માનવ સંસાધન વિભાગ માટે, નવા કર્મચારીને ભરતી કર્યા પછી બે મહિનાની "ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા" હંમેશા પડકારજનક હોય છે. તેમણે હંમેશા આ "નવા" સ્ટાફને કંપની સાથે ઝડપથી સંકલિત થવામાં મદદ કરવાનો માર્ગ શોધવો જોઈએ. તે જ સમયે, કર્મચારીઓની સેવા લાંબા સમય સુધી ચાલુ રાખવા માટે બંને વચ્ચે મજબૂત સંબંધ બનાવો.
આ બે સમસ્યાઓના ઉકેલ માટે, ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાને સફળતાપૂર્વક ટેકો આપતા ચેકલિસ્ટ સાથે 4 પગલાં જોડાયેલા હોવા જરૂરી છે.
સામગ્રીનું કોષ્ટક
- ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા શું છે? | શ્રેષ્ઠ ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાના ઉદાહરણો
- ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાના લાભો
- ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયામાં કેટલો સમય લાગવો જોઈએ?
- ઑનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાના 4 પગલાં
- ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા યોજના ચેકલિસ્ટ
ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા શું છે?
ઑનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા એ પગલાંઓનો ઉલ્લેખ કરે છે જે કંપની તેમની સંસ્થામાં નવા ભાડેને આવકારવા અને એકીકૃત કરવા માટે લે છે. ઓનબોર્ડિંગના ધ્યેય નવા કર્મચારીઓને તેમની ભૂમિકામાં ઝડપથી ઉત્પાદક બનાવવા અને કંપનીની સંસ્કૃતિ સાથે જોડાયેલા છે.
નિષ્ણાતો અને એચઆર પ્રોફેશનલ્સના મતે, ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા વ્યૂહાત્મક રીતે થવી જોઈએ - ઓછામાં ઓછા એક વર્ષ માટે. રોજગારના પ્રથમ દિવસો અને મહિનાઓમાં કંપની શું બતાવે છે - વ્યવસાય કર્મચારીઓને જાળવી શકે છે કે કેમ તે નિર્ધારિત કરીને, કર્મચારીના અનુભવ પર નોંધપાત્ર અસર કરશે. અસરકારક ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાઓમાં વારંવાર સમાવેશ થાય છે:
- ડિજીટલ ઓનબોર્ડિંગ - નવી ભરતી કરે છે કાગળની કામગીરી પૂર્ણ કરે છે, ઓરિએન્ટેશન વિડીયો જુએ છે અને કોઈપણ સ્થાનથી તેમની શરૂઆતની તારીખ પહેલા એકાઉન્ટ સેટ કરે છે.
- સ્ટેજ્ડ સ્ટાર્ટ ડેટ્સ - 5-10 નવા હાયર્સના જૂથો દર અઠવાડિયે કોર ઓનબોર્ડિંગ સત્રો માટે શરૂ થાય છે જેમ કે સંસ્કૃતિ તાલીમ.
- 30-60-90 દિવસની યોજનાઓ - મેનેજરો જવાબદારીઓને સમજવા, સાથીદારોને મળવા અને પ્રથમ 30/60/90 દિવસમાં ઝડપ મેળવવા માટે સ્પષ્ટ લક્ષ્યો નક્કી કરે છે.
- LMS તાલીમ - નવા કર્મચારીઓ ઓનલાઈન લર્નિંગ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરીને ફરજિયાત પાલન અને ઉત્પાદન તાલીમમાંથી પસાર થાય છે.
- શેડોઇંગ/માટેરિંગ - પ્રથમ થોડા અઠવાડિયા માટે, નવા હાયર ટીમના સફળ સભ્યોનું અવલોકન કરે છે અથવા માર્ગદર્શક સાથે જોડી બનાવે છે.
- નવું હાયર પોર્ટલ - એક કેન્દ્રીય ઇન્ટ્રાનેટ સાઇટ સરળ સંદર્ભ માટે નીતિઓ, લાભોની માહિતી અને FAQs માટે વન-સ્ટોપ સંસાધન પ્રદાન કરે છે.
- પ્રથમ દિવસનું સ્વાગત - મેનેજરો તેમની ટીમનો પરિચય આપવા, નવા આવનારાઓને ઘરની અનુભૂતિ કરાવવા માટે સુવિધા પ્રવાસ વગેરે આપવા માટે સમય કાઢે છે.
