E-pošta pozivnice za sastanak | Najbolji savjeti, primjeri i predlošci (100% besplatno)

Sastanci mogu biti ključan element timske učinkovitosti, koordinacije i jedinstva. Mnoge tvrtke organiziraju sastanak barem jednom tjedno, što može biti neformalni sastanak za dublji razgovor sa zaposlenicima ili formalniji sastanak uprave na kojem se raspravlja o budućem planu tvrtke i godišnjem izvješću. Administrativni službenici ili voditelji obvezni su poslati pozivnice za sastanak sudionicima ili gostima.

Pozivnica za sastanak važna je za učinkovito i glatko vođenje službenih sastanaka. Postoji mnogo načina za slanje pozivnica za sastanke. U ovom članku fokusirat ćemo se na rješavanje e-pošta s pozivnicama za sastanke, najprikladniji i najpopularniji način pozivanja ljudi da sudjeluju na vašim sastancima.

Pregled sadržaja

• Što je e-poruka s pozivom na sastanak?
• Zašto je e-pošta s pozivom na sastanak važna?
• Napišite pozivnicu za sastanak putem e-pošte korak po korak
• Vrste e-pošte pozivnice za sastanak i primjeri
• Bottom Line

Brzi predlošci za sastanke s AhaSlides

Što je e-poruka s pozivom na sastanak?

Ključni dio poslovnih aktivnosti, e-pošta s pozivom na sastanak, pisana je poruka s demonstracijom svrhe sastanka i zahtjevom za pridruživanje ljudima nakon određenog datuma i lokacije, uz detaljnije priloge ako je potrebno. Može biti napisana u formalnom ili neformalnom stilu ovisno o karakteristikama sastanaka. Trebala bi biti napisana u prikladnom tonu i stilu kako bi se zadovoljio bonton poslovne e-pošte.

Međutim, nemojte brkati e-poruku s pozivom na sastanak i e-poruku s zahtjevom za sastanak. Ključna razlika između ovih e-poruka je u tome što e-poruka s zahtjevom za sastanak ima za cilj dogovoriti sastanak s nekim, dok e-poruka s pozivom na sastanak ima za cilj pozvati vas na sastanak na najavljene datume i lokaciju.

Zašto je e-pošta s pozivom na sastanak važna?

Korištenje pozivnica e-poštom donosi mnogo prednosti. Prednosti pozivnica e-poštom navedene su u nastavku:

• Izravno se povezuje s kalendarima. Kada primatelji prihvate pozivnicu, ona se dodaje natrag u njihov poslovni kalendar, a vi ćete dobiti podsjetnik, baš kao i za ostale događaje zabilježene u kalendaru.
• Praktičan je i brz. Vaši primatelji mogu doći do e-pošte odmah nakon što kliknete gumb za slanje. Budući da ide ravno do primatelja, ako je adresa e-pošte pogrešna, možete odmah dobiti najavu i brzo potražiti daljnja rješenja.
• Štedi vrijeme. Možete slati grupne e-poruke s tisućama adresa e-pošte u isto vrijeme.
• To štedi troškove. Ne morate trošiti proračun na slanje poštom.
• Može se generirati izravno s vaše željene platforme za webinar. Osim ako nemate sastanak licem u lice, vaš prvi izbor vjerojatno će biti Zoom, Microsoft Teams, ili nešto slično. Kada se RSVP potvrdi, sve veze i vremenski okviri sinkroniziraju se putem e-pošte, tako da sudionik može izbjeći zabunu s drugim događajima.

Činjenica je da se svakodnevno šalju milijarde e-poruka, a mnoge od njih su neželjena pošta. Svatko koristi barem jednu e-poštu za razmjenu važnih poruka za posao, kupnju, sastanke i još mnogo toga. Međutim, budući da morate pročitati tone e-poruka dnevno, ne čudi da se ponekad susrećete s fenomenom "umora od e-pošte". Stoga, slanje dobre e-pošte s pozivom može izbjeći nepotrebno nerazumijevanje ili neznanje primatelja.

Napišite e-poruku pozivnice za sastanak korak po korak

Dobra e-pošta s pozivnicom za sastanak je neophodna i, u pravilu, utječe na dostava e-poštom stopa.

Postoje pravila ponašanja i principi kojih se svatko mora pridržavati kako bi ispunio e-poruku s pozivom na poslovni sastanak u znak poštovanja prema primateljima. Možete naučiti kako napisati standardnu ​​e-poruku s pozivom na sastanak slijedeći ove korake:

Korak 1: Napišite snažnu temu

Činjenica je da 47% primatelja e-pošte čita e-poruke koje imaju jasan i koncizan naslov. Prvi dojam je važan. To može osigurati da primatelji osjete hitnost ili važnost, što dovodi do veće stope otvaranja.

