آیا برای تبدیل شدن به یک حرفه ای سازمان رویداد آماده هستید؟ بیشتر از این نگاه نکنید چک لیست برنامه ریزی رویداد - ابزار نهایی برای هر برنامه ریز رویداد.
در این blog در پست، راهنمای گام به گام ایجاد یک چک لیست برنامه ریزی رویداد را با مثال ها کشف خواهیم کرد. از پیگیری کارهای مهم گرفته تا اطمینان از اجرای روان همه چیز، دریابید که چگونه یک چک لیست خوب طراحی شده می تواند سلاح مخفی شما برای میزبانی رویدادهای موفق باشد.
بیایید شروع کنیم!
فهرست مندرجات
- بررسی اجمالی
- چک لیست برنامه ریزی رویداد چیست؟
- راهنمای گام به گام برای ایجاد چک لیست برنامه ریزی رویداد
- نمونه هایی از چک لیست برنامه ریزی رویداد
- گیرنده های کلیدی
- سوالات متداول
بررسی اجمالی
| "چک لیست" به چه معناست؟ | چک لیست لیستی از کارها یا چیزهایی است که باید بررسی و تکمیل کنید. |
| مزایای چک لیست ها | پیگیری آسان، صرفه جویی در زمان و به خاطر سپردن تلاش، بهبود بهره وری، دریافت اندورفین بیشتر هنگام انجام هر کاری. |
چک لیست برنامه ریزی رویداد چیست؟
تصور کنید قرار است یک رویداد خارق العاده مانند جشن تولد یا یک گردهمایی شرکتی برگزار کنید. شما می خواهید همه چیز به آرامی پیش برود و به موفقیت بزرگی دست پیدا کنید، درست است؟ چک لیست برنامه ریزی رویداد می تواند در این مورد کمک کند.
آن را به عنوان یک لیست کارهایی که به طور خاص برای برنامه ریزان رویداد طراحی شده است، در نظر بگیرید. جنبه های مختلف سازماندهی رویداد، مانند انتخاب مکان، مدیریت لیست مهمانان، بودجه بندی، تدارکات، دکوراسیون، پذیرایی، سرگرمی و غیره را پوشش می دهد. چک لیست به عنوان یک نقشه راه عمل می کند و یک چارچوب گام به گام برای پیگیری از ابتدا تا انتها ارائه می دهد.
داشتن چک لیست برنامه ریزی رویداد به چند دلیل مفید است.
- این به شما امکان می دهد پیشرفت را ردیابی کنید، کارهای انجام شده را علامت گذاری کنید و به راحتی ببینید که هنوز چه کاری باید انجام شود.
- این به شما کمک می‌کند تا بتوانید همه پایه‌ها را پوشش دهید و یک تجربه رویدادی کامل ایجاد کنید.
- این به شما اجازه می دهد تا ضرب الاجل های واقعی را تعیین کنید و برای هر کار زمان اختصاص دهید.
- همکاری و هماهنگی مؤثر بین تیم برنامه ریزی رویداد را ترویج می کند.
نکاتی برای تعامل بهتر
به دنبال راهی تعاملی برای گرم کردن مهمانی های رویداد خود هستید؟
قالب‌ها و آزمون‌های رایگان را برای بازی در مجالس بعدی خود دریافت کنید. رایگان ثبت نام کنید و آنچه را که می خواهید بردارید AhaSlides!
🚀 گرفتن حساب رایگان
راهنمای گام به گام برای ایجاد چک لیست برنامه ریزی رویداد
تهیه چک لیست برنامه ریزی رویداد نباید پیچیده باشد. می توانید با دنبال کردن یک راهنمای گام به گام، یک چک لیست جامع و موفق برای رویداد خاص خود ایجاد کنید:
مرحله 1: محدوده رویداد و اهداف را تعریف کنید
با درک هدف و اهداف رویداد خود شروع کنید. نوع رویدادی را که برنامه ریزی می کنید، چه کنفرانس، عروسی یا مهمانی شرکتی تعیین کنید. اهداف رویداد، مخاطبان هدف و هر گونه الزامات خاص را روشن کنید. این اطلاعات به شما کمک می کند تا چک لیست و وظایف برنامه ریزی رویداد را مطابق با آن تنظیم کنید.