- સામાજિક એકીકરણ - કાર્ય પછીની પ્રવૃત્તિઓ, લંચ અને સહકર્મીઓનો પરિચય સત્તાવાર કામની ફરજોની બહાર નવા કામદારોને બંધનમાં મદદ કરે છે.
- પ્રોગ્રેસ ચેક-ઇન્સ - સાપ્તાહિક સ્ટેન્ડ-અપ્સ અથવા દ્વિ-સાપ્તાહિક 1:1નું શેડ્યૂલ કરવું પડકારોને વહેલા ફ્લેગ કરીને ટ્રેક પર ઓનબોર્ડિંગ રાખે છે.
ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાના લાભો
ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા ઓરિએન્ટેશન વર્ક નથી. ઓરિએન્ટેશનનો હેતુ પેપરવર્ક અને રૂટિન પૂર્ણ કરવાનો છે. ઑનબોર્ડિંગ એ એક વ્યાપક પ્રક્રિયા છે, જે તમે તમારા સહકાર્યકરોને કેવી રીતે મેનેજ કરો છો અને તેને કેવી રીતે સંબંધિત કરો છો તેમાં ઊંડાણપૂર્વક સામેલ છે અને તે લાંબા સમય સુધી (12 મહિના સુધી) ટકી શકે છે.
અસરકારક ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા નીચેના લાભો લાવશે:
- કર્મચારી અનુભવમાં સુધારો
જો કર્મચારીઓ અસ્વસ્થતા અનુભવે છે, તો તેઓ અનુભવ અને કોર્પોરેટ સંસ્કૃતિને પસંદ કરતા નથી, તેથી તેઓ સરળતાથી બીજી વધુ યોગ્ય તક શોધી શકે છે.
અસરકારક ઓનબોર્ડિંગ એ સમગ્ર કર્મચારી અનુભવ માટે ટોન સેટ કરવા વિશે છે. કર્મચારી વિકાસ સુનિશ્ચિત કરવા માટે કોર્પોરેટ સંસ્કૃતિ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું એ બ્રાન્ડના સંપર્કમાં હોય ત્યારે કર્મચારી અને ગ્રાહક બંનેનો અનુભવ સુનિશ્ચિત કરવાનો માર્ગ છે.
- ટર્નઓવર દર ઘટાડો
ટર્નઓવરની ચિંતાજનક સંખ્યાને ઘટાડવા માટે, ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા કર્મચારીઓ માટે કામ કરવા અને વૃદ્ધિ કરવા માટે શ્રેષ્ઠ પરિસ્થિતિઓનું માર્ગદર્શન અને સર્જન કરશે, આથી વિશ્વાસ કેળવશે અને સંસ્થા સાથે વધુ ઊંડાણપૂર્વક જોડાશે.
જો ભરતીએ ઉમેદવારોને વ્યવસાય માટે પ્રોબેશનરી કર્મચારીઓમાં ફેરવવા માટે ઉમેદવારો માટે શ્રેષ્ઠ અનુભવ બનાવવા માટે ઘણો પ્રયાસ કર્યો હોય. પછી ઓનબોર્ડિંગ એ પૂર્ણ-સમયના કર્મચારીઓને સત્તાવાર રીતે ઇચ્છનીય લાવવા માટે "સેલ્સ બંધ કરવાની" પ્રક્રિયા છે.
- પ્રતિભાઓને સરળતાથી આકર્ષિત કરો
એકીકરણ પ્રક્રિયા એક આકર્ષક કર્મચારી અનુભવ પ્રદાન કરે છે જે વ્યવસાય માલિકોને પ્રતિભા જાળવી રાખવામાં અને મજબૂત ઉમેદવારોને આકર્ષવામાં મદદ કરે છે.
ઉપરાંત, તમારા એમ્પ્લોઈ રેફરલ પ્રોગ્રામમાં નવા હાયર્સને સામેલ કરવાનું સુનિશ્ચિત કરો, જેથી તેઓ વર્ક નેટવર્કની અંદરથી જ સારી પ્રતિભાને સરળતાથી પ્રદર્શિત કરી શકે. કર્મચારી રેફરલ પદ્ધતિ સેવાના ઉપયોગ કરતાં ઝડપી અને ઓછી ખર્ચાળ તરીકે જાણીતી છે, તેથી તે ગુણવત્તાયુક્ત ઉમેદવારોને સોર્સિંગ કરવા માટે અસરકારક ચેનલ છે.
ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયામાં કેટલો સમય લાગવો જોઈએ?
ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા વિશે કોઈ કડક નિયમો નથી. જો કે, કર્મચારીની સંલગ્નતા વધારવા અને કર્મચારીનું ટર્નઓવર ઘટાડવા માટે આ પ્રક્રિયા દરમિયાન સંપૂર્ણ બનવું મહત્વપૂર્ણ છે.
ઘણી કંપનીઓ પાસે રેફરલ પ્રક્રિયા હોય છે જે ફક્ત એક મહિના અથવા થોડા અઠવાડિયા સુધી ચાલે છે. આનાથી નવા કર્મચારીઓ નવી જવાબદારીઓથી ભરાઈ ગયા અને બાકીની કંપનીથી ડિસ્કનેક્ટ થઈ ગયા.
કર્મચારીઓ પાસે કંપનીને જાણવા માટે જરૂરી સંસાધનો છે તેની ખાતરી કરવા, આંતરિક રીતે તાલીમ આપવા અને અપેક્ષા મુજબ તેમની નોકરી કરવામાં આરામદાયક લાગે છે. ઘણા એચઆર પ્રોફેશનલ્સ ભલામણ કરે છે કે પ્રક્રિયામાં લગભગ 30, 60% ઓનબોર્ડિંગ પ્લાન દિવસો લાગે છે, જ્યારે કેટલાક તેને એક વર્ષ સુધી લંબાવવાની ભલામણ કરે છે.
ઑનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાના 4 પગલાં
પગલું 1: પ્રી-ઓનબોર્ડિંગ
પ્રી-ઓનબોર્ડિંગ એ એકીકરણ પ્રક્રિયાનો પ્રથમ તબક્કો છે, જ્યારે ઉમેદવાર નોકરીની ઓફર સ્વીકારે છે અને કંપનીમાં કામ કરવા માટે જરૂરી પ્રક્રિયાઓ હાથ ધરે છે ત્યારે શરૂ થાય છે.
પ્રી-રેફરલ તબક્કામાં, કર્મચારીને તમામ જરૂરી કાગળ પૂર્ણ કરવામાં મદદ કરો. ઉમેદવાર માટે આ સૌથી સંવેદનશીલ સમય કહી શકાય, જેમાં ઘણા બધા વિકલ્પો સામે છે. ઉમેદવારને પુષ્કળ સમય આપવાની ખાતરી કરો કારણ કે તેઓ કદાચ તેમની અગાઉની કંપની છોડી રહ્યા છે.
શ્રેષ્ઠ ઓનબોર્ડિંગ પ્રેક્ટિસ
- કંપનીની નીતિઓ વિશે પારદર્શક બનો કે જે કર્મચારીઓને ઊંડી અસર કરે છે, જેમાં શેડ્યુલિંગ નીતિઓ, ટેલિકોમ્યુટિંગ નીતિઓ અને રજા નીતિઓનો સમાવેશ થાય છે.
- તમારી આંતરિક HR ટીમ સાથે અથવા બાહ્ય સાધનો જેમ કે તમારી ભરતી પ્રક્રિયાઓ, પ્રક્રિયાઓ અને નીતિઓની સમીક્ષા કરો સર્વેક્ષણો અને મતદાન.
- સંભવિત કર્મચારીઓને એક કાર્ય અથવા પરીક્ષણ આપો જેથી તમે જોઈ શકો કે તેઓ કેવી રીતે કરી રહ્યાં છે અને તેઓ જોઈ શકે કે તમે તેમની પાસેથી કેવી કામગીરી કરવાની અપેક્ષા રાખો છો.
પગલું 2: ઓરિએન્ટેશન - નવા કર્મચારીઓનું સ્વાગત
એકીકરણ પ્રક્રિયાનો બીજો તબક્કો નવા કર્મચારીઓને તેમના કામના પહેલા દિવસે આવકારવાનો છે, તેથી તેમને અનુકૂલન શરૂ કરવા માટે એક ઓરિએન્ટેશન આપવાની જરૂર પડશે.
યાદ રાખો કે તેઓ હજુ સુધી સંસ્થામાં કોઈને જાણતા નથી, અથવા તેમના રોજિંદા કામ કેવી રીતે કરવું તે જાણતા નથી. તેથી જ HR એ તેમની નોકરી શરૂ કરતા પહેલા સંસ્થાનું સ્પષ્ટ ચિત્ર આપવું પડશે.
