Saviez-vous qu'une grande partie de la raison pour laquelle Bill Clinton a remporté sa campagne présidentielle de 1992 était le succès de son réunions de l'hôtel de ville?
Il s'entraînait sans cesse à livrer ces rencontres, utilisant son personnel comme spectateurs fictifs et sosies pour ses adversaires. Finalement, il s'est tellement familiarisé avec le format qu'il est devenu assez connu pour cela, et son succès à répondre aux questions l'a conduit avec succès jusqu'au bureau ovale.
Maintenant, nous ne disons pas que vous gagnerez des élections présidentielles avec une assemblée publique, mais vous gagnerez le cœur de vos employés. Ce type de réunion aide à maintenir l'ensemble de l'entreprise informée en répondant aux questions spécifiques de votre équipe dans un Questions et réponses en direct.
Voici votre guide ultime pour organiser une assemblée publique en 2022.
Qu'est-ce qu'une réunion en mairie ?
Alors, que se passe-t-il lors des assemblées publiques pour les entreprises ? Une assemblée publique est simplement une réunion planifiée à l'échelle de l'entreprise dans laquelle l'accent est mis sur la direction répond aux questions des employés.
Pour cette raison, une mairie s'articule en grande partie autour de la Session de questions / réponses, ce qui en fait une version plus ouverte et moins stéréotypée d'un réunion de toutes les mains.
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Un bref historique des assemblées publiques
La première réunion de la mairie a eu lieu en 1633 à Dorchester, Massachusetts strictement pour régler les préoccupations des citadins. Compte tenu de son succès, la pratique s'est rapidement répandue dans toute la Nouvelle-Angleterre et est devenue le fondement de la démocratie américaine.
Depuis lors, les assemblées publiques traditionnelles sont devenues populaires dans de nombreuses démocraties comme moyen pour les politiciens de rencontrer leurs électeurs et de discuter de lois ou de règlements. Et depuis, malgré leur nom, ils se sont éloignés de toute mairie pour aller dans des salles de réunion, des écoles, plateformes numériques et au-delà.
Les assemblées publiques ont également joué un rôle clé dans les campagnes présidentielles. Jimmy Carter était célèbre pour avoir organisé des tournées «rencontrer les gens» dans de petites villes dotées d'un gouvernement local fort. Bill Clinton a organisé des assemblées publiques télévisées pour répondre aux questions et Obama a également organisé des assemblées publiques en ligne à partir de 2011.
5 Avantages de l'assemblée publique
- Aussi ouvert que possible: Puisque l'âme d'une assemblée publique est la session de questions-réponses, les participants peuvent poser les questions qu'ils souhaitent et obtenir un retour instantané des dirigeants. Cela prouve que les dirigeants ne sont pas seulement des décideurs sans visage, mais humains et compatissants.
- Tout est de première main: Arrêtez la rumeur au bureau en fournissant des informations de première main de la direction. Être aussi transparent que possible est le meilleur moyen de s'assurer que personne n'entend de fausses informations d'ailleurs.
- Contrat d'employé: Un étude de 2018 ont constaté que 70 % des employés américains n'étaient pas pleinement engagés au travail, dont 19 % qui étaient activement désengagés. Les principales raisons citées sont la méfiance de la haute direction, les mauvaises relations avec le supérieur immédiat et le manque de fierté de travailler pour l'entreprise. Les réunions publiques permettent au personnel désengagé de se sentir actif et conséquent dans le fonctionnement de l'entreprise, ce qui fait des merveilles pour leur motivation.
- Renforcement des relations: Une assemblée publique est une chance pour tout le monde de se rassembler et de rattraper son retard, non seulement en ce qui concerne le travail, mais aussi la vie personnelle. Différents départements se familiarisent également avec le travail et les rôles de chacun et peuvent potentiellement rechercher une collaboration.
- Renforcer les valeurs: Soulignez les valeurs et les cultures de votre organisation. Établissez des objectifs communs et rétablissez ce que ces objectifs tentent réellement d'atteindre.
3 exemples de grandes réunions publiques
Outre les réunions politiques, les réunions publiques ont trouvé leur place dans toutes les organisations de différents secteurs.
- At District scolaire central de Victor à New York, des réunions publiques se tiennent actuellement en ligne pour discuter du déploiement de la planification stratégique et du budget à venir. Les trois piliers de la culture, de l'apprentissage et de l'instruction, et du soutien et des opportunités des étudiants sont discutés.
- At HomeDepot, un groupe d'associés rencontre un membre de la direction et discute des choses qui vont bien à l'intérieur du magasin et des choses qui doivent être améliorées. C'est une chance d'être honnête sur les problèmes qui se produisent dans le magasin et que la direction peut ne pas remarquer.
