Você já esteve em reuniões introdutórias de sucesso?
Se você estiver participando de uma nova equipe multifuncional no trabalho ou de uma nova equipe de projeto, eles podem ser alguém de outros departamentos ou de outras empresas que você talvez não conheça ou com quem tenha trabalhado antes, e você quer ter certeza de que seu disposição para comprometer e investir suas habilidades e ideias na equipe – especialmente se essa equipe tiver alto desempenho. Assim, é fundamental realizar uma reunião para reunir novos companheiros de equipe.
No entanto, não é surpresa se você se sentir um pouco estranho e nervoso, pois mesmo os profissionais mais experientes ficam nervosos ao ter uma reunião inicial com uma nova equipe. Se você é um líder e se preocupa em não realizar reuniões introdutórias de produtividade.
Este artigo fornecerá um guia completo, exemplos e dicas sobre o que torna as reuniões introdutórias um sucesso.
Neste artigo, você aprenderá
- O que é uma reunião introdutória?
- Qual é o objetivo da reunião introdutória?
- Como marcar uma reunião introdutória eficaz
- Dicas para marcar uma reunião introdutória com sucesso
- Principais lições
Mais dicas do AhaSlides
O que é uma reunião introdutória?
Uma reunião introdutória ou introdutória tem exatamente o mesmo significado quando se trata da apresentação à equipe, quando é a primeira vez que os membros da equipe e seus líderes se encontram oficialmente, para determinar se os indivíduos envolvidos desejam construir uma relação de trabalho e se comprometer com a equipe no futuro.
O objetivo é dar aos membros da equipe tempo para ficarem juntos e conhecerem a formação, os interesses e os objetivos de cada participante. Dependendo da sua preferência e da sua equipe, você pode marcar reuniões introdutórias formais ou informais.
Uma agenda de reunião introdutória padrão envolve:
- Apresente o objetivo da reunião
- Apresentar os líderes e cada membro
- Discuta os regulamentos da equipe, trabalho, benefícios e tratamentos...
- Hora de jogar alguns jogos
- Encerre as reuniões e tome ações de acompanhamento
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Qual é o objetivo das reuniões introdutórias?
Não veja as apresentações apenas como uma caixa a ser verificada. Use esse tempo para iniciar conexões reais, obter insights exclusivos e estabelecer uma estrutura para um trabalho em equipe perfeito. As reuniões de introdução são incríveis para:
- Aumente o trabalho em equipe e a coesão da equipe
O primeiro objetivo das reuniões introdutórias é aproximar estranhos de colegas de equipe. Se vocês nunca se viram antes e sabem pouco sobre eles, faltará coesão e conexão, o que pode afetar o espírito de equipe e a produtividade. Quando as pessoas podem discutir e unificar regras de equipe, recompensas e punições apropriadas, ou saber que seus líderes são pessoas justas e fiéis, seus companheiros de equipe são humildes, confiáveis, empáticos e, mais, a confiança e um ambiente de trabalho positivo serão construídos entre os membros da equipe. equipe.
- Quebre a tensão e o constrangimento
A produtividade provavelmente diminuirá se os funcionários trabalharem em um ambiente de trabalho sob pressão. Também não é bom que os funcionários assustem o seu líder em vez de serem inspirados por ele. As reuniões introdutórias podem ajudar as novas equipes a se sentirem mais confiantes para compartilhar suas ideias e opiniões. Eles também começam facilmente a fazer amigos, a se comunicar e a diminuir o constrangimento para uma maior colaboração. Por exemplo, um membro da equipe não hesita em falar e pedir ajuda quando não consegue cumprir os prazos.
- Ajudar a estruturar e alinhar padrões e práticas
A ênfase nas regras e regulamentos é uma parte importante das primeiras reuniões introdutórias. Deixar de ser claro, justo e direto no início do trabalho em equipe pode gerar conflitos e falhas de comunicação. Pelo contrário, se você conseguir fazer a equipe seguir o padrões e práticas, haverá eficiência de recursos devido à eficácia e eficiência de uma equipe, ao mesmo tempo em que aumenta a satisfação no trabalho entre os membros da equipe que fazem parte de uma equipe coesa.
Como marcar uma reunião introdutória eficaz
As reuniões introdutórias podem seguir o processo padrão de planejamento de reuniões com o 5 ps: Propósito, Planeamento, PREPARAÇÃO, Participação e Progresso. Dependendo da sua limitação de tempo, do número de participantes, do histórico da sua equipe e dos seus recursos, você pode marcar reuniões introdutórias formais ou casuais. A primeira impressão é importante. Quanto mais respeito e confiança os membros de sua equipe apreciarão quando você demonstrar reuniões organizadas e atenciosas.
- Propósito
Trata-se de estabelecer metas para as reuniões. Seja claro e conciso ao listar os objetivos das reuniões, para que você possa facilmente trazer todos de volta ao foco caso um participante se distraia com atividades não relacionadas. Você pode considerar a estruturação de metas organizando uma pirâmide de metas que descreva cada conjunto de metas em vários níveis.
- Planeamento
A primeira coisa que os novos líderes de equipe devem fazer é planejar detalhes ou desenvolver uma agenda. Quando você tem algo a que se referir, tentar lembrar de tudo sozinho alivia o estresse. Você pode criar um modelo usando uma apresentação de slides via PowerPoint ou cartões de sugestão escritos à mão.
