Kohtumised äris on tuttavad neile, kes on juhtivatel kohtadel, nagu projektijuhid või juhtivad rollid ettevõttes. Need kogunemised on olulised suhtluse tõhustamiseks, koostöö julgustamiseks ja organisatsioonisisese edu edendamiseks.
Siiski ei pruugi kõik olla nende koosolekute määratlustest, tüüpidest ja eesmärkidest teadlikud. See artikkel on põhjalik juhend ja annab näpunäiteid tulemuslike koosolekute läbiviimiseks äritegevuses.
Mis on ärikohtumine?
Ärikohtumine on üksikisikute kohtumine, kes tulevad kokku, et arutada ja teha otsuseid konkreetsetel ettevõtlusega seotud teemadel. Selle koosoleku eesmärgid võivad hõlmata meeskonnaliikmete teavitamist praeguste projektide kohta, tulevaste jõupingutuste planeerimist, probleemide lahendamist või kogu ettevõtet mõjutavate otsuste langetamist.
Ärikohtumisi saab läbi viia isiklikult, virtuaalne, või mõlema kombinatsioon ning see võib olla ametlik või mitteametlik.
Ärikohtumise eesmärk on vahetada teavet, viia meeskonnaliikmed kooskõlla ja teha otsuseid, mis aitavad ettevõttel oma eesmärke saavutada.
Ärikohtumiste tüübid
Äris on mitut tüüpi koosolekuid, kuid 10 levinumat tüüpi on järgmised:
1/ Igakuised meeskonnakoosolekud
Igakuised meeskonnakoosolekud on ettevõtte meeskonnaliikmete regulaarsed koosolekud, et arutada käimasolevaid projekte, määrata ülesandeid ning hoida inimesi kursis ja nendega kursis olla. Need kohtumised toimuvad tavaliselt kord kuus, samal päeval ja kestavad 30 minutist mitme tunnini (olenevalt grupi suurusest ja käsitletava teabe hulgast).
Igakuised meeskonnakoosolekud annavad meeskonnaliikmetele võimaluse ja juhised vahetada teavet ja ideid, arutada projekti edenemist ja veenduda, et kõik töötavad sama eesmärgi nimel.
Neid kohtumisi saab kasutada ka meeskonna ees seisvate väljakutsete või probleemide lahendamiseks, lahenduste leidmiseks ja otsuste tegemiseks, mis mõjutavad projekti suunda või meeskonna tööd.
An kõigi käte kohtumine on lihtsalt koosolek, kuhu on kaasatud kõik ettevõtte töötajad, teisisõnu igakuine meeskonnakoosolek. See on tavaline koosolek – võib-olla kord kuus – ja seda juhivad tavaliselt ettevõtte juhid.
2/ Püstikohtumised
. püstine koosolek, tuntud ka kui igapäevane stand-up või igapäevane scrum meeting, on lühikoosoleku tüüp, mis ei kesta tavaliselt üle 15 minuti ja mida peetakse iga päev, et anda meeskonnale kiiret teavet projekti edenemise või lõpetatud töökoormuse kohta. tööta täna.
Samas aitab see tuvastada ja lahendada takistusi, millega meeskonnaliikmed kokku puutuvad ning kuidas need meeskonna ühiseid eesmärke mõjutavad.
3/ Staatuse uuendamise koosolekud
Oleku värskendamise koosolekud keskenduvad meeskonnaliikmete värskenduste pakkumisele nende projektide ja ülesannete edenemise kohta. Neid võib juhtuda sagedamini kui igakuiseid koosolekuid, näiteks kord nädalas.
Staatuse uuendamise koosolekute eesmärk on mõistagi anda läbipaistev ülevaade iga projekti edenemisest ja tuvastada väljakutsed, mis võivad projekti edukust mõjutada. Nendel koosolekutel ei satuta sellistesse küsimustesse nagu arutelu või probleemide lahendamine.
