El evento ha terminado. Los asistentes se han marchado. Ahora llega la parte que distingue a los organizadores que mejoran de los que improvisan: recopilar comentarios. Las encuestas posteriores al evento revelan qué funcionó, qué no funcionó y qué se debe cambiar la próxima vez, pero solo si la encuesta está bien diseñada. Una encuesta vaga produce datos vagos.
Un estudio de SurveyMonkey sobre la duración de las encuestas reveló que las tasas de finalización caen entre un 5 % y un 20 % en las encuestas que tardan más de 7 u 8 minutos en completarse [1]. Esto significa que las preguntas que incluyas deben justificar su inclusión. Esta guía abarca más de 30 preguntas para encuestas posteriores a eventos, organizadas según su función, además de consejos prácticos sobre la duración, el formato y los errores que perjudican las tasas de respuesta.
satisfacción general
Empieza con lo general antes de entrar en detalles. Estas preguntas te dan una idea general de cómo se desarrolló el evento antes de profundizar en los detalles.
- ¿Cómo calificaría su experiencia general en el evento? (1-5)
- ¿El evento cumplió con tus expectativas? (Superó / Cumplió / No alcanzó)
- ¿Qué probabilidades hay de que asistas a un futuro evento de este organizador? (Muy improbable a muy probable)
- ¿Qué probabilidad hay de que usted recomiende este evento a un colega? (Escala NPS de 0 a 10)
- ¿Qué palabra describe mejor tu experiencia? (Definición abierta o nube de palabras)
Contenido y sesiones
Estas preguntas evalúan si la programación aportó valor y se ajustó a las necesidades de los asistentes.
- ¿Qué tan relevante fue el contenido para sus necesidades profesionales? (De nada a extremadamente)
- ¿Qué sesión te resultó más valiosa? (Menú desplegable o de respuesta abierta)
- ¿Qué sesión te resultó menos valiosa? (Menú desplegable o de respuesta abierta)
- ¿El contenido se ajustaba al nivel de su experiencia? (Demasiado básico / Justo lo necesario / Demasiado avanzado)
- Adquirí conocimientos prácticos que puedo aplicar en mi trabajo. (Totalmente en desacuerdo a Totalmente de acuerdo)
Oradores y presentadores
- ¿Cómo calificaría la calidad general de los altavoces? (1-5)
- ¿Qué orador o presentador destacó más? (Indefinido)
- ¿Hubo suficiente oportunidad para hacer preguntas a los ponentes? (Sí / No / Más o menos)
- ¿Qué temas les gustaría que se trataran en futuros eventos? (Indefinido)
Logística y organización
- ¿Cómo calificaría la organización del evento en general? (1-5)
- ¿El lugar era apropiado y cómodo? (Sí / No / Parcialmente)
- ¿Cómo calificaría el proceso de registro y entrada? (1-5)
- ¿Las comunicaciones sobre el evento (programa, actualizaciones, indicaciones) fueron claras y puntuales? (Sí / No / Parcialmente)
- ¿Cómo calificaría la calidad de la comida y las bebidas? (1-5 o N/A)
Creación de redes y participación
- ¿El evento ofreció suficientes oportunidades para establecer contactos? (Sí / No / Más o menos)
- En este evento hice contactos profesionales muy valiosos. (Totalmente en desacuerdo a Totalmente de acuerdo)
- ¿Qué formato de networking prefieres? (Sesiones estructuradas / Networking abierto / Ambos)
Valor e intención futura
- El evento fue una buena manera de emplear mi tiempo. (Totalmente en desacuerdo a Totalmente de acuerdo)
- El evento valió la pena el precio de la entrada. (Totalmente en desacuerdo a Totalmente de acuerdo)
- ¿Qué cambiarías de este evento? (Indefinido)
- ¿Cuál fue la parte más valiosa del evento? (Indefinido)
- ¿Algún comentario o sugerencia adicional? (Indefinido)
Eventos virtuales e híbridos: preguntas adicionales
Si su evento tuvo un componente virtual o híbrido, añada algunas preguntas específicas sobre esa experiencia.
