Hästi koostatud päevakord seab selged eesmärgid ja ootused, nii et kõik teavad oma eesmärki ja seda, mis peab toimuma enne koosolekut, selle ajal ja pärast seda. See juhend käsitleb päevakorra olulisust, kaheksat sammu tõhusa päevakorra koostamiseks ning näiteid (koos mallidega), mida saate oma järgmisel koosolekul kasutada.
Miks on igal koosolekul vaja päevakorda
Koosolekud võtavad palju tööaega. Harvard Business Review'i uuring näitas, et juhid veedavad neil peaaegu 23 tundi nädalas, võrreldes 1960. aastate vähem kui 10 tunniga.Perlow, Hadley ja Eun, „Lõpetage koosolekute hullus“, 2017). Päevakord aitab teil seda aega sihipäraselt kasutada. See:
- Selgitage eesmärki ja sihte koosolekust ja hoida arutelu õigel teel.
- Aja ja tempo haldamine, seega on vähem mõttetuid vaidlusi.
- Seadke osalejatele ootused ja veenduge, et iga otsustus- ja tegevusüksus oleks läbi vaadatud.
- Edendada vastutust, sest igal elemendil on omanik.
Üks uuringust tuletatud hoiatus: kohtumisel teadlase Steven Rogelbergiga ütleb tema uuring, et tegevuskava omamine iseenesest ei aita efektiivsuse saavutamisele kaasaja et juhid sageli lihtsalt „panevad päevakorda uue kuupäeva“ ja kordavad eelmise nädala oma. Allolevad sammud on mõeldud päevakorra kirjutamiseks, mis on loodud selle koosoleku jaoks, mitte ei ole eelmisest kopeeritud.
8 olulist sammu tõhusa koosoleku päevakorra koostamiseks
1. Määrake koosoleku tüüp
Erinevatel koosolekutel osalevad erinevad inimesed, formaadid ja eesmärgid, seega vali kõigepealt tüüp.
- Projekti avakoosolek: ülevaade projekti eesmärkidest, ajakavast, eelarvest ja ootustest.
- Kõikide osapoolte koosolek: ettevõtteülene koosolek, kus jagatakse tulemusi, eesmärke ja plaane ning luuakse ühine suund.
- Raekoja koosolektöötajad esitavad küsimusi, kuulevad uuendusi ja annavad tagasisidet tippjuhtidele.
- Strateegilise juhtimise koosolekTippjuhid planeerivad pikaajalist suunda.
- Virtuaalne meeskonnakoosolekesitlused, arutelud ja interaktiivsed tegevused video või vestluse teel.
- Ajurünnakloominguline kohtumine, kus inimesed genereerivad ja arutavad uusi ideid.
- Üks-ühele kohtumine: privaatne vestlus tulemuslikkuse hindamiseks, juhendamiseks või arendamiseks.
2. Määrake eesmärk ja sihid
Selgitage, miks koosolek toimub ja mida te loodate saavutada. Kui te ei oska tulemust nimetada, küsige, kas selle asemel sobiks sõnum. Rogelberg toob välja sama mõtte: mõnikord saate teabe saata ja koosolekut viieks minutiks küsimustele esitada (Intervjuu Whartonis teadmistega).
3. Tuvastage põhiteemad
Loetlege käsitletavad teemad, sh kõik langetatavad otsused. Esitage kõige olulisem punkt, samal ajal kui energia ja tähelepanu on suurimad.
4. Määrake ajapiirang
Määrake igale teemale ajapilu ja kogu koosolekule lõpuaeg, et koosolek püsiks ajakavas.
5. Tuvastage osalejad ja nende rollid
Loetlege, kes osalevad ja mille eest igaüks vastutab, näiteks uuenduse esitamine, märkmete tegemine või aja jälgimine.
6. Valmistage ette materjalid ja lisadokumendid
Koguge kokku, mida inimesed koosolekul vajavad, ja jagage enne lugemist kõike, mida on vaja.
7. Jagage päevakord ette laiali
Saada päevakord kõigile osalejatele, et kõik oleksid kohale jõudnud ettevalmistatult. Paluge neil enne koosolekut oma päevakorrapunktid lisada.
8. Vajadusel vaadake üle ja muutke
Enne koosolekut kontrollige päevakorda, et see oleks täielik ja täpne, ning lõigake välja kõik, mis ruumis grupi kohalolekut ei vaja.
