Nestaju velike bilješke? Novo osoblje čeka na uvođenje? Timovi koji postižu svoje ciljeve, ali ne dobivaju priznanje? Izgleda kao svestrani sastanak je na dnevnom redu!
Sveobuhvatna tvrtka vjerojatno je najbolji način da ujedinite cijeli svoj tim u ležernom, ali intenzivno produktivnom sastanku.
Evo kako to učiniti kako treba, s primjerom dnevnog reda i besplatnim, interaktivnim predloškom!
Što je skupni sastanak?
An svestrani sastanak je jednostavno sastanak koji uključuje svo osoblje tvrtke. To je redoviti sastanak - događa se možda jednom mjesečno - i obično ga vode čelnici poduzeća.
Sastankom svih ruku pokušava se postići nekoliko ključnih stvari...
- ažurirati osoblje s bilo kojim nove objave nije prikladno za e-poštu.
- za postavljanje ciljevima tvrtke i pratiti napredak prema postojećim.
- nagraditi izvanredna postignuća od pojedinaca i timova.
- do priznati osoblje koji su se pridružili kao i oni koji su otišli.
- odgovoriti pitanja zaposlenika iz svakog kutka poslovanja.
Prema 2013 studija, sastanci svih mogu potaknuti iskrene razgovore. Vođe imaju priliku izravno čuti ljude na različitim razinama unutar organizacije.
Uz sve to, krajnji cilj skupa svih ruku je ubrizgavanje osjećaj jedinstva u tvrtku. Nije iznenađujuće da je ovih dana to nešto za čim se sve više traži, a sastanci za sve osobe uživaju porast popularnosti među tvrtkama koje žele održati jake veze unutar svojih redova.
Zabavna činjenica ⚓ Značenje 'sastanka svih ruku' dolazi od starog pomorskog poziva, 'svi na palubu', koji se koristio za dovođenje svih članova posade broda na gornju palubu kako bi pomogli u navigaciji u oluji.
Zašto voditi skupni sastanak?
Razumijem; svi pokušavamo izbjeći sindrom 'nema još jednog sastanka'. Dodavanje još jednog na popis tjednih, mjesečnih i godišnjih sastanaka može se činiti kao dobar način da okrenete svoje osoblje protiv sebe, ali zapravo bi moglo... smanjite broj sastanaka koje održavate.
Kako? Jer sastanak svih ruku je sveobuhvatan. Uzima važne dijelove mnogih drugih sastanaka koje ćete imati tijekom radnog mjeseca i sažima ih na tijesan vremenski odsječak od 1 sata.
Prema 2013 studija, sastanci svih mogu potaknuti iskrene razgovore. Vođe imaju priliku izravno čuti ljude na različitim razinama unutar organizacije.
U konačnici, ovo stvarno može osloboditi nešto vremena u vašem rasporedu. Evo nekih drugih prednosti sastanka za sve...
- Budite uključivi - Teško je opisati koliko vašem timu može značiti to što ste voljni sjesti s njima svaki tjedan ili mjesec. Dati im priliku da postave svoja goruća pitanja putem pitanja i odgovora i biti što otvoreniji i iskreniji s njima gradi prekrasnu kulturu tvrtke.
- Budi tim - Kao što je lijepo čuti se sa šefom, tako je lijepo vidjeti lica kolega zaposlenika. Rad na daljinu i segmentirani uredi često mogu izolirati ljude koji bi trebali biti najaktivniji. Zajednički sastanak nudi im neformalnu priliku da se ponovno vide i razgovaraju.
- Nemoj nikoga propustiti - Cijela ideja iza sastanka svih ruku je da je sve ruke na palubi. Iako možda imate nekoliko izostanaka, možete dostaviti svoje poruke sa znanjem da svi, uključujući udaljene radnike, čuju ono što trebaju čuti.
Ruke gore za Sveruke!
Ako će svi biti tamo, prirediti predstavu. Uzmite ovaj besplatni, interaktivni predložak za prezentaciju za svoj sljedeći zajednički sastanak!
