Tere tulemast tulemuslike koosolekute maailma! Professionaalidena teame me kõik, kui olulised on kohtumised tulemuste saavutamisel, otsuste tegemisel ja õigel teel püsimisel. Kuid mitte kõik neist pole kvaliteetsed ja eelistatud.
Sageli reageerivad paljud inimesed, kui neilt küsitakse koosolekute kohta, pead raputades või oma ebaefektiivsuse tõttu ärritunud ohkamisega. Nad on takerdunud ebaproduktiivsetesse seanssidesse, mis kulutavad nende energiat ja aega. Sellepärast hakkame täna õppima kuidas pidada head kohtumist!
Alustame!
Alustage oma koosolekut rakendusega AhaSlides.
Hankige oma koosolekute jaoks tasuta mallid! Registreeruge tasuta ja võtke mallikogust, mida soovite!
🚀 Loo tasuta konto ☁️
Mis teeb hea kohtumise?
Koosolekud on vaieldamatult iga ettevõtte või organisatsiooni oluline osa. Need on platvorm, kus inimesed saavad kokku tulla, mõtteid vahetada, otsuseid langetada ja ühise eesmärgi nimel töötada.
Hea koosolek on hästi organiseeritud, produktiivne, saavutab soovitud tulemused ja paneb kõik osalejad tundma, et neid kuulatakse ja väärtustatakse.
Siin on mõned tegurid, mis loovad hea koosoleku:
- Sellel on selge eesmärk. Hea koosolek algab selge päevakorraga, milles on kirjas selle eesmärk, koos koosoleku eesmärgid ja oodatavad tulemused, mis aitab koosolekut õigel teel hoida ja tagab, et kõik osalejad on oma ülesannetest teadlikud.
- See soodustab tõhusat suhtlemist. Hea kohtumine nõuab tõhusat suhtlemist. Kõigil osalejatel on võimalus oma mõtteid ja ideid väljendada ning arutelu tuleks julgustada aktiivse kuulamise ja lugupidava dialoogiga.
- Sellel on selged väljundid ja järelmeetmed. Ilma nendeta on koosolek ebaproduktiivne ja ebatõhus, kuna osalejad ei ole oma järgmistes sammudes kindlad. Sealt edasi on raske ühelegi järelkohtumisele tõhusust tuua.
Rohkem näpunäiteid AhaSlides
- Kohtumised äris | 10 levinumat tüüpi ja parimaid tavasid
- Parim viis majutamiseks Sissejuhatavad koosolekud
- 11 sammu edukaks jooksmiseks Strateegilise juhtimise koosolek
8 näpunäidet hea kohtumise korraldamiseks
Muidugi selleks, et koosolek oleks hea, nagu ülalmainitud, ja mitte raisata osalejate aega ja vaeva, peate loomulikult arvestama ettevalmistuste ja järelmeetmetega enne koosolekut, koosoleku ajal ja pärast seda. Nende sammude arvessevõtmine tagab sujuva ja eduka tulemuse.
Enne koosolekut - Head kohtumist
1/ Määratlege koosoleku eesmärk ja tüüp
Koosoleku eesmärk, eesmärgid ja tüüp peaksid olema määratletud ning tagama, et kõik osalejad mõistavad neid. Keegi ei taha tulla 10 minutiks koosolekule ega ole ikka veel teadlik oma vastutusest ja sellest, mis on siin arutelu mõte. Teatud tüüpi koosolekutel on ainult kindlad eesmärgid, näiteks
- Otsustamiskoosolekud. Neid tehakse siis, kui on vaja otsuseid ja tegevusi.
- Probleemide lahendamise koosolekud. Neid kutsutakse probleemile/kriisile lahendust leidma.
- Ajujahi koosolekud. Need on koht, kus koguda uusi murrangulisi ideid koos liikmete kaastööga.
2/ Omage päevakava
Veenduge, et teil on koosoleku päevakord ja saatke see enne koosolekut kõigile osalejatele, mis aitab osalejatel mõista koosoleku eesmärki, eesmärke ja oodatavaid tulemusi. See toimib ka juhendina, mis aitab neil ennetavalt koguda vajalikku teavet ja dokumente, nagu aruanded, andmed, esitlused või muud asjakohased dokumendid.
3/ Kehtestage põhireeglid
Põhireeglid on juhised või normid, milles kõik osalejad eelnevalt kokku lepivad ja mis aitavad luua produktiivset ja lugupidavat arutelukeskkonda. Need võivad hõlmata aktiivse kuulamise julgustamist, mitmekesisuse austamist, aruteluks aja piiramist jne.
