हम ऐसे दौर में हैं जहां डिजिटल संचार एक तेजी से मांग वाला विकल्प है, और मानव संपर्क की लालसा के बावजूद, इसके कुछ सकारात्मक परिणाम सामने आए हैं।
इनमें से एक था कम्पनियों की डिजिटल क्षमताओं में सुधार, क्योंकि वे अपने परिचालन को ऑनलाइन करने तथा दक्षता बनाए रखने के लिए बाध्य थीं।
हालाँकि व्यक्तिगत बातचीत अभी भी सूची में सबसे ऊपर है, डिजिटल ऑनबोर्डिंग अपनी सुविधा के कारण कई संगठनों के लिए एक प्रचलित अभ्यास के रूप में बनी हुई है।
डिजिटल ऑनबोर्डिंग क्या है? इसके क्या कार्य हैं? यह आपके व्यवसाय के लिए उपयुक्त विकल्प क्यों हो सकता है? आइए इस लेख में इस पर चर्चा करें।
Rप्रसन्न: ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया उदाहरण
विषय - सूची
- डिजिटल ऑनबोर्डिंग क्या है?
- रिमोट ऑनबोर्डिंग के क्या लाभ हैं?
- आप वर्चुअल ऑनबोर्डिंग कैसे बनाते हैं?
- डिजिटल ऑनबोर्डिंग पारंपरिक ऑनबोर्डिंग से किस प्रकार भिन्न है?
- डिजिटल ऑनबोर्डिंग का उदाहरण क्या है?
- चेक आउट करने के लिए डिजिटल ऑनबोर्डिंग प्लेटफ़ॉर्म
- नीचे पंक्ति
- अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
बेहतर जुड़ाव के लिए टिप्स
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डिजिटल ऑनबोर्डिंग क्या है?
क्या आप यह तेज़ करना चाहते हैं कि आप नए ग्राहकों, ग्राहकों या उपयोगकर्ताओं को कैसे अपने साथ जोड़ते हैं? फिर डिजिटल ऑनबोर्डिंग ही रास्ता है।
डिजिटल ऑनबोर्डिंग का अर्थ है अपने उत्पाद या सेवा में लोगों का ऑनलाइन स्वागत करने के लिए प्रौद्योगिकी की शक्ति का उपयोग करना।
लंबे पेपर फॉर्म और आमने-सामने की बैठकों के बजाय, नए उपयोगकर्ता किसी भी उपकरण का उपयोग करके, अपने सोफे पर आराम से बैठे हुए पूरी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को पूरा कर सकते हैं।
इसमें पहचान सत्यापन शामिल है जैसे फ्रंट कैमरे का उपयोग करके चेहरे की स्कैनिंग, आवाज पहचान या बायोमेट्रिक फिंगरप्रिंट।
ग्राहकों को अपनी सरकारी आईडी, पासपोर्ट या फोन नंबर का उपयोग करके अपना व्यक्तिगत डेटा भी प्रकट करना होगा।
रिमोट ऑनबोर्डिंग के क्या लाभ हैं?
रिमोट ऑनबोर्डिंग से क्लाइंट और संगठन दोनों को कई लाभ मिलते हैं। आइए देखें कि वे क्या हैं:
ग्राहकों के लिए
• तीव्र अनुभव - ग्राहक डिजिटल फॉर्म और दस्तावेजों के माध्यम से ऑनबोर्डिंग कार्यों को शीघ्रता और आसानी से पूरा कर सकते हैं।
• सुविधा - क्लाइंट किसी भी समय, कहीं भी किसी भी डिवाइस से ऑनबोर्डिंग पूरी कर सकते हैं। इससे ऑफ़िस के घंटों का पालन करने की ज़रूरत खत्म हो जाती है और परेशानी मुक्त अनुभव सुनिश्चित होता है।
• परिचित तकनीक - अधिकांश ग्राहक पहले से ही डिजिटल उपकरणों और इंटरनेट का उपयोग करने में सहज हैं, इसलिए यह प्रक्रिया परिचित और सहज लगती है।
• व्यक्तिगत अनुभव - डिजिटल उपकरण ग्राहक की विशिष्ट आवश्यकताओं और भूमिका के आधार पर ऑनबोर्डिंग अनुभव को अनुकूलित कर सकते हैं।
