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Réunion de lancement du projet : 8 étapes pour lancer les projets dans un prospectus en 2021

Réunion de lancement du projet : 8 étapes pour lancer les projets dans un prospectus en 2021

Laurent Haywood 19 oct 2021 8 min lire

Même les entreprises les plus disciplinées peuvent parfois sentir leurs projets s'égarer. Le plus souvent, le problème est celui de préparation. La solution? Un bien structuré et entièrement interactif réunion de lancement du projet!

Plus qu'une simple pompe et cérémonie, une réunion de lancement bien exécutée peut vraiment faire partir quelque chose de beau du bon pied. Voici 8 étapes pour organiser une réunion de lancement de projet qui suscite l'enthousiasme et obtient tout le monde sur la même page.

Heure du coup d'envoi !

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?

Comme il est écrit sur l'étain, une réunion de lancement de projet est une réunion où vous lancez votre projet.

Généralement, une réunion de lancement de projet est la première rencontre entre le client qui a commandé un projet et l'entreprise qui va lui donner vie. Les deux parties s'assoiront ensemble et discuteront des fondements du projet, de son objectif, de ses objectifs et de la manière dont il passera de l'idée à la concrétisation.

De manière générale, il y a Types 2 de la réunion de lancement à connaître :

  1. Lancement du projet externe – Une équipe de développement s'assoit avec quelqu'un de au contrôle l'entreprise, comme un client ou une partie prenante, et discute du plan d'un projet collaboratif.
  2. PKM interne – Une équipe de dans les l'entreprise s'assoit et discute du plan d'un nouveau projet interne.

Bien que ces deux types puissent avoir des résultats différents, la procédure est à peu près le même. Il y a essentiellement aucune partie d'un lancement de projet externe qui ne fait pas partie d'un lancement de projet interne - la seule différence sera pour qui vous le tenez.

Pourquoi les réunions de lancement de projet sont-elles si importantes ?

Il peut sembler assez simple de lancer un projet simplement en attribuant un tas de tâches aux bonnes personnes, en particulier dans le lieu de travail obsédé par les tableaux Kanban d'aujourd'hui. Cependant, cela peut conduire à ce que les équipes perdent continuellement leur chemin.

Rappelez-vous, juste parce que vous êtes sur le même planche ne signifie pas que vous êtes sur le même page.

Au cœur de celui-ci, une réunion de lancement de projet est une réunion honnête et ouverte Dialogue entre un client et une équipe. C'est pas une série d'annonces sur le déroulement du projet, mais un conversation sur les plans, les attentes et les objectifs atteints par un débat débridé.

Voici quelques-uns des avantages de tenir une réunion de lancement de projet :

  1. Il obtient tout le monde préparé - "Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à affûter la hache". Si Abraham Lincoln était vivant aujourd'hui, vous pouvez être assuré qu'il passerait les 4 premières heures sur 6 du projet à une réunion de lancement du projet. C'est parce que ces réunions contiennent tous les étapes nécessaires pour démarrer un projet du bon pied.
  2. Ça implique tous les acteurs clés – Les réunions de lancement ne peuvent commencer que si tout le monde est là : managers, chefs d'équipe, clients et toute autre personne impliquée dans le projet. Il est si facile de perdre la trace de qui est responsable de quoi sans la clarté d'une réunion de lancement pour tout comprendre.
  3. C'est ouvert et collaboratif – Comme nous l'avons dit, les réunions de lancement de projet sont des débats. Les meilleurs s'engagent tous participants et faire sortir les meilleures idées de chacun.
Utilisation du modèle AhaSlides pour la réunion de lancement de projet parfaite.

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8 étapes pour une réunion de lancement de projet Kickass

Alors, qu'est-ce qui est exactement inclus dans l'ordre du jour d'une réunion de lancement de projet ? Nous l'avons réduit aux 8 étapes ci-dessous, mais vous devez toujours vous rappeler qu'il y a pas de menu fixe pour ce type de réunion.

Utilisez ces 8 étapes comme guide, mais n'oubliez jamais que l'ordre du jour final appartient à vous!

Étape #1 - Présentations et brise-glace

Naturellement, la seule façon de lancer une réunion de lancement est de familiariser les participants les uns avec les autres. Quelle que soit la durée ou l'ampleur de votre projet, les clients et les membres de l'équipe doivent s'entendre par leur prénom avant de pouvoir travailler efficacement ensemble.

