Ekitaldien Plangintza 101 | Hasiberrientzako azken gida

Ongi etorri gure hasiberrientzako gidara ekitaldien plangintza! Mundu zirraragarri honetan berria bazara eta bidaiari hasiera eman nahi badiozu, gozatzeko aukera izango duzu! Honetan blog post, ekitaldiak antolatzeko funtsezko elementuak emango ditugu eta gertaera bat antolatzeko oinarrizko pausoetan zehar gidatuko zaitugu (+ doako txantiloia), toki ezin hobea hautatzetik aurrekontua egin eta logistika koordinatzeraino. 

Presta zaitez esperientzia gogoangarrietarako ateak zabaltzeko!

Edukien aurkibidea

• Orokorra
• Zer da Ekitaldien Plangintza?
• Zergatik da garrantzitsua gertaeren plangintza?
• Nor da Ekitaldien Plangintzaz?
• Zeintzuk dira Ekitaldiaren 7 faseak?
• Nola sortu Ekitaldien Plangintza Arrakastatsua
• Doako ekitaldiak antolatzeko txantiloia 
• Gakoen eramatea
• Maiz egiten diren galderak 

Orokorra

Parte-hartze hobea lortzeko aholkuak

• Jakin behar duzun guztia gertaeren kudeaketa
• Ekitaldi motak
• Negozio sareak

Zer da Ekitaldien Plangintza?

Ekitaldi arrakastatsu bat sortzeko beharrezkoak diren osagai eta zeregin guztiak antolatzea eta koordinatzea ekitaldien plangintza deritzo. Hainbat faktore kontu handiz kudeatzen ditu, hala nola, ekitaldiaren helburua, xede-publikoa, aurrekontua, logistika, lokalen aukeraketa, saltzaileen koordinazioa, denbora-lerroa eta exekuzio orokorra. 

Adibidez, lagun baten urtebetetze festa bat antolatzen ari zara. Gertaerak antolatzeko faseak honako hauek izango dira:

• Erabaki festaren eguna, ordua eta kokapena. 
• Sortu gonbidatuen zerrenda eta bidali gonbidapenak.
• Aukeratu festaren gaia edo estiloa, apaingarriak eta sartu nahi dituzun jarduera edo entretenimendu zehatzak. 
• Antolatu janaria, edariak eta eserlekuak antolatzea.
• Kudeatu ustekabeko arazoak, eta ziurtatu guztia aurreikusitakoaren arabera doala.

Zergatik da garrantzitsua gertaeren plangintza?

Gertaeren plangintzaren helburuak zure erakundeak lortu nahi dituen helburuak izan daitezke. Horrek esan nahi du ekitaldien planifikazioak ordena eta egitura ematen diola ekitaldi bat antolatzeko prozesuari. Esaterako, beharrezkoak diren elementu guztiak aldez aurretik arretaz planifikatzeak eta koordinatzeak azken orduko kaosa saihesten laguntzen du eta dena ondo funtzionatzen duela ziurtatzen du. Planifikazio egokirik gabe, desantolaketa, nahasmena eta gertaeran gerta daitezkeen ezbeharrak izateko arrisku handiagoa dago.

• Esate baterako, imajina ezazu hitzaldi bat non hizlariak agertzen ez diren, bertaratutakoek zailtasunak dituzten tokian zehar bidea aurkitzeko eta aurkezpenetan arazo teknikoak sortzen direla. Horrelako egoerek ekitaldiaren eraginkortasuna oztopatu dezakete eta parte-hartzaileen esperientzia negatiboa sor dezakete. Gertaeren plangintza eraginkorrak horrelako arazoak saihesten laguntzen du eta jarduera-fluxu eraginkorra eta eraginkorra bermatzen du.

Nor da Ekitaldien Plangintzaz?

Ekitaldiaren plangintzaz arduratzen den pertsona edo taldea ekitaldiaren izaeraren eta tamainaren araberakoa da. Ekitaldi txikiagoak banakako edo talde txiki batek planifikatu eta gauzatu ditzake, eta handiek askotan profesional eta boluntario sare zabalagoa behar dute plangintza-prozesua modu eraginkorrean kudeatzeko. 