• Kratko, ciljano. Budite činjenični, a ne zagonetni.
• Kao znak hitnosti možete zatražiti potvrdu o prisustvu u predmetu.
• Ili dodajte osjećajni ton poput ne zaboravite važnost, hitnost,...
• Dodajte vrijeme ako želite naglasiti problem osjetljiv na vrijeme 

Na primjer: “Sastanak 4. 12.: Razmišljanje o projektu” ili "Važno. Odgovorite na poziv: sastanak o strategiji novog proizvoda 10. 6."

Korak 2: Započnite s brzim uvodom

U prvom retku, dobra je ideja ukratko opisati tko ste, koji je vaš položaj u organizaciji i zašto im se obraćate. Tada možete izravno pokazati svrhu sastanka. Mnogi ljudi čine pogrešku dajući nejasnu svrhu sastanka jer pretpostavljaju da sudionici moraju znati za to.

• Neka vaš uvod bude ugodan ili povezan s poslom
• Podsjetite sudionike ako trebaju završiti neke zadatke ili ponijeti nešto sa sobom na sastanak.

Na primjerPozdrav članu tima, veselim se što ću te vidjeti na predstavljanju novog proizvoda sljedeći ponedjeljak.

Korak 3: Podijelite vrijeme i lokaciju

Trebali biste navesti točno vrijeme sastanka. Također biste im trebali reći kako i gdje se sastanak održava, bilo osobno ili online, te ponuditi smjernice ili poveznice na platforme u slučaju da im zatrebaju.

• Dodajte vremensku zonu ako bilo koji zaposlenik radi u različitim dijelovima svijeta
• Navedite procijenjeno trajanje sastanka
• Prilikom davanja uputa budite što detaljniji ili priložite smjernice za kartu

Na primjerPridružite nam se u petak, 6. listopada, u 1:00 sati u sobi za sastanke 2, na drugom katu upravne zgrade.

Korak 4: Nacrtajte dnevni red sastanka

Obuhvatite ključne ciljeve ili predloženi dnevni red sastanka. Nemojte spominjati detalje. Možete jednostavno navesti temu i vremenski okvir. Za formalne sastanke možete priložiti detaljan dokument. To je posebno korisno za pomoć sudionicima da se unaprijed pripreme.

Na primjer, možete započeti s: Planiramo razgovarati..../ Želimo riješiti neka od pitanja ili kako slijedi:

• 8:00-9:30: Uvod u projekt
• 9:30-11:30: prezentacije Howarda (IT), Noura (marketing) i Charlotte (prodaja)

Korak 5: Zatražite RSVP

Zahtjev za RSVP može pomoći u potvrdi odgovora vaših primatelja. Kako biste spriječili ambivalentnost, željeni odgovor i vremensko ograničenje za sudionike da vas obavijeste o svom prisustvu ili odsutnosti trebaju biti uključeni u vašu e-poštu. Stoga, ako niste primili njihov RSVP u vrijeme koje regulirate, možete učiniti brze naknadne radnje.

Na primjer: Odgovorite na poziv do [datum] na [adresa e-pošte ili broj telefona]

Korak 6: Dodajte profesionalni potpis e-pošte i brendiranje

Poslovni potpis e-pošte trebao bi sadržavati puno ime i prezime, naziv radnog mjesta, naziv tvrtke, kontakt podatke, osobne web stranice i druge hiperlink adrese.

Možete jednostavno prilagoditi svoj potpis pomoću gmail.

Na primjer:

Jessica Madison

Regionalni direktor marketinga, Inco industrija

555-9577-990

Postoji mnoštvo besplatnih programa za izradu potpisa e-pošte koji vam štede vrijeme i trud, kao što su Moj potpis.

Vrste e-pošte pozivnice za sastanak i primjeri

Imajte na umu da će različite vrste sastanaka imati različite standarde i stilove pisanja koje treba slijediti. Obično odvajamo e-poruke s pozivnicama za sastanke na temelju njihove razine formalnosti ili neformalnosti, uključujući ili isključujući virtualne sastanke ili čiste mrežne sastanke. U ovom dijelu prikupljamo i predstavljamo vam neke tipične vrste pozivnica za sastanke i predloške za svaku vrstu koji se popularno koriste u e-pošti s pozivnicama za poslovne sastanke.

#1. Zahtjev za formalni sastanak e-poštom

Formalni e-mail sa zahtjevom za sastanak koristi se za velike sastanke koji se obično održavaju jednom do tri puta godišnje. Radi se o velikom formalnom sastanku, stoga bi vaš e-mail trebao biti napisan formalnim stilom pisanja. Priloženi dodaci potrebni su kako bi sudioniku bilo jasnije kako sudjelovati na sastanku, kako pronaći lokaciju i detaljno objasniti dnevni red.

