Kuidas korraldada 2024. aasta kõige kaasahaaravamat raekoja koosolekut | Parimad näpunäited + juhend

Kas teadsite, et suur osa põhjusest, miks Bill Clinton võitis oma 1992. aasta presidendikampaania, oli tema kampaania edu raekoja koosolekud?

Ta harjutas neid kohtumisi lakkamatult, kasutades oma kaaskonda teesklejatena ja vastaste duublitena. Lõpuks sai ta formaadiga nii rahule, et sai selle poolest üsna tuntuks ja tema edu küsimustele vastamisel viis ta edukalt ovaalkabinetti.

Nüüd me ei ütle, et võidate raekoja koosolekuga presidendivalimisi, kuid võidate oma töötajate südameid. Selline kohtumine aitab hoida kogu ettevõtet kursis, vastates teie meeskonna konkreetsetele küsimustele a otseülekanded ja vastused.

Siin on teie ülim juhend raekoja koosoleku korraldamiseks 2024. aastal.

• Mis on raekoja koosolek?
• Raekoja koosolekute lühiajalugu
• 5 Raekoja eelist
• 3 Suure Raekoja koosoleku näidet
• 11 näpunäidet teie raekoja jaoks

Mis on raekoja koosolek?

Mis siis toimub ettevõtete raekoja koosolekutel? Raekoja koosolek on lihtsalt planeeritud kogu ettevõtet hõlmav koosolek, kus keskendutakse juhtkond vastab töötajate küsimustele.

Seetõttu keskendub raekoda suures osas linna ümber Küsimuste ja vastuste seanss, muutes selle avatumaks ja vähem valemlikuks versiooniks kõigi käte kohtumine.

Rohkem töönõuandeid

• Kohtumised äris
• 6 Meeting Hacks
• Kõigi käte kohtumine

Raekoja koosolekute lühiajalugu

Esimene raekoja koosolek peeti 1633. aastal Massachusettsi osariigis Dorchesteris rangelt linnaelanike murede lahendamiseks. Arvestades selle edu, levis tava kiiresti kogu Uus-Inglismaal ja sellest sai Ameerika demokraatia alus.

Sellest ajast alates on traditsioonilised raekoja koosolekud muutunud paljudes demokraatlikes riikides populaarseks, kuna poliitikud saavad kohtuda valijatega ja arutada seadusi või määrusi. Ja sellest ajast peale on nad nimest hoolimata kolinud kaugeltki ühestki raekojast koosolekuruumidesse, koolidesse, digitaalsed platvormid ja mujal.

Raekoja koosolekud on mänginud võtmerolli ka presidendivalimiste kampaaniates. Jimmy Carter oli kuulus selle poolest, et korraldas tugeva kohaliku omavalitsusega väikelinnades ekskursioone "kohtuge inimestega". Bill Clinton pidas raekoja koosolekuid televisioonis, et vastata küsimustele, ja Obama pidas 2011. aastast ka mõningaid veebipõhiseid raekoja koosolekuid.

5 Raekoja koosolekute eelised

1. Nii avatud kui saab: Kuna ärilise raekoja koosoleku hing on küsimuste ja vastuste sessioon, saavad osalejad tõstatada soovitud küsimusi ja saada juhtidelt kohest tagasisidet. See tõestab, et juhid pole lihtsalt näotud otsustajad, vaid inimlikud ja kaastundlikud.
2. Kõik on otsekohene: peatage kuulujuttude veski kontoris, andes juhtkonnalt vahetut teavet. Võimalikult läbipaistev olemine on parim viis tagada, et keegi ei kuuleks mujalt valeteavet.
3. Töötajate kaasamine: 2018 uuring leidis, et 70% USA töötajatest ei olnud tööga täielikult hõivatud, sealhulgas 19% olid aktiivselt töölt lahkunud. Peamised põhjused on tippjuhtide usaldamatus, halvad suhted otsese juhiga ja uhkuse puudumine ettevõtte heaks töötamise üle. Raekoja koosolekud võimaldavad eraldatud töötajatel tunda end ettevõtte tegevuses aktiivsena ja järjekindlana, mis teeb nende motivatsiooniga imesid.
4. Suhete tugevdamine: Raekoja koosolek on igaühe võimalus koguneda ja järele jõuda, mitte ainult töö, vaid ka isikliku elu osas. Erinevad osakonnad saavad ka üksteise töö ja rollidega paremini tuttavaks ning võivad potentsiaalselt koostööd teha.
5. Väärtuste tugevdamine: rõhutage oma organisatsiooni väärtusi ja kultuure. Seadke ühised eesmärgid ja taastage see, mida need eesmärgid tegelikult püüavad saavutada.

3 Suure Raekoja koosoleku näidet

Lisaks poliitilistele koosolekutele on raekoja koosolekud leidnud tee kõigis erinevate sektorite organisatsioonides.

