हम ऐसे दौर में हैं जहां डिजिटल संचार एक तेजी से मांग वाला विकल्प है, और मानव संपर्क की लालसा के बावजूद, इसके कुछ सकारात्मक परिणाम सामने आए हैं।
इनमें से एक कंपनियों की डिजिटल क्षमताओं में सुधार था, क्योंकि उन्हें अपने परिचालन को ऑनलाइन बदलने और दक्षता बनाए रखने के लिए मजबूर किया गया था।
हालाँकि व्यक्तिगत बातचीत अभी भी सूची में सबसे ऊपर है, डिजिटल ऑनबोर्डिंग अपनी सुविधा के कारण कई संगठनों के लिए एक प्रचलित अभ्यास के रूप में बनी हुई है।
डिजिटल ऑनबोर्डिंग क्या है? इसके कार्य क्या हैं? यह आपके व्यवसाय के लिए उपयुक्त विकल्प क्यों हो सकता है? आइए इस लेख में इसका पता लगाएं।
Rप्रसन्न: ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया उदाहरण
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डिजिटल ऑनबोर्डिंग क्या है?
क्या आप यह तेज़ करना चाहते हैं कि आप नए ग्राहकों, ग्राहकों या उपयोगकर्ताओं को कैसे अपने साथ जोड़ते हैं? फिर डिजिटल ऑनबोर्डिंग ही रास्ता है।
डिजिटल ऑनबोर्डिंग का अर्थ है अपने उत्पाद या सेवा में लोगों का ऑनलाइन स्वागत करने के लिए प्रौद्योगिकी की शक्ति का उपयोग करना।
लंबे पेपर फॉर्म और आमने-सामने की बैठकों के बजाय, नए उपयोगकर्ता किसी भी उपकरण का उपयोग करके, अपने सोफे पर आराम से बैठे हुए पूरी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को पूरा कर सकते हैं।
इसमें पहचान सत्यापन शामिल है जैसे फ्रंट कैमरे का उपयोग करके चेहरे की स्कैनिंग, आवाज पहचान या बायोमेट्रिक फिंगरप्रिंट।
ग्राहकों को अपनी सरकारी आईडी, पासपोर्ट या फोन नंबर का उपयोग करके अपना व्यक्तिगत डेटा भी प्रकट करना होगा।
रिमोट ऑनबोर्डिंग के क्या लाभ हैं?
रिमोट ऑनबोर्डिंग ग्राहकों और संगठनों दोनों को कई लाभ प्रदान करती है। आइए देखें कि वे क्या हैं:
ग्राहकों के लिए
• तेज़ अनुभव - ग्राहक डिजिटल फॉर्म और दस्तावेज़ों के माध्यम से ऑनबोर्डिंग कार्यों को जल्दी और आसानी से पूरा कर सकते हैं।
• सुविधा - ग्राहक किसी भी समय, कहीं भी, किसी भी डिवाइस से ऑनबोर्डिंग पूरी कर सकते हैं। इससे कार्यालय समय का पालन करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है और परेशानी मुक्त अनुभव सुनिश्चित होता है।
• परिचित तकनीक - अधिकांश ग्राहक पहले से ही डिजिटल टूल और इंटरनेट का उपयोग करने में सहज हैं, इसलिए प्रक्रिया परिचित और सहज लगती है।
• वैयक्तिकृत अनुभव - डिजिटल उपकरण ग्राहक की विशिष्ट आवश्यकताओं और भूमिका के आधार पर ऑनबोर्डिंग अनुभव को तैयार कर सकते हैं।
• कम परेशानी - ग्राहकों को मुद्रण, हस्ताक्षर करने और भौतिक दस्तावेज़ जमा करने का काम नहीं करना पड़ता है। सभी प्रासंगिक ऑनबोर्डिंग जानकारी एक ऑनलाइन पोर्टल में व्यवस्थित और सुलभ है।