Bien qu'une simple introduction de type « tour de table » soit suffisante pour familiariser les gens avec les noms, un brise-glace peut ajouter une autre couche de personnalité et alléger l'ambiance avant le lancement du projet.

Essayez celui-ci: Tourne la roue (I.e.


Disposez quelques sujets d'introduction simples sur un roue tournante, puis demandez à chaque membre de l'équipe de le faire tourner et de répondre au sujet sur lequel la roue atterrit. Les questions amusantes sont encouragées, mais assurez-vous de rester plus ou moins professionnel !

Une roue tournante à utiliser comme brise-glace.

Vous en voulez plus? Nous avons 10 brise-glace pour toute réunion ici.

Étape #2 - Contexte du projet

Avec les formalités et les festivités terminées, il est temps de se lancer en lançant les affaires à froid.

Comme toutes les grandes histoires, il est préférable de commencer par le début. Décrire toute la correspondance entre vous et vos clients pour que tout le monde soit pleinement impliqué dans le projet sur ce qui s'est passé jusqu'à présent.

Il peut s'agir de captures d'écran d'e-mails, de textes, de procès-verbaux de réunions précédentes ou de toute autre ressource qui ajoute une sorte de contexte pour votre entreprise et votre client. Facilitez la visualisation pour tout le monde en créant une chronologie.

Étape #3 - Demande de projet

En plus du fond de correspondance, vous aurez envie de plonger profondément dans les détails de pourquoi ce projet est lancé en premier lieu.

Il s'agit d'une étape cruciale car elle fournit un aperçu clair des points faibles que le projet cherche à résoudre, ce que les équipes et les clients doivent garder à l'esprit à tout moment.

Interroger votre équipe sur les problèmes à résoudre lors d'une réunion de lancement de projet

Protip 👊


Des étapes comme celle-ci sont mûres pour la discussion. Demandez à vos clients et votre équipe pour faire valoir leurs idées sur les raisons pour lesquelles ils pensent que ce projet a été imaginé.

Le cas échéant, vous devriez toujours essayer de canaliser le la voix du client dans cette section. Collaborez avec le client pour trouver des exemples réels de consommateurs mentionnant les points faibles que votre projet essaie de résoudre. Leurs opinions devraient façonner la façon dont votre équipe aborde le projet.

Étape #4 - Objectifs du projet

Vous avez donc examiné le passé du projet, il est maintenant temps d'examiner les avenir.

Avoir des objectifs directs et une définition claire du succès de votre projet aidera vraiment votre équipe à y parvenir. Non seulement cela, cela montrera à votre client que vous êtes sérieux au sujet du travail et que vous avez des enjeux tout aussi élevés dans son déroulement.

Demandez aux participants de votre réunion de lancement « à quoi ressemblera le succès ? » Est-ce plus de clients ? Plus d'avis ? Un meilleur taux de satisfaction client ?

Peu importe l'objectif, il devrait toujours être…

  1. Réalisable – Ne vous étirez pas trop. Connaissez vos limites et fixez-vous un objectif que vous réellement avoir une chance d'y parvenir.
  2. Mesurable – Soutenez votre objectif avec des données. Visez un nombre spécifique et suivez vos progrès vers celui-ci.
  3. Chronométré – Donnez-vous une date de fin. Faites tout votre possible pour atteindre vos objectifs avant cette date limite.

Étape #5 - L'énoncé des travaux

Mettre la « viande » dans la « réunion de lancement », un énoncé des travaux (SoW) est une plongée approfondie dans les détails du projet et la façon dont il va être réalisé. C'est le facturation principale à l'ordre du jour de la réunion de lancement et devrait retenir la plus grande partie de votre attention.

Consultez cette infographie sur ce qu'il faut inclure dans votre énoncé de travail :

Infographie expliquant les 6 mini-étapes impliquées dans l'annonce d'un énoncé de travail lors d'une réunion de lancement de projet.

Gardez à l'esprit que l'énoncé des travaux ne concerne pas autant la discussion que le reste de l'ordre du jour de la réunion de lancement du projet. C'est vraiment le moment pour un projet de mener simplement à exposer le plan d'action pour le projet à venir, puis enregistrez la discussion pour le prochain point de la réunion.

Tout comme le reste de votre réunion de lancement, votre énoncé de travail est super variable. Les spécificités de votre cahier des charges dépendront toujours de la complexité du projet, de la taille de l'équipe, des parties impliquées, etc.

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez ceci article complet sur la rédaction d'un énoncé de travail.