Koosoleku päevakorra näited ja tasuta mallid
Siin on kolm päevakorda, mida saate kohandada. Päevakorrapunktid ja ajastus tuleks kohandada vastavalt teie koosoleku vajadustele ja eesmärkidele.
1. Meeskonnakoosoleku päevakord
kuupäev:
Asukoht:
Osalejad:
Eesmärgid: projekti edenemise aruanne; hetkeprobleemide ja lahenduste ülevaatamine.
- Sissejuhatus ja tervitus (5 minutit) | @WHO
- Eelmise koosoleku ülevaade (10 minutit) | @WHO
- Projekti uuendused ja eduaruanded (20 minutit) | @WHO
- Probleemide lahendamine ja otsustamine (20 minutit) | @WHO
- Avatud arutelu ja tagasiside (20 minutit) | @WHO
- Tegevused ja järgmised sammud (15 minutit) | @who
- Lõpp- ja järgmise koosoleku kokkuleppimine (5 minutit) | @WHO
Tasuta igakuise koosoleku mall
2. Kõikide osapoolte koosoleku päevakord
kuupäev:
Asukoht:
Osalejad:
Eesmärk: jagada ettevõtte tulemusi ning tutvustada uusi algatusi ja plaane.
- Tere tulemast ja tutvustus (5 minutit)
- Ettevõtte toimivuse värskendus (20 minutit)
- Uued algatused ja plaanid (20 minutit)
- Küsimuste ja vastuste seanss (30 minutit)
- Töötajate tunnustus ja auhinnad (15 minutit)
- Lõpetamise ja järgmise koosoleku kokkuleppimine (5 minutit)
3. Projekti avakoosoleku päevakord
kuupäev:
Asukoht:
Osalejad:
Eesmärgid: seadke selged eesmärgid ja ootused; tutvustage meeskonda; arutage väljakutseid ja riske.
- Tere tulemast ja tutvustus (5 minutit) | @WHO
- Projekti ülevaade ja eesmärgid (15 minutit) | @WHO
- Meeskonnaliikmete tutvustused (5 minutit) | @WHO
- Rolli- ja vastutusülesanded (20 minutit) | @WHO
- Ajakava ja ajaskaala ülevaade (15 minutit) | @WHO
- Projekti väljakutsed ja riskid (20 minutit) | @who
- Tegevusüksused ja järgmised sammud (15 minutit) | @WHO
- Lõpp- ja järgmise koosoleku kokkuleppimine (5 minutit) | @WHO
Rohkem avamisideid leiate meie lehelt projekti avakoosoleku juhend.
Koostage oma koosoleku päevakord koos AhaSlides
Päevakorra muutmiseks millekski, mida teie meeskond saab näha, mille üle koos hääletada ja mida koos muuta, tehke järgmist.
- Registreeru. Registreeru AhaSlides või sirvige avalike mallide raamatukogu.
- Valige koosoleku päevakorra mall ja kliki Hankige mall.
Lisage oma päevakorrapunktid. Asenda malli loendislaid oma päevakorraga. Seejärel lisa kiire sissejuhatav element, küsitlus või avatud küsimus, et inimesed saaksid esimesest slaidist alates osaleda.
Tehke koostööd ja jagage. Kutsu meeskonnakaaslasi esitlust muutma ja seejärel jaga päevakorda lingi või QR-koodina enne koosolekut.
Peamised kaasavõtmised
- Enne teemade loetlemist vali koosoleku tüüp ja selge eesmärk.
- Pane kõige olulisem ese esikohale ja anna igale asjale aeg ja omanik.
- Saatke päevakord ette ja paluge osalejatel seda täiendada.
- Koostage iga kord uus päevakord. Ainult päevakord ei tee koosolekut efektiivseks.
Korduma kippuvad küsimused
Mis viitab koosoleku päevakorrale?
Päevakord on koosolekul toimuva planeeritud ülevaade, mida mõnikord nimetatakse ajakavaks või tööplaaniks. See loetleb teemad, ajakava ja iga punkti algataja.
Mis on päevakorra koostamise koosolek?
Päevakorra koostamise koosolek peetakse suurema eelseisva koosoleku päevakorra planeerimiseks ja otsustamiseks.
Milline on projektikoosoleku päevakord?
Projektikoosoleku päevakorras on välja toodud projektiga seotud teemad, arutelud ja tegevuskavad, näiteks edusammud, riskid ja järgmised sammud.