- ¿Cómo calificaría la calidad de la plataforma virtual? (1-5)
- ¿Experimentaste algún problema técnico durante el evento? (Si no)
- ¿Qué tan atractiva fue la experiencia virtual en comparación con un evento presencial? (Mucho menos / Menos / Aproximadamente lo mismo / Más)
Errores que perjudican las tasas de respuesta
Hacer demasiadas preguntas. Intenta incluir 10 preguntas o menos [3]. Cada pregunta adicional reduce la probabilidad de completarlo. Elimina todo aquello que sea interesante saber, en lugar de lo que sea imprescindible.
Enviado demasiado tarde. La memoria se desvanece rápidamente. Envíe su encuesta dentro de las 24 horas posteriores al evento, idealmente con un recordatorio en la sala durante la sesión de clausura. Las encuestas por SMS enviadas dentro de las dos horas posteriores a la finalización de un evento obtienen un 32 % más de respuestas que las enviadas posteriormente [2]. Un correo electrónico de seguimiento 3 o 4 días después puede captar entre un 20 % y un 30 % más de respuestas de quienes no recibieron el primer envío [3].
Basándose únicamente en preguntas abiertas. Las respuestas abiertas son valiosas, pero difíciles de analizar a gran escala, y reducen las tasas de finalización. Utilice escalas de valoración para los datos cuantitativos. Limite las preguntas abiertas a una o dos por encuesta.
Ignorando los resultados. La forma más rápida de asegurarte de que nadie complete tu próxima encuesta es recopilar comentarios y no actuar en consecuencia. Comparte los hallazgos clave con los asistentes e infórmales sobre los cambios que implementarás basándote en sus sugerencias. Incluso un breve correo electrónico de resumen genera confianza y aumenta la participación en futuras encuestas.
Utilizar preguntas capciosas. "¿Cuánto disfrutaste de nuestra increíble presentación?" no es una pregunta neutral. Mantén un lenguaje objetivo y evita suposiciones implícitas.
Olvidar segmentar. Los VIP, los asistentes primerizos, los que repiten y los participantes virtuales suelen tener experiencias diferentes. Como mínimo, planifique un análisis independiente para cada grupo y considere la posibilidad de elaborar cuestionarios personalizados si su evento es lo suficientemente grande como para permitirlo.
Consejos para formular preguntas que obtengan respuestas sinceras
Incluso una encuesta bien estructurada puede generar datos poco fiables si las preguntas están mal redactadas. Aquí tienes cinco aspectos prácticos que debes comprobar antes de enviarla.
Utilice una escala uniforme en todo momento. Mezclar una escala de 1 a 5 en una sección con una escala de 1 a 10 en otra obliga a los encuestados a reajustar su marco mental cada pocas preguntas. Elija una escala para todos los elementos calificados y manténgala. La mayoría de las encuestas de eventos funcionan bien con una escala de cinco puntos porque es rápido de responder y fácil de analizar.
Limita cada pregunta a una sola idea. "¿Cómo calificaría la calidad del contenido y la presentación del orador?" son dos preguntas en una. Los encuestados que disfrutaron del contenido pero encontraron difícil seguir al orador no tienen una buena respuesta. preguntas de doble cañón en elementos separados, incluso si eso agrega una fila más a la encuesta.
Permita que los encuestados respondan a las preguntas que no sean pertinentes. Si preguntas sobre la comida y la bebida en un evento al que algunos asistentes solo asistieron virtualmente, incluye la opción "No aplica". Obligar a alguien a calificar algo que no experimentó distorsiona los datos y frustra al encuestado.
Evite la jerga y la terminología interna. Es posible que tu equipo se refiera a una sesión en particular como "la sesión paralela de la tarde", pero los asistentes la conocen por su título. Utiliza el mismo lenguaje que usaron los asistentes al registrarse o al recibir el programa. Esto es especialmente importante para encuestas sobre eventos de varios días o con varias sesiones simultáneas.
Pruebe la encuesta antes de enviarla. Repase usted mismo toda la encuesta y luego pídale a una persona ajena al equipo de planificación que la complete sin conocerla previamente. Busque preguntas que generen dudas, escalas ambiguas o saltos lógicos que no tengan sentido para alguien que no participó en la elaboración de la encuesta. Lo que parece obvio para el organizador suele ser confuso para un participante que responde rápidamente por teléfono.
