaaegu alati peidus tõeline mure, millega tasub tegeleda.
Kui keegi tundub pettunud või vaenulik, tunnista emotsiooni enne sisulisele küsimusele vastamist. „Kuulsin, et see on sulle oluline” või „Mõistan sinu muret” teeb kahte asja: rahustab olukorra ja näitab, et sa kuulad, mitte lihtsalt ootad vastust. Seejärel vasta otse tegelikule küsimusele.
Jää rahulikuks. Kellegi konfrontatiivse tooniga kaasamine ei aita kunagi. Surve all rahulikuks jäämine näitab enesekindlust viisil, mida lihvitud ja ettevalmistatud märkused ei suuda.
Kui küsimus on tõesti teemast väljas või sobimatu, suunake see ümber ilma inimest piinlikku olukorda panemata. „See on huvitav, aga jääb tänase teema piiridest välja. Räägime sellest hea meelega hiljem, kui soovite” on otsekohene ja mitte halvustav.
Kui keegi on otsustanud pigem debateerida kui arutada, paku välja graatsiline lahkumine. „Me näeme seda selgelt erinevalt ja see on mõistlik asi, milles eriarvamusel olla. Jätkame seda hea meelega võrguühenduseta, aga andkem teistele võimalus oma küsimusi esitada.“ See sulgeb teema ilma midagi järele andmata ja ebamugavat patiseisu tekitamata.
AhaSlidesiga edasi liikudes
Kõige usaldusväärsem viis küsimuste ja vastuste sessiooni täiustamiseks on osalemistingimuste muutmine. Anonüümne esitamine, hääletamine ja küsimuste reaalajas kuvamine ekraanil teevad kõik seda. Need kõrvaldavad küsimisega kaasneva sotsiaalse riski, toovad esile selle, mida ruumis tegelikult teada soovitakse, ja hoiavad kõik kaasatud isegi siis, kui nad ise ei küsi.
AhaSlides ehitab kõik need funktsioonid platvormile, mis asub teie esitlusvoo sees, mitte selle kõrval. Küsimused saabuvad QR-koodi või liitumislingi kaudu, ilmuvad ekraanile reaalajas ja neid saab enne avaldamist modereerida. Hääletamise funktsioon tõstab automaatselt esile kõige populaarsemad küsimused, nii et te ei pea arvama, mida ruum kõige rohkem uurida soovib.
Kui sa juba kasutad AhaSlides'i interaktiivsete slaidide jaoks, siis küsimuste ja vastuste funktsioon laiendab sinu võimalusi. Kui küsimused ja vastused on peamine asi, mida vajad, tasub seda eraldi proovida. Tasuta pakett hõlmab kuni viitkümmet osalejat, mis aitab enamiku klassiruumi ja koosolekute seadistustega hakkama saada ilma tasulise paketita.
Pakke kuni
Küsimuste ja vastuste voor on esitluse see osa, mis kuulub sama palju teie publikule kui teile endale. Selle läbiviimine määrab, kas inimesed lahkuvad tundega, et neid on kuulda võetud, või tunnevad, et nende osalemine oli vaid formaalsus.
Selle juhendi üheksa strateegiat taanduvad ühele aluspõhimõttele: loo tingimused, kus küsimused on siiralt teretulnud, ja võta neid küsimusi tõsiselt, kui need saabuvad. Eralda reaalajas aega. Võimalda anonüümsust. Valmistu vaikuseks. Saa raskustega rahulikult hakkama. Tee neid asju järjepidevalt ja küsimuste ja vastuste funktsioon ei ole enam midagi, mida sa esitluse lõpus talud, vaid see hakkab olema osa, mis muudab kogu sessiooni külastamist väärt.
