Un ordre du jour bien conçu définit des objectifs et des attentes clairs, permettant à chacun de connaître son rôle et les étapes à suivre avant, pendant et après la réunion. Ce guide explique l'importance des ordres du jour, présente huit étapes pour en rédiger un efficace et propose des exemples (avec modèles) utilisables lors de votre prochaine réunion.
Pourquoi chaque réunion a besoin d'un ordre du jour
Les réunions occupent une part importante du temps de travail. Une étude de la Harvard Business Review a révélé que les cadres y consacrent près de 23 heures par semaine, contre moins de 10 heures dans les années 1960 (Perlow, Hadley et Eun, « Halte à la folie des réunions », 2017Un agenda vous aide à utiliser ce temps de manière ciblée. Il vous permettra notamment de :
- Clarifier l'objectif et les buts veiller à ce que la réunion reste pertinente et que la discussion reste sur la bonne voie.
- Gérer le temps et le rythme, ce qui réduit le nombre de disputes inutiles.
- Définir les attentes des participants et assurez-vous que chaque décision et chaque action soient prises en compte.
- Promouvoir la responsabilitécar chaque objet a un propriétaire.
Une mise en garde de la recherche : le chercheur Steven Rogelberg affirme que ses recherches montrent qu’avoir un agenda En soi, cela ne contribue en rien à l'efficacité des réunionsIl arrive souvent que les responsables se contentent de « changer la date en haut de l'ordre du jour » et de répéter celui de la semaine précédente. Les étapes ci-dessous concernent la rédaction d'un ordre du jour adapté à cette réunion, et non une simple copie de celui de la précédente.
8 étapes clés pour rédiger un ordre du jour de réunion efficace
1. Déterminer le type de réunion
Les différentes réunions impliquent des personnes, des formats et des objectifs différents ; il faut donc choisir le type de réunion au préalable.
- Réunion de lancement du projet: un aperçu des objectifs, du calendrier, du budget et des attentes du projet.
- Réunion générale: une réunion à l'échelle de l'entreprise qui permet de partager les performances, les objectifs et les plans et de construire une vision commune.
- Réunion de la mairieLes employés peuvent poser des questions, prendre connaissance des dernières informations et faire part de leurs commentaires aux cadres supérieurs.
- Réunion de gestion stratégiqueLes hauts dirigeants définissent l'orientation à long terme.
- Réunion d'équipe virtuelle: présentations, discussions et activités interactives par vidéo ou chat.
- Séance de remue-méninges: une réunion créative où les participants génèrent et discutent de nouvelles idées.
- Rencontre en tête-à-tête: une conversation privée pour les évaluations de performance, le coaching ou le développement.
2. Définir le but et les objectifs
Indiquez la raison de la réunion et l'objectif visé. Si vous ne pouvez pas préciser de résultat, demandez si un message suffirait. Rogelberg fait la même remarque : parfois, il est possible d'envoyer l'information et de consacrer cinq minutes à une séance de questions-réponses (Connaissances à l'entretien d'embauche à Wharton).
3. Identifier les thèmes clés
Dressez la liste des sujets à aborder, y compris les décisions à prendre. Commencez par le plus important, lorsque l'énergie et l'attention sont à leur comble.
4. Fixez une limite de temps
Attribuez un créneau horaire à chaque sujet et une heure de fin à la réunion, afin qu'elle respecte l'horaire prévu.
5. Identifier les participants et leurs rôles
Dressez la liste des participants et des responsabilités de chacun, par exemple présenter une mise à jour, prendre des notes ou gérer le temps.
6. Préparer les documents et pièces justificatives
Rassemblez ce dont les participants auront besoin pendant la réunion et distribuez tout document à lire au préalable.
7. Distribuez l'ordre du jour à l'avance
Envoyez l'ordre du jour à tous les participants afin que chacun arrive préparé. Invitez-les à y ajouter leurs propres points avant la réunion.
8. Examiner et corriger au besoin
Vérifiez l'ordre du jour avant la réunion pour vous assurer qu'il est complet et exact, et supprimez tout ce qui ne nécessite pas la présence du groupe dans la salle.
