Ärikohtumine toimib ainult siis, kui selle formaat sobib eesmärgiga. Ajurünnak nagu staatuseuuendus tapab ideed ja otsustuskoosolek nagu ajurünnak ei jõua kunagi otsuseni. See juhend hõlmab 10 tüüpi koosolekuid, mida enamik ettevõtteid korraldab, milleks igaüks neist on mõeldud, kui kaua see peaks kestma ja kuidas seda kasulikuna hoida.
Skaala jaoks Harvard Business Review teatab, et juhid veedavad koosolekutel ligi 23 tundi nädalas, võrreldes 1960. aastate vähem kui 10 tunniga. Õige tüübi valimine ja selle hea läbiviimine annab suure osa sellest ajast tagasi.
Mis on ärikohtumine?
Ärikohtumine on inimeste kogunemine, kes tulevad kokku, et jagada teavet, lahendada probleeme või langetada tööalaseid otsuseid. See võib olla näost näkku, virtuaalselt või hübriidselt ning ametlikult või mitteametlikult, alates 10-minutilisest päevasest püsti seistes peetavast kohtumisest kuni terve päeva kestva planeerimisseansini. Igal heal kohtumisel on ühine eesmärk: lõpuks peaks midagi edasi liikuma.
Lühijuhend: millist koosolekutüüpi te vajate?
| Kui teil on vaja... | Käivita... | Tüüpiline pikkus |
|---|---|---|
| Hoidke meeskond prioriteetide osas ühel lainel | Igakuine meeskonnakoosolek | 30 kuni 60 minutit |
| Pinna blokeerijad kiiresti | Püsti | Kuni 15 minutit |
| Jälgige edusamme eesmärkide saavutamisel | Staatuse värskenduste koosolek | 30 minuti |
| Paranda midagi, mis on valesti läinud | Probleemide lahendamise koosolek | 45 kuni 60 minutit |
| Jõua ühe selge otsuseni | Otsustuskoosolek | 30 kuni 60 minutit |
| Loo valikud | Ajujahi koosolek | 45 kuni 60 minutit |
| Määrake pikaajaline suund | Strateegilise juhtimise koosolek | Pool päeva või rohkem |
| Alusta projekti hästi | Projekti avakoosolek | 60 kuni 90 minutit |
| Aidake inimestel üksteist tundma õppida | Sissejuhatav koosolek | 30 minuti |
| Laske juhtidel vastata töötajate küsimustele | Raekoja koosolek | 45 kuni 60 minutit |
Pikkused on pigem üldised lähtepunktid kui reeglid. Lühendage iga koosolekut, mis lõpeb varem.
10 tüüpi koosolekuid äris
1. Igakuised meeskonnakoosolekud
Igakuine meeskonnakoosolek on korduv kokkusaamine, kus meeskond vaatab üle edusammud, määrab kindlaks eelseisvad ülesanded ja lepib kokku prioriteedid. See teenib oma koha ära siis, kui on rohkem käsitletavat, kui kiire arutelu võimaldab. Tavaline ebaõnnestumine on selle muutmine infohunnikuks: kui kõik jagatud oleks saanud olla e-kiri, siis saatke see e-kiri ära ja hoidke koosolek blokeerivate asjaolude, mitut inimest mõjutavate otsuste ja suunamuutuste jaoks.
Ärge ajage seda segamini kõigi käte kohtumine, mis koondab kogu ettevõtte, mida tavaliselt juhib tippjuhtkond, mitte üksik meeskond.
2. Püsti seistes toimuvad koosolekud
Püstiharjutus, mida nimetatakse ka igapäevaseks scrum'iks, on lühike igapäevane registreerumisüritus, mis kestab alla 15 minuti. Atlassian kirjeldab seda kui kiiret ringvestlust, kus iga inimene vastab kolmele küsimusele: mida ma eile saavutasin, mida ma täna teen ja mis mind takistab. Ajapiirang hoiab seda pigem koordineerimisvahendina kui olekuaruandena. Stand-upid sobivad meeskondadele, kes töötavad iga päev ühise projekti kallal. Hajutatud meeskondade puhul saab jagatud kanalis kirjutatud stand-upiga sama töö ära teha ilma ajakavata.