Étape #6 - Section Q&R

Bien que vous puissiez vous sentir obligé de laisser votre section de questions-réponses jusqu'à la fin, nous vous recommandons en fait de la conserver directement après votre énoncé de travail.

Un segment aussi costaud suscitera sûrement des questions de la part de votre client et de votre équipe. La majeure partie de la réunion étant si fraîche dans tous les esprits, il est préférable de frapper pendant que le fer est chaud.

L'utilisation d'un logiciel de présentation interactive pour héberger vos questions-réponses peut vous aider à faire en sorte que tout se passe bien, surtout si votre réunion de lancement de projet a un nombre élevé de participants…

  1. C'est organisé – Les questions sont classées par popularité (par les votes positifs) ou par heure et peuvent être marquées comme « répondues » ou épinglées en haut.
  2. C'est modéré – Les questions peuvent être approuvées et rejetées avant d'être affichées à l'écran.
  3. C'est anonyme – Les questions peuvent être soumises de manière anonyme, ce qui signifie que tout le monde a une voix.

Une diapositive de questions-réponses sur AhaSlides.


Restez professionnel.

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engager tout le monde

Étape #7 - Problèmes potentiels

Comme nous l'avons déjà dit, une réunion de lancement de projet consiste à être aussi ouvert et honnête que possible. Passer du temps au contact de la nature au quotidien augmente notre bien être. Les bénéfices sont physiques et mentaux. Réaliser des activités comme le jardinage, faire de l'exercice en extérieur ou être entouré d'animaux ont de nombreux effets positifs. comment vous construisez un sentiment de confiance avec votre client dès le départ.

À cette fin, il est préférable de discuter des problèmes potentiels auxquels le projet pourrait être confronté en cours de route. Personne ne vous demande de prédire l'avenir ici, juste pour dresser une liste provisoire des obstacles que vous pourriez rencontrer.

Comme vous, votre équipe et votre client aborderez ce projet avec des enjeux différents, il est idéal d'obtenir tout le monde impliqué dans la discussion sur le problème potentiel.

Interroger les participants à la réunion de lancement sur les problèmes potentiels pouvant survenir dans un projet.

Étape #8 - Enregistrement

Vérifier régulièrement avec votre client est un autre moyen de renforcer la confiance entre les deux parties. Lors de votre réunion de lancement de projet, vous avez quelques questions à aborder sur quoi, quand qui et comment ces enregistrements vont avoir lieu.

L'enregistrement est un équilibre assez délicat entre transparence et effort. Bien qu'il soit agréable d'être aussi ouvert et transparent que possible, vous devez gérer cela dans le cadre de votre disponibilité réelle pour be ouvert et transparent.

Assurez-vous d'avoir répondu à ces questions avant la fin de la réunion :

  • C'est quoi? – Dans quel détail exactement le client a-t-il besoin d'être mis à jour ? Ont-ils besoin de connaître chaque petit détail des progrès, ou est-ce juste les grandes approbations qui comptent ?
  • Quand? – À quelle fréquence votre équipe doit-elle mettre à jour votre client ? Devraient-ils relayer ce qu'ils ont fait tous les jours, ou simplement résumer ce qu'ils ont réussi à la fin de la semaine ?
  • Qui? – Quel membre de l'équipe sera celui qui assurera la liaison avec le client ? Y aura-t-il un membre de chaque équipe, à chaque étape, ou un seul correspondant tout au long du projet ?
  • Comment? – Par quel moyen le client et le correspondant vont-ils rester en contact ? Appel vidéo régulier, e-mail ou document en direct mis à jour en permanence ?

Comme c'est le cas pour la plupart des points à l'ordre du jour d'une réunion de lancement de projet, il est préférable de discuter ouvertement. Pour une grande équipe et un grand groupe de clients, vous trouverez peut-être plus facile de faire un sondage en direct afin de réduire les options pour établir la meilleure formule d'enregistrement possible.

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez quelques les meilleures pratiques pour s'enregistrer avec vos clients.

Que faire ensuite?

Avec votre réunion de lancement planifiée par des experts qui ne demande qu'à épater certains esprits dans la salle de conférence, la dernière touche peut être un peu l'interaction pour tout rassembler.

Saviez-vous que seulement 29% des entreprises se sentent connectés avec leurs clients (Gallup) ? Le désengagement est une épidémie au niveau B2B, et il peut laisser les réunions de lancement se sentir comme un processus plat et sans intérêt à travers les formalités.

Texte alternatif


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