Suuremahulise koosoleku jaoks võib oleku värskendamise koosolekut nimetada ka "Raekoja koosolekRaekoja koosolek on lihtsalt planeeritud kogu ettevõtet hõlmav koosolek, kus keskendutakse juhtkonnale, kes vastab töötajate küsimustele. Seetõttu hõlmas see koosolek küsimuste ja vastuste sessiooni, muutes selle avatumaks ja vähem vormiliseks kui mis tahes muud tüüpi koosolekud!
4/ Probleemide lahendamise koosolekud
Need on koosolekud, mille eesmärk on organisatsiooni ees seisvate väljakutsete, kriiside või probleemide tuvastamine ja lahendamine. Need on sageli ootamatud ja peavad kutsuma inimesi erinevatest osakondadest või meeskondadest koostööd tegema ja konkreetsetele probleemidele lahendusi leidma.
Sellel kohtumisel jagavad need osalejad oma seisukohti, selgitavad ühiselt välja probleemide algpõhjused ja pakuvad võimalikke lahendusi. Et see kohtumine oleks tõhus, tuleks neid julgustada avatult ja ausalt arutama, vältima süüdistamist ja keskenduma vastuste leidmisele.
5/ Otsustamiskoosolekud
Nende koosolekute eesmärk on teha olulisi otsuseid, mis mõjutavad projekti suunda, meeskonda või kogu organisatsiooni. Osalejad on tavaliselt üksikisikud, kellel on vajalikud otsustusõigused ja teadmised.
Sellele koosolekule tuleb eelnevalt edastada kogu asjakohane teave, vajades sidusrühmi. Seejärel, et tagada koosolekul tehtud otsuste elluviimine, määratakse järeltoimingud koos valmimisajaga.
6/ Ajujahi koosolekud
Ajujahi koosolekutel keskendutakse teie ettevõtte jaoks uute ja uuenduslike ideede genereerimisele.
Ajurünnaku parim osa on see, kuidas see edendab meeskonnatööd ja leiutamist, tuginedes samal ajal rühma kollektiivsele intelligentsusele ja kujutlusvõimele. Igaühel on lubatud avaldada oma arvamust, ammutada üksteise ideid ning pakkuda välja originaalseid ja tipptasemel lahendusi.
7/ Strateegilise juhtimise koosolekud
Strateegilise juhtimise koosolekud on kõrgetasemelised koosolekud, mis keskenduvad organisatsiooni pikaajaliste eesmärkide, suuna ja tulemuslikkuse ülevaatamisele, analüüsimisele ja otsuste tegemisele. Kõrgemad juhid ja juhtkond osalevad neil koosolekutel, mis toimuvad kord kvartalis või kord aastas.
Nendel kohtumistel vaadatakse üle ja hinnatakse organisatsiooni ning konkurentsivõimet või tehakse kindlaks uued kasvu- ja arenguvõimalused.
8/ Projekti avakoosolekud
A projekti avalöök on koosolek, mis tähistab uue projekti ametlikku algust. See toob kokku projektimeeskonna võtmeisikud, sealhulgas projektijuhid, meeskonnaliikmed ja sidusrühmad teistest osakondadest, et arutada eesmärke, eesmärke, ajakavasid ja eelarveid.
Samuti annab see projektijuhile võimaluse luua selged suhtluskanalid, seada ootused ning tagada, et meeskonnaliikmed mõistavad oma rolle ja kohustusi.
Need on mõned äritegevuses kõige levinumad koosolekute tüübid ning vorming ja struktuur võivad olenevalt organisatsiooni suurusest ja tüübist muutuda.
9/ Sissejuhatavad koosolekud
An sissejuhatav koosolek on esimene kord, kui meeskonnaliikmed ja nende juhid kohtuvad üksteisega ametlikult, et teha kindlaks, kas asjaosalised soovivad luua töösuhet ja pühenduda tulevikus meeskonnale.
Selle kohtumise eesmärk on anda meeskonnaliikmetele aega koos püsimiseks, et tutvuda iga osaleja tausta, huvide ja eesmärkidega. Sõltuvalt teie ja teie meeskonna eelistustest saate olenevalt erinevatest kontekstidest korraldada sissejuhatavad kohtumised ametlikud või mitteametlikud.
