O que é o proceso de planificación do proxecto na xestión de proxectos?
Unha boa xestión de proxectos inclúe cinco pasos fundamentais: Iniciación, Planificación, Execución, Seguimento e Control, e rematar co Peche. É importante ter en conta que ningún dos proxectos exitosos pode ignorar ningunha destas etapas, especialmente un proceso de planificación do proxecto que mantén todo o seguimento, como ser entregado a tempo e dentro do orzamento.
A planificación do proxecto está no centro do ciclo de vida do proxecto, o que tamén significa que é a fase máis desafiante. Non obstante, sempre hai un xeito de chegar alí.
Neste artigo, aprendemos máis sobre a planificación do proxecto, a definición, os exemplos, o proceso e algunhas ferramentas de planificación para axudarche a comprender mellor o proceso de planificación do proxecto e aprender a xestionar as súas dificultades.
Consellos para un mellor compromiso
Buscas unha forma interactiva de xestionar mellor o teu proxecto?.
Obtén modelos e cuestionarios gratuítos para xogar nas túas próximas reunións. Rexístrate gratis e toma o que queiras AhaSlides!
🚀 Fai unha conta gratuíta
Cal é a definición de planificación do proxecto?
A planificación de proxectos pódese definir como o proceso sistemático de delinear, organizar e estratexar os pasos e recursos necesarios para acadar un obxectivo específico nun prazo de tempo definido. Trátase dun enfoque proactivo que implica identificar obxectivos, establecer unha folla de ruta e asignar recursos para optimizar a produtividade e mitigar os riscos.
7 Fases do Proceso de Planificación do Proxecto
Nesta parte, afondamos nos 7 pasos que implica a planificación do proxecto da seguinte maneira:
Fase 1: Definición dos obxectivos e alcances do proxecto
A fase inicial do proceso de planificación do proxecto xira arredor da definición clara dos obxectivos e do alcance do proxecto. Isto implica comprender os resultados desexados, identificar as partes interesadas e establecer obxectivos medibles. A definición de límites, entregas e limitacións do proxecto establece as bases para as actividades de planificación posteriores.
Por exemplo, Nike establece o obxectivo de vendas de vender 3,00,000 unidades o próximo ano, o que aumenta un 30% en comparación coas vendas actuais.
Fase 2: Realización dunha avaliación integral do proxecto
Unha avaliación exhaustiva do proxecto é fundamental para a toma de decisións informadas e a mitigación de riscos. Esta etapa implica realizar unha análise detallada dos requisitos do proxecto, recursos, riscos potenciais e dependencias. Ao avaliar a viabilidade, a viabilidade e os posibles retos do proxecto, os planificadores poden identificar factores críticos de éxito e desenvolver estratexias para abordar os posibles obstáculos.
Fase 3: Desenvolvemento dunha estrutura de desglose do traballo (WBS)
Neste paso de planificación do proxecto, todo o proxecto divídese en compoñentes máis pequenos e manexables. Este enfoque chámase estrutura de descomposición do traballo (WBS) que proporciona unha representación xerárquica de tarefas, subtarefas e entregas, garantindo claridade e organización. Facilita a asignación de recursos e a secuenciación de tarefas e establece un marco lóxico para a execución do proxecto.
Fase 4: Estimación de recursos e establecemento de cronogramas
A estimación dos recursos e o establecemento de cronogramas tamén son fundamentais para o éxito da planificación do proxecto. Esta etapa ten como obxectivo determinar o persoal necesario, as dotacións orzamentarias e os materiais necesarios para cada tarefa. Ao considerar as dependencias das tarefas, as prioridades e os recursos dispoñibles, os planificadores ou xestores poden desenvolver cronogramas realistas, identificando fitos clave ao longo do camiño.
Fase 5: Identificación de riscos e estratexias de mitigación
Ningún proxecto é inmune aos riscos, e abordalos desde o inicio é vital para procesar un plan. Durante esta etapa, identifícanse, analízanse e priorízanse os riscos potenciais e as incertezas. Desenvólvense estratexias proactivas para mitigar os riscos, que abarcan plans de continxencia, mecanismos de transferencia de riscos e cursos de acción alternativos. O seguimento e avaliación de riscos regulares garanten a adaptabilidade ao longo do ciclo de vida do proxecto.
