Isegi kõige distsiplineeritumad ettevõtted seal võivad mõnikord tunda, kuidas nende projektid eksivad. Sagedamini on probleem üks ettevalmistamine. Lahendus? Hästi struktureeritud ja täielikult interaktiivne projekti avalöök!
Rohkem kui pelgalt uhkeldamine ja tseremoonia võib hästi läbi viidud avalöögikohtumine parema jala peal tõepoolest midagi ilusat välja tuua. Siin on 8 sammu projekti alguskoosoleku pidamiseks, mis tekitab põnevust ja ärevust igaüks samal lehel.
Algusaeg!
Nõuanded kohtumiseks, mida meeles pidada
Teil peab eelnevalt olema avakoosoleku päevakord. Varajase projekti avalöögi meili saatmine on väga oluline! Niisiis, vaatame mõningaid avakoosoleku päevakorra näidiseid!
Algusseanss peaks olema lühike ja sisutihe ning sisaldama palju mänge ja tegevusi, sest just siis on AhaSlides väga kasulik! Vaadake meiega rohkem näpunäiteid järgmiselt:
Alustage vestlust.
Saate projekti avakoosolekul väärtuslikku panust oma meeskonnalt ja klientidelt. Kasutage selle tasuta malliga reaalajas küsitlusi, küsimusi ja vastuseid ning ideede vahetamise tööriistu!
🚀 Vaata malli
Mis on projekti avalöök?
Nagu tina peal öeldakse, on projekti avalöögikoosolek a kohtumisel, kus saate oma projektile avapaugu.
Tavaliselt on projekti avakoosolek esimene kohtumine projekti tellinud kliendi ja selle ellu viiva ettevõtte vahel. Mõlemad pooled istuvad koos ja arutavad projekti aluseid, eesmärki ja eesmärke ning kuidas see ideest teostuseni jõuab.
Üldiselt on 2 liiki algatuskoosolekutest, mida peaksite teadma:
- Välise projekti avalöök - Arendusmeeskond istub maha kellegi päritoluga väljaspool ettevõte, nagu klient või sidusrühm, ja arutab koostööprojekti plaani.
- Sisemine PKM - Meeskond jooksul ettevõte istub koos maha ja arutab uue siseprojekti plaani.
Kuigi mõlemal neist tüüpidest võivad olla erinevad tulemused, protseduur on üsna sama. Sisuliselt on pole osa välise projekti avalöögist, mis ei kuulu projekti sisemise avalöögi juurde - erinevus on ainult selles, kellele te seda korraldate.
Rohkem kaasamist oma koosviibimistega
Miks on projekti alguskoosolekud nii olulised?
Kickoffi koosolekute eesmärk peaks olema vali ja selge! See võib tunduda piisavalt lihtne, et projekti käivitada lihtsalt õigetele inimestele hulga ülesandeid määrates, eriti tänapäeva Kanbani juhatusest kinnisideeks jäänud töökohal. See võib aga kaasa tuua selle, et meeskonnad eksivad pidevalt.
Pidage meeles, et lihtsalt sellepärast, et olete sama juhatus ei tähenda, et olete samal lehel.
Selle keskmes on projekti avalöök aus ja avatud Dialoog kliendi ja meeskonna vahel. See on mitte rida teadaandeid projekti toimimise kohta, kuid a vestlus ohjeldamatu arutelu käigus saavutatud plaanide, ootuste ja eesmärkide kohta.
Siin on mõned projekti alguskoosoleku pidamise eelised:
- See köidab kõiki valmis - "Andke mulle kuus tundi puu langetamiseks ja ma kulutan esimesed neli kirve teritama". Kui Abraham Lincoln oleks täna elus, võite olla kindel, et ta veetaks 4 esimest projekti tundi 6 esimest projekti avalöögikoosolekul. Seda seetõttu, et need koosolekud sisaldavad kõik vajalikud sammud, et mõni projekt saaks paremal jalal.
- See hõlmab kõik võtmeisikud - Avalöögi koosolekuid ei saa alustada enne, kui kõik on kohal: juhid, meeskonnajuhid, kliendid ja keegi teine, kellel on projektis osalus. Nii lihtne on kaotada jälg selle üle, kes mida juhib, ilma alguskoosoleku selguseta, et see kõik selgeks saada.
- See on avatud ja koostöös – Nagu me ütlesime, on projekti avakoosolekud arutelud. Parimad löövad kaasa kõik kohalviibijatest ja toovad kõigist välja parimad ideed.
Rohkem kaasamist oma koosviibimistega
8 sammu Kickassi projekti avakoosolekuni
Niisiis, mis täpselt kuulub projekti avalöögi koosoleku päevakorda? Oleme selle kitsendanud allpool toodud kaheksale sammule, kuid peate alati meeles pidama, et need on olemas seda tüüpi koosolekute jaoks pole määratud menüüd.
Kasutage neid 8 sammu juhendina, kuid ärge kunagi unustage, et lõplik päevakava seisneb selles sa!