برای تعریف می توانید از چند سوال به شرح زیر استفاده کنید:
- هدف شما از رویداد چیست؟
- اهداف رویداد شما چیست؟
- مخاطبان شما چه کسانی هستند؟
- آیا الزامات خاصی وجود دارد که باید رعایت کنید؟
مرحله 2: دسته بندی های کلیدی برنامه ریزی را شناسایی کنید
در مرحله بعد، فرآیند برنامه ریزی را به دسته های منطقی تقسیم کنید. جنبه هایی مانند محل برگزاری، بودجه، مدیریت مهمان، تدارکات، بازاریابی، دکوراسیون، غذا و نوشیدنی، سرگرمی، و هر زمینه مرتبط دیگر را در نظر بگیرید. این دسته ها به عنوان بخش های اصلی چک لیست شما عمل خواهند کرد.
مرحله 3: طوفان فکری و فهرست وظایف ضروری
در هر دسته برنامه ریزی، طوفان فکری کنید و تمام کارهای ضروری را که باید تکمیل شوند فهرست کنید.
- به عنوان مثال، در زیر دسته مکان، می‌توانید کارهایی مانند تحقیق در مورد مکان‌ها، تماس با فروشندگان و تضمین قراردادها را در نظر بگیرید.
دقیق باشید و چیزی را از قلم نیندازید. وظایف کلیدی که باید برای هر دسته انجام دهید چیست؟
مرحله 4: وظایف را به ترتیب زمانی سازماندهی کنید
هنگامی که فهرست جامعی از وظایف دارید، آنها را به ترتیب منطقی و زمانی مرتب کنید.
با کارهایی که باید در مراحل اولیه برنامه ریزی انجام شوند، شروع کنید، مانند تعیین تاریخ رویداد، ایمن سازی محل برگزاری و ایجاد بودجه. سپس، به سمت کارهایی بروید که می توان آنها را نزدیک به تاریخ رویداد تکمیل کرد، مانند ارسال دعوت نامه و نهایی کردن برنامه رویداد.
مرحله 5: تعیین مسئولیت ها و ضرب الاجل ها
مسئولیت های هر کار را به افراد یا اعضای تیم درگیر در فرآیند برنامه ریزی رویداد اختصاص دهید.
- به وضوح تعریف کنید که چه کسی مسئول انجام هر کار است.
- با در نظر گرفتن وابستگی ها و جدول زمانی کلی رویداد، ضرب الاجل های واقعی را برای هر کار تعیین کنید.
- چگونه وظایف را بین تیم خود توزیع خواهید کرد؟
این فعالیت تضمین می کند که وظایف بین تیم توزیع می شود و پیشرفت به طور موثر نظارت می شود.
مرحله 6: یک قدم به عقب برگردید و چک لیست خود را مرور کنید
هنگام سازماندهی چک لیست رویداد، باید مطمئن شوید که تمام وظایف لازم را پوشش می دهد و به خوبی ساختار یافته است. برای جمع‌آوری بینش‌ها و پیشنهادات ارزشمند، به دنبال نظرات سایر متخصصان یا همکاران برنامه‌ریزی رویداد باشید. چک لیست را بر اساس بازخورد و الزامات رویداد خاص خود اصلاح کنید.
مرحله 7: جزئیات و یادداشت های اضافی را اضافه کنید
چک لیست خود را با جزئیات و یادداشت های اضافی تقویت کنید. اطلاعات تماس فروشندگان، یادآوری‌های مهم، و هر دستورالعمل یا دستورالعمل خاصی را که باید دنبال شود، درج کنید. چه اطلاعات اضافی برای اجرای روان کار مفید خواهد بود؟
مرحله 8: به روز رسانی و اصلاح در صورت نیاز
به یاد داشته باشید، چک لیست شما کاملاً مشخص نیست. این یک سند پویا است که می تواند در صورت نیاز به روز و اصلاح شود. هر زمان که کارهای جدیدی ایجاد شد یا زمانی که باید تنظیماتی انجام شود، آن را به روز کنید. چک لیست را به طور مرتب بررسی و تجدید نظر کنید تا هرگونه تغییر را منعکس کند.
نمونه هایی از چک لیست برنامه ریزی رویداد
1/ چک لیست برنامه ریزی رویداد بر اساس دسته
در اینجا نمونه ای از چک لیست برنامه ریزی رویداد بر اساس دسته بندی آمده است:
چک لیست برنامه ریزی رویداد:
الف. محدوده و اهداف رویداد را تعریف کنید
- نوع رویداد، اهداف، مخاطبان هدف و الزامات خاص را تعیین کنید.
ب. محل برگزاری
- تحقیق کنید و مکان های بالقوه را انتخاب کنید.
- از مکان ها دیدن کنید و گزینه ها را مقایسه کنید.
- محل برگزاری را نهایی کنید و قرارداد را امضا کنید.
