Correo electrónico de invitación á reunión | Mellores consellos, exemplos e modelos (100 % gratuíto)

As reunións poden ser un elemento esencial da eficacia, a coordinación e a unidade dun equipo. Moitas empresas organizan unha reunión polo menos unha vez por semana, que pode ser unha reunión informal para simplemente ter unha conversa profunda cos seus empregados ou unha reunión máis formal do consello de administración para discutir o plan futuro da empresa e o informe anual de fin de ano. É obrigatorio que os administradores ou líderes envíen cartas de invitación ás reunións aos participantes ou convidados.

Unha invitación a unha reunión é importante para levar a cabo as reunións oficiais de forma eficaz e sen problemas. Hai moitas formas de enviar invitacións a reunións. Neste artigo, centrámonos en tratar correos electrónicos de invitación a reunións, o método máis cómodo e popular para invitar persoas a participar nas túas reunións.

Índice analítico

• Que é un correo electrónico de invitación a unha reunión?
• Por que é importante o correo electrónico de invitación á reunión?
• Escriba un correo electrónico de invitación a reunión paso a paso
• Tipos de correo electrónico de invitación a reunións e exemplos
• The Bottom Line

Modelos de reunións rápidas con AhaSlides

Que é un correo electrónico de invitación a unha reunión?

Unha parte fundamental das actividades empresariais, un correo electrónico de invitación a unha reunión é unha mensaxe escrita cunha demostración do propósito da reunión e unha solicitude para que as persoas se unan á reunión despois da data e o lugar específicos, ademais de anexos máis detallados se é necesario. Pode escribirse en estilos formais ou informais dependendo das características das reunións. Debe escribirse nun ton e estilo axeitados para cumprir coa etiqueta do correo electrónico empresarial.

Non obstante, non confundas un correo electrónico de invitación a unha reunión cun correo electrónico de solicitude de reunión. A diferenza fundamental entre estes correos electrónicos é que un correo electrónico de solicitude de reunión ten como obxectivo concertar unha cita con alguén, mentres que un correo electrónico de invitación a unha reunión ten como obxectivo convidarte a unha reunión nas datas e no lugar anunciados.

Por que é importante o correo electrónico de invitación á reunión?

Usar invitacións por correo electrónico trae moitos beneficios. As vantaxes das invitacións por correo electrónico están listadas a continuación:

• Conéctase directamente aos calendarios. Cando os destinatarios aceptan unha invitación, esta engádese de novo ao seu calendario de negocios e recibirás un recordatorio, igual que outros eventos anotados no calendario.
• É cómodo e rápido. Os teus receptores poden chegar ao correo electrónico inmediatamente despois de facer clic no botón de enviar. Como vai directamente ao destinatario, se o enderezo de correo electrónico é incorrecto, pode recibir o anuncio de inmediato e buscar máis solucións rapidamente.
• É un aforro de tempo. Podes enviar correos electrónicos de grupo con miles de enderezos de correo electrónico ao mesmo tempo.
• Aforra custos. Non tes que gastar un orzamento en envíos por correo.
• Pódese xerar directamente desde a túa plataforma de seminarios web preferida. A menos que teñas unha reunión cara a cara, a túa primeira opción probablemente sexa Zoom. Microsoft Teams, ou algo equivalente. Cando se confirma a confirmación de resposta, todas as ligazóns e períodos de tempo sincronízanse por correo electrónico, polo que o asistente pode evitar confusións con outros eventos.

É un feito que miles de millóns de correos electrónicos se envían cada día e moitos deles son spam. Todo o mundo usa polo menos un correo electrónico para intercambiar mensaxes importantes para o traballo, as compras, as reunións e moito máis. Non obstante, como hai que ler toneladas de correos electrónicos ao día, non é de estrañar que ás veces te atopes co fenómeno da "fatiga do correo electrónico". Polo tanto, enviar un bo correo electrónico de invitación pode evitar malentendidos ou ignorancia innecesarios por parte dos destinatarios.

Escriba un correo electrónico de invitación a una reunión paso a paso

É esencial un bo correo electrónico de invitación á reunión e, por regra xeral, afecta a un entrega de correo electrónico taxa.

Hai normas de etiqueta e principios que todos deben obedecer para completar un correo electrónico de invitación a unha reunión de negocios con respecto aos destinatarios. Podes aprender a escribir un correo electrónico de invitación a unha reunión estándar seguindo estes pasos:

Paso 1: Escribe unha liña de asunto forte

É un feito que o 47 % dos destinatarios de correos electrónicos len correos electrónicos que teñen unha liña de asunto clara e concisa. A primeira impresión é importante. Isto pode garantir que os destinatarios sintan unha sensación de urxencia ou importancia, o que leva a unha maior taxa de apertura.

