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6 astuces pour booster l'efficacité des réunions d'équipe!

6 astuces pour booster l'efficacité des réunions d'équipe!

Projets

Lindsie Nguyen 11 février 2022 4 min lire

Vous avez probablement rassemblé un tas d'idées créatives pour faire de vos réunions d'équipe une expérience interactive et engageante. Pourtant, vous trouvez toujours que vos réunions d'équipe manquent de quelque chose? L'efficacité doit être le point clé ici.

Vous pouvez «pirater» l'efficacité de vos réunions d'équipe à l'aide de ces conseils pratiques simples sur la façon d'atteindre les performances optimales de votre équipe avec un lieu bien facilité, une atmosphère qui favorise une attitude ouverte, créative et engagée parmi les participants, et une chronologie qui obtient toutes les tâches discutées correctement.

Soulignez l'importance de la réunion

Si vos coéquipiers ne reconnaissent pas les valeurs de la réunion d'équipe, ils se sentiront forcés et peu disposés à s'engager. Alors tout d'abord, montrez-leur les avantages de la rencontre. De nombreuses décisions ne peuvent être prises sans une discussion approfondie et en face-à-face, car c'est le processus de discussion-demande qui sonde la voie à suivre pour des choix rationnels. En outre, des réunions d'équipe efficaces permettent des conversations ouvertes qui tirent parti des perspectives et de l'expertise des membres pour résoudre les problèmes en fonction de leurs compétences et de leurs connaissances. Ils améliorent également les relations interpersonnelles et la compréhension entre les coéquipiers.

«De nombreuses idées poussent mieux lorsqu'elles sont transplantées dans un autre esprit que celui où elles ont surgi.»
Oliver Wendell Holmes

Organisez dans un espace de réunion avec une logistique facilitée

L'espace de réunion affecte profondément les émotions et l'intellect des participants, alors tenez-en compte lors du choix du lieu. Selon le thème et l'atmosphère de la réunion, vous pouvez choisir un espace approprié. Il peut dégager une ambiance confortable, monotone ou distante, qui dépend de votre équipe. La salle de réunion doit être équipée des équipements essentiels (climatiseur, sièges confortables, eau / thé, etc.) et s'assurer que les propriétés techniques fonctionnent correctement en revérifiant avant la réunion.

Quel que soit le style, gardez la salle de réunion facilitée

Établissez des règles de base pour chaque membre

La détermination des règles pour votre équipe tient chacun responsable de sa responsabilité et stimule son engagement pendant la réunion. Vous pouvez adapter l'ensemble des règles de base à la culture et au style de travail de votre équipe, mais en général, cela peut se référer à la présence, la rapidité, la participation active, la gestion des interruptions, la courtoisie conversationnelle, l'honnêteté, etc. En outre, donnez à chacun le pouvoir de discuter de si ces règles sont suffisamment rationnelles et comment les appliquer lors des réunions. N'oubliez pas de souligner leur importance pour que vos coéquipiers connaissent le jeu et respectent les règles.

Remarque: Ces règles de base ne sont PAS à enfreindre!

Créez un agenda par ordre d'importance

N'essayez pas d'encombrer tant de choses dans la chronologie que vous avez du mal à les compléter de manière superficielle. Au lieu de cela, finalisez ceux qui sont pertinents pour le sujet de la réunion et organisez-les par ordre d'importance afin que, même si vous manquez de temps et que vous deviez vous précipiter sur certains points, toutes les questions urgentes ont été résolues. En outre, vous devez distribuer l'ordre du jour à vos coéquipiers avant la réunion. De cette façon, ils peuvent donner des avis constructifs sur l'ordre du jour, formuler leurs opinions et préparer toutes les ressources nécessaires pour la prochaine réunion.

Planifiez soigneusement un ordre du jour - détaillé et pas trop chargé

Encourager la participation active des coéquipiers

Mon conseil préféré! Cela pourrait être fait tout au long de la réunion, avec des activités interactives qui impliquent la participation de tous les coéquipiers. Quelques jeux de brise-glace au départ, des sondages en direct, un mini-texte ou des questions-réponses vocales engageraient tout le monde dans une atmosphère enthousiaste. Vous pouvez également mettre à jour toutes les personnes présentes dans la salle avec des rapports d'une seconde et soumettre leurs évaluations à temps. Un moyen simple de le faire est d'utiliser AhaSlides, un logiciel de présentation en ligne idéal pour les réunions d'équipe interactives et innovantes. Aucune installation requise, alors pourquoi ne pas l'essayer?

Ne plus ennuyer et désengager les réunions d'équipe!

Prendre des décisions finales et attribuer des tâches individuelles

Ne passez pas au point suivant de l'ordre du jour si aucune décision finale n'a été prise concernant la question actuelle. En effet, le principe clé d'une réunion efficace est de bien conclure les choses au lieu de traîner pour rien. Avoir un compte rendu de réunion est un conseil: vous pouvez suivre le flux et savoir s'il y a eu une coupure finale sur tous les sujets. De plus, assurez-vous que vous avez assigné certaines tâches à chaque individu et qu'il connaît ses responsabilités sans aucune confusion.

Une affectation détaillée des tâches pour éliminer la confusion est un MUST!

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Liens externes

Utilisez ce code de référence lorsque vous passez à la caisse : AHAXMAS21