• कम परेशानी - ग्राहकों को दस्तावेजों को प्रिंट करने, हस्ताक्षर करने और भौतिक रूप से जमा करने की ज़रूरत नहीं होती। सभी प्रासंगिक ऑनबोर्डिंग जानकारी एक ऑनलाइन पोर्टल में व्यवस्थित और सुलभ है।
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संगठनों के लिए
• बढ़ी हुई दक्षता - डिजिटल ऑनबोर्डिंग कार्यों को सुव्यवस्थित और स्वचालित बनाती है, जिससे समय और संसाधनों की बचत होती है।
• कम लागत - कागज, मुद्रण, मेलिंग और व्यक्तिगत बैठकों की आवश्यकता को समाप्त करके लागत को काफी कम किया जा सकता है।
• उच्च पूर्णता दर - डिजिटल फॉर्म यह सुनिश्चित करते हैं कि सभी आवश्यक फ़ील्ड पूर्ण हो जाएं, जिससे त्रुटियां और अपूर्ण ऑनबोर्डिंग कम हो जाती है।
• बेहतर अनुपालन - डिजिटल उपकरण अनुपालन-संबंधी कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं, कंपनी जिन देशों में परिचालन करती है, वहां के लिए केवाईसी, सीडीडी और एएमएल दायित्वों को पूरा कर सकते हैं तथा ऑडिट ट्रेल्स प्रदान कर सकते हैं।
• बेहतर डेटा पहुंच - सभी ग्राहक डेटा को आसान पहुंच और रिपोर्टिंग के लिए केंद्रीकृत प्रणालियों में कैप्चर और संग्रहीत किया जाता है।
• बेहतर ट्रैकिंग - यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ समय पर पूरा हो जाए, कार्यों और दस्तावेजों को स्वचालित रूप से ट्रैक किया जा सकता है।
• एनालिटिक्स - डिजिटल उपकरण बाधाओं की पहचान करने, प्रक्रियाओं में सुधार करने और ग्राहक संतुष्टि को मापने के लिए एनालिटिक्स प्रदान करते हैं।
आप वर्चुअल ऑनबोर्डिंग कैसे बनाते हैं?
ये चरण आपको अपने ग्राहकों के लिए प्रभावी वर्चुअल ऑनबोर्डिंग समाधान की योजना बनाने और निष्पादित करने का एक अच्छा अवलोकन देंगे:
#1 - लक्ष्य और दायरा परिभाषित करें. निर्धारित करें कि आप ग्राहकों के लिए डिजिटल ऑनबोर्डिंग से क्या हासिल करना चाहते हैं, जैसे गति, सुविधा, कम लागत आदि। स्पष्ट करें कि ऑनबोर्डिंग के दौरान क्या पूरा करने की आवश्यकता है।
#2 - दस्तावेज़ और फ़ॉर्म इकट्ठा करें. सभी प्रासंगिक ग्राहक अनुबंध, प्रश्नावली, सहमति प्रपत्र, नीतियां आदि एकत्र करें जिन्हें ऑनबोर्डिंग के दौरान भरने की आवश्यकता है।
#3 - ऑनलाइन फॉर्म बनाएं. कागजी प्रपत्रों को संपादन योग्य डिजिटल प्रपत्रों में परिवर्तित करें जिन्हें ग्राहक ऑनलाइन भर सकें। सुनिश्चित करें कि सभी आवश्यक फ़ील्ड स्पष्ट रूप से चिह्नित हैं।
#4 - ऑनबोर्डिंग पोर्टल डिज़ाइन करें। एक सहज पोर्टल बनाएं जहां ग्राहक ऑनबोर्डिंग जानकारी, दस्तावेज़ और फ़ॉर्म तक पहुंच सकें। पोर्टल में सरल नेविगेशन होना चाहिए और प्रत्येक चरण में ग्राहकों का मार्गदर्शन करना चाहिए।
#5 - ई-हस्ताक्षर शामिल करें। ई-हस्ताक्षर समाधान को एकीकृत करें ताकि ग्राहक ऑनबोर्डिंग के दौरान आवश्यक दस्तावेजों पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर कर सकें। इससे दस्तावेज़ों को प्रिंट करने और मेल करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।