• Curto, dirixido. Sexa factual, non enigmático.
• Podes solicitar a confirmación de asistencia na liña de asunto en sinal de urxencia.
• Ou engade un ton de sentimento como non esquezas a importancia, a urxencia,...
• Engade o tempo se queres enfatizar o tema sensible ao tempo 

Por exemplo: "Meeting 4/12: Project brainstorming session" or "Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6"

Paso 2: Comeza cunha introdución rápida

Na primeira liña, é unha boa idea facer un resumo de quen es, cal é a súa posición na organización e por que se está a comunicar con eles. Entón pode mostrar directamente o propósito da reunión. Moitas persoas cometen o erro de ofrecer un propósito vago da reunión xa que supoñen que os participantes deben saber iso.

• Fai a túa introdución agradable ou relacionada co traballo
• Recórdalles aos participantes se necesitan rematar algunha tarefa ou levar algo consigo á reunión.

Por exemploOla, membro do equipo. Estou desexando verte no lanzamento do novo produto o vindeiro luns.

Paso 3: Compartir tempo e localización

Debes incluír a hora exacta da reunión. Tamén debes dicirlles como e onde ten lugar a reunión, en persoa ou en liña, e ofrecer pautas ou ligazóns a plataformas por se as precisan.

• Engade o fuso horario se algún empregado traballa en diferentes zonas do mundo
• Mencione a duración estimada da reunión
• Ao dar indicacións, sexa o máis detallado posible ou achegue unha guía cartográfica

Por exemploÚnase a nós o venres 6 de outubro ás 1:00 horas na sala de reunións 2, no segundo andar do edificio administrativo.

Paso 4: Deseña a orde do día da reunión

Abarca os obxectivos clave ou a axenda proposta para a reunión. Non menciones os detalles. Podes simplemente indicar o tema e o cronograma. Para as reunións formais, podes anexar un documento detallado. Isto é especialmente útil para axudar aos asistentes a prepararse con antelación.

Por exemplo, podes comezar con: Planeamos falar.../ Queremos abordar algúns dos problemas ou do seguinte xeito:

• 8:00-9:30: Presentación do Proxecto
• 9:30-11:30: Presentacións de Howard (IT), Nour (Márketing) e Charlotte (Vendas)

Paso 5: Solicite unha resposta

Solicitar unha confirmación de asistencia pode axudar a confirmar unha resposta dos teus destinatarios. Para evitar ambivalencias, debe incluír no teu correo electrónico unha resposta preferente e un límite de tempo para que os asistentes che informen da súa asistencia ou ausencia. Por iso, se non recibiches a súa resposta de confirmación no momento en que regulas, podes facer accións de seguimento rápidas.

Por exemplo: Confirme a confirmación antes do [data] a [enderezo de correo electrónico ou número de teléfono]

Paso 6: Engadir unha sinatura de correo electrónico profesional e unha imaxe de marca

Unha sinatura de correo electrónico empresarial debe incluír o nome completo, o cargo, o nome da empresa, a información de contacto, sitios web persoais e outros enderezos hiperligados.

Podes personalizar facilmente a túa sinatura Gmail.

Por exemplo:

Jessica Madison

Director Rexional de Marketing, Industria Inco

555-9577-990

Hai moitísimos creadores de sinaturas de correo electrónico gratuítos que che aforran tempo e esforzo, como por exemplo A miña sinatura.

Tipos de correo electrónico de invitación a reunións e exemplos

Teña en conta que os diferentes tipos de reunións terán diferentes estándares e estilos de escritura a seguir. Normalmente, separamos os correos electrónicos de invitación a reunións en función do seu nivel de forma formal ou informal, incluíndo ou excluíndo reunións virtuais ou reunións en liña puras. Nesta parte, recompilamos e presentámosche algúns tipos típicos de invitacións a reunións e os modelos de cada tipo que se usan popularmente nos correos electrónicos de invitacións a reunións de negocios.

#1. O correo electrónico de solicitude de reunión formal

O correo electrónico de solicitude de reunión formal úsase para reunións grandes que adoitan ter lugar de unha a tres veces ao ano. É unha reunión formal grande, polo que o correo electrónico debe estar escrito nun estilo de escritura formal. Os apéndices adxuntos son necesarios para que os participantes teñan máis claro como participar na reunión, como atopar o lugar e detallar a axenda.

