8 peamist sammu koosoleku päevakava koostamiseks näidete ja tasuta mallidega

Mis siis on Koosoleku päevakord? Tõde on see, et me kõik oleme osalenud koosolekutel, kus tunneme end mõttetuna, mõistmata isegi, miks peame kohtuma, et arutada teavet, mida saab lahendada meili teel. Mõned inimesed võivad isegi osaleda koosolekutel, mis venivad tundide kaupa, ilma probleemide lahendamiseta.

Siiski ei ole kõik koosolekud ebaproduktiivsed ja kui soovite oma meeskonnaga tõhusalt koostööd teha, päästab päevakorraga koosolek teid ülaltoodud katastroofidest.

Hästi koostatud päevakava seab kohtumisele selged eesmärgid ja ootused, tagades, et kõik teavad oma eesmärki ja seda, mis peab juhtuma enne, ajal ja pärast seda.

Seetõttu juhendab see artikkel teid koosoleku päevakorra olulisusest, tõhusa päevakorra koostamise sammudest ja annab näiteid (+malle), mida järgmisel koosolekul kasutada.

• Miks on igal koosolekul päevakorda vaja?
• 8 peamist sammu tõhusa koosoleku päevakava koostamiseks
• Koosoleku päevakava näited ja tasuta mallid
• Seadistage oma koosolekute päevakord rakendusega AhaSlides
• Võtme tagasivõtmine 

Rohkem töönõuandeid AhaSlidesiga

• 10 ärikohtumiste tüüpi
• Koosoleku minutid: parim kirjutamisjuhend, näited (+ tasuta mall) 2023. aastal
• 6 Parim Kohtumine Hackidega

Miks on igal koosolekul päevakorda vaja?

Igal koosolekul on vaja päevakorda, et tagada selle produktiivsus ja tõhusus. Koosoleku päevakord pakub järgmisi eeliseid:

• Selgitage koosoleku eesmärk ja eesmärgidja aitab hoida arutelu keskendunud ja õigel teel.
• Hallake koosoleku aega ja tempot, veenduge, et pole mõttetuid vaidlusi, ja säästke nii palju aega kui võimalik.
• Seadke osalejatele ootusedning tagama, et kogu asjakohane teave ja toimingud on kaetud.
• Edendab vastutust ja organiseeritust, mis viib tõhusamate ja tulemuslikumate koosolekuteni.

8 peamist sammu tõhusa koosoleku päevakava koostamiseks

Siin on mõned peamised näpunäited, mis aitavad teil koostada tõhusa koosoleku päevakava:

1/ Määrake koosoleku tüüp 

Kuna erinevat tüüpi koosolekutel võivad olla erinevad osalejad, erinevad vormingud ja eesmärgid, on oluline valida olukorrale sobiv.

• Projekti avakoosolek: Kohtumine, mis annab ülevaate projektist, selle eesmärkidest, ajakavast, eelarvest ja ootustest.
• Kõigi käte koosolek: kogu ettevõtet hõlmav koosoleku tüüp, kus kõik töötajad on oodatud osalema. Teavitada kõiki ettevõtte tulemustest, eesmärkidest ja plaanidest ning edendada organisatsioonis ühise eesmärgi ja suuna tunnetamist.
• Raekoja koosolek: ettevõtte raekoja koosolek, kus töötajad said esitada küsimusi, saada värskendusi ja anda tagasisidet tippjuhtkonnale ja teistele juhtidele.
• Strateegilise juhtimise koosolek: kohtumine, kus kõrgemad juhid või juhid tulevad kokku, et arutada ja kavandada pikaajalist suunda. 
• Virtuaalne meeskonna koosolek: Virtuaalsete meeskonnakoosolekute vorming võib sisaldada esitlusi, arutelusid ja interaktiivseid tegevusi ning neid saab läbi viia videokonverentsitarkvara, kiirsõnumite või muude digitaalsete suhtlusvahendite abil. 
• Ajurünnak: loominguline ja koostööl põhinev kohtumine, kus osalejad genereerivad ja arutavad uusi ideid.
• Üks-ühele kohtumine: Kahe inimese privaatne kohtumine, mida sageli kasutatakse tulemuslikkuse ülevaatamiseks, juhendamiseks või isiklikuks arenguks.

2/ Määratlege koosoleku eesmärk ja eesmärgid

Öelge selgelt, miks koosolek toimub ja mida teie või teie meeskond loodate saavutada.

3/ Tehke kindlaks peamised teemad 

Loetlege peamised teemad, mida tuleb käsitleda, sealhulgas kõik olulised otsused, mis tuleb teha.

4/ Määrake ajapiirang

Eraldage iga teema ja kogu koosoleku jaoks sobiv aeg, et koosolek püsiks ajakavas.

5/ Tuvastage osalejad ja nende rollid

Koostage nimekiri, kes koosolekul osalevad ning täpsustage nende rollid ja kohustused.

6/ Valmistage ette materjalid ja tõendavad dokumendid

Koguge kokku kogu asjakohane teave või materjalid, mida koosolekul vaja läheb.