#6 - कार्यों और वर्कफ़्लो को स्वचालित करें। अनुवर्ती कार्यों को ट्रिगर करने, ग्राहकों को दस्तावेज़ भेजने और उन्हें उनकी चेकलिस्ट पर किसी भी बकाया आइटम को पूरा करने के लिए प्रेरित करने के लिए स्वचालन का उपयोग करें।
#7 - पहचान सत्यापन सक्षम करें. सुरक्षा और अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए ऑनबोर्डिंग के दौरान ग्राहकों की पहचान की डिजिटल रूप से पुष्टि करने के लिए सत्यापन उपकरण लागू करें।
#8 - 24/7 पहुंच और सहायता प्रदान करें। सुनिश्चित करें कि ग्राहक किसी भी समय किसी भी डिवाइस से ऑनबोर्डिंग पूरी कर सकें। इसके अलावा, यदि ग्राहकों के पास कोई प्रश्न या समस्या हो तो सहायता उपलब्ध रखें।
#9 - फीडबैक एकत्रित करें. डिजिटल अनुभव को कैसे बेहतर बनाया जा सकता है, इस पर फीडबैक लेने के लिए ऑनबोर्डिंग के बाद ग्राहकों को एक सर्वेक्षण भेजें। इस इनपुट के आधार पर पुनरावृत्तियाँ बनाएँ।
#10 - परिवर्तनों को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करें। ग्राहकों को पहले ही समझा दें कि डिजिटल ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया कैसे काम करेगी। आवश्यकतानुसार मार्गदर्शन सामग्री और प्रशिक्षण वीडियो प्रदान करें।
हालांकि प्रत्येक संगठन की एक विशिष्ट आवश्यकता हो सकती है, मुख्य बात यह सुनिश्चित करना है कि उचित फॉर्म/दस्तावेज एकत्र किए जाएं, एक सहज पोर्टल और वर्कफ़्लो डिज़ाइन किया जाए, और ग्राहकों को ऑनबोर्डिंग कार्यों को कुशलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक समर्थन मिले।
डिजिटल ऑनबोर्डिंग पारंपरिक ऑनबोर्डिंग से किस प्रकार भिन्न है?
| पारंपरिक ऑनबोर्डिंग | डिजिटल ऑनबोर्डिंग | |
| गति और दक्षता | कागज-आधारित ऑनबोर्डिंग का उपयोग करता है | ऑनलाइन फॉर्म, ई-हस्ताक्षर और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अपलोड का उपयोग करता है |
| सुविधा | कार्यालय में शारीरिक रूप से उपस्थित होना आवश्यक है | किसी भी स्थान से किसी भी समय पूरा किया जा सकता है |
| लागत | कागज-आधारित प्रपत्रों, मुद्रण, डाक व्यय और कर्मचारियों के भुगतान के लिए उच्च लागत की आवश्यकता होती है | भौतिक कागजी कार्रवाई की छपाई और भंडारण से जुड़ी लागत समाप्त हो जाती है |
| दक्षता | मैन्युअल सत्यापन प्रक्रियाओं के दौरान गलतियाँ हो सकती हैं | स्वचालित डेटा कैप्चर के साथ त्रुटियों और देरी का जोखिम कम हो जाता है |
डिजिटल ऑनबोर्डिंग का उदाहरण क्या है?
बहुत सी कंपनियाँ अब डिजिटल ऑनबोर्डिंग का उपयोग कर रही हैं, जो नए कर्मचारियों या ग्राहकों के लिए बिना किसी कागजी कार्रवाई और प्रतीक्षा के शुरुआत करने का एक तरीका है। यह शामिल सभी लोगों के लिए आसान है और समय भी बचाता है!