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संगठनों के लिए
• बढ़ी हुई दक्षता - डिजिटल ऑनबोर्डिंग कार्यों को सुव्यवस्थित और स्वचालित करती है, जिससे समय और संसाधनों की बचत होती है।
• कम लागत - कागज, मुद्रण, मेलिंग और व्यक्तिगत बैठकों की आवश्यकता को समाप्त करके, लागत को काफी कम किया जा सकता है।
• उच्च पूर्णता दर - डिजिटल फॉर्म सुनिश्चित करते हैं कि सभी आवश्यक फ़ील्ड पूर्ण हो गए हैं, त्रुटियों और अपूर्ण ऑनबोर्डिंग को कम किया गया है।
• बेहतर अनुपालन - डिजिटल उपकरण अनुपालन-संबंधित कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं, कंपनी द्वारा संचालित कुछ देशों के लिए केवाईसी, सीडीडी और एएमएल दायित्वों को पूरा कर सकते हैं और ऑडिट ट्रेल्स प्रदान कर सकते हैं।
• बेहतर डेटा पहुंच - आसान पहुंच और रिपोर्टिंग के लिए सभी क्लाइंट डेटा को केंद्रीकृत सिस्टम में कैप्चर और संग्रहीत किया जाता है।
• बेहतर ट्रैकिंग - यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ समय पर पूरा हो गया है, कार्यों और दस्तावेजों को स्वचालित रूप से ट्रैक किया जा सकता है।
• एनालिटिक्स - डिजिटल उपकरण बाधाओं की पहचान करने, प्रक्रियाओं में सुधार करने और ग्राहक संतुष्टि को मापने के लिए एनालिटिक्स प्रदान करते हैं।
आप वर्चुअल ऑनबोर्डिंग कैसे बनाते हैं?
ये चरण आपको अपने ग्राहकों के लिए प्रभावी वर्चुअल ऑनबोर्डिंग समाधान की योजना बनाने और निष्पादित करने का एक अच्छा अवलोकन देंगे:
#1 – लक्ष्य और दायरा परिभाषित करें. निर्धारित करें कि आप ग्राहकों के लिए डिजिटल ऑनबोर्डिंग से क्या हासिल करना चाहते हैं, जैसे गति, सुविधा, कम लागत आदि। स्पष्ट करें कि ऑनबोर्डिंग के दौरान क्या पूरा करने की आवश्यकता है।
#2 - दस्तावेज़ और फॉर्म इकट्ठा करें. सभी प्रासंगिक ग्राहक अनुबंध, प्रश्नावली, सहमति प्रपत्र, नीतियां आदि एकत्र करें जिन्हें ऑनबोर्डिंग के दौरान भरने की आवश्यकता है।
#3 - ऑनलाइन फॉर्म बनाएं। कागजी प्रपत्रों को संपादन योग्य डिजिटल प्रपत्रों में परिवर्तित करें जिन्हें ग्राहक ऑनलाइन भर सकें। सुनिश्चित करें कि सभी आवश्यक फ़ील्ड स्पष्ट रूप से चिह्नित हैं।
#4 - ऑनबोर्डिंग पोर्टल डिज़ाइन करें। एक सहज पोर्टल बनाएं जहां ग्राहक ऑनबोर्डिंग जानकारी, दस्तावेज़ और फ़ॉर्म तक पहुंच सकें। पोर्टल में सरल नेविगेशन होना चाहिए और प्रत्येक चरण में ग्राहकों का मार्गदर्शन करना चाहिए।
#5 - ई-हस्ताक्षर शामिल करें। ई-हस्ताक्षर समाधान को एकीकृत करें ताकि ग्राहक ऑनबोर्डिंग के दौरान आवश्यक दस्तावेजों पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर कर सकें। इससे दस्तावेज़ों को प्रिंट करने और मेल करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।
