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11 étapes pour organiser une réunion de gestion stratégique réussie

11 étapes pour organiser une réunion de gestion stratégique réussie

Projets

Jane Ng 30 août 2022 8 min lire

Une réunion de gestion stratégique est l'une des meilleures méthodes pour aider les équipes performantes à examiner et à améliorer la qualité du travail ainsi que la productivité afin de créer les meilleurs résultats pour l'entreprise. Cet article vous donnera tout ce que vous devez savoir sur une réunion de gestion stratégique et comment ouvrir une réunion efficacement. 

Qu'est-ce qu'une réunion de gestion stratégique ?

La réunion de gestion stratégique (SMM) est un modèle de gestion qui se concentre sur la stratégie de gestion globale d'une entreprise, qui comprend la gestion des processus, le budget, la qualité, les normes et les fournisseurs pour évaluer l'efficacité du travail et la performance de l'entreprise. (Réf : Administration des services généraux)

Image: freepik.com

Cette réunion peut avoir lieu tous les trimestres et peut nécessiter des données collectées lors d'une réunion de stratégie marketing, d'une réunion de stratégie commerciale ou d'une réunion de stratégie commerciale.

En bref, le but des réunions stratégiques est de découvrir comment utiliser le plus efficacement les ressources d'une entreprise pour atteindre des buts et des objectifs spécifiques.

Les bénéfices d'une réunion de management stratégique ? 

Une réunion de gestion stratégique aide non seulement les participants à être plus proactifs dans leur travail en arrivant à l'heure, en préparant des documents, des questions à poser lors de la planification stratégique, mais apporte également 5 avantages comme suit :

Réduire les coûts

De nombreuses organisations sont passées au cadre des réunions de gestion stratégique. Parce que le plan SMM aide désormais les entreprises à utiliser des outils et des services peu coûteux (voire gratuits) pour analyser les données entre les réunions afin de voir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui peut bien fonctionner. 

Ceux-ci aident à dépenser, allouer et investir les ressources aussi judicieusement et efficacement que possible.

Économisez du temps et de l'énergie

La planification de réunions efficaces permet aux départements ou aux participants de comprendre le but de la discussion stratégique et ce qu'ils doivent préparer et contribuer.

Par exemple, quels documents ils apporteront, quels chiffres présenter, et tâches ou solutions à dessiner après la réunion.

Décomposer les tâches pour préparer la réunion permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts en évitant de divaguer ou de devenir une critique de la faute de qui mais en oubliant le but de la réunion.

Augmente le pouvoir de négociation

Photo: Yanalia

Au cours de la réunion, les disputes ou les désaccords ne seront pas évités. Mais cela renforce le pouvoir de négociation des membres de l'équipe en devant discuter et trouver la meilleure solution pour résoudre les problèmes des clients et des entreprises. Vous pourriez être surpris de trouver un excellent négociateur dans votre équipe !

Gérer les risques 

Personne ne veut assister à une réunion qui sera annulée à mi-chemin parce qu'il n'y a pas de données ou de résolution de problèmes.

Par conséquent, la réunion de suivi signifie que tout le monde doit planifier, collecter et fournir les données des réunions passées, analyser ces données et aider à traduire cette analyse en prochaines étapes exploitables. Ces activités permettent de mieux gérer les risques. Ou même rendre la réunion plus productive ou plus axée sur les objectifs que la précédente. 

Gardez un œil attentif sur les budgets et les ressources

La tenue de réunions d'équipe efficaces sera en mesure de surveiller et d'ajuster les ressources et de prendre des décisions budgétaires éclairées. Les réunions d'examen de la stratégie aideront à mettre en évidence les départements ou les programmes qui pourraient avoir besoin de financement supplémentaire pour réussir. Ils sont également un bon endroit pour voir si vous avez besoin d'augmenter/diminuer votre budget ou vos effectifs.

Qui devrait assister à une réunion de gestion stratégique? 

Les personnes appelées à comparaître à la réunion seront des dirigeants tels que le PDG (Directeur Général, Directeur Exécutif, City Manager, etc.) et le responsable direct du projet.

Les acteurs clés doivent avoir leur mot à dire dans la planification, mais tout le monde n'est pas littéralement à la table.

