Bileraren aktak: idazketa-gidarik onena, adibideak (+ doako txantiloia) 2024an

Bilerek funtsezko zeregina dute enpresetan eta erakundeetan, eta gaiak eztabaidatzeko eta jorratzeko eta barne gaiak kudeatzeko plataforma gisa balio dute aurrerapena bultzatzeko. Topaketa hauen funtsa harrapatzeko, birtuala zein pertsonala izan, Bilera aktak or Bileraren akta (MJ) funtsezkoak dira oharrak hartzeko, eztabaidatutako gai nagusiak laburtzeko eta hartutako erabakien eta ebazpenen jarraipena egiteko.

Artikulu honek bilera-akta eraginkorrak idazten gidatuko zaitu, erabili beharreko adibide eta txantiloiekin, baita jarraitu beharreko jardunbide egokiekin ere.

Edukien aurkibidea

• Zer dira bileraren aktak?
• Nor da Minute-Taker?
• Nola idatzi bileraren aktak
• Bileraren akten adibideak (+ txantiloiak)
• Bilera akta onak sortzeko aholkuak
• Gakoen eramatea

Zorionez, artikulu honek bilera-aktak idazteko erronka gehiago ez sentitzea lagunduko dizu. Eta ez ahaztu sortzaile eta interaktiboa izatea zure bilera bakoitzean:

• AhaSlides txantiloi publikoa
• Proiektuaren Hasierako Topaketa
• Zuzendaritza Estrategikoko Bilera
• Topaketak Enpresan |10 mota eta praktika onak
• Bilera Agenda | 8 urrats gakoak, adibideak eta doako txantiloiak
• Bilerarako gonbidapen elektronikoa | Aholku, adibide eta txantiloi onenak
• AI lineako galdetegien sortzailea | Egin galdetegiak zuzenean | 2024ko agerraldia
• Live Word Cloud Sortzailea | # 1 Doako Word Cluster Sortzailea 2024an
• 14an eskolan eta lanean ideia-jasa egiteko 2024 tresna onenak
• Zer da Balorazio Eskala? | Doako Inkesta Eskala Sortzailea
• Ausazko Talde Sortzailea | 2024 Random Group Maker-ek agerian uzten du

Zer dira bileraren aktak?

Bileretako aktak bilera batean gertatzen diren eztabaid, erabaki eta ekintzen idatzizko erregistroa dira. 

• Erreferentzia eta informazio iturri gisa balio dute bertaratu guztientzat eta bertaratu ezin direnentzat.
• Informazio garrantzitsua ahazten ez dela ziurtatzen laguntzen dute eta denak orrialde berean daudela eztabaidatu zenari eta egin beharreko ekintzak.
• Erantzukizuna eta gardentasuna ere ematen dute bileran hartutako erabakiak eta konpromisoak dokumentatuz.

Nor da Minute-Taker?

Minute-Taker arduratzen da bileran zehar hartutako eztabaidak eta erabakiak zehaztasunez grabatzeaz.

Administrazioko funtzionarioa, idazkaria, laguntzailea edo kudeatzailea edo zeregina betetzen duen talde boluntarioa izan daitezke. Ezinbestekoa da minutuak hartzen dituenak antolakuntza ona eta oharrak hartzea, eta eztabaidak modu eraginkorrean laburbiltzea.

AhaSlides-ekin bilera dibertigarrien parte hartzea

Nola idatzi bileraren aktak

Bileraren akta eraginkorrak lortzeko, lehenik eta behin, objektiboak izan behar dute, bileraren egiazko akta izan, eta saihestu iritzi pertsonalak edo eztabaidetako interpretazio subjektiboak. Hurrengoa, laburra, argia eta ulerterraza izan behar du, puntu nagusietan bakarrik zentratu, eta alferrikako xehetasunak gehitzea saihestu. Azkenik, zehatza izan behar du eta erregistratutako informazio guztia freskoa eta garrantzitsua dela ziurtatu behar du.

Goazen bilera aktak idazteko xehetasunetan hurrengo urratsekin!

8 Bileretako akten funtsezko osagaiak

1. Bileraren data, ordua eta tokia
2. Bertaratutakoen zerrenda eta absentziagatik barkamena eskatu
3. Bileraren gai-zerrenda eta helburua
4. Hartutako eztabaida eta erabakien laburpena
5. Hartutako edozein boto eta haien emaitzak
6. Ekintza-elementuak, arduraduna eta burutzeko epea barne
7. Hurrengo urratsak edo jarraipen-elementuak
8. Amaierako hitzak edo bileraren amaiera

Bilera-akta eraginkorrak idazteko urratsak

1/ Prestaketa

Bileraren aurretik, ezagutu bileraren agenda eta atzeko material garrantzitsuak. Ziurtatu beharrezko tresna guztiak dituzula, hala nola ordenagailu eramangarria, koadernoa eta boligrafoa. Era berean, komeni da aurreko bileraren aktak berrikustea zer informazio sartu eta nola formateatu jakiteko.