#6 - कार्यों और वर्कफ़्लो को स्वचालित करें। अनुवर्ती कार्यों को ट्रिगर करने, ग्राहकों को दस्तावेज़ भेजने और उन्हें उनकी चेकलिस्ट पर किसी भी बकाया आइटम को पूरा करने के लिए प्रेरित करने के लिए स्वचालन का उपयोग करें।
#7 – पहचान सत्यापन सक्षम करें. सुरक्षा और अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए ऑनबोर्डिंग के दौरान ग्राहकों की पहचान की डिजिटल पुष्टि करने के लिए सत्यापन उपकरण लागू करें।
#8 - 24/7 पहुंच और सहायता प्रदान करें। सुनिश्चित करें कि ग्राहक किसी भी समय किसी भी डिवाइस से ऑनबोर्डिंग पूरी कर सकें। इसके अलावा, यदि ग्राहकों के पास कोई प्रश्न या समस्या हो तो सहायता उपलब्ध रखें।
#9 - प्रतिक्रिया एकत्र करें. डिजिटल अनुभव को कैसे बेहतर बनाया जा सकता है, इस पर फीडबैक लेने के लिए ऑनबोर्डिंग के बाद ग्राहकों को एक सर्वेक्षण भेजें। इस इनपुट के आधार पर पुनरावृत्तियाँ बनाएँ।
#10 - परिवर्तनों के बारे में स्पष्ट रूप से बताएं। ग्राहकों को पहले ही समझा दें कि डिजिटल ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया कैसे काम करेगी। आवश्यकतानुसार मार्गदर्शन सामग्री और प्रशिक्षण वीडियो प्रदान करें।
हालांकि प्रत्येक संगठन की एक विशिष्ट आवश्यकता हो सकती है, मुख्य बात यह सुनिश्चित करना है कि उचित फॉर्म/दस्तावेज एकत्र किए जाएं, एक सहज पोर्टल और वर्कफ़्लो डिज़ाइन किया जाए, और ग्राहकों को ऑनबोर्डिंग कार्यों को कुशलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक समर्थन मिले।
डिजिटल ऑनबोर्डिंग पारंपरिक ऑनबोर्डिंग से किस प्रकार भिन्न है?
| पारंपरिक ऑनबोर्डिंग | डिजिटल ऑनबोर्डिंग | |
| गति और दक्षता | कागज-आधारित ऑनबोर्डिंग का उपयोग करता है | ऑनलाइन फॉर्म, ई-हस्ताक्षर और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अपलोड का उपयोग करता है |
| सुविधा | कार्यालय में शारीरिक रूप से उपस्थित होना आवश्यक है | किसी भी स्थान से किसी भी समय पूरा किया जा सकता है |
| लागत | कागज-आधारित प्रपत्रों, मुद्रण, डाक व्यय और कर्मचारियों के भुगतान के लिए उच्च लागत की आवश्यकता होती है | भौतिक कागजी कार्रवाई की छपाई और भंडारण से जुड़ी लागत समाप्त हो जाती है |
| दक्षता | मैन्युअल सत्यापन प्रक्रियाओं के दौरान गलतियाँ हो सकती हैं | स्वचालित डेटा कैप्चर के साथ त्रुटियों और देरी का जोखिम कम हो जाता है |
डिजिटल ऑनबोर्डिंग का उदाहरण क्या है?
बहुत सी कंपनियां अब डिजिटल ऑनबोर्डिंग का उपयोग कर रही हैं, जो नए कर्मचारियों या ग्राहकों के लिए बिना किसी कागजी कार्रवाई और इंतजार के शुरुआत करने का एक तरीका है। इसमें शामिल सभी लोगों के लिए यह आसान है और समय भी बचाता है!