1. samm - sissejuhatused ja jäälõhkujad
Loomulikult on ainus viis mis tahes avakoosoleku käivitamiseks osalejate üksteisega tutvumine. Olenemata teie projekti pikkusest või mahust, peavad kliendid ja meeskonnaliikmed olema üksteisega eeskätt lähedased, enne kui nad saavad tõhusalt koostööd teha.
Kui lihtsast "ringi laua" tüüpi sissejuhatusest piisab, et inimesed nimedega tuttavaks saaksid, võib jäämurdja lisada veel ühe kihi isiksus ja tuju kergendama enne projekti avalööki.
Proovi seda: Pöörake ratast 🎡
Paigaldage mõned lihtsad sissejuhatavad teemad teemal a ketrusratas, seejärel paluge igal meeskonnaliikmel seda keerutada ja vastata mis tahes teemale, millele ratas langeb. Naljakad küsimused on julgustatud, kuid hoidke seda kindlasti enam-vähem professionaalsena!
Kas soovite veel sellist? 💡 Meil on 10 jäämurdjat igaks kohtumiseks siinsamas.
2. samm - projekti taust
Kuna formaalsused ja pidustused on pooleli, on aeg alustada kivikülma äriga. Kohtumise edukaks käivitamiseks peaks teil olema avakoosoleku jaoks selge päevakava!
Nagu kõik suurepärased lood teevad, on kõige parem alustada algusest. Esitage kogu kirjavahetus teie ja teie klientide vahel, et kõik projektis osalevad inimesed saaksid seni juhtunust põhjalikumalt aru saada.
Need võivad olla ekraanipildid meilidest, tekstidest, eelmiste koosolekute protokollidest või mis tahes ressurssidest, mis lisavad teie ettevõttele ja teie kliendile mis tahes konteksti. Tehke ajaskaala abil kõigile visualiseerimine lihtsaks.
3. samm - projekti nõudlus
Lisaks kirjavahetuse taustale soovite sukelduda sügavale üksikasjadesse miks seda projekti alustatakse kõigepealt.
See on ülioluline samm, kuna see annab selge ülevaate valupunktidest, mida projekt soovib lahendada, mida peavad nii meeskonnad kui ka kliendid oma mõtetes alati esirinnas hoidma.
Protip 👊
Sellised etapid on küpsed aruteluks. Küsige oma klientidelt ja teie meeskond esitama oma ideed, miks nende arvates see projekt unistati.
Kui see on asjakohane, peaksite alati proovima kanalit suunata kliendi hääl selles jaotises. Tehke kliendiga koostööd, et hankida reaalseid näiteid tarbijatest, kes mainivad valupunkte, mida teie projekt püüab parandada. Nende arvamused peaksid kujundama seda, kuidas teie meeskond projektile läheneb.
4. samm - projekti eesmärgid
Nii et olete uurinud minevik projekti, nüüd on aeg vaadata tulevik.
Otseste eesmärkide olemasolu ja projekti selge edu määratlus aitab meeskonnal selle nimel tööd teha. Vähe sellest, see näitab teie kliendile, et olete tõsiselt tööga seotud ja teil on sama suur panus selle kulgemisel.
Küsige oma avalöögi koosoleku osalejatelt "kuidas edu välja näeb?" Kas rohkem kliente? Veel arvustusi? Parem klientide rahulolu määr?
Olenemata eesmärgist, peaks see alati olema ...
- Saavutatav - Ärge ennast üle pingutage. Tea oma piire ja mõtle välja oma eesmärk tegelikult on võimalus saavutada.
- Mõõdetav - Toetage oma eesmärk andmetega üles. Sihtige kindlale numbrile ja jälgige oma edusamme selle suunas.
- Ajastatud - Pange endale lõppkuupäev. Tehke kõik endast oleneva, et oma eesmärgid enne seda tähtaega saavutada.
Samm # 5 - tööaruanne
"Liha" panemine avalöögikoosolekule on tööaruanne (SoW) põhjalik sukeldumine projekti eripära ja selle elluviimise viisi. See on peamine arveldus alguskoosoleku päevakorras ja peaks sellele enamiku tähelepanu pöörama.
Tutvuge selle infograafikaga selle kohta, mida oma tööaruandesse lisada:
Pidage meeles, et tööavaldus ei puuduta mitte nii palju arutelu kui ülejäänud projekti avalöögi koosoleku päevakava. See on tõesti aeg, mil projekt viib lihtsalt koostada tegevuskava eelseisva projekti jaoks, siis salvestage arutelu projekti jaoks koosoleku järgmine päevakorrapunkt.
Täpselt nagu kogu ülejäänud alguskoosolek, on ka teie tööavaldus selline ülimuutuv. Teie tööavalduse spetsiifika sõltub alati projekti keerukusest, meeskonna suurusest, kaasatud osadest jne.
Kas soovite rohkem teada saada? 💡 Vaadake seda põhjalik artikkel tööaruande koostamise kohta.