Formalni sastanci uključuju:

• Sastanak uprave
• Sastanak povjerenstva
• Sastanak Upravnog odbora 
• Skupština dioničara 
• Sastanak o strategiji 

Primjer 1: Dioničarima predložak pozivne e-pošte

Predmet: Važno. Pozvani ste na godišnju glavnu skupštinu. [Vrijeme]

[Ime primatelja]

[Naziv tvrtke]

[Posao]

[Adresa tvrtke]

[Datum]

Poštovani dioničari,

Zadovoljstvo nam je pozvati Vas na godišnju skupštinu koja će se održati [Vrijeme], [Adresa]

Godišnja skupština dioničara izuzetna je prilika za informiranje, razmjenu i raspravu između [Naziv tvrtke] i svim našim dioničarima.

To je također prilika da se izrazite i glasate kako biste igrali aktivnu ulogu u donošenju važnih odluka [Naziv tvrtke], bez obzira na broj dionica koje posjedujete. Sastanak će pokriti sljedeće ključne agende:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Upute o tome kako sudjelovati na ovom sastanku, dnevni red i tekst odluka koje treba dostaviti na odobrenje pronaći ćete u priloženom dokumentu u nastavku

Želio bih vam zahvaliti, u ime odbora, na vašem doprinosu i vašoj vjernosti [Naziv tvrtke] i veselim se što ću vam poželjeti dobrodošlicu na Sastanak na [Datum]

Srdačan pozdrav,

[Ime]

[Naziv radnog mjesta]

[Naziv tvrtke]

[Adresa i web stranica tvrtke]

Primjer 2: Sastanak o strategiji predložak pozivne e-pošte

[Ime primatelja]

[Naziv tvrtke]

[Posao]

[Adresa tvrtke]

[Datum]

Predmetna linija: Sastanak marketinške kampanje pokretanja projekta: 2

U ime [naziv tvrtke], želim Vas pozvati na poslovni sastanak koji se održava u [Naziv konferencijske dvorane, Naziv zgrade] [Datum i vrijeme]. Susret će trajati do [Trajanje].

Zadovoljstvo mi je poželjeti vam dobrodošlicu u prvu fazu našeg projekta kako bismo razgovarali o našem nadolazećem prijedlogu [Detalji] i cijenimo vaše vrijedne uvide u njega. Evo kratkog sažetka našeg dnevnog reda za taj dan:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Cijeli naš tim smatra ovaj prijedlog jednim od najvažnijih. Za vašu daljnju informaciju, ovom pismu priložili smo dokument s detaljnijim informacijama kako biste se mogli unaprijed pripremiti za sastanak.

Svi se veselimo razgovoru s vama kako bismo raspravili što još možemo učiniti kako bi ovaj prijedlog uspješno funkcionirao. Molimo vas da prije sastanka pošaljete sva pitanja ili preporuke. [Rok] izravno mi odgovorite na ovu e-poruku.

Želim vam sjajan dan.

Zahvaljujući vama,

Topli pozdrav,

[Ime]

[Naziv radnog mjesta]

[Naziv tvrtke]

[Adresa i web stranica tvrtke]

#2. E-mail s pozivom na neformalni sastanak

S formalnim pozivom na sastanak, to je jednostavno sastanak s osobljem ispod razine menadžmenta ili članovima tima. Mnogo vam je lakše smisliti kako pisati na odgovarajući način. Možete pisati neformalnim stilom s prijateljskim i radosnim tonom.

Neformalni sastanci uključuju:

• Brainstorming sastanak
• Sastanak za rješavanje problema
• Trening
• Sastanak za prijavu
• Sastanak za izgradnju tima
• Čavrljanje uz kavu 

Primjer 3: predložak e-pošte pozivnice za sastanak za prijavu

Predmet: Hitno. [Naziv projekta] nadopune. [Datum]

Dragi timovi,

Pozdrav!

Bilo je ugodno i zabavno raditi s vama u vezi [Naziv projekta]. Međutim, kako bismo mogli učinkovito nastaviti s našim planovima, vjerujem da je pravi trenutak da izvijestimo o napretku koji je postignut i cijenio bih priliku da se nađemo na [mjesto] dalje razgovarati o tome na [Datum i vrijeme].

Također sam priložio popis svih dnevnih redova o kojima trebamo razgovarati. Ne zaboravite pripremiti izvješće o izvršenju zadatka. Molimo upotrijebite ovo [Link] da mi javiš hoćeš li uspjeti.

Molimo vas da mi svoju potvrdu što prije pošaljete e-poštom.

Topli pozdrav,

[Ime]

[Posao]

[Naziv tvrtke]

Primjer 4: Tim building predložak pozivnice za e-poštu

Poštovani članovi tima,

Ovime vas obavještavamo da je [Naziv odjela] organizira a Team Building sastanak za svo naše osoblje članovi na [Datum i vrijeme]

Za daljnji profesionalni razvoj iznimno je važno da rastemo zajedno, a to se može dogoditi samo ako radimo kao tim kako bismo svoje vještine i talente mogli iskoristiti za postizanje boljeg učinka. To je razlog zašto naš odjel svakog mjeseca promovira razne team-building aktivnosti.