Exemples d'ordres du jour de réunion et modèles gratuits
Voici trois ordres du jour que vous pouvez adapter. Les points à l'ordre du jour et le déroulement de la réunion doivent être ajustés en fonction des besoins et des objectifs de celle-ci.
1. Ordre du jour de la réunion d'équipe
Date:
Endroit:
Participants:
Objectifs : Faire le point sur l'avancement du projet ; examiner les problèmes et les solutions actuels.
- Introduction et bienvenue (5 minutes) | @OMS
- Bilan de la réunion précédente (10 minutes) | @OMS
- Mises à jour du projet et rapports d'avancement (20 minutes) | @OMS
- Résolution de problèmes et prise de décision (20 minutes) | @OMS
- Discussion ouverte et commentaires (20 minutes) | @OMS
- Actions et prochaines étapes (15 minutes) | @who
- Clôture et organisation de la prochaine réunion (5 minutes) | @OMS
Modèle de réunion mensuelle gratuit
2. Ordre du jour de la réunion plénière
Date:
Endroit:
Participants:
Objectif: Partager les performances de l'entreprise et présenter de nouvelles initiatives et de nouveaux plans.
- Mot de bienvenue et présentation (5 minutes)
- Mise à jour des performances de l'entreprise (20 minutes)
- Nouvelles initiatives et nouveaux projets (20 minutes)
- Séance de questions/réponses (30 minutes)
- Reconnaissance et prix des employés (15 minutes)
- Clôture et organisation de la prochaine réunion (5 minutes)
3. Ordre du jour de la réunion de lancement du projet
Date:
Endroit:
Participants:
Objectifs : Définir des objectifs et des attentes clairs ; présenter l'équipe ; discuter des défis et des risques.
- Accueil et présentation (5 minutes) | @OMS
- Aperçu et objectifs du projet (15 minutes) | @OMS
- Présentations des membres de l'équipe (5 minutes) | @OMS
- Attribution des rôles et responsabilités (20 minutes) | @OMS
- Calendrier et aperçu du calendrier (15 minutes) | @OMS
- Défis et risques du projet (20 minutes) | @who
- Éléments d'action et prochaines étapes (15 minutes) | @OMS
- Clôture et organisation de la prochaine réunion (5 minutes) | @OMS
Vous trouverez d'autres idées pour démarrer dans notre guide de la réunion de lancement de projet.
Établissez l'ordre du jour de votre réunion avec AhaSlides
Pour transformer un ordre du jour en un document que votre équipe peut consulter, voter et modifier ensemble :
- Créer un compte. Inscrivez-vous AhaSlides ou parcourez le bibliothèque publique de modèles.
- Choisissez un modèle d'ordre du jour de réunion et cliquez sur Obtenir le modèle.
Ajoutez les points à votre ordre du jour. Remplacez la diapositive de liste du modèle par votre propre ordre du jour. Ajoutez ensuite une brève activité brise-glace, un sondage ou une question ouverte pour encourager la participation dès la première diapositive.
Collaborez et partagez. Invitez vos collègues à modifier la présentation, puis partagez l'ordre du jour sous forme de lien ou de code QR avant la réunion.
Points clés à retenir
- Choisissez le type de réunion et un objectif clair avant d'énumérer les sujets.
- Mettez l'élément le plus important en premier et attribuez à chaque élément un horaire et un responsable.
- Envoyez l'ordre du jour à l'avance et invitez les participants à le compléter.
- Élaborez un ordre du jour différent à chaque fois. Un ordre du jour seul ne garantit pas l'efficacité d'une réunion.
Foire aux questions
Qu'est-ce qui désigne l'ordre du jour d'une réunion ?
L'ordre du jour est le programme détaillé des activités qui se dérouleront lors d'une réunion ; il comprend la liste des sujets abordés, les horaires et la personne qui anime chaque point.
Qu'est-ce qu'une réunion de définition de l'ordre du jour ?
Une réunion préparatoire est organisée afin de planifier et de décider de l'ordre du jour d'une réunion plus importante à venir.
Quel est l'ordre du jour d'une réunion de projet ?
L'ordre du jour d'une réunion de projet détaille les sujets, les discussions et les actions liées au projet, tels que les progrès réalisés, les risques et les prochaines étapes.