As reunións formais inclúen:

• Reunión de xestión
• Reunión do comité
• Reunión da Xunta Directiva 
• Xunta de accionistas 
• Reunión de estratexia 

Exemplo 1: Accionistas Modelo de correo electrónico de invitación

Asunto: Importante. Estás convidado á Asemblea Xeral Anual. [Tempo]

[Nome do destinatario]

[Nome da compañía]

[Título do traballo]

[Enderezo da empresa]

[Data]

Estimados accionistas,

Temos o pracer de convidalo á Asemblea Xeral Anual que se celebrará o día [Hora], [Enderezo]

A Xunta de Accionistas é unha ocasión excepcional de información, intercambio e discusión entre [Nome da compañía] e todos os nosos accionistas.

Tamén é a oportunidade de expresarse e votar para xogar un papel activo na toma de decisións importantes [Nome da compañía], independentemente do número de accións que posúa. A reunión abordará os seguintes temas clave:

Axenda 1:

Axenda 2:

Axenda 3:

Axenda 4:

No seguinte documento adxunto atoparás instrucións sobre como participar nesta reunión, a orde do día e o texto dos acordos que hai que someter á túa aprobación.

Quero agradecerlle, en nome da directiva, a súa contribución e a súa lealdade co [Nome da compañía] e espero darvos a benvida ao Encontro [Data]

Cos mellores cumprimento,

[Nome]

[Título do cargo]

[Nome da compañía]

[Enderezo da empresa e sitio web]

Exemplo 2: Reunión de estratexia Modelo de correo electrónico de invitación

[Nome do destinatario]

[Nome da compañía]

[Título do traballo]

[Enderezo da empresa]

[Data]

Liña de asunto: Lanzamento do proxecto Campaña de marketing Reunión: 2/28

En nome de [Nome da compañía], gustaríame invitarte a asistir a unha reunión de negocios que se celebran en [Nome da sala de conferencias, nome do edificio] [Data e hora]. A reunión durará [Duración].

É un pracer darche a benvida á primeira fase do noso proxecto para discutir a nosa próxima proposta [Detalles] e agradecemos as túas valiosas ideas sobre ela. Aquí tes un breve resumo da nosa axenda para o día:

Axenda 1:

Axenda 2:

Axenda 3:

Axenda 4:

Todo o noso equipo considera esta proposta como unha das máis importantes. Para a súa maior referencia, adxuntamos un documento a esta carta que lle proporciona información máis detallada para que lle sexa cómodo prepararse para a reunión con antelación.

Agardamos con impaciencia manter unha conversa con vostede para discutir que máis podemos facer para que esta proposta funcione con éxito. Envíe calquera pregunta ou recomendación para a reunión antes. [Data límite] a min directamente respondendo a este correo electrónico.

Que teñades un gran día por diante.

Agradecendo,

Saúdos,

[Nome]

[Título do cargo]

[Nome da compañía]

[Enderezo da empresa e sitio web]

#2. O correo electrónico de invitación á reunión informal

Cun correo electrónico de invitación a unha reunión formal, trátase simplemente dunha reunión con persoal ou membros do equipo de nivel inferior. É moito máis doado para ti pensar en como escribir axeitadamente. Podes escribir nun estilo informal cun ton amigable e alegre.

As reunións informais inclúen:

• Reunión de brainstorming
• Reunión de resolución de problemas
• formación
• Reunión de check-in
• Reunión de Team Building
• Charlas de café 

Exemplo 3: Modelo de correo electrónico de invitación á reunión de rexistro

Asunto: Urxente. [Nome do proxecto] actualizacións. [Data]

Estimados equipos,

Saúdos!

Foi agradable e divertido ter tempo traballando contigo sobre [Nome do proxecto]. Non obstante, para poder levar a cabo os nosos plans de forma eficaz, creo que é o momento adecuado para que informemos sobre o progreso realizado e agradeceríache a oportunidade de coñecerte en [localización] para seguir discutindo o asunto en [Data e hora].

Adxunto tamén unha lista de todas as axendas que temos que tratar. Non esquezas preparar o teu informe de finalización da tarefa. Por favor, use isto [Ligazón] para avisarme se poderás facelo.

Por favor, envíeme a súa confirmación o antes posible.

Saúdos,

[Nome]

[Título do traballo]

[Nome da compañía]

Exemplo 4: Equipo building plantilla de correo electrónico de invitación

Estimados membros do equipo,

Trátase de informarvos de que o [Nome do departamento] está a organizar a Reunión de Team Building para todo o noso persoal membros activados [Data e hora]

Para un maior desenvolvemento profesional, é moi importante que medremos xuntos e iso só pode suceder se traballamos en equipo para que as nosas habilidades e talentos poidan ser aproveitados para conseguir un mellor rendemento. É por iso que o noso departamento segue promovendo varias actividades de formación de equipos mensualmente.