• वित्तीय सेवाएँ - बैंक, बंधक ऋणदाता, बीमा कंपनियाँ और निवेश फ़र्म नए खाते खोलने और क्लाइंट क्रेडेंशियल के लिए डिजिटल ऑनबोर्डिंग का उपयोग करते हैं। इसमें संग्रह करना शामिल है केवाईसी (अपने ग्राहक को जानें) जानकारी, पहचान सत्यापित करना और इलेक्ट्रॉनिक समझौतों पर हस्ताक्षर करना।
• स्वास्थ्य सेवा प्रदाता - अस्पताल, क्लीनिक और स्वास्थ्य नेटवर्क नए रोगियों को शामिल करने के लिए डिजिटल पोर्टल का उपयोग करते हैं। इसमें जनसांख्यिकीय और बीमा जानकारी, चिकित्सा इतिहास और सहमति फ़ॉर्म एकत्र करना शामिल है। डिजिटल उपकरण इस प्रक्रिया को सरल बनाते हैं।
• ई-कॉमर्स कंपनियाँ - कई ऑनलाइन खुदरा विक्रेता नए ग्राहकों को जल्दी से जोड़ने के लिए डिजिटल सिस्टम का उपयोग करते हैं। इसमें ग्राहक प्रोफ़ाइल बनाना, खाते बनाना, डिजिटल कूपन/प्रमोशन देना और ऑर्डर ट्रैकिंग विवरण प्रदान करना शामिल है।
• दूरसंचार - सेल फोन, इंटरनेट और केबल कंपनियों के पास अक्सर नए ग्राहकों के लिए डिजिटल ऑनबोर्डिंग पोर्टल होते हैं। ग्राहक योजनाओं की समीक्षा कर सकते हैं, खाता और बिलिंग जानकारी दर्ज कर सकते हैं और ऑनलाइन सेवा विकल्पों का प्रबंधन कर सकते हैं।
• ट्रैवल और हॉस्पिटैलिटी कंपनियाँ - एयरलाइंस, होटल और वेकेशन रेंटल मैनेजमेंट कंपनियाँ नए मेहमानों और ग्राहकों को जोड़ने के लिए डिजिटल समाधान अपनाती हैं। इसमें आरक्षण करना, प्रोफ़ाइल भरना, छूट पर हस्ताक्षर करना और भुगतान जानकारी जमा करना शामिल है।
• शिक्षा संस्थान - स्कूल, कॉलेज और प्रशिक्षण कंपनियाँ छात्र और शिक्षार्थी को शामिल करने के लिए डिजिटल पोर्टल का उपयोग करती हैं। छात्र ऑनलाइन आवेदन कर सकते हैं, दस्तावेज़ जमा कर सकते हैं, कक्षाओं के लिए पंजीकरण कर सकते हैं, भुगतान योजनाएँ बना सकते हैं और नामांकन समझौतों पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर कर सकते हैं।
संक्षेप में कहें तो, जो संगठन नए ग्राहक, क्लाइंट, मरीज़, छात्र या ग्राहक लाते हैं, वे प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए डिजिटल टूल का उपयोग कर सकते हैं। डिजिटल कर्मचारी ऑनबोर्डिंग से मिलने वाली तेज गति, बढ़ी हुई दक्षता और कम लागत के लाभ क्लाइंट ऑनबोर्डिंग पर भी लागू होते हैं।
बाहर की जाँच करें: परियोजना नियोजन प्रक्रिया और परियोजना मूल्यांकन प्रक्रिया
चेक आउट करने के लिए डिजिटल ऑनबोर्डिंग प्लेटफ़ॉर्म
नए कर्मचारियों को शामिल करने के लिए एक डिजिटल प्लेटफॉर्म को सहज, नेविगेट करने में आसान और उपयोग में आसान होना चाहिए तथा मौजूदा वर्कफ़्लो के साथ एकीकृत होना चाहिए। इसे ध्यान में रखते हुए, कॉरपोरेट्स को पसंद आने वाले मुख्यधारा के डिजिटल ऑनबोर्डिंग प्लेटफॉर्म के लिए हमारी सिफारिशें यहां दी गई हैं:
- बांसएचआर - चेकलिस्ट, हस्ताक्षर, दस्तावेज आदि जैसे मजबूत ऑनबोर्डिंग टूल के साथ पूर्ण सूट एचआरआईएस। एचआर प्रक्रियाओं के साथ कसकर एकीकृत।
- लेसनली - ऑनबोर्डिंग के दौरान अनुपालन और सॉफ्ट स्किल्स प्रशिक्षण में विशेषज्ञता। आकर्षक वीडियो पाठ और मोबाइल एक्सेसिबिलिटी प्रदान करता है।
- अल्टीप्रो - एचआर, पेरोल और लाभ प्रशासन के लिए बड़ा मंच। ऑनबोर्डिंग मॉड्यूल कागजी कार्रवाई और साइनऑफ को स्वचालित करता है।