10/ Raekoja koosolekud
See kontseptsioon sai alguse kohalikest Uus-Inglismaa linnakohtumistest, kus poliitikud kohtusid valijatega, et arutada küsimusi ja seadusandlust.
Täna a raekoja koosolek on planeeritud kogu ettevõtet hõlmav kohtumine, kus juhtkond vastab otse töötajate küsimustele. See võimaldab avatud suhtlemist ja läbipaistvust juhtkonna ja personali vahel. Töötajad saavad esitada küsimusi ja saada kohest tagasisidet.
Vastus kõik olulisi küsimusi
Ärge jääge AhaSlidesiga ühestki taktist ilma tasuta Q&A tööriist. Ole organiseeritud, läbipaistev ja suurepärane juht.
Kuidas ärikohtumisi läbi viia
Selleks et head kohtumist, esiteks peate saatma a koosolekukutse meilile.
Tõhusate koosolekute läbiviimine äritegevuses nõuab hoolikat planeerimist ja ettevalmistust, et tagada koosoleku tulemuslikkus ja seatud eesmärkide saavutamine. Järgmised nõuanded aitavad teil tulemuslikke ärikohtumisi korraldada.
1/ Määratlege eesmärk ja eesmärgid
Ärikohtumise eesmärgi ja eesmärkide määratlemine on ülioluline tagamaks, et koosolek on produktiivne ja annab kavandatud tulemuse. Nad peavad tagama järgmise:
- Eesmärk. Veenduge, et koosoleku eesmärk on arutada konkreetseid teemasid, teha otsuseid või pakkuda värskendusi. Peate määratlema, miks kohtumine on vajalik ja milline on oodatav tulemus.
- Eesmärgid. Ärikohtumise eesmärgid on konkreetsed, mõõdetavad tulemused, mida soovite kohtumise lõpuks saavutada. Need peaksid vastama koosoleku üldisele eesmärgile ajaskaala, KPI jne abil.
Näiteks uue toote turuletoomise arutamiseks mõeldud koosolekul peaksid olema eesmärgid, mis on kooskõlas üldise eesmärgiga suurendada müüki või suurendada turuosa.
2/ Koostage koosoleku päevakord
A koosoleku päevakord toimib koosoleku teekaardina ja aitab hoida arutelu keskendunud ja õigel teel.
Seetõttu saate tõhusat päevakava koostades tagada, et ärikohtumised on tulemuslikud ja keskendunud ning kõik on teadlikud sellest, mida arutada, mida oodata ja mida on vaja saavutada.
3/ Kutsuge õiged osalejad
Mõelge, kes peaksid koosolekul osalema, lähtudes nende rollist ja arutatavatest teemadest. Kutsuge koosoleku sujuvaks kulgemiseks ainult neid, kes peavad kohal olema. Mõned tegurid, mida õigete osalejate valimisel arvesse võtta, hõlmavad sobivust, teadmiste taset ja autoriteeti.
4/ Jaotage aega tõhusalt
Veenduge, et eraldaksite oma päevakava iga teema jaoks piisavalt aega, võttes arvesse iga teema olulisust ja keerukust. See aitab tagada, et kõik teemad saavad täieliku tähelepanu ja et koosolek ei läheks ületunnitööks.
Samuti peaksite võimalikult palju kinni pidama ajakavast, kuid olema ka piisavalt paindlik, et vajadusel muudatusi teha. Samuti võite kaaluda lühikeste pauside võtmist, et aidata osalejatel end laadida ja keskenduda. See võib säilitada koosoleku energiat ja huvi.
5/ Muutke koosolekud interaktiivsemaks ja kaasahaaravamaks
Muutke ärikohtumised interaktiivsemaks ja kaasahaaravamaks, julgustades kõiki osalejaid sõna võtma ning oma mõtteid ja ideid jagama. Nagu ka interaktiivsete tegevuste kasutamine, nt elavad küsitlused or ajurünnakud ja spinner rattad aitavad hoida osalejaid kaasatud ja keskendunud arutelule.