Dnevni red skupa svih ruku
Potreban vam je primjer dnevnog reda sastanka za sve ruke da biste doista shvatili što zapravo događa u svim rukama?
Ovdje je 6 tipičnih točaka koje biste mogli vidjeti na dnevnom redu, kao i preporučena vremenska ograničenja kako bi sve ostalo u redu 1 sat.
1. Ledolomci
⏰ 5 minuta
Budući da se radi o sastanku u cijeloj tvrtki s potencijalno nekim novim licima, postoji velika vjerojatnost da neki kolege nisu imali priliku sjediti i razgovarati jedni s drugima neko vrijeme. Koristite 1 ili 2 razbijača leda za čuvanje timski duh jaki i zagrijte te prekrasne mozgove prije nego što počne ozbiljnost sastanka.
Oni su ključni na početku sastanaka svih zaposlenika jer razbijaju formalnu atmosferu koja može utjecati na angažman zaposlenika, a istovremeno pomažu kolegama da otkriju neočekivane veze među odjelima.
Isprobajte neke od ovih ideja:
- Koji GIF opisuje vaše raspoloženje? - Pokažite svima nekoliko GIF-ova i zamolite ih da glasaju za onaj koji najbolje opisuje kako se osjećaju.
- Podijelite neugodnu priču - Evo jedne koja je dokazano generirala dobre ideje. Zamolite sve da napišu kratku, neugodnu priču i anonimno je pošalju. Čitanje ovih priča može biti urnebesan početak vašeg dnevnog reda sastanka svih.
- Pop kviz! - Nema te situacije koja se ne može pojačati s malo trivijalnosti. Brzi 5-minutni kviz o aktualnim događajima ili praksi tvrtke može potaknuti kreativnost i započeti vaše sve ruke dobrom čistom zabavom.
💡 Odjava 10 razbijača leda za bilo koji sastanak - online ili na drugi način!
2. Ažuriranja tima
⏰ 5 minuta
Postoji šansa da ćete na ovom sastanku vidjeti neka nova lica, kao i da ćete propustiti nekoliko nedavnih odlazaka. Najbolje je da riješi ovo rano u dnevni red tako da nitko ne sjedi i nespretno čeka da ga se predstavi.
Veliko zahvaljivanje osoblju koje je upravo otišlo nije samo dobro vodstvo, ono vas humanizira pred vašim ljudima. Isto tako, rano uvođenje novih lica u tvrtku odličan je način da im pomognete da se osjećaju uključenima i opustite sve do kraja sastanka.
Dovoljna je samo brza zahvala i pozdrav, ali možete ići više tako što ćete napraviti kratku prezentaciju.
Bitno je ovo staviti rano na dnevni red (unutar prvih 10 minuta) kako bi se pokazalo poštovanje prema bivšim kolegama, a istovremeno omogućio završetak za preostale članove tima.
To također pomaže novim zaposlenicima da se osjećaju istinski dobrodošlo, a ne kao da ih se smatra naknadnom primjedbom, što u konačnici postavlja pozitivan ton koji smanjuje tjeskobu kod svih prisutnih.
3. Vijesti o tvrtki
⏰ 5 minuta
Još jedna brza, ali bitna stavka na vašem dnevnom redu sastanka svih zaposlenika jest informiranje vašeg tima o aktivnostima tvrtke. Zašto je to važno? To je važno kako bi se svi uskladili i informirali o širim razvojima tvrtke, događajima i logističkim bilješkama koje utječu na sve.
Imajte na umu da se ovdje ne radi o projektima i ciljevima (to dolazi za minutu), već više o najavama koje utječu na cijelu tvrtku. To se može odnositi na nove sklopljene poslove, nove planove za izgradnju tima u pripremi i sve one potrebne dosadne stvari, poput toga kojeg dana vodoinstalater dolazi po šalicu kave koju je ostavio prošli put.
Ova aktivnost ima za cilj osigurati transparentnost i usklađenost o tome što se događa u cijeloj tvrtki, a istovremeno održati lagan i informativan ton.
