Bilerarako gonbidapen elektronikoa | Aholku, adibide eta txantiloi onenak (% 100 doan)

Zer da ona bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoa adibidea?

Bilerak taldearen eraginkortasun, koordinazio eta batasunerako ezinbesteko elementua izan daitezke. Enpresa askok bilera bat antolatzen dute gutxienez astean behin, bilera informal bat izan daiteke, besterik gabe, beren langileekin elkarrizketa sakon bat izateko edo zuzendaritza batzordearen bilera formalagoa enpresa baten etorkizuneko plana eta urteko amaierako txostena eztabaidatzeko. Administratzaileek edo buruzagiek derrigorrezkoa da bilerarako gonbidapen gutunak bidaltzea parte-hartzaileei edo gonbidatuei.

Bilerarako gonbidapena garrantzitsua da bilera ofizialak modu eraginkorrean eta ondo burutzeko. Bilerarako gonbidapenak bidaltzeko modu ugari daude. Artikulu honetan, aurre egitean zentratuko gara bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoak, zure bileretan parte hartzera gonbidatzeko metodorik erosoena eta ezagunena.

Edukien aurkibidea

• Zer da bilerarako gonbidapen elektronikoa?
• Zergatik da garrantzitsua bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoa?
• Idatzi bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoa urratsez urrats
• Bilerarako gonbidapen-mezu elektroniko motak eta adibideak
• Beheko lerroa

Bilera azkarreko txantiloiak AhaSlides-ekin

• Topaketak Enpresan
• Bilera aktak
• Zutik Topaketa

Zer da bilerarako gonbidapen elektronikoa?

Negozio-jardueren funtsezko zati bat, bilerarako gonbidapen-mezu bat bileraren helburuaren erakustaldia duen mezu idatzia da eta jendea data eta kokapen zehatza jarraituz bilerara sartzeko eskaera bat da, gehi eranskin zehatzagoak izanez gero. Bileren ezaugarrien arabera estilo formal edo informalean idatzi daiteke. Tonu eta estilo egoki batean idatzi behar dira, negozio-posta elektronikoaren protokoloa betetzeko.

Hala ere, ez nahastu bilerarako gonbidapen-mezua eta bilera-eskaera-mezu elektronikoa. Mezu elektroniko hauen arteko desberdintasun nagusia da bilera-eskaera-mezu bat norbaitekin hitzordu bat antolatzea dela helburu, eta bilerarako gonbidapen-mezu batek bilera batera gonbidatzen zaitu iragarritako egunetan eta tokietan.

Zergatik da garrantzitsua bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoa?

Posta elektronikoko gonbidapenak erabiltzeak onura asko dakartza. Posta elektroniko bidezko gonbidapenen abantailak behean zerrendatzen dira:

• Egutegietara zuzenean konektatzen da. Hartzaileek gonbidapena onartzen dutenean, haien negozio-egutegian gehitzen da berriro eta egutegian adierazitako beste gertakarien abisua jasoko duzu.
• Erosoa eta azkarra da. Zure hartzaileak mezu elektronikora irits daitezke berehala bidali botoia sakatu ondoren. Hartzailearengana zuzenean doan heinean, helbide elektronikoa okerra bada, berehala jaso dezakezu iragarkia eta azkar irtenbide gehiago bilatu.
• Denbora aurreztea da. Milaka helbide elektroniko dituzten talde-mezuak bidal ditzakezu aldi berean.
• Kostuak aurreztea da. Ez duzu aurrekonturik gastatu behar posta bidaltzeko.
• Zure webinar-plataformatik zuzenean sor daiteke. Aurrez aurre bilera bat egiten ari ez bazara behintzat, zure lehen aukera Zoom, Microsoft Teams edo baliokideren bat izango da ziurrenik. Erantzuna berresten denean, esteka eta denbora-tarte guztiak posta elektroniko bidez sinkronizatzen dira, bertaratutakoak beste gertaera batzuekin nahasketa saihesteko.

Egia da egunero milaka milioi mezu elektroniko bidaltzen direla eta horietako asko spamak direla. Guztiek gutxienez mezu elektroniko bat erabiltzen baitute lan, erosketak, bilerak eta beste mezu garrantzitsuak trukatzeko. Hala ere, egunero tona mezu elektroniko irakurri behar dituzunez, ez da harritzekoa batzuetan "posta elektronikoaren nekea" fenomenoarekin topo egitea. Horrela, gonbidapen-mezu on bat bidaltzeak hartzaileek alferrikako gaizkiulertuak edo ezjakintasunak ekidin ditzake.

