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Comment organiser l'assemblée publique la plus engageante en 2024 | Meilleurs conseils + guide

Comment organiser l'assemblée publique la plus engageante en 2024 | Meilleurs conseils + guide

PROJETS

Laurent Haywood 06 Dec 2023 2 min lire

Saviez-vous qu'une grande partie de la raison pour laquelle Bill Clinton a remporté sa campagne présidentielle de 1992 était le succès de son réunions de l'hôtel de ville?

Il s'entraînait sans cesse à animer ces réunions, utilisant son personnel comme faux spectateurs et double pour ses adversaires. Finalement, il s'est tellement familiarisé avec le format qu'il est devenu assez connu pour celui-ci, et sa réussite à répondre aux questions l'a conduit avec succès jusqu'au Bureau Ovale.

Maintenant, nous ne disons pas que vous gagnerez des élections présidentielles avec une assemblée publique, mais vous gagnerez le cœur de vos employés. Ce type de réunion aide à maintenir l'ensemble de l'entreprise informée en répondant aux questions spécifiques de votre équipe dans un Questions et réponses en direct.

Voici votre guide ultime pour organiser une assemblée publique en 2024.

Qu'est-ce qu'une réunion en mairie ?

Alors, que se passe-t-il lors des assemblées publiques pour les entreprises ? Une assemblée publique est simplement une réunion planifiée à l'échelle de l'entreprise dans laquelle l'accent est mis sur la direction répond aux questions des employés.

Pour cette raison, une mairie s'articule en grande partie autour de la Session de questions / réponses, ce qui en fait une version plus ouverte et moins stéréotypée d'un réunion à mains nues.

qu'est-ce qu'une réunion publique AhaSlides

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Un bref historique des assemblées publiques

Bill Clinton prononçant un discours lors d'un rassemblement électoral | Qu'est-ce qu'une assemblée publique ?
Réunions publiques présidentielles

La première assemblée publique a eu lieu en 1633 à Dorchester, dans le Massachusetts, uniquement pour régler les préoccupations des habitants. Compte tenu de son succès, la pratique s’est rapidement répandue dans toute la Nouvelle-Angleterre et est devenue le fondement de la démocratie américaine.

Depuis lors, les assemblées publiques traditionnelles sont devenues populaires dans de nombreuses démocraties comme moyen pour les politiciens de rencontrer leurs électeurs et de discuter de lois ou de règlements. Et depuis, malgré leur nom, ils se sont éloignés de toute mairie pour aller dans des salles de réunion, des écoles, plateformes numériques et au-delà.

Les assemblées publiques ont également joué un rôle clé dans les campagnes présidentielles. Jimmy Carter était célèbre pour avoir organisé des tournées «rencontrer les gens» dans de petites villes dotées d'un gouvernement local fort. Bill Clinton a organisé des assemblées publiques télévisées pour répondre aux questions et Obama a également organisé des assemblées publiques en ligne à partir de 2011.

5 Avantages des assemblées publiques

  1. Aussi ouvert que possible: Étant donné que l'âme d'une réunion publique d'affaires est la séance de questions-réponses, les participants peuvent soulever les questions qu'ils souhaitent et obtenir un retour instantané des dirigeants. Cela prouve que les dirigeants ne sont pas seulement des décideurs anonymes, mais qu’ils sont aussi humains et compatissants.
  2. Tout est de première main: Arrêtez la rumeur au bureau en fournissant des informations de première main de la direction. Être aussi transparent que possible est le meilleur moyen de s'assurer que personne n'entend de fausses informations d'ailleurs.
  3. Contrat d'employé: Un étude de 2018 a révélé que 70 % des employés américains n'étaient pas pleinement engagés au travail, dont 19 % étaient activement désengagés. Les principales raisons invoquées sont la méfiance de la haute direction, les mauvaises relations avec le supérieur direct et le manque de fierté de travailler pour l'entreprise. Les réunions publiques permettent au personnel désengagé de se sentir actif et conséquent dans le fonctionnement de l'entreprise, ce qui fait des merveilles pour sa motivation.
  4. Renforcement des relations: Une assemblée publique est une chance pour tout le monde de se rassembler et de rattraper son retard, non seulement en ce qui concerne le travail, mais aussi la vie personnelle. Différents départements se familiarisent également avec le travail et les rôles de chacun et peuvent potentiellement rechercher une collaboration.
  5. Renforcer les valeurs: Soulignez les valeurs et les cultures de votre organisation. Établissez des objectifs communs et rétablissez ce que ces objectifs tentent réellement d'atteindre.

3 exemples de grandes réunions publiques

Une assemblée publique à Landus coporate. Tout le monde assis à une table en forme de U en 2018.
Les assemblées publiques sont un excellent moyen d’égaliser les patrons et les employés.

Outre les réunions politiques, les assemblées publiques ont trouvé leur place dans toutes les organisations de différents secteurs.