2/ Oharrak hartzea

Bileran zehar, hartutako eztabaida eta erabakiei buruzko ohar argi eta zehatzak hartu. Funtsezko puntuak, erabakiak eta ekintza-elementuak harrapatzen zentratu beharko zenuke, bilera osoa hitzez hitz transkribatu beharrean. Ziurtatu hizlarien izenak edo funtsezko aipamenak eta ekintza edo erabakiak sartzen dituzula. Eta saihestu besteek ulertzen ez duten laburdura edo laburduraz idaztea.

3/ Aktak antolatu

Berrikusi eta antolatu zure oharrak bileraren ondorengo minutuen laburpen koherente eta zehatza sortzeko. Izenburuak eta buletak erabil ditzakezu minutuak erraz irakurtzeko. Ez hartu eztabaidaren iritzi pertsonalik edo interpretazio subjektiboak. Gertaerak eta bileran adostutakoari arreta jarri.

4/ Xehetasunak grabatzea

Bileraren aktak xehetasun garrantzitsu guztiak izan behar ditu, hala nola data, ordua, kokapena eta parte-hartzaileak. Eta aipatu eztabaidatutako gai garrantzitsu guztiak, erabakiak eta esleitutako ekintza-elementuak. Ziurtatu egin diren botoak eta eztabaidetako emaitzak grabatzen dituzula.

5/ Ekintza-elementuak

Ziurtatu esleitutako ekintza-elementuak zerrendatzen dituzula, arduraduna nor den eta burutzeko epea barne. Bileraren akten zati erabakigarria da, bakoitzak bere erantzukizunak eta horiek betetzeko epea ezagutzen duela ziurtatzen baitu.

6/ Berrikuspena eta banaketa

Aktak berrikusi behar dituzu zehaztasuna eta osotasuna ikusteko, eta beharrezko berrikuspenak egin. Ziurtatu puntu eta erabaki gako guztiak adierazita daudela. Ondoren, akta parte-hartzaile guztiei bana diezaiekezu, pertsonalki edo posta elektronikoz. Biltegiratu minutuen kopia kokapen zentralizatu batean erraz sartzeko, esate baterako, disko partekatu batean edo hodeian oinarritutako biltegiratze plataforma batean.

7/ Jarraipena

Ziurtatu bilerako ekintza-elementuak berehala jarraitzen direla eta betetzen direla. Erabili minutuak aurrerapena jarraitzeko eta erabakiak ezartzen direla ziurtatzeko. Erantzukizunak mantentzen laguntzen dizu eta bilera emankorra eta eraginkorra dela ziurtatzen du.

Bileraren akten adibideak (+ txantiloiak)

1/ Bileraren akta Adibidea: Bilera txantiloi sinplea

Bileraren akta sinpleen xehetasun-maila eta konplexutasuna bileraren xedearen eta zure erakundearen beharren araberakoa izango da. 

Oro har, bilera-akta soilak barne-helburuetarako erabiltzen dira eta ez dute zertan beste bilera-akta motak bezain formalak edo osoak izan behar. 

Beraz, premiazkoa bazara eta bilera eduki sinple eta ez-garrantzitsuen ingurukoa bada, txantiloi hau erabil dezakezu:

2/ Bileraren akta Adibidea: Kontseiluaren bilera txantiloia

Kontseiluko bileraren aktak erregistratu eta kide guztiei banatzen zaizkie, hartutako erabakien eta erakundearen nondik norakoen berri emanez. Beraz, argia, osoa, zehatza eta formala izan behar du. Hona hemen kontseiluko bileraren akta eredua:

Hau oinarrizko kontseiluaren bilera txantiloia besterik ez da, eta baliteke elementuak gehitu edo kendu nahi izatea zure bileraren eta erakundearen beharren arabera.

3/ Bileraren akta Adibidea: Proiektua kudeatzeko txantiloia 

Hona hemen bilera-akta adibide bat proiektuaren kudeaketa txantiloi baterako:

Bilera akta onak sortzeko aholkuak

Ez azpimarratu hitz guztiak harrapatzeaz, zentratu gai, emaitza, erabaki eta ekintza-elementu nagusiak erregistratzean. Jarri eztabaidak zuzeneko plataforma batean, hitz guztiak sare handi batean harrapatzeko🎣 - AhaSlides-en ideia-taula tresna intuitibo eta sinplea da bakoitzak bere ideiak azkar aurkez ditzan. Hona hemen nola egiten duzun:

Sortu aurkezpen berri bat zurekin AhaSlides kontua, ondoren, gehitu Brainstorm diapositiba "Inkesta" atalean.

Idatzi zure eztabaida gaia, eta, ondoren, sakatu "Orain" bileran parte hartu eta beren ideiak bidal ditzaten.

Erraza dirudi, ezta? Probatu eginbide hau orain, zure bilerak eztabaida bizi eta sendoekin errazten laguntzeko eginbide erabilgarrietako bat besterik ez da.

Gakoen eramatea

Bileraren akten helburua da bileraren goi-mailako ikuspegi orokorra eskaintzea, bertaratu ezin izan dutenei, baita bileraren emaitzen erregistroa egitea ere. Hori dela eta, aktak antolatuta eta erraz ulertzeko modukoak izan behar dira, informazio garrantzitsuena argi eta zehatz nabarmenduz.