4. Napredak cilja
⏰ 20 minuta
Sada smo u pravom mesu vaših svih ruku. Ovdje ćete pokazati ciljeve i ponosno se hvaliti (ili javno plakati) o napretku vašeg tima prema njima.
Ovaj segment obično dolazi nakon općih najava i često ga vode voditelji odjela ili timova, dok domaćin ili moderator usmjerava tijek.
Ovo je vjerojatno najvažniji dio vašeg sastanka, pa pogledajte ove brze savjete...
- Koristite vizualne podatke - Ovo možda nije iznenađenje, ali grafikoni i dijagrami jesu puno bolji posao razjašnjavanja podataka nego teksta. Pokažite napredak svakog odjela kao točku na grafikonu kako biste im dali jasniju naznaku odakle dolaze i kamo (nadajmo se) idu.
- Čestitajte i gurnite - Za vaš tim, ovo bi mogao biti dio koji najviše kida živce u cijelom dnevnom redu sastanka. Otklonite strahove čestitajući timovima na njihovom dobrom radu i nježno gurajući timove koji ne rade tako što ćete ih pitati što bi im bilo potrebno da imaju bolje šanse za postizanje svojih ciljeva.
- Neka bude interaktivan - Budući da je to najdulji dio vašeg zajedničkog sastanka i s mnogim aspektima koji se ne odnose izravno na sve, možda ćete htjeti zadržati fokus na prostoriji uz nešto interaktivnosti. Isprobajte anketu, ocjenu na skali, oblak riječi ili čak kviz da vidite kako Tragom vaš tim misli da jesu.
Nakon što ste održali ovaj dio govora, dobra je ideja staviti timove u sobe za izdvojene skupine kako bi mogli razmišljati o trosmjernom odgovoru...
- Ono što im se svidjelo u ažuriranju napretka.
- Ono što im se nije svidjelo u ažuriranju napretka.
- Blokator koji ometa bolji napredak.
Ova aktivnost ima za cilj poticanje transparentnosti i odgovornosti, a istovremeno motiviranje timova priznanjem ili konstruktivnim ohrabrenjem.
5. Priznanje osoblja
⏰ 10 minuta
Priznanje je snažan motivator, a vaš sastanak svih stručnjaka savršen je trenutak za isticanje neopjevanih heroja u vašoj organizaciji.
Ne morate izvesti cijelu pjesmu i plesati (mnogi članovi vašeg osoblja bi se ionako mogli osjećati nelagodno zbog toga), ali neko priznanje i eventualno mala nagrada mogu učiniti mnogo, ne samo za pojedinca, već i za vaš sastanak kao cijelo.
Općenito govoreći, postoje dva načina za to:
- Prije sastanka, svi voditelji tima dostavljaju ime nekoga u svom timu koji je nadmašio svoju ulogu. Iskoristite sastanak kako biste odavali najviše prijavljenih imena iz svakog tima.
- Tijekom sastanka - Napravite oblak riječi uživo za svakoga od svojih "tihih heroja". Ime koje vaša publika najčešće šalje poruke istaknut će se u središtu oblaka riječi, dajući vam priliku da ga javno istaknete.
Ritual priznanja zaposlenicima može podići moral, izgraditi poštovanje među timovima i dodati pozitivan emocionalni poticaj vašem sastanku svih zaposlenika.
vrsta 💡 Vrtuljak je savršen alat za dodjelu nagrada. Nema ništa bolje od njega za angažiranje publike!
6. Otvorite Pitanja i odgovori
⏰ 15 minuta
Završite s onim što mnogi smatraju najvećim prioritetom na sastanku svih: pitanjima i odgovorima uživo.
Ovo je prilika za bilo koga iz bilo kojeg odjela da postavi pitanja na vrh. Očekujte sve i svašta od ovog segmenta, i također ga pozdravite, jer se vaš tim može osjećati kao da je to jedino vrijeme da mogu dobiti izravan odgovor na opravdanu zabrinutost.
Ako imate veliki tim, jedan od načina da se učinkovito nosite s pitanjima i odgovorima je da postavite pitanja nekoliko dana prije zajedničkog sastanka, a zatim ih filtrirate kako biste pronašli ona na koja vrijedi odgovoriti pred gomilom.