Ten en cuenta la experiencia móvil. La mayoría de las respuestas a las encuestas posteriores a eventos se reciben desde teléfonos móviles, a menudo mientras los asistentes regresan a casa. Los textos largos de las preguntas, los espacios pequeños para pulsar y los diseños de varias columnas dificultan la finalización de las encuestas en dispositivos móviles. Previsualice su encuesta en un teléfono antes de enviarla y elimine cualquier pregunta que requiera desplazarse para leer el texto completo. Una encuesta que funciona bien en una pantalla de cuatro pulgadas funcionará bien en cualquier dispositivo. Si su plataforma lo permite, habilite el avance automático después de cada selección de calificación para que los encuestados no tengan que pulsar un botón de "siguiente" por separado. Este pequeño cambio por sí solo puede reducir significativamente la tasa de abandono en dispositivos móviles.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar una encuesta posterior al evento?
Intenta incluir entre 8 y 10 preguntas que no tarden más de cinco minutos en completarse. La diferencia entre una encuesta de cinco minutos y una de diez es significativa. Prioriza las métricas más importantes y elimina las demás. Si realmente necesitas más datos, considera realizar dos encuestas más cortas: una inmediatamente después del evento para evaluar la satisfacción general y otra una semana después para obtener información más detallada de los asistentes más comprometidos. Otra regla práctica: si una pregunta no se relaciona con una decisión que puedas tomar antes del próximo evento, elimínala. Cada pregunta adicional supone un pequeño coste para cada participante.
¿Debería ofrecer algún incentivo por completar la encuesta?
Los incentivos pueden aumentar las tasas de respuesta, pero también pueden atraer respuestas de baja calidad de personas que responden apresuradamente solo para obtener la recompensa. Un enfoque mejor es hacer que la encuesta sea lo suficientemente sencilla y breve como para que no se necesite ningún incentivo. Si las tasas de respuesta siguen siendo bajas, considere la posibilidad de participar en un sorteo en lugar de ofrecer una recompensa garantizada, lo que reduce el incentivo para responder con prisas. El incentivo más efectivo es informar a los asistentes que sus comentarios influirán en la organización del próximo evento: las personas responden cuando creen que su opinión importa.
¿Qué debo hacer con los resultados?
Comience calculando sus métricas clave: puntuación de satisfacción general, NPS y cualquier puntuación específica que esté rastreando año tras año. Luego, lea las respuestas abiertas en busca de temas. Busque patrones, no quejas aisladas. Una vez que tenga una imagen clara, compartir un resumen Con tu equipo y, cuando corresponda, con los asistentes. Un breve correo electrónico que indique "Esto es lo que nos dijeron y esto es lo que estamos cambiando" cierra el ciclo de retroalimentación y aumenta la probabilidad de que los asistentes participen en futuras encuestas. También ayuda a realizar un seguimiento de las mismas preguntas clave en cada evento, lo que permite medir el progreso a lo largo del tiempo en lugar de tratar cada encuesta como un ejercicio aislado. Las puntuaciones de referencia brindan un contexto que un solo dato no puede ofrecer.
Recopilación de comentarios durante el evento con AhaSlides
El momento más efectivo para recopilar comentarios es antes de que los asistentes abandonen la sala. AhaSlides permite cerrar la sesión con diapositivas interactivas: escalas de valoración para preguntas cuantitativas, una nube de palabras para reflejar el ambiente de la sala y una diapositiva abierta para sugerencias específicas, cuyos resultados aparecen en pantalla a medida que los asistentes responden. La recopilación de comentarios en la sala es clave para alcanzar las tasas de finalización del 85-95 % mencionadas anteriormente, y ver los comentarios colectivos en pantalla le da a la sesión un cierre concreto.
Para acceder al cuestionario completo, Encuestas de AhaSlides Convierta las preguntas de la encuesta posterior al evento en un único formulario que los participantes completen en una sola página y envíen una sola vez. Muéstrelo como la última diapositiva de su sesión de clausura y, a continuación, comparta la misma encuesta mediante un enlace o código QR con los asistentes que se hayan marchado antes de tiempo; podrán responder desde cualquier dispositivo sin necesidad de crear una cuenta.
Fuentes
[1] SurveyMonkey. ¿Cuánto debe durar una encuesta? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Exploración. ¿Cuál es una buena tasa de respuesta a una encuesta posterior a un evento? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] Centro ASAE. 5 buenas prácticas para crear y compartir encuestas posteriores a un evento. (Septiembre 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