- At Vietnam Technique Development Co., une entreprise vietnamienne où j'ai personnellement travaillé, des réunions publiques ont lieu tous les trimestres et tous les ans pour discuter des revenus et des objectifs de vente, ainsi que pour célébrer les fêtes. J'ai constaté que les employés sont plus ancré et concentré après chaque réunion.
11 conseils pour votre assemblée publique
Tout d'abord, vous avez besoin de quelques questions à poser à la mairie! Clouer une assemblée publique n'est pas une tâche facile. Il est difficile de trouver le bon équilibre entre donner des informations et répondre aux questions, tout en essayant de garder votre équipage aussi engagé que possible.
Ces 11 conseils vous aideront à organiser la meilleure assemblée publique possible, que ce soit en direct ou en ligne…
Conseils généraux pour les assemblées publiques
Astuce #1 – Élaborez un agenda
Avoir le bon ordre du jour est super important pour la clarté.
- Commencez toujours par un court mot de bienvenue et brise glace. Nous avons quelques idées pour cela ici.
- Avoir une section dans laquelle vous mentionnez mises à jour de l'entreprise à l'équipe et réaffirmer les objectifs spécifiques.
- Laissez du temps pour les questions-réponses. Beaucoup de temps. Environ 40 minutes dans une réunion d'une heure, c'est bien.
Envoyez l'ordre du jour au moins un jour avant la réunion afin que chacun puisse se préparer mentalement et noter les questions qu'il souhaite poser.
Astuce #2 – Rendez-le interactif
Une présentation ennuyeuse et statique peut rapidement décourager les gens de votre réunion, vous laissant avec une mer de visages vides en ce qui concerne la section Q&R. Pour éviter cela à tout prix, vous pouvez intégrer votre présentation avec des sondages à choix multiples, des nuages de mots et même des quiz avec un compte gratuit sur AhaSlides!
Astuce #3 – Utilisez la technologie
Si vous êtes inondé de questions, ce que vous serez probablement, vous bénéficierez d'un outil en ligne pour tout organiser. De nombreux outils de questions-réponses en direct vous permettent de catégoriser les questions, de les marquer comme répondues et de les épingler pour plus tard, tout en permettant à votre équipe de voter pour les questions des autres et de poser des questions anonymement sans crainte de jugement.
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Astuce #4 – Promouvoir l'inclusivité
Assurez-vous que les informations contenues dans votre réunion publique sont pertinentes pour chaque participant dans une certaine mesure. Ils ne sont pas là pour entendre des informations dont vous pouvez discuter en privé avec des services individuels.
Astuce #5 – Rédigez une suite
Après la réunion, envoyez un e-mail avec un récapitulatif de toutes les questions auxquelles vous avez répondu, ainsi que toute autre question que vous n'avez pas eu le temps de répondre en direct.
Conseils pour les réunions publiques en direct
- Tenez compte de la disposition de vos sièges – En forme de U, de salle de conférence ou en cercle – quelle est la meilleure disposition pour votre réunion publique ? Vous pouvez consulter les avantages et les inconvénients de chacun dans cet article.
- Apportez des collations: Pour augmenter l'engagement actif dans la réunion, vous pouvez également apporter des collations non salissantes et des boissons adaptées à l'âge à la réunion. Cette courtoisie est particulièrement utile lors de longues réunions, lorsque les gens peuvent se déshydrater, avoir faim et avoir besoin d'un regain d'énergie pour se sentir pleinement engagés.
- Testez la technologie: Si vous utilisez une technologie quelconque, testez-la d'abord. Ayez de préférence une sauvegarde pour chaque logiciel que vous utilisez également.
Réunion virtuelle de l'hôtel de ville Conseils
- Assurer une bonne connexion – Vous ne voulez pas que votre discours soit interrompu par une mauvaise connexion réseau. Cela frustre vos parties prenantes et vous fait perdre des points en matière de professionnalisme.
- Choisissez une plateforme d'appel fiable – Celui-ci est une évidence. Google Hangout? Zoom? Les équipes Microsoft ? Votre choix. Assurez-vous simplement que c'est quelque chose que la plupart des gens peuvent accéder et télécharger sans frais supplémentaires.
- Enregistrer la réunion – Certains participants peuvent ne pas être en mesure d'assister à l'heure prévue, donc devenir virtuel est un plus. Assurez-vous d'enregistrer votre écran pendant la réunion afin que les gens puissent le regarder plus tard.
- Plus de conseils sur guide de réunion toutes mains & comment rafraîchir vos réunions d'équipe
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