Hona hemen gertaeren plangintzan parte hartzen duten funtsezko eginkizun batzuk:

• Gertaeren Antolatzailea/Koordinatzailea: Gertaeren antolakuntza edo koordinatzailea ekitaldiak antolatzen eta kudeatzen aditua den profesionala da. Ekitaldien plangintzaren alderdi guztien ardura dute, hasierako kontzeptuaren garapenetik hasi eta exekuziora arte. Horrez gain, bezeroarekin edo ekitaldiko interesdunekin lankidetza estuan lan egiten dute ekitaldiaren helburuak betetzen direla ziurtatzeko.
• Ekitaldi Batzordea/Antolakuntza Batzordea: Ekitaldi handietarako edo erakundeek edo komunitateek antolatutakoetarako, ekitaldi-batzorde edo antolakuntza-batzorde bat eratu daiteke. Kolaboratzen dute hainbat alderdi kudeatzeko, hala nola marketina eta sustapena, babesa eskuratzea, programaren garapena, logistika eta boluntarioen koordinazioa.

Garrantzitsua da inplikazio maila eta rol zehatzak gertaeraren tamainaren, konplexutasunaren eta erabilgarri dauden baliabideen arabera alda daitezkeela.

Zeintzuk dira Ekitaldiaren 7 faseak?

Beraz, zein da ekitaldia antolatzeko prozesua, eta zenbat etapa? Gertaerak antolatzeko prozesuak zazpi fase hauek ditu normalean: 

1. etapa: Ikerketa eta kontzeptualizazioa: 

Egin ikerketa sakonak ekitaldiaren helburua, xede-publikoa eta industriaren joerak ulertzeko. Ekitaldiaren kontzeptu argia garatu, bere helburuak, gaia eta nahi diren emaitzak zehaztuz.

2. etapa: Plangintza eta aurrekontua: 

Sortu plan zehatza, beharrezko elementu, zeregin eta denbora-lerro guztiak biltzen dituena. Ekitaldiaren alderdi ezberdinetara funtsak esleitzen dituen aurrekontu integral bat garatzea.

3. fasea: Lekua aukeratzea eta saltzaileen koordinazioa: 

Ekitaldiaren eskakizunekin eta aurrekontuarekin bat datorren leku egoki bat identifikatu eta ziurtatu. Koordinatu saltzaile eta zerbitzu hornitzaileekin, hala nola ostalaritza, ikus-entzunezko teknikari, dekoratzaile eta garraio zerbitzuekin, ekitaldiaren beharrak bete ditzaketela ziurtatzeko.

4. fasea: marketina eta sustapena: 

Merkaturatzea eta sustapena gertaeren plangintzaren urrats garrantzitsuenetako bi dira. Marketin eta sustapen plan estrategikoa garatzea kontzientzia sortzeko eta bertaratuak erakartzeko. Erabili hainbat kanal, sareko plataformak, sare sozialak, posta elektronikoko marketina eta publizitate tradizionala barne, xede-publikoarengana modu eraginkorrean iristeko eta ekitaldiaren balio-proposamena jakinarazteko.

5. etapa: Gertaeraren gauzatzea: 

Ekitaldiaren alderdi logistikoak gainbegiratu, besteak beste, izen-ematea eta sarrerak, eserlekuak antolatzea, ikus-entzunezkoen konfigurazioa eta tokiko kudeaketa. Koordinatu langileekin, saltzaileekin eta boluntarioekin jarduera-fluxua bermatzeko eta ekitaldian sor daitezkeen arazoei aurre egiteko.

6. fasea: parte-hartzaileen partaidetza eta esperientzia: 

Sortu esperientzia erakargarri eta gogoangarria parte-hartzaileentzat. Planifikatu eta antolatu jarduerak, aurkezpenak, entretenimenduak eta sareko aukerak euren interes eta itxaropenetara egokitzen diren. Erreparatu seinaleztapena, dekorazioa eta ukitu pertsonalizatuak bezalako xehetasunei, parte-hartzaileen esperientzia orokorra hobetzeko.

7. etapa: Ekitaldiaren osteko ebaluazioa eta jarraipena: 

Ebaluatu ekitaldiaren arrakasta parte-hartzaileen, interesdunen eta taldekideen iritziak bilduz. Ekitaldiaren emaitzak finkatutako helburuen aldean aztertzea eta finantza-alderdiak berrikustea. 