Qui devrait assister à une réunion de gestion stratégique?  Image : freepik

Trop de personnes dans la pièce peuvent entraîner du stress, du chaos et de la confusion. Si vous avez plusieurs personnes qui souhaitent être impliquées dans ce processus, incluez-les d'une manière telle que Recueillir les opinions des employés par le biais d'enquêtes et charger quelqu'un lors de la réunion pour s'assurer que ces données parviennent à la table et sont considérées comme faisant partie du processus.

Comment animer une réunion de management stratégique (SMM Plan) ? 

Préparation de la réunion

N'oubliez pas de suivre ces directives pour planifier une réunion en 4 étapes :

  • Planifier une heure et collecter les données/rapports nécessaires

Planifiez et assurez-vous d'inviter tous les dirigeants et employés clés qui doivent assister à cette réunion. Assurez-vous que les personnes présentes dans la salle sont des personnes qui peuvent participer activement à la réunion.

Dans le même temps, collectez les données nécessaires, les rapports, mettez à jour les indicateurs d'état et même les questions auxquelles il faudra répondre lors de la réunion. Assurez-vous que les soumissions ne sont pas trop proches de la date de la réunion afin que chacun puisse parcourir les données les plus récentes et rédiger une analyse sur les tendances ou les problèmes émergents.

Photo: rawpixel
  • Modèle d'ordre du jour du plan

Un ordre du jour vous aide, vous et les participants, à rester sur la bonne voie. Les idées d'ordre du jour de la réunion assureront des réponses aux questions :

  • Pourquoi avons-nous cette réunion ?
  • Que devons-nous accomplir lorsque la réunion est terminée ?
  • Quelles sont les prochaines étapes à suivre ?

Rappelez-vous qu'un L'ordre du jour de la réunion de gestion stratégique peut ressembler à un examen des objectifs, des mesures et des initiatives, à la validation de la stratégie et à la poursuite de l'orientation et des projets stratégiques actuels.

Voici un exemple d'ordre du jour :

  1. 9.00h9.30 – XNUMXhXNUMX : Aperçu de l'objet de la rencontre
  2. 9.30h11.00 – XNUMXhXNUMX : Réévaluer l'ensemble du processus
  3. 1.00h3.00 – XNUMXhXNUMX : Mises à jour des départements et des dirigeants
  4. 3.00h4.00 – XNUMXhXNUMX : Questions en suspens
  5. 4.00h5.00 – XNUMXhXNUMX : Solutions données
  6. 5.00h6.00 – XNUMXhXNUMX : Plan d'action
  7. 6.00h6.30 – XNUMXhXNUMX : Séance QnA
  8. 6.30h7.00 – XNUMXhXNUMX : Récapitulation
  • Définir les règles de base

Vous pouvez définir des règles pour que tout le monde se prépare avant la réunion.

Par exemple, s'ils ne peuvent pas y assister, ils doivent envoyer un assistant à la place. 

Ou les participants doivent garder l'ordre, respecter l'orateur, ne pas interrompre (etc.)

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Comme mentionné ci-dessus, une conférence de gestion stratégique est un grand événement, généralement organisé tous les trimestres. Donc, si vous voulez que votre personnel se familiarise avec cette pratique et soit aussi préparé que possible. Vous devez passer en revue la réunion et organiser des réunions mensuelles pour informer le personnel de toute nouvelle annonce ne pouvant pas être envoyée par e-mail, définir les objectifs de l'entreprise et suivre les progrès vers ceux existants.

Si une réunion générale peut aider le personnel à se familiariser et à préparer les données pour la gestion stratégique puis une réunion de lancement de projet est la première rencontre entre le client qui a commandé un projet et l'entreprise qui va le concrétiser. Cette réunion n'aura besoin que d'acteurs clés pour discuter des fondements du projet, de sa finalité et de ses objectifs.

La réunion

  • Définir le but de la réunion et les résultats souhaités

Une réunion de planification stratégique peut complètement mal tourner si elle se tient sans donner à chacun des objectifs définis et des résultats exigeants. C'est pourquoi la première étape consiste à définir un objectif clair et tangible pour la réunion.

Photo: rawpixel

Quelques exemples d'objectifs clairs :

  • Une stratégie sur les réseaux sociaux pour toucher un public plus jeune. 
  • Un plan pour développer un nouveau produit, une nouvelle fonctionnalité.

Vous pouvez également définir des sujets de réunion de gestion stratégique spécifiques dans le cadre de vos objectifs, tels que la croissance de l'entreprise au second semestre.