- PREPARAÇÃO
Esta parte envolve algumas atividades como preparar o roteiro de introdução da reunião e revisar a agenda antes de iniciar uma reunião oficial. Será mais fácil para você falar todas as informações importantes e se concentrar na agenda com o suporte das notas do orador ou do roteiro quando de repente você perder a cabeça.
- Participação
Não se esqueça de incentivar os novos membros a fazer perguntas e participar de atividades interativas durante as reuniões. Se os outros parecerem tão hesitantes, peça a opinião deles. Certifique-se de que todos na equipe tenham a chance de falar e não apenas se concentrar nos membros extrovertidos. Você pode hospedar uma enquete ao vivo para que alguns introvertidos possam compartilhar suas opiniões diretamente.
- Progresso
Você deve encerrar sua reunião com um resumo e informar as ações para os próximos passos. E, o acompanhamento após uma reunião é uma parte crucial, você pode considerar tomar uma decisão final e documentá-la.
Dicas para marcar uma reunião introdutória com sucesso
- Use uma ferramenta de apresentação interativa
Sentindo-se tímido ou estranho no primeiro dia? Você pode tornar suas reuniões introdutórias 100 vezes mais divertidas usando uma ferramenta de apresentação interativa como o AhaSlides!
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Existem várias maneiras de fazer isso, mas recomendamos este esboço para quebrar o gelo rapidamente:
- Comece com um slide de introdução.
- Incremente as coisas com questionários sobre você com pontos e uma tabela de classificação.
- Encerre com um slide de perguntas e respostas no final, onde todos podem perguntar coisas que estão pensando sobre você.
Com a plataforma de apresentação interativa do AhaSlides, você pode criar uma introdução atraente que leve as pessoas à lua. Experimente este modelo aqui:
- Comece uma introdução com “nós"
A equipe trabalha na colaboração entre os membros da equipe para atingir objetivos comuns e não para mostrar talentos pessoais. Portanto, é importante enfatizar o sentido da cultura do “nós”. Tente usar “nós: ao invés de “eu” tanto quanto possível em seus slides introdutórios e em todas as reuniões, exceto para a introdução pessoal. Em última análise, isso incentiva a equipe a colaborar com mais eficiência porque eles entendem que estão compartilhando uma visão coerente e se dedicam mais a trabalhar para a equipe do que para si mesmos.
- Divirta seus companheiros de equipe
Como iniciar as reuniões introdutórias da maneira mais emocionante? Como todos os membros são novos uns para os outros, como anfitrião, você pode considerar começar com alguns quebra-gelos rápidos. Você também pode configurar 2 a 3 jogos e questionários e sessões de brainstorming para permitir que outras pessoas tenham tempo para compartilhar suas personalidades, talentos e pensamentos; comunicar e trabalhar com outras pessoas para melhorar a coesão da equipe e a cultura e conexão no local de trabalho. Por exemplo, você pode experimentar alguns jogos como Círculo de Apreciação, Caça ao tesouro, Você preferiria…
- A gestão do tempo
Normalmente, reuniões altamente produtivas, podem durar de 15 a 45 minutos, principalmente as introdutórias, que devem ser controladas em 30 minutos. É tempo suficiente para os novos colegas de equipe se conhecerem, se apresentarem brevemente e colaborarem uns com os outros em algumas atividades simples e divertidas de formação de equipe. Você também definiu limites de tempo para diferentes seções para garantir que seu tempo não esteja acabando enquanto você ainda tem muito o que cobrir.
Principais lições
É benéfico para sua equipe iniciar o trabalho em equipe com uma nova equipe aproveitando as reuniões introdutórias. Marcar uma primeira reunião pode ser um desafio e uma imitação. Quando estiver no processo de preparação, não hesite em procurar apoio, mesmo que seja um mestre em PowerPoint. Você pode definitivamente facilitar seu trabalho e salvar seu dia com AhaSlides.
Perguntas Frequentes
Sobre o que você fala em uma reunião introdutória?
1. Quebra-gelos – Comece com uma pergunta ou atividade divertida para quebrar o gelo para ajudar as pessoas a se soltarem. Mantenha-o leve!
2. Experiência profissional – Peça a cada pessoa que compartilhe sua trajetória profissional até o momento, incluindo funções e experiências anteriores.
3. Habilidades e interesses – Além das habilidades de trabalho, descubra os hobbies, paixões ou áreas de especialização dos membros da equipe fora do 9-5.
4. Estrutura da equipe – Descreva as funções e quem é responsável por quê em alto nível. Esclareça como a equipe trabalha em conjunto.
5. Metas e prioridades – Quais são as metas da equipe e da organização para os próximos 6 a 12 meses? Como os papéis individuais contribuem?
Como você estrutura uma reunião introdutória?
Esta é uma maneira de estruturar sua reunião introdutória:
1. Boas-vindas e quebra-gelo (5 a 10 minutos)
2. Apresentações (10-15 minutos)
3. Histórico da equipe (5 a 10 minutos)
4. Expectativas da equipe (5 a 10 minutos)
5. Perguntas e respostas (5 minutos)
O que você diz ao abrir uma reunião?
Aqui estão algumas sugestões sobre o que dizer ao abrir uma reunião introdutória:
.1. Boas-vindas e apresentações:
“Bem-vindos a todos e obrigado por se juntarem a nós hoje. Estamos entusiasmados para começar”
2. Início do quebra-gelo:
“Tudo bem, vamos relaxar com uma pergunta leve para quebrar o gelo…”
3. Visualização das próximas etapas:
“A partir de hoje daremos seguimento aos itens de ação e começaremos a planejar nosso trabalho”