Ven e únete ao evento para que poidamos escoitar a túa voz sobre como podemos mellorar para ofrecerche un mellor apoio. Tamén haberá algúns xogos de formación de equipos, e a empresa ofrecerá refrescos lixeiros.

Agardamos con impaciencia pasar momentos divertidos neste evento de formación de equipos, que está organizado para axudar a cada un de nós a crecer. No caso de que pense que non pode participar nesta reunión, por favor, infórmenos. [Nome do coordinador] at [Número de teléfono]

Saúdos,

[Nome]

[Título do traballo]

[Nome da compañía]

#3. Correo electrónico de invitación do orador invitado

Un correo electrónico de invitación para un relator convidado debe incluír información relevante para o relator en relación coa reunión e a oportunidade de falar. É vital que o relator saiba como pode contribuír ao teu evento e que beneficios pode obter por formar parte del.

Exemplo 5: Modelo de correo electrónico de invitación de orador convidado

Querido [Altofalante],

Agardamos que esta mensaxe che atope ben! Estamos chegando hoxe cunha fantástica oportunidade de falar para a túa contemplación. Queremos pedirlle que sexa o noso honorable orador do [Nome da reunión], un evento centrado [Descrición do propósito e público do teu evento]. A totalidade [Nome da reunión] O equipo está inspirado polos teus logros e considera que serías o experto perfecto para dirixirte á nosa audiencia de profesionais afíns.

[Nome da reunión] terá lugar en [Lugar, incluíndo cidade e estado] on [Datas]. Espérase que o noso evento acolla ata aproximadamente [Número de participantes estimado#]. O noso obxectivo é [Obxectivos da reunión].

Cremos que es un orador estupendo e que a túa voz sería unha adición fundamental a esa conversa, dado o teu amplo traballo en [Área de especialización]. Podes considerar presentar as túas ideas durante un máximo de [Duración] minutos que estean relacionadas co campo de [Tema da reunión]. Podes enviar a túa proposta antes do [data límite] seguir a [ligazón] para que o noso equipo poida escoitar as túas ideas e determinar os detalles do teu discurso con antelación.

En calquera caso, se non pode asistir, rogámoslle humildemente que se poña en contacto connosco a través de [link]. Grazas polo seu tempo e consideración; agardamos unha resposta positiva por parte del.

mellor,
[Nome]
[Título do traballo]
[Información de contacto]
[Enderezo do sitio web da empresa]

#4. Correo electrónico de invitación ao seminario web

Nas tendencias actuais, cada vez máis xente organiza reunións en liña, xa que aforra tempo e custos, especialmente para equipos de traballo remoto. Se usas plataformas de conferencias, hai mensaxes de invitación ben personalizadas que se envían directamente aos asistentes antes de que comece a reunión, como o modelo de correo electrónico de invitación de Zoom. Para un seminario web virtual, podes consultar o seguinte exemplo.

Consellos: Use palabras clave como "Parabéns", "Pronto", "Perfecto", "Actualizar", "Dispoñible", "En definitiva", "Arriba", "Especial", "Únete a nós", "Gratis", etc.

Exemplo 6: Modelo de correo electrónico de invitación de seminario web

Asunto: Parabéns! Estás convidado a [Nome do seminario web]

Querido [Nome_Candidato],

[Nome da compañía] está moi encantado de organizar un seminario web para [Tema do seminario web] en [data] ás [Tempo], co obxectivo de [[Obxectivos do seminario web]

Será unha boa oportunidade para que obteñas enormes beneficios dos teus expertos invitados no campo dos [Temas do seminario web] e obteñas agasallos gratuítos. O noso equipo está moi entusiasmado coa túa presenza.

Nota: este seminario web está limitado a [Número de persoas]. Para gardar o seu asento, rexístrese [Ligazón] e non dubide en compartilo cos teus amigos. 

Espero verte alí!

Que teñas un día fantástico,

[O teu nome]

[Sinatura]

The Bottom Line

Afortunadamente, hai moitos modelos dispoñibles de invitacións a reunións de negocios en Internet para que poidas personalizar e enviar aos teus asistentes en segundos. Non esquezas gardar algúns na túa nube para poder preparar o teu correo electrónico cunha redacción perfecta, sobre todo en caso de urxencia.

Supoñamos que tamén estás a buscar outras solucións para o teu negocio. Nese caso, Podes descubrir que AhaSlides é unha boa ferramenta de presentación con moitas funcións incribles para apoiar os teus eventos de seminarios web, actividades de creación de equipos, conferencias e moito máis.

Preguntas máis frecuentes

Ref: Por suposto | Sherpany