કામ પર પ્રથમ દિવસ શ્રેષ્ઠ રીતે સરળ રાખવામાં આવે છે. ઓરિએન્ટેશન દરમિયાન, નવા કર્મચારીઓને સંસ્થાકીય સંસ્કૃતિને વધુ સારી રીતે સમજવામાં મદદ કરો અને તેમને બતાવો કે તેમનું કાર્ય આ સંસ્કૃતિમાં કેવી રીતે ફિટ થઈ શકે છે.
શ્રેષ્ઠ ઓનબોર્ડિંગ પ્રેક્ટિસ:
- એક મહાકાવ્ય નવી ભાડે જાહેરાત મોકલો.
- સમગ્ર કંપનીમાં સહયોગીઓ અને ટીમો સાથે "મળવા અને શુભેચ્છાઓ" શેડ્યૂલ કરો.
- સમયની રજા, ટાઈમકીપિંગ, હાજરી, આરોગ્ય વીમો અને ચુકવણી નીતિઓ વિશે સૂચનાઓ અને ચર્ચાઓ કરો.
- કર્મચારીઓને પાર્કિંગની જગ્યાઓ, ડાઇનિંગ રૂમ અને તબીબી સુવિધાઓ બતાવો. પછી કાર્ય ટીમ અને અન્ય સંબંધિત વિભાગો સાથે તમારો પરિચય આપો.
- બીજા તબક્કાના અંત દરમિયાન, નવા કર્મચારી આરામદાયક અને સારી રીતે સમાયોજિત છે તેની ખાતરી કરવા માટે HR નવા કર્મચારીઓ સાથે ઝડપી મીટિંગ કરી શકે છે.
(નોંધ: તમે તેમને ઓનબોર્ડિંગ ફ્લો અને ઓનબોર્ડિંગ પ્લાન બંને સાથે પણ રજૂ કરી શકો છો, જેથી તેઓ સમજી શકે કે તેઓ ક્યાં પ્રક્રિયામાં છે.)
પગલું 3: ભૂમિકા-વિશિષ્ટ તાલીમ
તાલીમનો તબક્કો એકીકરણ પ્રક્રિયામાં છે જેથી કર્મચારીઓ સમજી શકે કે કેવી રીતે કામ કરવું, અને કંપની કર્મચારીઓની ક્ષમતા ચકાસી શકે.
હજી વધુ સારું, કર્મચારીઓને શું કરવાની જરૂર છે, કેવી રીતે સફળ થવું જોઈએ અને ગુણવત્તા અને ઉત્પાદકતા કઈ હોવી જોઈએ તેની કલ્પના કરવામાં મદદ કરવા માટે સ્માર્ટ લક્ષ્યો સેટ કરો. એક મહિના અથવા એક ક્વાર્ટર પછી, HR વિભાગ તેમના પ્રયત્નોને સ્વીકારવા અને તેમની કામગીરી સુધારવામાં મદદ કરવા માટે કામગીરીની સમીક્ષા કરી શકે છે.
શ્રેષ્ઠ ઓનબોર્ડિંગ પ્રેક્ટિસ:
- કર્મચારીઓને દબાણની આદત પાડવા માટે નોકરી પરની તાલીમ અને પરીક્ષણો, પ્રશ્નોત્તરી, વિચારમંથન અને નાની નોકરીઓ જેવા વિવિધ કાર્યક્રમોનો અમલ કરો.
- નિયમિત કાર્યો, પ્રથમ વર્ષના લક્ષ્યો, સ્ટ્રેચ ગોલ અને મુખ્ય પ્રદર્શન સૂચકોની સૂચિ સ્થાપિત કરો.
કોઈપણ સંકલિત તાલીમ સામગ્રી સુરક્ષિત રીતે સંગ્રહિત હોવી જોઈએ જ્યાં કર્મચારીઓ સરળતાથી ઍક્સેસ કરી શકે અને જરૂરિયાત મુજબ તેનો સંદર્ભ લઈ શકે.
પગલું 4: ચાલુ કર્મચારીની સગાઈ અને ટીમ નિર્માણ
નવા કર્મચારીઓને સંસ્થા અને તેમના સાથીદારો સાથે મજબૂત સંબંધો બનાવવામાં મદદ કરો. ખાતરી કરો કે તેઓ વિશ્વાસ, આરામદાયક અને વ્યવસાય સાથે સારી રીતે સંકલિત છે અને ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા પર પ્રતિસાદ આપવા માટે તૈયાર છે.