  1. At District scolaire central de Victor à New York, des réunions publiques se tiennent actuellement en ligne pour discuter du déploiement de la planification stratégique et du budget à venir. Les trois piliers de la culture, de l'apprentissage et de l'instruction, et du soutien et des opportunités des étudiants sont discutés.
  2. At Home Depot, un groupe d'associés rencontre un membre de la direction et discute des choses qui vont bien à l'intérieur du magasin et des choses qui doivent être améliorées. C'est une chance d'être honnête sur les problèmes qui se produisent dans le magasin et que la direction peut ne pas remarquer.
  3. At Vietnam Technique Development Co., une entreprise vietnamienne dans laquelle j'ai personnellement travaillé, des réunions publiques ont lieu tous les trimestres et chaque année pour discuter des revenus et des objectifs de vente ainsi que pour célébrer les vacances. J'ai découvert que les employés sont plus ancré et concentré après chaque réunion.

11 conseils pour votre assemblée publique

Tout d’abord, vous devez poser quelques questions à la mairie ! Organiser une assemblée publique n’est pas une tâche facile. Il est difficile de trouver le bon équilibre entre donner des informations et répondre aux questions, tout en essayant de garder votre équipe aussi engagée que possible.

Ces 11 conseils vous aideront à organiser la meilleure assemblée publique possible, que ce soit en direct ou en ligne…

Conseils généraux pour les assemblées publiques

Astuce #1 – Élaborez un agenda

Avoir le bon ordre du jour est super important pour la clarté.

  1. Commencez toujours par un court mot de bienvenue et brise-glace. Nous avons quelques idées pour cela ici.
  2. Avoir une section dans laquelle vous mentionnez mises à jour de l'entreprise à l'équipe et réaffirmer les objectifs spécifiques.
  3. Laissez du temps pour les questions-réponses. Beaucoup de temps. Environ 40 minutes dans une réunion d'une heure, c'est bien.

Envoyez l'ordre du jour au moins un jour avant la réunion afin que chacun puisse se préparer mentalement et noter les questions qu'il souhaite poser.

Astuce #2 – Rendez-le interactif

Une présentation ennuyeuse et statique peut rapidement décourager les gens de votre réunion, vous laissant avec une mer de visages vides en ce qui concerne la section Q&R. Pour éviter cela à tout prix, vous pouvez intégrer votre présentation avec des sondages à choix multiples, des nuages ​​de mots et même des quiz avec un compte gratuit sur AhaSlides!

Astuce #3 – Utilisez la technologie

Si vous êtes inondé de questions, ce qui sera probablement le cas, vous bénéficierez d'un outil en ligne pour tout organiser. De nombreux outils de questions-réponses en direct vous permettent de catégoriser les questions, de les marquer comme répondues et de les épingler pour plus tard, tout en permettant à votre équipe de voter pour les questions des autres et de les poser de manière anonyme sans crainte de jugement.

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AhaSlides peut être utilisé pour les questions et réponses lors d'une réunion publique

Astuce #4 – Promouvoir l'inclusivité

Assurez-vous que les informations contenues dans votre réunion publique sont pertinentes pour chaque participant dans une certaine mesure. Ils ne sont pas là pour entendre des informations dont vous pouvez discuter en privé avec des services individuels.

Astuce #5 – Rédigez une suite

Après la réunion, envoyez un e-mail avec un récapitulatif de toutes les questions auxquelles vous avez répondu, ainsi que toute autre question que vous n'avez pas eu le temps de répondre en direct.

Conseils pour les réunions publiques en direct

  • Tenez compte de la disposition de vos sièges – En forme de U, de salle de conférence ou en cercle – quelle est la meilleure disposition pour votre réunion publique ? Vous pouvez consulter les avantages et les inconvénients de chacun dans cet article.
  • Apportez des collations: Pour accroître l'engagement actif dans la réunion, vous pouvez également apporter des collations non salissantes et des boissons adaptées à l'âge de la réunion. Cette courtoisie est utile, en particulier lors de longues réunions, lorsque les gens peuvent être déshydratés, affamés et avoir besoin d'un regain d'énergie pour se sentir pleinement engagés.
  • Testez la technologie : Si vous utilisez une technologie quelle qu'elle soit, testez-la d'abord. De préférence, ayez également une sauvegarde pour chaque logiciel que vous utilisez.

Réunion virtuelle de l'hôtel de ville Pourboires

  • Assurer une bonne connexion – Vous ne voulez pas que votre discours soit interrompu par une mauvaise connexion réseau. Cela frustre vos parties prenantes et vous fait perdre des points en matière de professionnalisme.
  • Choisissez une plateforme d'appel fiable – Celui-ci est une évidence. Google Hangout? Zoom? Les équipes Microsoft ? Votre choix. Assurez-vous simplement qu’il s’agit de quelque chose auquel la plupart des gens peuvent accéder et télécharger sans frais supplémentaires.
  • Enregistrez la réunion – Certains participants peuvent ne pas pouvoir y assister à l'heure prévue, le passage au virtuel est donc un plus. Assurez-vous d'enregistrer votre écran pendant la réunion afin que les gens puissent le regarder plus tard.

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Foire aux Questions

Que signifie une réunion publique au travail ?

Une réunion publique au travail fait référence à un rassemblement où les employés peuvent directement interagir et poser des questions aux hauts dirigeants de leur emplacement, division ou service particulier.

Quelle est la différence entre une mairie et une réunion ?

Une mairie est un forum public plus ouvert, axé sur le dialogue et dirigé par des dirigeants élus, tandis qu'une réunion est une discussion interne ciblée entre certains membres d'un groupe suivant un ordre du jour procédural structuré. Les mairies visent à informer et à écouter la communauté, les réunions visent à faire progresser les tâches d'organisation.