3. Staatuse uuendamise koosolekud
Staatuseuuendused toimuvad tavaliselt iganädalaselt ja jälgivad edusamme konkreetsete eesmärkide saavutamisel. Erinevalt stand-up-esinemisest on küsimus selles, kas projekt on õigel teel, kus see on ees või maha jäänud ja mida see tähendab järgmise verstaposti jaoks. Hoidke see struktureerituna: kõik annavad aru samas formaadis ja kõik, mis vajab tõsist arutelu, saab omaette koosoleku, et 30-minutiline värskendus ei muutuks planeerimata tunniks.
4. Probleemide lahendamise koosolekud
Neid kutsutakse kokku siis, kui midagi on valesti läinud või on valesti minemas ning grupp peab probleemi diagnoosima ja lahenduse osas kokku leppima. Need on sageli planeerimata ja võivad kaasata inimesi mitmest osakonnast. Keskenduge probleemile, mitte süüdlasele, ning lõpetage kokkulepitud lahenduse, nimetatud omaniku ja tähtajaga. Saatke asjakohased andmed eelnevalt, et kõik alustaksid samast pildist probleemi tegelikust olemusest.
5. Otsustuskoosolekud
Otsustuskoosolek toimub ühe otsuse langetamiseks, mis vajab mitme inimese panust või volitusi. Kutsuge kohale kõik, kelle allkiri on vajalik, ja mitte kedagi teist. Enne otsuse ajastamist kirjutage see ühe küsimusena üles: „Kas peaksime turuletoomise kolmandast kvartalist neljandasse kvartalisse viima?“ on otsustuskoosolek, samas kui „Mida me arvame turuletoomise ajakavast?“ seda ei ole. Hiljem salvestage otsus ja selle põhjendus, et seda kuude pärast uuesti ei avataks.
6. Ajurünnakud
Ajurünnakud genereerivad ideid; nende hindamine toimub hiljem. Kui mõlemad toimuvad korraga, siis hinnanguinstinkt surub ideed maha ja sulle jääb järele lühike nimekiri turvalistest ettepanekutest. Kuluta esimene osa ideede väljatöötamisele ilma kommentaarideta ja teine osa nende rühmitamisele ja järjestamisele. Elav... sõnapilv või avatud slaidi puhul saavad vaiksemad inimesed samal hetkel teistega kaasa rääkida, selle asemel et vestluses pausi oodata.
7. Strateegilise juhtimise koosolekud
Strateegilised koosolekud on koht, kus tippjuhid vaatavad üle pikaajalise suuna, hindavad tulemuslikkust strateegiliste eesmärkide suhtes ja seavad prioriteedid järgmiseks kvartaliks või aastaks. Need toimuvad tavaliselt kord kvartalis või igal aastal ja vajavad tõsist ettevalmistust: jagage eellugemist vähemalt 48 tundi ette, et arutelu ei jääks pealiskaudseks. Tulemuseks peaks olema selge prioriteetide ja otsuste loetelu, mitte nimekiri asjadest, mida "täpsemalt uurida". Lisateavet leiate meie juhendist. strateegilise juhtimise koosolek.
8. Projekti avakoosolekud
A projekti avalöök tähistab projekti ametlikku algust. See toob kokku projektijuhi, meeskonna ja sidusrühmad, et arutada, mida projekt peab saavutama, kes mille eest vastutab, kuidas meeskond suhtleb ja milline on edu. See on ka kõige odavam hetk eelduste ja riskide pinnale toomiseks, enne kui töö on ühes suunas hoo sisse saanud.
9. Sissejuhatavad kohtumised
An sissejuhatav koosolek See juhtub siis, kui keegi liitub meeskonnaga, kui kaks gruppi hakkavad koos töötama või kui inimene liigub uude rolli. Eesmärk on luua suhe: taust, tööstiil ja ootused. Avatud vestlus kipub sihitult venima, seega andke inimestele midagi konkreetset rääkida, näiteks lühike küsimus või väike ühine ülesanne.