શ્રેષ્ઠ ઓનબોર્ડિંગ પ્રેક્ટિસ:
- ગોઠવો ટીમ-નિર્માણની ઘટનાઓ અને નવા આવનારાઓને વધુ સારી રીતે એકીકૃત કરવામાં મદદ કરવા માટે ટીમ-બોન્ડિંગ પ્રવૃત્તિઓ.
- નવા કર્મચારીને 30 60 90-દિવસના ઓનબોર્ડિંગ પ્લાન ચેક-ઇન્સ પૂર્ણ કરો અને તે જાણવા માટે કે નવા કર્મચારીઓને એકંદરે કેવું લાગે છે અને તેઓને ચોક્કસ સમર્થન, સંસાધનો અને સાધનોની જરૂર છે કે કેમ તે શોધો.
- ઉમેદવાર અનુભવ સર્વેક્ષણ અથવા મતદાન બનાવો અને મોકલો જેથી તમને ખબર પડે કે તમારી પ્રક્રિયા કેવી છે.
ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા યોજના ચેકલિસ્ટ
તમારી પોતાની રેફરલ પ્રક્રિયા બનાવવા માટે નીચેના રેફરલ નમૂનાઓ અને ચેકલિસ્ટ્સ સાથે તે વ્યૂહરચનાઓનો ઉપયોગ કરો.
રિમોટ નવા કર્મચારીઓ માટે ઓનબોર્ડિંગ ચેકલિસ્ટ
- ગિટલેબ: નવા-હાયર માટે રિમોટ ઓનબોર્ડિંગ માટેની માર્ગદર્શિકા
- હબસ્પોટ: રિમોટ કર્મચારીઓને કેવી રીતે ઓનબોર્ડ કરવું
- સિલ્કરોડ: વો બનાવી રહ્યા છેઆરએલડી-ક્લાસ રિમોટ ઓનબોર્ડિંગ પ્લાન
નવા મેનેજરો માટે ઓનબોર્ડિંગ ચેકલિસ્ટ
- કામ કરવા યોગ્ય: નવા મેનેજરોનું ચેકલિસ્ટ ઓનબોર્ડિંગ
- વર્કલીપ: નવા મેનેજરોને ઓનબોર્ડ કરવા માટે તમારી ગો-ટૂ ચેકલિસ્ટ
વેચાણ ઓનબોર્ડિંગ માટે ઓનબોર્ડિંગ ચેકલિસ્ટ
- સ્માર્ટશીટ: વેચાણ માટે 90-દિવસ ઓનબોર્ડિંગ પ્લાન ટેમ્પલેટ
- હબસ્પોટ: નવા હાયર માટે સેલ્સ ટ્રેનિંગ મેન્યુઅલ અને ટેમ્પલેટ
આ ઉપરાંત, તમે તમારા માટે અસરકારક વ્યૂહરચના બનાવવા માટે Google ઑનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા અથવા Amazon ઑનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાનો પણ સંદર્ભ લઈ શકો છો.
કી ટેકવેઝ
તમારી ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાને એક 'વ્યવસાય' પ્રોગ્રામ તરીકે ગણો જેને ચલાવવાની જરૂર છે, ગુણવત્તા સુધારવા માટે પ્રતિસાદ એકત્રિત કરીને નવા વિચારોનો અમલ કરો. સમય જતાં, અસરકારક તાલીમ કાર્યક્રમ - એકીકરણનો અમલ કરતી વખતે તમે વિભાગો અને વ્યવસાયો બંને માટે વધુ ફાયદા જોશો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
ઓનબોર્ડિંગ શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે?
નવા કર્મચારીઓ કે જેઓ સંપૂર્ણ ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયામાંથી પસાર થાય છે તેઓ ઝડપથી સંપૂર્ણ ઉત્પાદકતા તરફ આગળ વધે છે. તેઓ શીખે છે કે ઝડપથી કામ કરવા માટે શું અપેક્ષિત છે અને શું જરૂરી છે.
ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાનો અર્થ શું છે?
ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયા એ નવા કર્મચારીઓને આવકારવા અને તેમને અનુકૂળ બનાવવા માટે જે પગલાં લે છે તેનો ઉલ્લેખ કરે છે જ્યારે તેઓ સંસ્થામાં પ્રથમ વખત જોડાય છે.
