Ajanhallinnan määrittely | Lopullinen opas aloittelijoille +5 vihjeellä

Meillä kaikilla on 24 tuntia vuorokaudessa sukupuolesta, ihonväristä tai etnisestä taustasta riippumatta. Mutta todellisuudessa jotkut ihmiset onnistuvat näiden 24 tunnin aikana, jotkut epäonnistuvat ja jotkut luovat paljon arvoa itselleen ja yhteiskunnalle, mutta jotkut eivät tee mitään.

Yksi niiden eroista on se, että on niitä, jotka ovat ajanhallinnan määritteleminen hyvin ja tietää, mitä taitoja tarvitaan. Ja ne, jotka eivät.

Siksi, jos tunnet olosi ylikuormitetuksi eikä sinulla ole aikaa itsellesi tai olet kerran kysynyt: "Jos vain päivä voisi olla pidempi"? Ja kohtaat aina asian nimeltä "deadline" etkä tiedä mitä ajanhallinta on. Ehkä tämä artikkeli auttaa sinua saamaan hyödyllisen oppaan ajanhallintaan.

Sisällysluettelo

• Yleiskatsaus
• Mitä on ajanhallinta?
• Miksi ajanhallinnan määrittely on tärkeää?
• 5 tehokasta ajanhallintavinkkiä ja -tekniikkaa
• Keskeiset ostokset
• UKK

Lisää vinkkejä AhaSlidesilta

Ei vain tarjoa sinulle tehokkaita ajanhallintataitoja, vaan AhaSlides on myös:

• Tunneäly
• 5 Esimerkkejä valmennuksesta työpaikalla
• Työllistettävyystaidot
• Esimerkkejä itsekäsitteistä
• Taidot ansioluetteloon
• Aktiivisen kuuntelun taidot työssä 
• Aikanyrkkeilytekniikka 
• Harjoitusistunnon tehokas suunnittelu
• Ihmissuhdetaitojen määritelmä, esimerkkejä ja tärkeys
• Kuinka olla sosiaalisempi?

Yleiskatsaus

Mitä on ajanhallinta?

Ajanhallinta on ajan suunnittelua ja organisointia kullekin tietylle toiminnalle, yksityiskohtaisesti askel askeleelta, kunnes kaikki tavoitteet on saavutettu. Koska jokaisella ihmisellä on vain tietty määrä aikaa, mitä paremmat ajanhallintataitosi ovat, sitä tehokkaampi aikasi on. 

Joten ajanhallinnan määritteleminen on erittäin tärkeää! Ajanhallinnan tehokkuutta arvioidaan optimaalisimmalla ajanjaksolla tehdyn työn tulosten perusteella. Muista, että sillä, oletko kiireinen tai toimettomana, ei ole mitään tekemistä sen kanssa, teetkö asiat tehokkaasti.

Ajanhallinnan määrittely koostuu neljästä päävaiheesta:

• Listaa ja priorisoi tehtäviä päivän, viikon ja kuukauden mukaan tavoitteidesi ja suuntasi perusteella.
• Mittaa ja arvioi asetettujen tehtävien suorittamiseen kuluva aika.
• Tee yksityiskohtainen suunnitelma ja määritä työn tärkeysjärjestys joka päivä.
• Toteuta asetettu suunnitelma ja pidä siitä kiinni.

Jokaisessa yllä mainitussa ajanhallintavaiheessa on työkaluja, tekniikoita ja tukitaitoja, jotka sopivat jokaisen henkilön työ- ja elämäntavoitteisiin.

Miksi ajanhallinnan määrittely on tärkeää?

Monet ihmiset ihmettelevät, miksi johtamisen määritteleminen on niin tärkeää. Tässä ovat ajanhallinnan edut sinulle.

Lisää työn tuottavuutta – Ajanhallinnan määrittely

Kun osaat hallita aikaasi, voit järjestää päivittäiset suunnitelmasi ja tehtäväsi tärkeyden ja tärkeysjärjestyksen mukaan. Tämän tehtäväluettelon avulla keskityt oleellisiin tehtäviin, jotka tulisi tehdä ensin, mikä lisää työn tehokkuutta.

Kun hallitset aikasi hyvin, estät ajan ja energian tuhlaamisen ja asioiden tekeminen vie vähemmän vaivaa. Se auttaa myös parantamaan luovuuttasi säästämäsi vapaa-ajan ansiosta. 

Kevennä painetta ja auta tekemään parempia päätöksiä

Ajanhallintataitojen puute johtaa usein työskentelyyn suurella paineella, epäsuorasti väärien päätösten tekemiseen, kun harkinta-aika ei riitä. 

Päinvastoin, jos hallitset aikasi hyvin, vältyt ”deadline”-paineelta ja teet tietoisempia päätöksiä työssäsi, koska sinulla on enemmän aikaa ajatella ja arvioida ongelmaa.

Luo lisää motivaatiota

Huonot tavat, kuten työn lykkääminen ja työn suunnittelun harjoittelematta jättäminen, aiheuttavat mittaamatonta haittaa yksilölle ja tiimille. Ajanhallinta auttaa sinua poistamaan nämä tottumukset ja motivoimaan sinua isoihin projekteihin selkeän suunnitelman, jossa on selkeät tavoitteet ja tarkka aikataulu, ansiosta.