Või kasutage AhaSlides eelnevalt valmistatud mallide raamatukogu igavate kohtumiste ja klaasistunud silmadega hüvasti jätta.
Tutvuge: 20+ Online Fun Jäämurdja mängud paremaks kaasamiseks või 14 inspireeriv Mängud virtuaalseteks koosolekuteks, parima 6-ga häkkide kohtumine leiad 2024. aastal!
6/ Koosoleku protokollid
Võtmine koosoleku minutid ärikohtumise ajal on oluline ülesanne, mis aitab dokumenteerida koosolekul toimunud peamisi arutelusid ja tehtud otsuseid. Samuti aitab see parandada läbipaistvust ja tagab, et kõik on enne järgmist koosolekut samal lehel.
7/ Tegevusüksuste järelkontroll
Tegevuspunkte jälgides saate tagada, et koosolekul tehtud otsused viiakse ellu ja kõigil on oma kohustused selged.
Ja koguge ALATI osalejatelt tagasisidet, et eelseisvad ärikohtumised veelgi paremaks muuta – saate tagasisidet jagada pärast kokkuvõtet, e-kirjade või esitlusslaidide kaudu. See muudab koosolekud mitte tüütuks ja kõigil on lõbus💪
Hankige oma koosolekute jaoks tasuta küsitlusmalle!
Registreeruge tasuta ja võtke mallikogust, mida soovite!
🚀 Tasuta mallid ☁️
Võtme tagasivõtmine
Loodetavasti selle artikliga Ahaslides, saate eristada ärikohtumiste liike ja nende eesmärke. Neid samme ja parimaid tavasid järgides saate tagada, et teie ärikohtumised on tõhusad, keskendunud ja toovad soovitud tulemusi.
Ärikohtumiste tõhus läbiviimine võib aidata parandada suhtlust, koostööd ja edu organisatsioonis ning on eduka ärijuhtimise põhikomponent.
Korduma kippuvad küsimused
Miks on koosolekud äris olulised?
Koosolekud võimaldavad tõhusalt suhelda nii organisatsiooni sees allapoole kui ka ülespoole. Olulisi uuendusi, ideid ja tagasisidet saab jagada.
Milliseid kohtumisi peaks ettevõte korraldama?
– Kõikide käte/töötajate koosolekud: kogu ettevõtet hõlmavad koosolekud värskenduste, teadaannete jagamiseks ja osakondadevahelise suhtluse edendamiseks.
– Juhtkonna/juhtide koosolekud: kõrgemale juhtkonnale, et arutada kõrgetasemelist strateegiat, plaane ja teha olulisi otsuseid.
– Osakonna/meeskonna koosolekud: üksikute osakondade/meeskondade jaoks, et sünkroonida, arutada ülesandeid ja lahendada oma ulatusega seotud probleeme.
– Projektikoosolekud: üksikute projektide kavandamiseks, edenemise jälgimiseks ja blokeerijate lahendamiseks.
– Individuaalne sisseregistreerimine juhtide vahel ja otsesed aruanded, et arutada tööd, prioriteete ja professionaalset arengut.
– Müügikoosolekud: müügimeeskonna jaoks tulemuslikkuse ülevaatamiseks, võimaluste tuvastamiseks ja müügistrateegiate kavandamiseks.
– Turunduskoosolekud: turundusmeeskond kasutab kampaaniate planeerimiseks, sisukalendri ja edukuse mõõtmiseks.
– Eelarve-/rahanduskoosolekud: kulude ja eelarve finantsülevaateks, prognoosimiseks ja investeeringute arutamiseks.
– Töövõtukoosolekud: CV-de vaatamiseks, intervjuude läbiviimiseks ja uute töökohtade leidmiseks otsuste tegemiseks.
– Koolituskoosolekud: töötajatele sisseelamis- ja oskuste arendamise seansside kavandamine ja läbiviimine.
– Kliendikohtumised: kliendisuhete haldamine, tagasiside ja tulevase töö ulatus.