• वित्तीय सेवाएँ - बैंक, बंधक ऋणदाता, बीमा कंपनियाँ और निवेश कंपनियाँ नए खाते खोलने और ग्राहक क्रेडेंशियल के लिए डिजिटल ऑनबोर्डिंग का उपयोग करती हैं। इसमें संग्रहण भी शामिल है केवाईसी (अपने ग्राहक को जानें) जानकारी, पहचान सत्यापित करना और इलेक्ट्रॉनिक समझौतों पर हस्ताक्षर करना।
• स्वास्थ्य सेवा प्रदाता - अस्पताल, क्लीनिक और स्वास्थ्य नेटवर्क नए मरीजों को शामिल करने के लिए डिजिटल पोर्टल का उपयोग करते हैं। इसमें जनसांख्यिकीय और बीमा जानकारी, चिकित्सा इतिहास और सहमति प्रपत्र एकत्र करना शामिल है। डिजिटल उपकरण इस प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करते हैं।
• ईकॉमर्स कंपनियां - कई ऑनलाइन खुदरा विक्रेता नए ग्राहकों को शीघ्रता से जोड़ने के लिए डिजिटल सिस्टम का उपयोग करते हैं। इसमें ग्राहक प्रोफ़ाइल बनाना, खाते स्थापित करना, डिजिटल कूपन/प्रमोशन की पेशकश करना और ऑर्डर ट्रैकिंग विवरण प्रदान करना शामिल है।
• दूरसंचार - सेल फोन, इंटरनेट और केबल कंपनियों के पास अक्सर नए ग्राहकों के लिए डिजिटल ऑनबोर्डिंग पोर्टल होते हैं। ग्राहक योजनाओं की समीक्षा कर सकते हैं, खाता और बिलिंग जानकारी दर्ज कर सकते हैं और सेवा विकल्प ऑनलाइन प्रबंधित कर सकते हैं।
• यात्रा और आतिथ्य कंपनियां - एयरलाइंस, होटल और अवकाश किराया प्रबंधन कंपनियां नए मेहमानों और ग्राहकों को शामिल करने के लिए डिजिटल समाधान का उपयोग करती हैं। इसमें आरक्षण करना, प्रोफाइल पूरा करना, छूट पर हस्ताक्षर करना और भुगतान जानकारी जमा करना शामिल है।
• शिक्षा संस्थान - स्कूल, कॉलेज और प्रशिक्षण कंपनियां छात्र और शिक्षार्थी को शामिल करने के लिए डिजिटल पोर्टल का उपयोग करते हैं। छात्र ऑनलाइन आवेदन कर सकते हैं, दस्तावेज़ जमा कर सकते हैं, कक्षाओं के लिए पंजीकरण कर सकते हैं, भुगतान योजनाएँ स्थापित कर सकते हैं और नामांकन समझौतों पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर कर सकते हैं।
संक्षेप में कहें तो, जो संगठन नए ग्राहक, क्लाइंट, मरीज़, छात्र या ग्राहक लाते हैं, वे प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए डिजिटल टूल का उपयोग कर सकते हैं। डिजिटल कर्मचारी ऑनबोर्डिंग से मिलने वाली तेज गति, बढ़ी हुई दक्षता और कम लागत के लाभ क्लाइंट ऑनबोर्डिंग पर भी लागू होते हैं।
बाहर की जाँच करें: परियोजना नियोजन प्रक्रिया और परियोजना मूल्यांकन प्रक्रिया
चेक आउट करने के लिए डिजिटल ऑनबोर्डिंग प्लेटफ़ॉर्म
नए कर्मचारियों को शामिल करने के लिए एक डिजिटल प्लेटफॉर्म को सहज, नेविगेट करने में आसान और उपयोग में आसान होना चाहिए तथा मौजूदा वर्कफ़्लो के साथ एकीकृत होना चाहिए। इसे ध्यान में रखते हुए, कॉरपोरेट्स को पसंद आने वाले मुख्यधारा के डिजिटल ऑनबोर्डिंग प्लेटफॉर्म के लिए हमारी सिफारिशें यहां दी गई हैं:
- बैम्बूएचआर - चेकलिस्ट, हस्ताक्षर, दस्तावेज़ आदि जैसे मजबूत ऑनबोर्डिंग टूल के साथ पूर्ण सुइट एचआरआईएस। एचआर प्रक्रियाओं के साथ मजबूती से एकीकृत होता है।
- लेसनली - ऑनबोर्डिंग के दौरान अनुपालन और सॉफ्ट कौशल प्रशिक्षण में विशेषज्ञता। आकर्षक वीडियो पाठ और मोबाइल पहुंच प्रदान करता है।
- अल्टीप्रो - मानव संसाधन, पेरोल और लाभ प्रशासन के लिए बड़ा मंच। ऑनबोर्डिंग मॉड्यूल कागजी कार्रवाई और साइनऑफ़ को स्वचालित करता है।