Kohtumise ajal - Head kohtumist
4/ Alustage jäälõhkumismänguga
Alustades a loominguline jäämurdja on suurepärane viis pingete maandamiseks ja kõigi meeskonna koosolekuks sobiva meeleolu loomiseks. Kohtumise alguses tekkinud ebamugavate vaikusehetkede katkestamine võib aidata luua tooni produktiivseks ja nauditavaks sessiooniks.
Selle asemel, et toetuda aegunud asjadele, võite osaleda kergetes debattides, juhuslikes vestlustes või reaalajas viktoriinides, mis võivad olla väga lõbusad, loomingulised, konkurentsivõimelised ja hõlpsasti loodud vaid mõne minutiga. Niisiis, miks mitte proovida midagi uut?
5/ Looge ruum koostööks
Meeskonnakohtumine on väärtuslik võimalus rühmana arutada ja otsuseid vastu võtta. Selle asemel, et proovida kohapeal uusi ideid välja mõelda, peaksid meeskonnaliikmed oma ettevalmistatud aruanded, ideed ja vaatenurgad lauale tooma. Nii saab meeskond teha koostööd, et jõuda läbimõeldud ja usaldusväärse lõpliku otsuseni.
Seejärel võiks meeskond kaaluda arutatavate ideede reaalajas küsitluse läbiviimist ja reaalajas tagasiside kogumist elavad küsitlused valikvastustega või avatud küsimustega alates AhaSlides.
Unikaalse QR-koodi või lingi abil saavad meeskonnaliikmed koheselt juurde pääseda ja oma sisendit esitada ning tulemused kuvatakse otse ekraanil. See aitab vältida ajaraiskamist ja tagab, et kõik ideed jäädvustatakse õiglaselt.
6/ Hoidke oma meeskonda seotuna
Ärge andke oma osalejatele võimalust tähelepanu kõrvale juhtida, hoides neid koosoleku ajal kaasas. Saate korraldada "online ümarlaua", kus kõik saavad osaleda ja anda oma panuse. Häbelike inimestega? Ära muretse. Anonüümne Küsimused ja vastused lahendab selle probleemi.
Samuti ärge unustage jätta ruumi spontaansusele. Sest terve ja aktiivne kohtumine on ideaalne koht uute lahenduste ja uuenduste tekkeks. Loid ja stressirohke õhkkond murda, julgustades osalejaid loovalt mõtlema sõnapilv saab olema huvitav ja tõhus tegevus. Proovi ja vaata.
Pärast koosolekut - Head kohtumist
7/ Lõpetage selgete järelmeetmete ja ajakavadega
Strateegilise seansi lõpetamiseks veenduge, et igal osalejal oleks oma järgmiste sammude osas selgus.
Laske osakondadel arutada:
- Millised mõõdikud näitavad nende edusamme? Olge konkreetne, et edusamme oleks võimalik jälgida.
- Millised funktsionaalsed partnerid vajavad edu saavutamiseks koordineerimist? Tugev koostöö on võtmetähtsusega.
- Milliseid värskendusi nõuavad järelkohtumised? Aruanded? Esitlused? Mõelge eelnevalt tulemustele.
- Millal on oodata esialgseid tulemusi või teavet? Tempo säilitamiseks määrake ambitsioonikad, kuid saavutatavad tähtajad.
8/ Koostage koosoleku protokoll
Alati on vaja üksikasjalikku, põhjalikku, selget ja kergesti mõistetavat koosoleku minutid saata osalejatele, direktorite nõukogule, kõrgematele juhtidele ja neile, kes ei saa osaleda. Need ei ole ainult dokumendid, sisuline alus järgmistele koosolekutele, vaid ka õiguslik alus (vajaduse korral).
Võtme tagasivõtmine
Loodetavasti näpunäiteid hea kohtumise kohta AhaSlides ülalpool jagatud ei ole liiga keerulised. Pidage meeles, et tulemuslikud koosolekud on need, kus igaüks tunneb, et teda hinnatakse, kuulatakse ja julgustatakse rääkima. Koosolek peab andma kindlaksmääratud tulemuse ja täitma ettenähtud eesmärki. Pärast kohtumist aktsepteerivad kõik oma rollid ja kohustuvad järgima arutatavaid plaane.
