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Le guide All-Hands Meeting 2022 : ordre du jour + modèle gratuit !

Le guide All-Hands Meeting 2022 : ordre du jour + modèle gratuit !

Projets

Laurent Haywood 30 mai 2022 8 min lire

De gros mémos disparaissent? Un nouveau personnel en attente d'être présenté? Des équipes atteignant leurs objectifs mais n'obtenant aucune reconnaissance ? Ressemble à un réunion à mains nues est au programme !

Une entreprise à mains nues est peut-être le meilleur moyen d'unir toute votre équipe dans une réunion décontractée mais intensément productive.

Voici comment le faire correctement, avec un exemple d'agenda et un modèle interactif gratuit !

Qu'est-ce qu'une réunion générale ?

An réunion à mains nues est simplement une réunion impliquant tout le personnel d'une entreprise. Il s'agit d'une réunion régulière – qui a lieu peut-être une fois par mois – et qui est généralement dirigée par les chefs d'entreprise.

Une réunion de tous les mains tente d'accomplir quelques choses clés…

  • informer le personnel de tout nouvelles annonces pas adapté au courrier électronique.
  • de mettre en objectifs de l'entreprise et suivre les progrès vers ceux qui existent déjà.
  • récompenser réalisations exceptionnelles des individus et des équipes.
  • à reconnaître le personnel qui ont rejoint ainsi que ceux qui sont partis.
  • répondre questions des employés de tous les coins de l'entreprise.

Avec tout ça, le ultime l'objectif d'une réunion générale est d'injecter un sentiment d'unité dans une entreprise. Sans surprise, ces jours-ci, c'est quelque chose qui est de plus en plus demandé, et les réunions entre toutes les mains connaissent une popularité croissante parmi les entreprises qui cherchent à maintenir des liens solides dans leurs rangs.

Fait amusant ⚓ Le sens de « réunion générale » vient de l'ancien appel naval, « tout le monde sur le pont », utilisé pour amener tous les membres d'équipage d'un navire sur le pont supérieur pour aider à naviguer dans une tempête.

Une réunion générale est-elle la même chose qu'un "mairie" ?

Pour être franc, non. Bien qu'assez semblable, un réunion de la mairie est différent d'une réunion générale sur un point :

Un all-hands se concentre davantage sur la fourniture d'informations pré-planifiées, tandis qu'une mairie se concentre davantage sur les questions-réponses.

Cela signifie que si un all-hands a la sensation d'une réunion régulière, une mairie peut ressembler davantage à un événement politique détendu, d'où son nom.

Pourtant, ils sont deux identiques à bien des égards. Les deux sont des réunions régulières à l'échelle de l'entreprise, dirigées par les hauts gradés, qui fournissent aux employés les informations et les distinctions nécessaires.

Pourquoi organiser une réunion générale ?

Je comprends; nous essayons tous d'éviter le syndrome du "pas une autre réunion". En ajouter une autre à la liste des réunions hebdomadaires, mensuelles et annuelles peut sembler être un bon moyen de retourner votre personnel contre vous, mais en réalité cela pourrait réduire le nombre de réunions que vous tenez.

Comment? Parce qu'une réunion à mains nues est globale. Il reprend les parties importantes de nombreuses autres réunions que vous aurez au cours de votre mois de travail et les condense en un créneau horaire serré d'une heure.

En fin de compte, cela peut vraiment libérer du temps dans votre emploi du temps. Voici quelques-uns des autres avantages d'une réunion à mains nues…

  1. Soyez inclusif – Il est difficile d'exprimer à quel point cela peut signifier pour votre équipe que vous soyez prêt à vous asseoir avec eux chaque semaine ou chaque mois. Leur donner la chance de poser leurs questions brûlantes par le biais d'un Q&A et d'être aussi ouvert et honnête que possible avec eux crée une merveilleuse culture d'entreprise.
  2. Soyez une équipe – Tout comme c'est formidable d'avoir des nouvelles du patron, c'est aussi formidable de voir les visages de ses collègues. Le travail à distance et les bureaux segmentés peuvent souvent isoler les personnes qui sont censées se gélifier le plus. Une réunion à mains nues leur offre une chance informelle de se voir et de discuter à nouveau.
  3. Ne manquez personne – L'idée derrière une réunion à mains nues est que c'est tout le monde sur le pont. Bien que vous puissiez avoir quelques absences, vous pouvez transmettre vos messages en sachant que tout le monde, y compris les travailleurs à distance, entend ce qu'il a besoin d'entendre.

Levez la main pour Toutes les mains!

Si tout le monde doit être là, montez un spectacle. Saisissez ce modèle de présentation interactif gratuit pour votre prochaine réunion générale !