Soyez aussi précis que possible avec votre objectif. De cette façon, il est plus facile pour tout le monde de continuer à travailler et de prendre les bonnes décisions.

  • Briser la glace 

Avec le changement dans la façon de travailler après deux ans de pandémie, les entreprises doivent toujours être prêtes avec des réunions virtuelles et des réunions traditionnelles combinées. Les personnes qui communiquent via des écrans d'ordinateur pendant que d'autres sont assis au bureau rendront parfois vos collègues moins excités et déconnectés.

Par conséquent, vous avez besoin réunion d'équipe virtuelle brise-glace et des activités de liaison au début de la réunion pour réchauffer l'atmosphère.

  • Rendre la réunion interactive

Une réunion d'affaires efficace nécessite la communication et la collaboration de tous les participants. Ainsi, vous pouvez également attribuer une liste de tâches à des services spécifiques de votre entreprise pour en discuter sous forme de jeux de réunion d'équipe virtuelle, des quiz ou des séances de remue-méninges.

Ces activités doivent encourager un dialogue ouvert et honnête sur les défis auxquels votre entreprise est confrontée. Si possible, éliminez les obstacles qui pourraient entraver le progrès.

Assurez-vous de préparer des documents de stratégie adéquats, de fournir des mises à jour régulières sur les progrès et de discuter des questions stratégiques en temps réel.

  • Identifier les défis potentiels

Que se passe-t-il si la réunion dépasse le temps imparti ? Que se passe-t-il si l'équipe de direction doit s'absenter pour faire face à d'autres problèmes inattendus ? Si tout le monde est occupé à blâmer les autres et à ne pas obtenir les résultats souhaités ?

Merci de lister tous les risques possibles avec des solutions pour bien se préparer !

Par exemple, envisagez d'utiliser un compte à rebours pour des points de l'ordre du jour ou des présentations spécifiques. 

  • Utiliser les outils en ligne 

L'utilisation d'images et d'outils est aujourd'hui indispensable dans une réunion si vous souhaitez communiquer des idées facilement et rapidement. Les rapports et les statistiques seront également présentés visuellement et faciles à comprendre grâce à ces outils. Il encourage également les gens à donner leur avis et vous aide à prendre des décisions rapides en obtenant des commentaires en temps réel. Vous pouvez trouver des fournisseurs d'outils et de modèles gratuits comme AhaSlide, Miro et Google Slide.

Par exemple, utilisez Présentations interactives et des outils tels que des sondages et des enquêtes pour générer des idées créatives et les afficher en temps réel.

Image : AhaSlide
  • Conclusion avec le format de l'assemblée publique 

Concluons la réunion avec une session QnA dans Tpropre format de réunion en salle.

Les participants peuvent poser les questions qu'ils souhaitent et obtenir des réponses instantanées des dirigeants. Cela prouve que les dirigeants ne sont pas seulement des décideurs sans visage, mais sont des penseurs réfléchis qui non seulement placent les intérêts de l'entreprise en premier, mais pensent également aux intérêts de leurs employés.

  • Conseils pour animer une réunion de gestion stratégique

En plus des étapes ci-dessus, voici quelques petites notes pour vous aider à mieux organiser une séance de planification stratégique :

  • Assurez-vous que tout le monde participe à la discussion.
  • Assurez-vous que tout le monde écoute activement.
  • Assurez-vous que chacun applique ses compétences en matière de travail d'équipe.
  • Efforcez-vous de réduire le moins possible les options.
  • N'ayez pas peur de demander un vote pour voir le niveau d'opinion et de consensus.
  • Sois créatif! La planification stratégique est un moment pour explorer la créativité et voir les réactions et les solutions aux situations de toute l'équipe.

En résumé

Pour mener à bien une réunion de gestion stratégique. Vous devez bien préparer chaque étape des personnes, des documents, des données et des outils. Fournissez un ordre du jour et respectez-le afin que les participants sachent ce qu'ils vont faire et quelles tâches seront confiées. 

AhaSlide espère fournir toutes les réponses à vos questions sur la façon de diriger une session de planification stratégique. J'espère que vous apprécierez les conseils et les techniques d'assistance décrits dans cet article pour maintenir une réunion de gestion stratégique et des activités de groupe actives et productives, que ce soit hors ligne ou en ligne.

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