1. At Victor Centrali koolipiirkond New Yorgis peetakse praegu veebis raekoja koosolekuid, et arutada strateegilise planeerimise ja tulevase eelarve üle. Räägitakse kolmest kultuurist, õppimisest ja juhendamisest ning õpilaste toetusest ja võimalustest.
2. At Home Depot, grupp kaastöötajaid kohtub juhtkonna liikmega ja arutab asju, mis poes hästi läheb ja asju, mis vajavad parandamist. See on võimalus olla aus poes toimuvate probleemide suhtes, mida juhtkond ei pruugi märgata.
3. At Vietnami tehnikaarenduse selts., Vietnami ettevõttes, kus ma isiklikult olen töötanud, toimuvad raekoja koosolekud kord kvartalis ja igal aastal, et arutada tulusid ja müügieesmärke ning tähistada pühi. Avastasin, et töötajad on pärast iga kohtumist rohkem maandatud ja keskendunum.

11 näpunäidet teie raekoja koosolekuks

Esiteks on teil vaja esitada paar raekoja küsimust! Raekoja koosoleku läbiviimine pole lihtne ülesanne. Raske on leida õiget tasakaalu teabe andmise ja küsimustele vastamise vahel, püüdes samal ajal oma meeskonda võimalikult kaasata hoida.

Need 11 näpunäidet aitavad teil korraldada parima võimaliku raekoja koosoleku, olgu see siis otse või veebis…

Üldised raekoja koosoleku näpunäited

Näpunäide nr 1 – koostage päevakava

Päevakorra õige koostamine on selguse huvides ülitähtis.

1. Alustage alati lühikese tervitusega ja jäämurdja. Meil on selleks mõned ideed siin.
2. Looge jaotis, milles mainite ettevõtte uuendused meeskonnale ja kinnitada konkreetsed eesmärgid.
3. Jätke aega küsimuste ja vastuste jaoks. Palju aega. Umbes 40 minutit tunniajasel koosolekul on hea.

Saatke päevakord vähemalt üks päev enne koosolekut, et kõik saaksid end vaimselt ette valmistada ja küsimused üles märkida.

Näpunäide nr 2 – muutke see interaktiivseks

Igav, staatiline esitlus võib inimesed teie koosoleku kiiresti välja lülitada, jättes teile küsimuste ja vastuste jaotise osas tühjade nägude mere. Selle iga hinna eest ärahoidmiseks saate manustada oma esitluse valikvastustega küsitluste, sõnapilvede ja isegi viktoriinidega tasuta konto AhaSlides'is!

Näpunäide nr 3 – kasutage tehnoloogiat

Kui olete küsimustega üle ujutatud, mis tõenäoliselt ka teil tekib, on teile kasu veebitööriistast, mis hoiab kõike korras. Paljud reaalajas Q&A tööriistad võimaldavad teil küsimusi kategoriseerida, need vastatuks märkida ja hilisemaks kinnitamiseks kinnitada, samal ajal kui need võimaldavad teie meeskonnal üksteise küsimustele positiivselt hääletada ja anonüümselt esitada hinnanguid kartmata.

Vastus kõik olulisi küsimusi

Ärge jääge AhaSlidesiga ühestki taktist ilma tasuta Q&A tööriist. Ole organiseeritud, läbipaistev ja suurepärane juht.

Näpunäide nr 4 – edendage kaasatust

Veenduge, et teie raekoja koosolekul olev teave oleks mingil määral igale osalejale asjakohane. Nad ei ole selleks, et kuulata teavet, mida saate eraldi osakondadega arutada.

Vihje nr 5 – kirjutage järg

Pärast koosolekut saatke e-kiri, kus on kokkuvõte kõikidest küsimustest, millele vastasite, ja ka kõikidest muudest küsimustest, millele teil ei olnud aega reaalajas vastata.

Otseülekanne Raekoja koosoleku näpunäiteid

• Kaaluge oma istekoha korraldust – U-kujuline, koosolekuruum või ring – milline on teie raekoja koosoleku parim korraldus? Saate vaadata igaühe plusse ja miinuseid Käesoleva artikli.
• Kaasa võtta suupisteid: Koosolekul aktiivse kaasatuse suurendamiseks võid koosolekule kaasa võtta ka mitte-räpane suupisteid ja eakohaseid jooke. See viisakus on kasulik, eriti pikkade koosolekute ajal, kui inimesed võivad dehüdreeruda, olla näljased ja vajada energiat, et end täielikult seotuna tunda.
• Testige tehnoloogiat: Kui kasutate mis tahes kirjeldusega tehnoloogiat, testige seda esmalt. Eelistatavalt omage ka iga kasutatava tarkvara jaoks varukoopiat.

Virtuaalne raekoja koosolek Tips

• Tagada hea ühendus – Te ei soovi, et teie kõnet katkestaks halb võrguühendus. See tekitab teie huvirühmadele meelehärmi ja professionaalsuse osas kaotate punkte.
• Valige usaldusväärne kõneplatvorm – See on asjata. Google Hangout? Suumida? Microsoft Teams? Sinu valik. Lihtsalt veenduge, et see on midagi, millele enamik inimesi pääseb juurde ja mida saab alla laadida ilma lisatasuta.
• Salvestage koosolek – mõned osalejad ei pruugi kokkulepitud ajal osaleda, seega on virtuaalne käimine pluss. Salvestage kindlasti oma ekraan koosoleku ajal, et inimesed saaksid seda hiljem vaadata.

💡 Hankige rohkem näpunäiteid kuidas majutada parimaid veebipõhiseid küsimusi ja vastuseid oma publikule!

Korduma kippuvad küsimused