ج. بودجه
- بودجه کلی رویداد را تعیین کنید.
- اختصاص بودجه برای دسته های مختلف (محل برگزاری، پذیرایی، دکوراسیون و غیره).
- هزینه ها را پیگیری کنید و بودجه را در صورت نیاز تنظیم کنید.
د. مدیریت مهمان
- یک لیست مهمان ایجاد کنید و RSVP ها را مدیریت کنید.
- دعوت نامه ارسال کنید
- برای تایید حضور مهمانان را پیگیری کنید.
- ترتیب صندلی ها و برچسب های نام را سازماندهی کنید
E. لجستیک
- در صورت لزوم حمل و نقل را برای مهمانان ترتیب دهید.
- هماهنگی تجهیزات سمعی و بصری و پشتیبانی فنی.
- برای راه اندازی و تجزیه رویداد برنامه ریزی کنید.
د. بازاریابی و ترویج
- یک برنامه بازاریابی و جدول زمانی تهیه کنید.
- مواد تبلیغاتی (بروشور، پست های رسانه های اجتماعی و غیره) ایجاد کنید.
E. تزئینات
- در مورد موضوع رویداد و فضای مورد نظر تصمیم بگیرید.
- منبع و سفارش تزئینات، مانند گل، قطعات مرکزی، و علائم.
- تابلوها و بنرهای رویداد را ترتیب دهید.
F. غذا و نوشیدنی
- یک سرویس پذیرایی را انتخاب کنید یا منو برنامه ریزی کنید.
- محدودیت های غذایی یا درخواست های خاص را در نظر بگیرید.
ز. سرگرمی و برنامه
- برنامه و برنامه رویداد را تعیین کنید.
- سرگرمی‌هایی مانند گروه موسیقی، دی‌جی یا بلندگو استخدام کنید.
- هر سخنرانی یا سخنرانی را برنامه ریزی و تمرین کنید.
H. هماهنگی در محل
- یک برنامه دقیق برای روز رویداد ایجاد کنید.
- برنامه و انتظارات را با تیم رویداد در میان بگذارید.
- برای راه اندازی، ثبت نام و سایر وظایف در محل، مسئولیت های خاصی را به اعضای تیم اختصاص دهید.
I. پیگیری و ارزیابی
- برای مهمانان، حامیان مالی و شرکت کنندگان، یادداشت های تشکر یا ایمیل ارسال کنید.
- جمع آوری بازخورد از شرکت کنندگان
- موفقیت رویداد و زمینه های بهبود را مرور کنید.
2/ چک لیست برنامه ریزی رویداد بر اساس کار و جدول زمانی
در اینجا نمونه ای از چک لیست برنامه ریزی رویداد است که شامل وظایف و شمارش معکوس جدول زمانی است که به صورت صفحه گسترده قالب بندی شده است:
| گاهشمار | وظایف |
| 8 - 12 ماه | - اهداف رویداد، اهداف و مخاطبان هدف را تعریف کنید. |
| قبل از رویداد | - تاریخ و زمان رویداد را تعیین کنید. |
| - یک بودجه اولیه ایجاد کنید. | |
| - تحقیق کنید و یک مکان را انتخاب کنید. | |
| - شروع به ساختن یک تیم یا استخدام یک برنامه ریز رویداد کنید. | |
| - بحث های اولیه را با فروشندگان و تامین کنندگان آغاز کنید. | |
| 6 - 8 ماه | - نهایی کردن انتخاب مکان و امضای قرارداد. |
| قبل از رویداد | - موضوع و مفهوم رویداد را توسعه دهید. |
| - یک برنامه دقیق رویداد و جدول زمانی ایجاد کنید. | |
| - بازاریابی و تبلیغ رویداد را شروع کنید. | |
| 2 - 4 ماه | - برنامه و برنامه رویداد را نهایی کنید. |
| قبل از رویداد | - هماهنگی با فروشندگان در مورد نیازهای خاص. |
| - ترتیب برای مجوزها یا مجوزهای لازم. | |
| - برنامه ریزی تدارکات رویداد، از جمله راه اندازی و خرابی. | |
| ماه 1 | - لیست شرکت کنندگان و ترتیبات صندلی را نهایی کنید. |
| قبل از رویداد | - جزئیات را با سرگرمی یا بلندگو تأیید کنید. |
| - یک برنامه رویداد دقیق در محل ایجاد کنید و مسئولیت ها را محول کنید. | |
| - آخرین بازدید از محل برگزاری رویداد را انجام دهید. | |
| هفته 1 | - تمام جزئیات را با فروشندگان و تامین کنندگان تایید کنید. |