Fase 6: Comunicación e implicación das partes interesadas
Como a cola, a comunicación eficaz pode manter un proxecto xunto. É imprescindible establecer un plan de comunicación que describa as canles, a frecuencia e a implicación das partes interesadas. As actualizacións de estado periódicas, os informes de progreso e as discusións colaborativas fomentan a transparencia, melloran a coordinación e xestionan as expectativas das partes interesadas.
Fase 7: seguimento, control e avaliación
Chegar ao final dun marco de planificación eficaz do proxecto é a fase de seguimento e avaliación continua. Esta etapa céntrase en seguir o progreso, comparalo cos fitos establecidos e identificar as desviacións. Se é necesario, realízanse axustes para realizar o proxecto cos seus obxectivos. Documéntanse as leccións aprendidas, que permiten a transferencia de coñecemento e a mellora futura.
Cales son os compoñentes da planificación do proxecto?
Aquí están 7 compoñentes clave do proceso de planificación do proxecto:
- Ámbito da planificación na xestión: Definir claramente os límites e obxectivos do proxecto.
- Estrutura de Desglose do Traballo (WBS): Dividir o proxecto en tarefas máis pequenas e manexables.
- Cronoloxía e fitos: establecer unha liña de tempo realista e establecer fitos para seguir o progreso.
- Asignación de recursos: Identificar e asignar os recursos necesarios, incluíndo persoal, orzamento e materiais.
- Análise e mitigación de riscos: Identificación de riscos potenciais e desenvolvemento de estratexias para mitigalos.
- Plan de comunicación: Establecer canles de comunicación eficaces para facilitar a coordinación e a colaboración entre as partes interesadas do proxecto.
- Seguimento e avaliación: Implantación de mecanismos para supervisar o progreso do proxecto e avaliar o rendemento fronte aos KPI predefinidos.
Por que é necesario o proceso de planificación do proxecto?
Aumenta o rendemento do proxecto e as posibilidades de éxito
Hai unha serie de razóns polas que fallan os proxectos e unha delas é a falla de definir obxectivos, metas e responsabilidades entre os membros do equipo (estimado preto do 39%). O proxecto non funcionará sen problemas se os membros do equipo están confusos sobre os seus roles e responsabilidades individuais. Ademais, a falta de obxectivos e obxectivos claros ou a comprensión incorrecta da dirección e do propósito do proxecto pode levar a un desalineamento e unha falta de enfoque, o que provoca fallos inesperados e un aumento do alcance.
Mellora a colaboración e a comunicación do equipo
Un plan ben organizado crea unha oportunidade para que os membros do equipo se comuniquen e colaboren de forma eficaz. Especialmente cando se trata de proxectos interdepartamentais ou interempresas, coa implicación de moitos empregados e expertos de diferentes procedencias que traballan xuntos, o papel da planificación é aínda máis evidente. Como resultado, unha comunicación e colaboración claras melloran o traballo en equipo, promoven unha visión compartida, reducen os conflitos dos empregados e fomentan un ambiente de proxecto positivo.
Asegura a optimización dos recursos
A planificación é a práctica definitiva para o mellor uso dos recursos, incluíndo tempo, recursos humanos, orzamento, equipamento e materiais. Ao identificar os recursos necesarios con antelación, o equipo do proxecto pode garantir que os recursos axeitados están dispoñibles no momento adecuado, minimizando os atrasos e a duplicación, así como optimizando a eficiencia.
Reduce os riscos e problemas inesperados
Ao identificar os riscos desde o inicio, o equipo do proxecto pode desenvolver estratexias de planificación de resposta ao risco e plans de continxencia para abordalos. Este enfoque proactivo axuda a reducir a probabilidade e o impacto dos riscos, mellorando o rendemento do proxecto e reducindo as posibilidades de fracaso.
Cal é o mellor proceso de planificación de proxectos?
Para unha mellor planificación do proxecto, así como para superar os retos que se poidan atopar durante a planificación, paga a pena considerar algunhas metodoloxías de planificación do proxecto. Refírense a enfoques estruturados e marcos utilizados para planificar e xestionar proxectos de forma eficaz.
Planificación da Fervenza
A metodoloxía Waterfall é un enfoque secuencial que divide o proxecto en distintas fases, con cada fase construíndose sobre a anterior. Segue unha progresión lineal, onde cada fase debe completarse antes de pasar á seguinte. As etapas clave normalmente inclúen a recollida de requisitos, deseño, desenvolvemento, proba, implantación e mantemento. A fervenza é máis adecuada para proxectos con requisitos estables e ben definidos.