Un homme présentant une réunion générale sur le logiciel de présentation interactive AhaSlides

Ordre du jour de la réunion générale

Besoin d'un exemple d'ordre du jour de réunion à main levée pour vraiment comprendre ce que réellement se passe-t-il en toutes mains ?

Voici 6 points typiques que vous pourriez voir à l'ordre du jour, ainsi que les délais recommandés pour que tout reste au minimum 1 heure.

1. Brise-glace

5 minutes

Étant une réunion à l'échelle de l'entreprise avec potentiellement de nouveaux visages, il y a de fortes chances que certains collègues n'aient pas eu l'occasion de s'asseoir et de discuter entre eux depuis un moment. Utilisez 1 ou 2 brise-glace pour garder esprit d'équipe fort et réchauffez ces beaux cerveaux avant que le poids de la réunion ne commence.

Un brise-glace pour lancer une réunion générale sur AhaSlides

Essayez quelques-unes de ces idées :

  • Quel GIF décrit votre humeur ? – Présentez à chacun quelques GIF et demandez-leur de voter pour celui qui correspond le mieux à ce qu'ils ressentent.
  • Partagez une histoire embarrassante – En voici un qui est prouvé qu'il génère de bonnes idées. Demandez à chacun d'écrire une histoire courte et embarrassante et soumettez-la de manière anonyme. Les lire peut être un début hilarant pour l'ordre du jour de votre réunion à main levée.
  • Pop quizz ! – Il n'y a pas de situation qui ne puisse être aggravée par quelques anecdotes. Un quiz rapide de 5 minutes sur les événements actuels ou les pratiques de l'entreprise peut inspirer la créativité et commencer vos mains avec du plaisir propre.

💡 Découvrez 10 brise-glace pour toute réunion – en ligne ou autrement !

2. Mises à jour de l'équipe

5 minutes

Il est possible que vous voyiez de nouveaux visages lors de cette réunion, ainsi que quelques départs récents. Il vaut mieux aborder ce début dans l'ordre du jour, afin que personne ne reste assis maladroitement à attendre d'être présenté.

Remercier chaleureusement le personnel qui vient de partir n'est pas seulement un bon leadership, cela vous humanise devant votre personnel. De même, présenter tôt de nouveaux visages à l'entreprise est un excellent moyen de les aider à se sentir inclus et de mettre tout le monde à l'aise pour le reste de la réunion.

Juste un remerciement rapide et une salutation suffiront pour cela, mais vous pouvez faire un effort supplémentaire en faisant une courte présentation.

3. Nouvelles de la société

5 minutes

Un autre élément rapide mais essentiel de l'ordre du jour de votre réunion plénière est celui dans lequel vous pouvez mettre à jour votre équipe sur le allées et venues de l'entreprise.

Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit pas de projets et d'objectifs (cela vient dans une minute), mais plutôt d'annonces qui affectent l'ensemble de l'entreprise. Il peut s'agir de nouveaux accords conclus, de nouveaux l'esprit d'équipe des plans en cours et aussi tous ces trucs ennuyeux nécessaires, comme le jour où le plombier viendra chercher la tasse de café qu'il a laissée la dernière fois.

4. Progrès vers les objectifs

20 minutes

Maintenant, nous sommes dans la vraie viande de vos mains. C'est là que vous montrerez les objectifs et vous vanterez fièrement (ou pleurerez publiquement) des progrès de votre équipe vers ceux-ci.

C'est peut-être la section la plus importante de votre réunion, alors consultez ces conseils rapides…

  • Utiliser des données visuelles – Cela peut ne pas surprendre, mais les graphiques et les tableaux font un beaucoup meilleur travail de clarification des données que du texte. Montrez les progrès de chaque département sous la forme d'un point sur un graphique pour leur donner une indication plus claire d'où ils viennent et où ils vont (espérons-le).
  • Féliciter et pousser – Pour votre équipe, cela pourrait être la partie la plus éprouvante pour les nerfs de l'ordre du jour de la réunion générale. Apaisez les craintes en félicitant les équipes pour leur bon travail et en donnant un petit coup de coude aux équipes qui sont sous-performantes en leur demandant ce dont elles auraient besoin pour avoir une meilleure chance d'atteindre leurs objectifs.
  • Rendez-le interactif – En tant que partie la plus longue de votre réunion générale, et avec de nombreux aspects qui ne s'appliquent pas directement à tout le monde, vous voudrez peut-être garder le focus dans la salle avec une certaine interactivité. Essayez un sondage, une échelle d'évaluation, un nuage de mots ou même un quiz pour voir comment sur la bonne voie votre équipe pense qu'ils le sont.
Utilisation d'une diapositive d'échelle pour demander ce que le marketing pense de leurs chiffres

Une fois que vous avez livré cette partie de l'exposé, c'est une bonne idée de mettre les équipes dans des salles de sous-commission afin qu'elles puissent réfléchir à une réponse en 3 volets…

  1. Ce qu'ils ont aimé dans leur mise à jour des progrès.
  2. Ce qu'ils n'ont pas aimé dans leur mise à jour des progrès.
  3. Un bloqueur qui entrave une meilleure progression.