- वर्कडे - एचआर, पेरोल और लाभों के लिए शक्तिशाली क्लाउड एचसीएम सिस्टम। ऑनबोर्डिंग किट में नए कर्मचारियों के लिए स्क्रीनिंग दस्तावेज़ और सामाजिक सुविधाएँ हैं।
- ग्रीनहाउस - प्रस्ताव स्वीकृति, संदर्भ जांच और नवनियुक्ति सर्वेक्षण जैसे ऑनबोर्डिंग उपकरणों से युक्त भर्ती सॉफ्टवेयर।
- कूपा - सोर्स-टू-पे प्लेटफॉर्म में कागज रहित मानव संसाधन कार्यों और नए कर्मचारियों के निर्देशन के लिए एक ऑनबोर्ड मॉड्यूल शामिल है।
- ज़िपरिक्रूटर - नौकरी पोस्टिंग के अलावा, इसका ऑनबोर्ड समाधान चेकलिस्ट, मार्गदर्शन और फीडबैक के साथ नए कर्मचारियों को बनाए रखने का लक्ष्य रखता है।
- सैपलिंग - विशेषीकृत ऑनबोर्डिंग और सहभागिता मंच जिसे नए कर्मचारियों के लिए अत्यधिक सहज बनाया गया है।
- AhaSlides - एक इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन प्लेटफॉर्म जो मज़ेदार और उपयोग में आसान लाइव पोल, क्विज़, प्रश्नोत्तर सुविधाओं और कई अन्य के माध्यम से प्रशिक्षण को कम उबाऊ बनाता है।
नीचे पंक्ति
डिजिटल ऑनबोर्डिंग टूल और प्रक्रियाएं कंपनियों को नए ग्राहक अनुभव को सुव्यवस्थित करने और दक्षता में सुधार करने की अनुमति देती हैं। नए बैंक खाते खोलने से लेकर ई-कॉमर्स साइन-अप से लेकर रोगी स्वास्थ्य पोर्टल, डिजिटल फॉर्म, ई-हस्ताक्षर और दस्तावेज़ अपलोड अधिकांश क्लाइंट ऑनबोर्डिंग के लिए आदर्श बन रहे हैं।
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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या वर्चुअल ऑनबोर्डिंग प्रभावी है?
हां, जब उचित तकनीक के साथ सही ढंग से किया जाता है, तो वर्चुअल ऑनबोर्डिंग सुविधा, दक्षता और तैयारी के माध्यम से लागत को कम करते हुए अनुभवों में काफी सुधार कर सकती है। वर्चुअल ऑनबोर्डिंग टूल का कितना लाभ उठाया जाए, यह निर्धारित करने के लिए संगठनों को अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं और संसाधनों का मूल्यांकन करना चाहिए।
ऑनबोर्डिंग के दो प्रकार क्या हैं?
ऑनबोर्डिंग के दो मुख्य प्रकार हैं - ऑपरेशनल और सोशल। ऑपरेशनल ऑनबोर्डिंग में नए कर्मचारियों को स्थापित करने की रसद पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, जिसमें कागजी कार्रवाई पूरी करना, कर्मचारी उपकरण जारी करना और कार्य प्रक्रियाओं की व्याख्या करना शामिल है। सोशल ऑनबोर्डिंग में नए कर्मचारियों को परिचय, सलाहकार नियुक्त करना, कंपनी के कार्यक्रम और उन्हें कर्मचारी समूहों से जोड़ने जैसी गतिविधियों के माध्यम से कंपनी की संस्कृति में स्वागत और एकीकृत महसूस कराने पर ध्यान केंद्रित किया जाता है।
ऑनलाइन ऑनबोर्डिंग कैसे करें?
प्रभावी ऑनलाइन ऑनबोर्डिंग के संचालन के लिए कई चरण हैं: नए कर्मचारियों के लिए ऑनलाइन खाते बनाएं और प्री-बोर्डिंग कार्य सौंपें। नए कर्मचारियों से इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म भरवाएं, ई-हस्ताक्षर का उपयोग करें और दस्तावेजों को डिजिटल रूप से अपलोड करें। नई नियुक्तियों की जानकारी स्वचालित रूप से संबंधित विभागों तक पहुंचाएं। प्रगति को ट्रैक करने के लिए एक चेकलिस्ट डैशबोर्ड प्रदान करें। व्यक्तिगत बातचीत को दोहराने के लिए ऑनलाइन प्रशिक्षण की सुविधा प्रदान करें और आभासी बैठकें आयोजित करें। नए कर्मचारियों की सहायता के लिए तकनीकी सहायता प्रदान करें। ऑनबोर्डिंग पूर्ण होने पर स्थिति अपडेट भेजें।