- कार्यदिवस - मानव संसाधन, पेरोल और लाभों के लिए शक्तिशाली क्लाउड एचसीएम प्रणाली। ऑनबोर्डिंग किट में नए कर्मचारियों के लिए स्क्रीनिंग दस्तावेज़ और सामाजिक सुविधाएँ हैं।
- ग्रीनहाउस - प्रस्ताव स्वीकृति, संदर्भ जांच और नए किराया सर्वेक्षण जैसे ऑनबोर्डिंग टूल के साथ भर्ती सॉफ्टवेयर।
- कूपा - सोर्स-टू-पे प्लेटफ़ॉर्म में पेपरलेस एचआर कार्यों और नए किराये के काम को निर्देशित करने के लिए एक ऑनबोर्ड मॉड्यूल शामिल है।
- ZipRecruiter - नौकरी पोस्टिंग से परे, इसके ऑनबोर्ड समाधान का लक्ष्य चेकलिस्ट, सलाह और फीडबैक के साथ नए कर्मचारियों को बनाए रखना है।
- सैपलिंग - नए कर्मचारियों के लिए अत्यधिक सहज होने के लिए डिज़ाइन किया गया विशेष ऑनबोर्डिंग और एंगेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म।
- अहास्लाइड्स - एक इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन प्लेटफ़ॉर्म जो मज़ेदार और उपयोग में आसान लाइव पोल, क्विज़, प्रश्नोत्तरी सुविधाओं और कई अन्य चीज़ों के माध्यम से प्रशिक्षण को कम उबाऊ बनाता है।
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डिजिटल ऑनबोर्डिंग टूल और प्रक्रियाएं कंपनियों को नए ग्राहक अनुभव को सुव्यवस्थित करने और दक्षता में सुधार करने की अनुमति देती हैं। नए बैंक खाते खोलने से लेकर ई-कॉमर्स साइन-अप से लेकर रोगी स्वास्थ्य पोर्टल, डिजिटल फॉर्म, ई-हस्ताक्षर और दस्तावेज़ अपलोड अधिकांश क्लाइंट ऑनबोर्डिंग के लिए आदर्श बन रहे हैं।
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आम सवाल-जवाब
क्या वर्चुअल ऑनबोर्डिंग प्रभावी है?
हां, जब उचित तकनीक के साथ सही ढंग से किया जाता है, तो वर्चुअल ऑनबोर्डिंग सुविधा, दक्षता और तैयारी के माध्यम से लागत को कम करते हुए अनुभवों में काफी सुधार कर सकती है। वर्चुअल ऑनबोर्डिंग टूल का कितना लाभ उठाया जाए, यह निर्धारित करने के लिए संगठनों को अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं और संसाधनों का मूल्यांकन करना चाहिए।
ऑनबोर्डिंग के दो प्रकार क्या हैं?
ऑनबोर्डिंग के दो मुख्य प्रकार हैं - परिचालन और सामाजिक। ऑपरेशनल ऑनबोर्डिंग कागजी कार्रवाई पूरी करने, कर्मचारी उपकरण जारी करने और कार्य प्रक्रियाओं को समझाने सहित नई नियुक्तियां प्राप्त करने के लॉजिस्टिक्स पर केंद्रित है। सोशल ऑनबोर्डिंग परिचय, सलाहकार नियुक्त करने, कंपनी की घटनाओं और उन्हें कर्मचारी समूहों के साथ जोड़ने जैसी गतिविधियों के माध्यम से नए कर्मचारियों का स्वागत करने और कंपनी संस्कृति में एकीकृत करने पर ध्यान केंद्रित करती है।
ऑनलाइन ऑनबोर्डिंग कैसे करें?
प्रभावी ऑनलाइन ऑनबोर्डिंग के संचालन के लिए कई चरण हैं: नए कर्मचारियों के लिए ऑनलाइन खाते बनाएं और प्री-बोर्डिंग कार्य सौंपें। नए कर्मचारियों से इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म भरवाएं, ई-हस्ताक्षर का उपयोग करें और दस्तावेजों को डिजिटल रूप से अपलोड करें। नई नियुक्तियों की जानकारी स्वचालित रूप से संबंधित विभागों तक पहुंचाएं। प्रगति को ट्रैक करने के लिए एक चेकलिस्ट डैशबोर्ड प्रदान करें। व्यक्तिगत बातचीत को दोहराने के लिए ऑनलाइन प्रशिक्षण की सुविधा प्रदान करें और आभासी बैठकें आयोजित करें। नए कर्मचारियों की सहायता के लिए तकनीकी सहायता प्रदान करें। ऑनबोर्डिंग पूर्ण होने पर स्थिति अपडेट भेजें।