Hobekuntza-arloak identifikatzea eta ikasitako ikasgaiak jasotzea etorkizuneko ekitaldien plangintza-prozesuak fintzeko. Gainera, jarraitu parte-hartzaileekin, babesleekin eta bazkideekin esker ona adierazteko eta harremanak mantentzeko.

Nola sortu Ekitaldien Plangintza Arrakastatsua

Ekitaldien plangintzarako unibertsalki adostutako elementu multzorik ez dagoen arren, hona hemen gertaeren plangintza eraginkorra izateko ezinbestekotzat jotzen diren funtsezko elementuak:

1/ Helburu argiak:  

Ekitaldiaren helburuak eta helburuak finkatzea. Ulertu zer lortu nahi duzun eta lerrokatu plangintza-ahalegin guztiak horren arabera, funtsak biltzea, sareak sustatzea, produktu bat sustatzea edo mugarri bat ospatzea. 

2/ Aurrekontu Kudeaketa: 

Garatu aurrekontu errealista eta esleitu funtsak ekitaldiaren alderdi ezberdinetara, besteak beste, lekua, cateringa, apaingarriak, marketina eta logistika. 

Jarraitu aldian-aldian gastuak eta ziurtatu aurrekontuaren barruan geratzen zarela. Esleitu funtsak estrategikoki nahi diren emaitzak lortzeko, kostu eraginkorrak diren aukerak lehenetsiz.

3/ Plangintza estrategikoa eta kronograma: 

Sortu zeregin, erantzukizun eta epe guztiak zehazten dituen plan integral bat. Banatu plangintza-prozesua urrats kudeagarrietan, hasierako kontzeptuaren garapenetik ekitaldi osteko ebaluazioetaraino. 

Denbora-lerro zehatzak koordinazio leuna bermatzen du eta beharren arabera doikuntzak egiteko aukera ematen du.

4/ Ekitaldien diseinua eta gaia: 

Sortu nahi den giroa edo gaia islatzen duen gertaeren diseinu kohesionatu eta erakargarria. Ekitaldiaren giroari laguntzen dioten apaingarriak, seinaleztapena, argiztapena eta estetika orokorra bezalako elementuak barne hartzen ditu.

5/ Logistika eta Eragiketak: 

Erreparatu arreta xehetasun logistikoei, besteak beste, ekitaldien erregistroa, sarrerak, garraioa, aparkalekua, ikus-entzunezko eskakizunak eta tokiko kudeaketa. Eragiketa egokiak ziurtatzea beharrezko baliabide guztiak eraginkortasunez koordinatuz.

6/ Ebaluazioa eta iritzia: 

Ebaluatu ekitaldiaren arrakasta iritziak bilduz eta haren eragina ebaluatuz. 

Parte-hartzaileen gogobetetasuna aztertzea, emaitzak ezarritako helburuen arabera neurtzea eta etorkizuneko ekitaldietan hobetzeko arloak identifikatzea.

Doako ekitaldiak antolatzeko txantiloia 

Hona hemen ekitaldiak antolatzeko txantiloia, ekitaldien plangintzaren zazpi faseak biltzen dituena:

Gakoen eramatea 

Gertaeren plangintza prozesu dinamiko bat da, ikerketa sakona, plangintza estrategikoa eta akatsik gabeko exekuzioa behar dituena, gertakari arrakastatsuak eta ahaztezinak lortzeko. Konferentzia korporatiboa, ezkontza edo komunitatearen topaketa den ala ez, gertaeren plangintza eraginkorrak helburuak lortzea, parte-hartzaileen konpromiso aktiboa eta esperientzia positiboa ematea bermatzen du.

Gainera, AhaSlides funtzio interaktiboekin gertaera paregabeak sortzen lagun diezazuke. Aurkezpen erakargarrietatik denbora errealeko ikusleen interakziora, AhaSlides Zure ekitaldia altuera berrietara igo dezaketen tresna sorta eskaintzen du. Arakatu gure liburutegia prest egindako txantiloiak orain eta ikusi zure parte-hartzaileen ilusioaren gorakada!

Galdera arruntak

Ref: Wild Apricot | Project Manager