Samm # 6 - küsimuste ja vastuste jaotis
Ehkki võite tunda sundimist lahkuda oma küsimuste ja vastuste jaotisest lõpuni, soovitame seda tegelikult hoida vahetult pärast tööavaldust.
Selline hoogne segment tekitab kindlasti küsimusi nii teie kliendilt kui ka teie meeskonnalt. Kuna suurem osa koosolekust on kõigi meelest nii värske, on parem streikida, kui triikraud on kuum.
Interaktiivse esitlustarkvara kasutamine oma küsimuste ja vastuste majutamiseks aitab hoida kõike sujuvalt, eriti kui teie projekti avalöök on suur.
- See on organiseeritud - Küsimused on järjestatud populaarsuse (poolthäälte kaudu) või aja järgi ning need võib märkida vastatuks või kinnitada üles.
- See on modereeritud - Küsimusi saab enne ekraanil kuvamist heaks kiita ja tagasi lükata.
- See on anonüümne - Küsimusi saab esitada anonüümselt, see tähendab, et kõigil on oma hääl.
7. samm - võimalikud probleemid
Nagu me varem ütlesime, on projekti avalöök võimalikult avatud ja aus. See on kuidas te ehitate a usaldustunne oma kliendiga algusest peale.
Selleks on kõige parem arutada võimalike probleemide üle, millega projekt võib selle käigus kokku puutuda. Keegi ei palu teil siin tulevikku ennustada, lihtsalt selleks, et koostada esialgne nimekiri tõketest, millega võite kokku puutuda.
Kui teie, teie meeskond ja klient lähenevad sellele projektile erinevate panustega, on see ideaalne igaüks kaasatud potentsiaalsesse probleemiarutelusse.
8. samm - registreerimine
Regulaarne kliendiga sisselogimine on veel üks viis usalduse kindlustamiseks mõlema osapoole vahel. Oma projekti avalöögikoosolekul on teil paar küsimust, mida käsitleda mida, millal, kes ja kuidas need registreerimised toimuvad.
Sisseregistreerimine on üsna peen tasakaalustamine läbipaistvus ja jõupingutusi. Kuigi on tore olla nii avatud ja läbipaistev kui võimalik, peate seda juhtima selles ulatuses, kui palju te tegelikult saadaval olete be avatud ja läbipaistev.
Veenduge, et teil oleks enne koosoleku lõppu vastused järgmistele küsimustele:
- Mis? - Millises täpsuses vajab klient värskendamist? Kas nad peavad teadma edusammude iga pisikese detaili kohta või on olulised ainult suured märgid?
- Millal? - Kui tihti peaks teie meeskond oma klienti värskendama? Kas nad peaksid iga päev edastama, mida nad on teinud, või lihtsalt kokku võtma nädala lõpus õnnestunuga?
- Kes? - Milline meeskonnaliige on see, kes suhtleb kliendiga? Kas kogu projekti jooksul on igas meeskonnas mõni liige või ainult üks üksikkorrespondent?
- Kuidas? - Millise meetodi abil hoiavad klient ja korrespondent ühendust? Regulaarne videokõne, e-post või pidevalt värskendatav dokument dokumentide edastamiseks?
Nagu enamiku projekti alguskoosoleku päevakorrapunktide puhul, on kõige parem arutada avalikult. Suure meeskonna ja suure klientide grupi jaoks võib teil olla lihtsam seda teha otseküsitlus parima võimaliku sisseregistreerimise valemi väljatöötamise võimaluste vähendamiseks.
Kas soovite rohkem teada saada? 💡 Vaadake mõnda parimaid tavasid oma klientidega registreerimiseks.
Küsitlus AhaSlidesiga tõhusalt
Projekti avakoosoleku päevakava mall
Kuna teie asjatundlikult planeeritud avalöök lihtsalt ootab koosolekuruumis mõningaid mõtteid, võib viimane puudutus olla natuke suhtlemist et see kõik kokku viia.
Kas teadsite ainult seda 29% ettevõtetest tunnevad end oma klientidega ühenduses (Gallup)? Lahkuminek on B2B tasemel epideemia ja see võib jätta kohtumiste avalöögiks tänu formaalsustele lame ja mitteinspireeriva protsessi.
Oma klientide ja meeskondade kaasamine interaktiivsete slaidide abil võib tõesti hoogustada osalemist ja suurendada tähelepanu ulatust.
AhaSlidesil on tööriistade arsenal sealhulgas otseuuringud, küsimused ja vastused ning ajurünnakute slaidid ja isegi reaalajas viktoriinid ja mänge, et teie projekt õigel viisil sütitada.
Klõpsake allpool, et haarata avalöögi koosoleku jaoks tasuta mall, mida ei saa alla laadida. Muutke kõike, mida soovite, ja esitage see tasuta!
Klõpsake allpool, et luua tasuta AhaSlides konto ja alustada interaktiivsuse kaudu oma kaasahaaravate koosolekute loomist!