PRINCE2 (Proxectos en Contornas Controladas)
PRINCE2 é unha metodoloxía de xestión de proxectos baseada en procesos moi utilizada no Reino Unido e no mundo. Ofrece un marco estruturado para a planificación, seguimento e control do proxecto. PRINCE2 divide os proxectos en etapas manexables e fai fincapé na gobernanza eficaz, a xestión de riscos e o compromiso das partes interesadas. É amplamente recoñecido polo seu foco na xustificación empresarial e na documentación completa.
PRISM (Integración de proxectos, alcance, tempo e xestión de recursos)
PRISM é unha metodoloxía de xestión de proxectos desenvolvida polo Project Management Institute (PMI). Ofrece un marco completo que abarca a integración, o alcance, o tempo e a xestión de recursos. PRISM fai fincapé nun enfoque estruturado para a planificación do proxecto, incorporando procesos como a definición de obxectivos do proxecto, a creación de estruturas de desglose do traballo, a programación de actividades e a asignación de recursos.
Cales son algunhas ferramentas e software de planificación de proxectos?
As ferramentas e o software de planificación de proxectos convertéronse en indispensables para unha xestión eficaz de proxectos no panorama empresarial dinámico e acelerado actual. Como xestor de proxectos, quizais queiras botar unha ollada a estas principais suxestións:
Microsoft Project é un software completo de planificación de proxectos moi utilizado por profesionais de varias industrias. Ofrece unha serie de funcións robustas para xestionar tarefas, recursos, prazos e orzamentos.
Asanas é unha ferramenta versátil de planificación de proxectos coñecida polas súas características robustas e flexibilidade. Ofrece unha plataforma centralizada para que os equipos planifiquen, organicen e rastrexan os proxectos de forma eficaz.
Trello é un popular software de planificación de tarefas coñecido pola súa sinxeleza e atractivo visual. A súa interface amigable consta de taboleiros, listas e tarxetas, o que permite aos equipos organizar e priorizar tarefas sen esforzo.
Cales son os 10 pasos da planificación do proxecto?
O proceso de planificación do proxecto varía dunha organización a outra, dependendo do alcance e escala dos proxectos. Algúns xestores poden preferir os 10 pasos de planificación do proxecto como segue:
- Definir obxectivos e metas do proxecto.
- Identificar as partes interesadas do proxecto.
- Realizar unha análise exhaustiva do alcance do proxecto.
- Desenvolver unha estrutura detallada de desglose do traballo (WBS).
- Determinar as dependencias do proxecto e a secuenciación de tarefas.
- Estimar as necesidades de recursos e crear un plan de recursos.
- Desenvolver un calendario realista do proxecto.
- Identificar e valorar os riscos do proxecto.
- Crear un plan de comunicación.
- Obter a aprobación do proxecto e finalizar o plan do proxecto.
Preguntas máis frecuentes
Que é o máis importante na planificación do proxecto?
Nun proceso eficaz de planificación do proxecto, é moi importante identificar cales son as principais entregas e como serán entregadas por quen no prazo especificado, o que afecta o progreso de todo o proxecto.
Por que é a planificación máis importante na xestión?
A planificación e a programación de proxectos poden considerarse o primeiro e máis importante paso na xestión de proxectos. Sen un plan axeitado, as posibilidades de éxito redúcense significativamente. Establece as bases para a execución e o control efectivos do proxecto.
Consideracións Finais
É importante ter en conta que a planificación do proxecto é o mellor proceso para manter todo en progreso positivo. Aínda que o software de planificación de proxectos pode axudar a mellorar a produtividade do proceso de planificación do proxecto, non o des por feito, o papel do director de proxecto e da coordinación do equipo é moito máis crítico.
Entón, non esquezas ter un reunión introdutoria conectar todos os equipos ao comezo do proxecto e adestramento de habilidades para garantir que os teus equipos teñan un alto rendemento e estean motivados durante todo o proxecto. Se necesitas presentacións de reunións ou formación máis atractivas e emocionantes, AhaSlides pode ser o teu mellor socio con moitas funcións e modelos avanzados gratuítos e un plan de prezos competitivos para todas as empresas.
Ref: BIJU'S | Plan semanal | Teachtarget