5. Reconnaissance du personnel

10 minutes

Il n'y a rien de pire que de trimer sur quelque chose pour lequel vous n'obtenez aucun crédit. C'est un désir fondamental de chacun des membres de votre personnel de rechercher le crédit là où le crédit est dû, alors utilisez cette partie de votre réunion générale pour leur donner l'attention qu'ils méritent.

Vous n'êtes pas obligé de mettre toute une chanson et de danser (beaucoup de vos employés pourraient de toute façon se sentir mal à l'aise avec cela), mais une certaine reconnaissance et peut-être un petit prix peuvent faire beaucoup, non seulement pour l'individu, mais pour votre réunion en tant que un ensemble.

De manière générale, il existe deux manières de procéder :

  1. Avant la réunion, tous les chefs d'équipe soumettent le nom d'un membre de leur équipe qui s'est surpassé dans son rôle. Utilisez la réunion pour reconnaître le nom le plus soumis de chaque équipe.
  2. Pendant la réunion - Tenir un nuage de mots en direct pour le "héros silencieux" de chacun. Le nom le plus soumis de votre public occupera une place importante au centre du nuage de mots, vous donnant une chance de reconnaître publiquement qui il est.
Utiliser un nuage de mots pour demander le héros silencieux d'une entreprise lors d'une réunion générale

Conseil 💡 Un roue tournante est l'outil de distribution de prix parfait. Il n'y a rien de tel pour l'engagement du public !

6. Ouvrir les questions et réponses

15 minutes

Terminons par ce que beaucoup considèrent comme la plus haute priorité dans une réunion générale : la Questions et réponses en direct.

C'est une chance pour n'importe qui de n'importe quel département de poser des questions aux hauts gradés. Attendez-vous à tout et à rien de ce segment, et accueillez-le également, car votre équipe peut avoir l'impression que c'est la seule fois où elle peut obtenir une réponse directe à une préoccupation valable.

Si vous avez une grande équipe, une façon de gérer efficacement les questions-réponses est de poser des questions quelques jours avant votre réunion générale, puis de les filtrer pour trouver celles qui méritent une réponse devant la foule.

Une diapositive de questions-réponses pour recueillir les questions du public à la fin d'une réunion générale

Mais, si vous voulez être plus transparent sur l'ensemble du processus, laissez simplement votre équipe vous poser des questions via un application de questions-réponses en direct. De cette façon, vous pouvez tout garder organisé, modéré et 100% convivial pour les télétravailleurs.

Aides supplémentaires pour une réunion à mains nues

Si vous cherchez à étoffer vos mains en quelque chose d'un peu plus d'une heure, essayez ces activités supplémentaires…

1. Témoignages clients

Les moments où votre entreprise a touché un client peuvent être une motivation extrêmement puissante pour votre équipe.

Que ce soit avant ou pendant la réunion, demandez à votre équipe de vous envoyer les avis élogieux des clients. Lisez-les à toute l'équipe, ou même faites un quiz pour que chacun puisse deviner quel client a donné quel avis.

2. Discussion d'équipe

Soyons honnêtes, les membres de l'équipe sont souvent beaucoup plus proches de leurs chefs d'équipe que de leur PDG.

Que tout le monde entende une voix familière en invitant les leaders de chaque équipe à monter sur scène et à livrer leur version du progression de l'objectif étape. Cela est plus susceptible d'être pertinent et précis, et cela donne aux autres une pause dans votre voix !

3. C'est l'heure du quiz !

Pimentez vos mains avec un quiz compétitif. Vous pouvez mettre chaque équipe en… équipes, puis les faire défier pour le classement à travers des questions relatives au travail.

Quelle est notre production de contenu projetée cette année ? Quel a été le taux d'adoption de notre plus grande fonctionnalité l'année dernière ? Des questions comme celles-ci n'enseignent pas seulement certaines mesures importantes de l'entreprise, elles stimulent également votre réunion et vous aident à Constituez les équipes que vous souhaitez.

Utilisez ce code de référence lorsque vous passez à la caisse : AHAXMAS21