7/ Jagage päevakava eelnevalt laiali

Saatke koosoleku päevakord kõigile osalejatele, et kõik oleksid valmis ja ette valmistatud.

8/ Vajadusel päevakava läbi vaadata ja muuta

Vaadake päevakord enne koosolekut läbi, et tagada selle täielikkus ja täpsus, ning tehke vajalikud muudatused.

Koosoleku päevakava näited ja tasuta mallid 

Siin on mõned näited koosolekute päevakavadest, mida saab kasutada erinevat tüüpi koosolekutel.

1/ Meeskonna koosoleku päevakord

kuupäev: 

Asukoht: 

Osalejad: 

Meeskonnakohtumise eesmärgid:

• Projekti rakendamise edenemise värskendamiseks
• Vaadata üle praegused probleemid ja lahendused

Meeskonna koosoleku päevakord: 

• Sissejuhatus ja tervitus (5 minutit) | @WHO
• Eelmise koosoleku ülevaade (10 minutit) | @WHO
• Projekti uuendused ja eduaruanded (20 minutit) | @WHO
• Probleemide lahendamine ja otsustamine (20 minutit) | @WHO
• Avatud arutelu ja tagasiside (20 minutit) | @WHO
• Tegevus ja järgmised sammud (15 minutit) | @WHO
• Lõpp- ja järgmise koosoleku kokkuleppimine (5 minutit) | @WHO

Tasuta igakuise koosoleku mall koos AhaSlidesiga

2/ Kõikide käte koosoleku päevakord

kuupäev: 

Asukoht: 

Attendees: 

Koosoleku eesmärgid:

• Värskendada ettevõtte tulemuslikkust ning tutvustada töötajatele uusi algatusi ja plaane.

Koosoleku päevakord: 

• Tere tulemast ja tutvustus (5 minutit)
• Ettevõtte toimivuse värskendus (20 minutit)
• Uute algatuste ja plaanide tutvustamine (20 minutit)
• Küsimuste ja vastuste seanss (30 minutit)
• Töötajate tunnustus ja auhinnad (15 minutit)
• Lõpetamise ja järgmise koosoleku kokkuleppimine (5 minutit)

Kõikide käte koosoleku mall

3/ Projekti avakoosoleku päevakord

kuupäev: 

Asukoht: 

Osalejad:

Koosoleku eesmärgid:

• Määrata projektile selged eesmärgid ja ootused
• Projektimeeskonna tutvustamiseks
• Arutada projekti väljakutseid ja riske

Koosoleku päevakord: 

• Tere tulemast ja tutvustus (5 minutit) | @WHO
• Projekti ülevaade ja eesmärgid (15 minutit) | @WHO
• Meeskonnaliikmete tutvustused (5 minutit) | @WHO
• Rolli- ja vastutusülesanded (20 minutit) | @WHO
• Ajakava ja ajaskaala ülevaade (15 minutit) | @WHO
• Projekti väljakutsete ja riskide arutelu (20 minutit) | @WHO
• Tegevusüksused ja järgmised sammud (15 minutit) | @WHO
• Lõpp- ja järgmise koosoleku kokkuleppimine (5 minutit) | @WHO

Pange tähele, et need on vaid näited ning päevakorrapunkte ja vormingut saab kohandada vastavalt koosoleku konkreetsetele vajadustele ja eesmärkidele. 

Seadistage oma koosolekute päevakord rakendusega AhaSlides 

Koosoleku päevakava seadistamiseks AhaSlidesiga toimige järgmiselt.

• Kontot looma: Kui te pole seda veel teinud, registreeruge Ahaslides ja loo konto. Või minge meie juurde Avalike mallide raamatukogu.

• Valige koosoleku päevakava mall: Meil on mitmesuguseid koosoleku päevakava malle, mida saate lähtepunktina kasutada. Valige lihtsalt see, mis teie vajadustele kõige paremini sobib ja klõpsake "Hangi mall".

• Malli kohandamine: Kui olete malli valinud, saate seda kohandada, lisades või eemaldades üksusi, kohandades vormingut ja muutes värviskeemi.

• Lisage oma päevakorrapunktid: Kasutage oma päevakorrapunktide lisamiseks slaidiredaktorit. Saate lisada teksti, ratast, küsitlusi, pilte, tabeleid, diagramme ja palju muud.

• Tehke oma meeskonnaga koostööd: Kui töötate meeskonnaga, saate päevakavas koostööd teha. Lihtsalt kutsuge meeskonnaliikmed esitlust muutma ja nad saavad teha muudatusi, lisada kommentaare ja soovitada muudatusi.

• Jaga päevakava: Kui olete valmis, saate päevakava oma meeskonna või osalejatega jagada. Saate jagada linki või QR-koodi kaudu.

AhaSlidesiga saate hõlpsasti luua professionaalse, hästi struktureeritud koosoleku päevakava, mis aitab teil püsida kursil ja saavutada koosoleku eesmärgid.

Võtme tagasivõtmine 

Järgides neid peamisi samme ja näiteid AhaSlides'i mallide abil, loodame, et saate luua hästi struktureeritud koosoleku päevakava, mis paneb teid edu saavutama.

Korduma kippuvad küsimused