Idatzi bilerarako gonbidapen elektronikoa urratsez urrats

Ezinbestekoa da bilerarako gonbidapen-mezu elektroniko on bat eta, oro har, an eragiten du posta elektronikoa bidaltzea tasa.

Hartzaileei dagokienez, negozio-bilerarako gonbidapen-mezu elektroniko bat osatzeko denek bete behar dituzten protokoloak eta printzipioak daude. Bilerarako gonbidapen-mezu estandarra nola idazten ikas dezakezu urrats hauek jarraituz:

1. urratsa: Idatzi gai-lerro sendo bat

Egia da mezu elektronikoen hartzaileen % 47k gai-lerro argi eta zehatza duten mezu elektronikoak irakurtzen dituela. Lehen inpresioa garrantzitsua da. Honek hartzaileek urgentzia edo garrantzia sentitzea ziurta dezakete, eta horrek irekitze tasa handiagoa dakar.

• Laburra, zuzendua. Izan egitatezkoa, ez enigmatikoa.
• Gai-lerroan bertaratzearen berrespena eska dezakezu premiazko seinale gisa.
• Edo gehitu sentimendu-tonu bat, ez ahaztu garrantzia, urgentzia,...
• Gehitu Denbora denborari dagokion arazoa azpimarratu nahi baduzu 

Esate baterako: “4/12 Topaketa: Proiektuaren ideia-jasa saioa” edo “Garrantzitsua. Mesedez, erantzun: Produktu Berriaren Estrategia bilera 10/6"

2. urratsa: Hasi sarrera azkar batekin

Lehenengo lerroan, ideia ona da nor zaren, erakundean zein den zure posizioa eta haiengana zergatik ari zaren jakiteko laburpena egitea. Ondoren, bileraren helburua zuzenean erakutsi dezakezu. Jende askok bileraren helburu lauso bat ematearen akatsa egiten du parte hartzaileek hori jakin behar dutela suposatzen baitute.

• Egin zure aurkezpena atsegina edo lanarekin erlazionatuta
• Gogorarazi parte-hartzaileei zereginen bat amaitu behar duten edo bilerara zerbait ekarri behar duten.

Esate baterako Kaixo taldekide, datorren astelehenean produktu berriaren aurkezpenean ikusteko gogoz nago.

3. urratsa: Partekatu ordua eta kokapena

Bileraren ordu zehatza sartu behar duzu. Bilera nola eta non egiten den ere esan behar diezu, pertsonalki edo sarean, eta behar izanez gero, jarraibideak edo plataforma estekak eskaini.

• Gehitu ordu-eremua langileren batek munduko eremu ezberdinetan lan egiten badu
• Aipatu bileraren iraupen estimatua
• Jarraibideak ematean, izan ahalik eta zehatzen edo erantsi mapak egiteko jarraibide bat

Esate baterako: Anima zaitezte urriak 6, ostirala, 1:00etan, 2. bilera gelan, administrazio eraikineko bigarren solairuan.

4. urratsa: Bileraren agenda zehaztu

Helburu nagusiak edo bileraren agenda proposatu. Ez aipatu xehetasunak. Besterik gabe, gaia eta denbora-lerroa adieraz ditzakezu. Bilera formaletarako, dokumentu zehatza erantsi dezakezu. Hau bereziki erabilgarria da parte-hartzaileei prestatzen aldez aurretik laguntzeko.

Esate baterako, honekin has zaitezke: Eztabaidatzeko asmoa dugu…./ Gai batzuk jorratu nahi ditugu Edo denbora-lerroa bezala:

• 8:00-9:30: Proiektuaren aurkezpena
• 9:30-11:30: Howard (IT), Nour (Marketing) eta Charlotte (Sales) aurkezpenak

5. urratsa: Eskatu RSVP bat

RSVP bat eskatzen baduzu, zure hartzaileen erantzuna berresten lagun dezake. Anbibalentzia saihesteko, bertaratutakoek bertaratzearen edo ezaren berri emateko lehentasunezko erantzuna eta denbora-muga sartu behar dira zure posta elektronikoan. Horren bidez, arautzen duzun unean ez baduzu erantzunik jaso, jarraipen-ekintza azkarrak egin ditzakezu.