| قبل از رویداد | - تعداد نفرات نهایی را انجام دهید و آن را با محل برگزاری و کیترینگ ها به اشتراک بگذارید. |
| - مواد رویداد، برچسب های نام، و مواد ثبت نام را آماده کنید. | |
| - تجهیزات سمعی و بصری و الزامات فناوری را دوباره بررسی کنید. | |
| - یک طرح اضطراری و اضطراری تنظیم کنید. | |
| روز رویداد | - برای نظارت بر تنظیم، زودتر در محل حاضر شوید. |
| - اطمینان حاصل کنید که همه فروشندگان و تامین کنندگان طبق برنامه هستند. | |
| - استقبال و ثبت نام شرکت کنندگان در بدو ورود. | |
| - بر جریان رویداد نظارت داشته باشید و هرگونه تغییر یا مشکل لحظه آخری را مدیریت کنید. | |
| - رویداد را به پایان برسانید، از شرکت کنندگان تشکر کنید و بازخورد را جمع آوری کنید. | |
| رویداد پس از وقوع | - ارسال یادداشت های تشکر و یا ایمیل برای شرکت کنندگان و حامیان مالی. |
| - بازخورد رویداد را از شرکت کنندگان و سهامداران جمع آوری کنید. | |
| - یک ارزیابی و بررسی پس از رویداد انجام دهید. | |
| - امور مالی رویداد را نهایی کنید و پرداخت های معوق را تسویه کنید. | |
| - موفقیت رویداد و زمینه های بهبود را بررسی کنید. |
به یاد داشته باشید که چک لیست برنامه ریزی رویداد خود را بر اساس نیازهای رویداد خاص خود سفارشی کنید و جدول زمانی را در صورت لزوم تنظیم کنید.
گیرنده های کلیدی
با کمک چک لیست برنامه ریزی رویداد، برنامه ریزان رویداد می توانند در بالای وظایف خود باقی بمانند، پیشرفت را پیگیری کنند و از نادیده گرفتن جزئیات مهم اجتناب کنند. چک لیست رویداد به عنوان یک نقشه راه عمل می کند و برنامه ریزان را در هر مرحله از فرآیند برنامه ریزی رویداد راهنمایی می کند و به آنها کمک می کند تا سازماندهی شده، کارآمد و متمرکز بمانند.
علاوه بر این، AhaSlides ویژگی های تعاملی را برای تعامل با مخاطب ارائه می دهد، مانند نظرسنجی زنده، جلسات پرسش و پاسخو ارائه تعاملی قالب. این ویژگی‌ها می‌توانند تجربه رویداد را افزایش دهند، مشارکت شرکت‌کنندگان را تقویت کنند و بینش‌ها و بازخوردهای ارزشمندی را جمع‌آوری کنند.
پرسش و پاسخهای متداول
چک لیست برای برنامه ریزی رویداد چیست؟
این یک راهنمای جامع است که تمام جنبه های سازماندهی رویداد مانند انتخاب مکان، مدیریت مهمان، بودجه بندی، تدارکات، دکوراسیون و غیره را پوشش می دهد. این چک لیست به عنوان یک نقشه راه عمل می کند و یک چارچوب گام به گام را از ابتدا تا انتها ارائه می دهد.
هشت مرحله برای برنامه ریزی یک رویداد چیست؟
مرحله 1: محدوده رویداد و اهداف را تعریف کنید | مرحله 2: شناسایی مقوله های کلیدی برنامه ریزی | مرحله 3: طوفان فکری و فهرست وظایف ضروری | مرحله 4: سازماندهی وظایف به صورت زمانی | مرحله 5: تعیین مسئولیت ها و مهلت ها | مرحله 6: بررسی و اصلاح | مرحله 7: اضافه کردن جزئیات و یادداشت های اضافی | مرحله 8: به روز رسانی و اصلاح در صورت نیاز
هفت عنصر کلیدی یک رویداد چیست؟
(1) هدف: هدف یا هدف رویداد. (2) موضوع: لحن، فضا و سبک کلی رویداد. (3) مکان: مکان فیزیکی که رویداد در آن برگزار می شود. (4) برنامه: برنامه و جریان فعالیت ها در طول رویداد. (5) مخاطب: افراد یا گروه هایی که در رویداد شرکت می کنند. (6) لجستیک: جنبه های عملی رویداد، مانند حمل و نقل و اقامت. و (7) ترویج: گسترش آگاهی و ایجاد علاقه در رویداد.
مرجع: موسسه فناوری جورجیا