Svrha ovog segmenta nije samo dati odgovore - već dati glas vašem timu, pokazati da vodstvo sluša i zaključiti sastanak tonom otvorenost i poštovanje.
Ali, ako želite biti transparentniji u vezi cijelog procesa, jednostavno dopustite svom timu da vam postavlja pitanja putem platforme za pitanja i odgovore uživo. Na taj način možete zadržati sve organizirani, moderirana i 100% prijateljski za udaljene radnike.
Kako održati sastanak svih ruku koristeći AhaSlides
1. Pripremite svoju prezentaciju
- Napravite novu prezentaciju na AhaSlides.
- Strukturirajte svoje slajdove s ključnim temama koje želite obraditi: novosti tvrtke, postignuća tima, najave, pitanja i odgovori itd.
- Koristite mješavinu informativni slajdovi (tekst, slike, grafikoni) i interaktivni dijapozitivi (ankete, kvizovi, oblaci riječi, pitanja i odgovori).
2. Dodajte interaktivne elemente
- Ankete: Prikupite mišljenja ili brze povratne informacije o novim inicijativama.
- Slajdovi s pitanjima i odgovorima: Omogućite zaposlenicima da uživo postavljaju pitanja na koja možete odgovoriti tijekom ili nakon prezentacije.
- Oblaci riječi: Zabilježite osjećaje tima ili istaknite ključne teme.
- kvizovi: Uključite tim zabavnim provjerama znanja ili kvizovima o tvrtki.
3. Dijeli pristup
- Prije sastanka, podijelite jedinstvena poveznica ili kod za pridruživanje sa svim sudionicima kako bi mogli sudjelovati koristeći svoje pametne telefone ili uređaje.
- Potaknite sve da se pridruže nekoliko minuta ranije kako bi izbjegli kašnjenja.
4. Tijekom sastanka
- Prezentirajte svoje slajdove, prebacujući se između informativnog sadržaja i interaktivnih aktivnosti.
- Koristite rezultate anketa uživo i odgovore na pitanja i odgovore kako biste potaknuli rasprave.
- Održavajte dinamiku sesije uključivanjem svih, umjesto samo jednosmjerne komunikacije.
5. Uključite se i pratite
- Koristite uvide iz anketa i pitanja i odgovora kako biste odgovorili na nedoumice i proslavili postignuća.
- Spremite odgovore i rezultate za buduću upotrebu ili dijeljenje sa širim timom.
- Po želji, nakon sastanka podijelite cijelu prezentaciju ili sažetak.
Dodatna pomoć za svestrani sastanak
Ako želite upotpuniti svoje sve ruke u nešto dulje od 1 sata, isprobajte ove dodatne aktivnosti...
1. Priče kupaca
Trenuci u kojima je vaša tvrtka dirnula kupca mogu biti iznimno snažna motivacija za vaš tim.
Prije ili tijekom sastanka, neka vam vaš tim pošalje sjajne recenzije kupaca. Pročitajte ovo za cijeli tim ili čak napravite kviz kako bi svi mogli pogoditi koji je kupac dao koju recenziju.
2. Timski razgovor
Budimo iskreni, članovi tima često su puno bliži svojim voditeljima nego svom CEO-u.
Neka svi čuju poznati glas tako što ćete pozvati vođe svakog tima da dođu na pozornicu i iznesu svoju verziju napredak cilja korak. Vjerojatnije je da će to biti povezano i točno, a drugima daje odmor od vašeg glasa!
3. Vrijeme za kviz!
Začinite svoje sve ruke natjecateljskim kvizom. Možete staviti svaki tim u... timove, a zatim ih zamoliti da izazovu mjesto na ploči s najboljim rezultatima kroz pitanja koja se odnose na posao.
Kakav je naš predviđeni sadržaj za ovu godinu? Kolika je bila stopa usvajanja naše najveće značajke prošle godine? Pitanja poput ovih ne samo da uče nekim važnim metrikama tvrtke, već i potiču vaš sastanak i pomažu u izgradnji timova koje želite.