Esate baterako: Mesedez, erantzun [data] baino lehen [helbide elektronikoa edo telefono zenbakira]

6. urratsa: Gehitu posta elektroniko profesionalaren sinadura eta marka

Enpresa-posta elektronikoaren sinadurak izen-abizenak, karguaren izenburua, enpresaren izena, harremanetarako informazioa eta webgune pertsonalak eta hiperestekadun beste helbide batzuk.

Erraz pertsonaliza dezakezu zure sinadura honekin Gmail.

Esate baterako:

Jessica Madison

Eskualdeko Marketin-zuzendaria, Inco industria

555-9577-990

Doako posta elektronikoko sinadura sortzaile ugari daude denbora eta ahalegina aurrezten dizutena, adibidez Nire sinadura.

Bilerarako gonbidapen-mezu elektroniko motak eta adibideak

Kontuan izan bilera mota ezberdinek estandar eta idazketa estilo desberdinak izango dituztela. Normalean, bilerarako gonbidapen-mezuak bereizten ditugu formal edo informal mailaren arabera, bilera birtualak edo lineako bilera hutsak barne edo kanpoan utzita. Zati honetan, bilerarako gonbidapen-mota tipiko batzuk eta negozio-bileretarako gonbidapen-mezu elektronikoetan erabili ohi diren mota bakoitzeko txantiloiak bildu eta aurkezten dizkizugu.

#1. Bilera formala eskatzeko posta elektronikoa

Bilera eskatzeko mezu elektronikoa urtean behin edo hiru aldiz egin ohi diren bilera handietarako erabiltzen da. Bilera formal handia da, beraz, zure posta elektronikoa idazteko estilo formalean idatzi behar da. Erantsitako eranskinak beharrezkoak dira parte-hartzaileari bileran nola parte hartu, kokapena nola aurkitu eta agenda zehatzago adierazteko.

Bilera formalek hartzen dute parte:

• Zuzendaritza bilera
• Batzordearen bilera
• Zuzendaritza Batzordearen bilera 
• Akziodunen batzarra 
• Estrategia bilera 

Adibidez 1: Akziodunen gonbidapen email txantiloia

Gai-lerroa: Garrantzitsua. Urteko Batzar Orokorrera gonbidatuta zaude. [Ordua]

[Hartzailearen izena]

[Enpresaren izena]

[Lanpostuaren izena]

[Enpresaren helbidea]

[Data]

Akziodun maiteak,

Atsegin handiz gonbidatzen zaituztegu egingo den Urteko Batzar Orokorrera [Ordua], [Helbidea]

Akziodunen Urteko Batzarra informazio, elkartruke eta eztabaidarako aukera paregabea da [Enpresaren izena] eta gure akziodun guztiak.

Era berean, adierazteko eta botoa emateko aukera ere bada erabaki garrantzitsuak hartzeko paper aktiboa izateko [Enpresaren izena], duzun akzio kopurua edozein dela ere. Bilerak honako gai nagusi hauek landuko ditu:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Batzar honetan parte hartzeko argibideak, gai-zerrenda eta onartzera aurkeztu beharreko erabakien testua behean atxikitako dokumentuan aurkituko dituzu.

Eskerrak eman nahi nizkizuke, zuzendaritzaren izenean, zure ekarpenagatik eta leialtasunagatik [Enpresaren izena] eta espero zaitut ongi etorria on Bileran [Data]

Best dagokionez,

[Izena]

[Postaren Izenburua]

[Enpresaren izena]

[Enpresaren helbidea eta webgunea]

Adibidez 2: Estrategia bilera gonbidapen email txantiloia

[Hartzailearen izena]

[Enpresaren izena]

[Lanpostuaren izena]

[Enpresaren helbidea]

[Data]

Gaiaren lerroa: Proiektua Abian jartzeko Marketing kanpaina Bilera: 2/28

Izenean [enpresaren izena], bertan egiten diren negozio-bilera batera joateko gonbidapena egin nahi zaitut [Hitzaldi aretoaren izena, eraikinaren izena] [Data eta ordua]. Bilerak iraungo du [Iraupena].