10. Raekoja koosolekud
A raekoja koosolek on planeeritud ettevõtte- või osakonnaülene sessioon, kus juhid jagavad uuendusi ja vastavad töötajate küsimustele. Wikipedia märgib, et formaat on loodud 17. sajandist pärit Uus-Inglismaa linnakoosoleku eeskujul, kuid raekoja osalejad ei hääleta siduvate otsuste üle. Väärtuseks on läbipaistvus ja kahesuunaline suhtlus ning see sõltub küsimuste ja vastuste vooru ehtsusest. Eelnevalt läbivaadatud pehmed küsimused ei ole eesmärgipärased, seega andke töötajatele anonüümne võimalus esitada küsimusi enne ja sessiooni ajal.
Kuidas igat tüüpi koosolekut hästi läbi viia
Formaat muutub kõigi 10 tüübi puhul, kuid harjumused, mis teevad koosolekust väärt osalemise, jäävad samaks.
- Enne ajakava koostamist määrake eesmärk. Kas te oskate öelda, milline otsus tehakse, millist teavet jagatakse või millist probleemi lahendatakse? Kui mitte, siis pole kohtumist tõenäoliselt veel vaja.
- Jaga päevakorda. A koosoleku päevakord hoiab arutelu õigel teel ja võimaldab inimestel valmistuda. Piisab teemade loendist koos igaühele antud ajaga.
- Kutsu õiged inimesed. Kaasake need, kelle panust või volitusi on vaja, ja saatke märkmed kõigile teistele.
- Andke igale teemale oma aeg. Keerukamate ülesannete jaoks arvesta pikema ajavaruga, pea kinni ajakavast ja lisa üle tunni kestvate ülesannete sisse lühike paus.
- Muutke see interaktiivseks. Koosolek, kus üks inimene räägib ja kõik teised kuulavad, kaotab tähelepanu kiiresti. Otseülekanne küsitlused, kiired küsimused ja vastused ning avatud küsimused hoiavad inimesi osalemas. Tasuta AhaSlides Pakett toetab kuni 50 osalejat, mis katab enamiku meeskonnakoosolekuid.
- Otsuste registreerimine ja järelkontroll. Protokollidesse tuleb kirja panna vaid tehtud otsused, määratud tegevused, igaühe eest vastutaja ja tähtaeg. Saatke need 24 tunni jooksul ja seejärel küsige tagasisidet, et järgmine koosolek oleks parem.
Ühine vigu vältida
- Eesmärgi jaoks vale tüübi kasutamine. Otsusta, millist väljundit vajad, seejärel vali vorming, mis seda loob.
- Liiga paljude inimeste kutsumine. Suured ruumid aeglustavad otsuste langetamist ja vähendavad iga inimese kaasatust.
- Järeltegevuse vahelejätmine. Otsusel, mida ei ole kirja pandud, on sama mõju kui otsuse puudumisel.
- Korduvate koosolekute automaatne käivitamine. Iga paari kuu tagant küsi, kas koosolek täidab endiselt oma algset eesmärki. Kui ei, siis tühista see või muuda formaati.
Korduma kippuvad küsimused
Miks on koosolekud äris olulised?
Koosolekud võimaldavad informatsioonil, ideedel ja tagasisidel organisatsioonis edasi-tagasi liikuda ning on kiireim koht inimeste otsusele viimiseks.
Milliseid kohtumisi peaks ettevõte korraldama?
Enamik ettevõtteid korraldab nii kõigi osapoolte koosolekuid, juhtkonna koosolekuid, meeskonnakoosolekuid, projektikoosolekuid kui ka individuaalseid kohtumisi, millele lisanduvad funktsioonipõhised sessioonid, näiteks müügi-, turundus-, finants- ja värbamisülevaated, koolitused ja kliendikohtumised. Alustage ülaltoodud kümne tüübiga ja lisage teisi ainult siis, kui selge eesmärk seda nõuab.
Kui pikk peaks ärikohtumine olema?
Nii lühike, kui eesmärk lubab. Stand-up'id peaksid kestma alla 15 minuti, staatuseuuendused ja otsused umbes 30 minutit ning ainult strateegilised või planeerimisseansid peaksid kestma pool päeva või kauem.
Mis vahe on püstijalu toimuval koosolekul ja staatuseuuenduste koosolekul?
Stand-up on igapäevane ja väga lühike ülevaade üksikutest ülesannetest ja takistustest. Staatuseuuendust antakse tavaliselt iganädalaselt ja selle käigus vaadatakse, kas kogu projekt on oma eesmärkide saavutamiseks õigel teel.