Parempi työ- ja perhe-elämän tasapaino

Meillä kaikilla on vuorokaudessa 24 tuntia aikaa omistaa itsellemme, perheelle ja työlle. Tietty aikajärjestely auttaa sinua saamaan kohtuullisen tasapainon elämääsi. Tämä tarkoittaa, että voit keskittyä asioiden tekemiseen hyvin ja sinulla on tarpeeksi aikaa rentoutua ja huolehtia läheisistäsi ja itsestäsi.

5 tehokasta ajanhallintavinkkiä ja -tekniikkaa

Tehtävien jakaminen ryhmiin - Ajanhallinnan määrittely

Hyvä ajanhallinta edellyttää usein tehtävien jakamista ryhmiin tehtävien tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Se sisältää seuraavat neljä pääryhmää:

• Tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä. Tämä tehtäväryhmä on suoritettava välittömästi ja aiheuttaa usein eniten kriisiä, koska se voi tapahtua yhtäkkiä. Esimerkiksi "unohti" aikataulun lähettää työraportit ratkaistakseen ristiriidat asiakkaiden kanssa.
• Tärkeä, mutta ei kiireellinen tehtävä. Se liittyy usein terveyteen, perheeseen, uraan ja ystäviin. Tämä ryhmä ei vaadi välitöntä toimintaa, mutta on sinulle välttämätön. Sinun on tehtävä tavaksesi olla kärsivällinen, työskennellä motivaation puutteen hetkien läpi ja varata siihen aikaa. Esimerkiksi kuntoilu ylläpitää terveyttä.
• Ei välttämätön, mutta kiireellinen. Tälle ryhmälle on ominaista, että vaikka ne on otettava käyttöön välittömästi, ne eivät merkittävästi vaikuta aiottuun tavoitteeseen – esimerkiksi turhat kokoukset, tarpeettomat raportit jne.
• Ei tärkeä eikä kiireellinen. Se ei tarjoa merkittäviä etuja, kuten juorutoimintaa. Ajan tuhlaamisen välttämiseksi sinun tulee paitsi oppia sanomaan "ei" näille asioille, vaan myös kehittää tapana poistaa ne työaikana.

Aseta SMART-tavoitteet – Ajanhallinnan määrittely

Selkeät tavoitteet antavat sinulle motivaatiota. Ja näiden tavoitteiden on oltava tarkkoja ja saavutettavissa olevia. Voit katsoa kuinka asetetaan SMART-tavoitteet seuraavasti:

1. Tarkka: Määritä selkeät, tarkat tavoitteet alusta alkaen.
2. Mitattavissa: Tavoitteiden on oltava mitattavissa ja helposti mitattavissa.
3. Saavutettavissa: Katso, onko tavoite saavutettavissa vastaamalla itse seuraaviin kysymyksiin: Onko tämä realistista, mahdollista vai ei? Onko tavoite liian korkea?
4. Olennainen: Tavoitteiden tulee olla merkityksellisiä elämäsi ja työsi kannalta motivoidakseen sinua.
5. Aikarajoitettu: Pilko suuret tavoitteet pieniksi saavuttaaksesi parhaan tavoitteen.

Vältä olemasta moniajo

Moniajo tarkoittaa useamman kuin yhden asian tekemistä samanaikaisesti. Jos sinulla ei ole tarpeeksi asiantuntemusta, moniajo ei toimi sinulle. Parempi vielä, sinun pitäisi jakaa tehtävä, jotta voit suorittaa sen vaihe vaiheelta. Samalla yksittäisiin tehtäviin keskittyminen lisää tehokkuutta.

Pidä työpaikkasi siistinä

Sotkuinen työpaikka uusien – vanhojen, tärkeiden – merkityksettömien asiakirjojen sekamelskaan saa sinut tuntemaan olosi kaoottiseksi, mutta se myös tuhlaa aikaa, kun sinun täytyy löytää jotain. Pidä siis työpaikkasi järjestyksessä ja älykkäänä, niin sinulla on enemmän aikaa, joten sinun ei tarvitse tuhlata aikaa turhiin tehtäviin.

Pidä hyvää huolta mielenterveydestäsi

Viihtyisänä pitäminen on yksi tavoista olla tehokas ajanhallinnassa. Tästä syystä, jos sinulla on rento, stressitön mieli, teet tarkempia ja järkevämpiä päätöksiä. Tässä on tapoja auttaa sinua säätämään mielialaasi nopeasti.

• Naura: Tämä toiminta auttaa vähentämään stressihormoneja ja lisäämään onnellisuutta.
• Meditoi: Vähintään 10 minuutin meditointi auttaa lievittämään stressiä.
• Kuuntele musiikkia: Nauti suosikkikappaleesta, joka tekee sinusta rento ja mukavan.
• Tanssi: Tämä toiminta on sekä kohottavaa että terveellistä.

Keskeiset ostokset

Kun määrität ajanhallinnan, tunnet, että aikalaatikkosi on paljon suurempi ja tuo mukanaan monia etuja. Joten katso nyt tarkasti itseäsi nähdäksesi, kuinka olet hallinnut aikaasi, tehokkaasti tai et, tai mistä syistä tuhlaat aikaasi. Sitten tiedät, mitä sinun tulee tehdä, jotta et menetä yhtään minuuttia itsestäsi.

Lisäksi meillä on myös paljon valmiita malleja tutkittavaksi!

Usein kysytyt kysymykset