Atsegin dut ongietorria ematea gure proiektuaren lehen fasera, gure hurrengo proposamena [Xehetasunak] eztabaidatzeko, eta eskertzen dizugu horri buruz duzun informazio baliotsua. Hona hemen eguneko agendaren laburpen labur bat:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Proposamen hau gure talde osoak erabakigarrienetako bat da. Zure erreferentzia gehiago izateko, gutun honi informazio zehatzagoa ematen dizun dokumentu bat erantsi diogu, bilera aldez aurretik prestatzeko komenigarria izan dezazun.

Guztiok espero dugu zurekin elkarrizketa bat izateko zer gehiago egin dezakegun eztabaidatzeko, proposamen hau ondo atera dadin. Mesedez, bidali bilerarako edozein galdera edo gomendio aurretik [Epemuga] niri zuzenean mezu elektroniko honi erantzunez.

Ondo pasa eguna aurretik.

Eskerrik asko,

Epela dagokionez,

[Izena]

[Postaren Izenburua]

[Enpresaren izena]

[Enpresaren helbidea eta webgunea]

#2. Bilera informala gonbidatzeko posta elektronikoa

Bilerarako gonbidapen-mezu formalarekin, zuzendaritza azpiko langileekin edo taldeko kideekin bilera besterik ez bada. Askoz errazagoa da egoki nola idatzi pentsatzea. Estilo informalean idatz dezakezu tonu atsegin eta alai batekin.

Bilera informalak honako hauek dira:

• Brainstorming bilera
• Arazoak konpontzeko bilera
• Prestakuntza
• Check-in bilera
• Team Building Topaketa
• Kafe berriketak 

3. adibidea: Check-in bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoaren txantiloia

Gai-lerroa: Premiazkoa. [Proiektuaren izena] eguneratzeak. [Data]

Talde agurgarriak,

Agurra!

Gozagarria eta dibertigarria izan da zurekin lan egiteko denbora izatea [Proiektuaren izena]. Hala ere, gure planekin modu eraginkorrean aurrera egin ahal izateko, uste dut une egokia dela egindako aurrerapenen berri emateko eta eskertuko nuke zuekin elkartzeko aukera izatea. [kokapena] gaia gehiago eztabaidatzeko [Data eta ordua].

Erantsi dut eztabaidatu behar ditugun agenda guztien zerrenda ere. Ez ahaztu zure zereginak amaitzeko txostena prestatzea. Mesedez, erabili hau [Esteka] egiteko gai izango zaren ala ez jakinarazteko.

Mesedez, idazu posta elektronikoz zure berrespena lehenbailehen.

Epela dagokionez,

[Izena]

[Lanpostuaren izena]

[Enpresaren izena]

Adibidez 4: Taldea bugonbidapen-mezu elektronikoaren txantiloia

Taldekide agurgarriak,

Hau jakinarazteko da [Sailaren izena] bat antolatzen ari da Team Building Topaketa gure langile guztientzat kideak on [Data eta ordua]

Garapen profesional gehiago lortzeko, oso esanguratsua da elkarrekin hazten garela eta hori taldean lan egiten badugu bakarrik gerta daiteke, gure gaitasunak eta talentuak errendimendu hobea lortzeko aprobetxatu ahal izateko. Horregatik, gure sailak hilero talde-eraikuntzako hainbat jarduera sustatzen jarraitzen du.

Mesedez, etorri eta batu ekitaldira, zure ahotsa entzun ahal izateko laguntza hobea emateko nola hobetu dezakegun. Gutxi batzuk ere izango dira taldeak osatzeko jolasak edari eta freskagarri arinekin batera konpainiak emango ditu.

Gutako bakoitza hazten laguntzeko antolatu den talde-eraikuntza honetan momentu dibertigarriak pasatzea espero dugu. Bilera honetan parte hartu ezin duzula uste baduzu, mesedez jakinarazi [Koordinatzailearen izena] at [Telefono zenbakia]

Agur bero bat,

[Izena]

[Lanpostuaren izena]

[Enpresaren izena]

#3. Hizlari gonbidatuaren gonbidapen-mezu elektronikoa

Gonbidatutako hizlariaren gonbidapen-mezuak hizlariari dagokion informazioa izan behar du bilerari eta hitz egiteko aukerari dagokionez. Ezinbestekoa da hizlariak zure ekitaldian ekarpenak egiteko modua jakitea, eta zure ekitaldian parte hartzeko zein onura izan ditzakeen.

5. adibidea: gonbidatutako hizlariaren gonbidapen-mezu elektronikoaren txantiloia

Dear [Hizlaria],

Espero dugu mezu honek ondo aurkitzea! Zure gogoetarako hitz egiteko aukera zoragarri batekin iristen gara gaur. Gure ohorezko hizlari izateko eskatu nahi dizugu [Topaketaren izena], ardaztutako ekitaldia [Zure ekitaldiaren xedearen eta audientziaren deskribapena]. Osoa [Topaketaren izena] taldea zure lorpenetan inspiratuta dago eta uste du aditu ezin hobea izango zarela gure iritzi berdineko profesionalen publikoari zuzentzeko.

[Topaketaren izena] urtean egingo da [Lekua, hiria eta estatua barne] on [Datak]. Gure ekitaldiak gutxi gorabehera antolatzea espero da [Parte-hartzaile kopurua zenbatetsi da#]. Gure helburua da [Topaketaren helburuak].

Hizlari bikaina zarela uste dugu eta zure ahotsa elkarrizketa horren osagarri kritikoa izango litzatekeela kontuan hartuta, [Esperientzia arloa]. Zure ideiak aurkez ditzakezu [Iraupena] minutura arte, arloarekin zerikusia dutenak [Topaketaren gaia]. Zure proposamena [epea] baino lehen bidali dezakezu [esteka] jarraitu, gure taldeak zure ideiak entzun ditzan eta zure hitzaldiaren xehetasunak aldez aurretik zehaztu ditzan.

Edonola ere, bertaratu ezin bazara, apalki eskatzen dizugu gurekin harremanetan jartzeko [esteka] bidez. Eskerrik asko zure denboragatik eta arretagatik, zuen erantzun positiboa entzuteko gogoz gaude.

Best,
[Izena]
[Lanpostuaren izena]
[Harremanetarako informazioa]
[Enpresaren webgunearen helbidea]

#4. Webinar-eko gonbidapen-mezu elektronikoa

Gaur egungo joeretan, gero eta jende gehiagok antolatzen du lineako bilerak, denbora eta kostuak aurrezten direlako, batez ere urruneko lan-taldeentzat. Konferentzia-plataformak erabiltzen badituzu, bilera hasi baino lehen bertaratutakoari zuzenean bidaltzen zaizkion gonbidapen-mezu pertsonalizatuak daude, adibidez, Zoom-eko gonbidapen-mezu elektronikoaren txantiloia. Webinar birtual baterako, hurrengo lagina jo dezakezu.

argibide: Erabili gako-hitzak, hala nola, "Zorionak", "Laster", "Perfektua", "Eguneratu", "Eskuragarri", "Azken batean", "Goikoa", "Berezia", ​​"Sartu gurekin", "Doan", ", etab.

Adibidez 6: Webinar-eko gonbidapen-mezuen txantiloia

Gaia: Zorionak! Gonbidatuta zaude [Webinar-aren izena]

Dear [Hautagaiaren_izena],

[Enpresaren_izena] oso pozik dago webinar bat antolatzeak [Webinarioaren gaia] egunean [data] orduetan [Ordua], helburu duena [[Webinarioaren helburuak]

Aukera ona izango da gonbidatutako adituengandik onura handiak irabazteko [Webinar gaiak] alorrean eta doako opariak lortzeko. Gure taldea oso gogotsu dago zure presentziarekin.

Oharra: webinar hau mugatuta dago [Pertsona kopurua]. Zure eserlekua gordetzeko, mesedez erregistratu [Lotura], eta lasai partekatu zure lagunekin. 

Han ikustea espero dut!

Egun ona izan,

[Zure izena]

[Sinadura]

Beheko lerroa

Zorionez, negozio-bilerarako gonbidapenen txantiloi asko daude eskuragarri Interneten, pertsonalizatzeko eta parte-hartzaileei segundotan bidaltzeko. Ez ahaztu batzuk zure hodeian gordetzea, zure posta elektronikoa idazketa ezin hobeaz prestatu ahal izateko, batez ere premiazko kasuetan.

Zure negoziorako beste irtenbide batzuk ere bilatzen ari bazara, aurki ditzakezu AhaSlides aurkezpen-tresna ona da, ezaugarri harrigarri asko dituena, zure webinar-ekitaldiak, taldeak sortzeko jarduerak, hitzaldiak eta abar laguntzeko.

Galdera arruntak

Ref: Hain zuzen ere | Sherpany