Dođite i pridružite se događaju kako bismo mogli čuti vaš glas o tome kako se možemo poboljšati i pružiti vam bolju podršku. Bit će ih i nekoliko igre za izgradnju tima, a tvrtka će osigurati lagane osvježavajuće napitke.

Veselimo se zabavnim trenucima na ovom događaju za izgradnju tima, koji je organiziran kako bi pomogao svakome od nas da raste. U slučaju da mislite da ne možete sudjelovati na ovom sastanku, molimo vas da obavijestite [Ime koordinatora] at [Broj telefona]

Iskreno,

[Ime]

[Posao]

[Naziv tvrtke]

#3. E-pošta s pozivnicom za gostujućeg govornika

E-poruka s pozivom gostujućeg govornika trebala bi sadržavati informacije relevantne za govornika u vezi sa sastankom i prilikom govora. Ključno je da govornik zna kako može doprinijeti vašem događaju i koje pogodnosti može ostvariti sudjelovanjem u njemu.

Primjer 5: Predložak e-pošte s pozivnicom za gostujućeg govornika

Drag [Zvučnik],

Nadamo se da ste dobro došli do ove poruke! Danas vam se obraćamo s fantastičnom prilikom za govor o kojoj možete razmišljati. Željeli bismo vas zamoliti da budete naš počasni govornik za [Naziv sastanka], događaj fokusiran na [Opis svrhe i publike vašeg događaja]. Cijela [Naziv sastanka] tim je nadahnut vašim postignućima i smatra da biste bili savršen stručnjak za obraćanje našoj publici profesionalaca istomišljenika.

[Naziv sastanka] održat će se u [Mjesto, uključujući grad i državu] on [Datumi]. Očekuje se da će naš događaj ugostiti oko [Procijenjeni broj sudionika#]. Naš cilj je da [Ciljevi sastanka].

Vjerujemo da ste izvrstan govornik i da bi vaš glas bio ključan dodatak tom razgovoru, s obzirom na vaš opsežan rad u [Područje stručnosti]. Možete razmotriti predstavljanje svojih ideja u trajanju do [Trajanje] minuta koje se odnose na područje [Tema sastanka]. Svoj prijedlog možete poslati prije [roka], slijedite [link] kako bi naš tim mogao poslušati vaše ideje i unaprijed odrediti pojedinosti vašeg govora.

U svakom slučaju, ako niste u mogućnosti prisustvovati, ponizno vas molimo da nas kontaktirate putem [link]. Hvala vam na vašem vremenu i pažnji, veselimo se vašem pozitivnom odgovoru.

Najbolji,
[Ime]
[Posao]
[Podaci za kontakt]
[adresa web stranice tvrtke]

#4. E-pošta s pozivnicom za webinar

U današnjim trendovima sve više ljudi organizira online sastanke jer to štedi vrijeme i troškove, posebno za timove koji rade na daljinu. Ako koristite konferencijske platforme, postoje dobro prilagođene pozivnice koje se izravno šalju vašem sudioniku prije početka sastanka, poput predloška e-pošte s pozivnicom za Zoom. Za virtualni webinar možete se pozvati na sljedeći primjer.

Savjeti: Koristite ključne riječi kao što su “Čestitamo”, “Uskoro”, “Savršeno”, “Ažuriraj”, , “Dostupno”, “U konačnici”, “Najbolje”, “Posebno”, “Pridružite nam se”, “Besplatno”, ” itd.

Primjer 6: Predložak e-pošte pozivnice za webinar

Predmet: Čestitamo! Pozvani ste na [Naziv webinara]

Drag [Ime_kandidata],

[Naziv_tvrtke] s velikim je oduševljenjem organizirao webinar za [Tema webinara] na [Datum] u [Vrijeme], s ciljem [[Svrhe webinara]

Bit će to dobra prilika za vas da zaradite ogromne pogodnosti od svojih pozvanih stručnjaka u području [teme webinara] i dobijete besplatne darove. Naš tim jako je entuzijastičan zbog vaše prisutnosti.

Napomena: Ovaj webinar ograničen je na [Broj ljudi]. Da biste sačuvali svoje mjesto, prijavite se [Veza], i slobodno ga podijelite sa svojim prijateljima. 

Nadam se da se vidimo tamo!

Ugodan dan,

[Tvoje ime]

[potpis]

Bottom Line

Srećom, na internetu postoji mnogo dostupnih predložaka pozivnica za poslovne sastanke koje možete prilagoditi i poslati svojim sudionicima u nekoliko sekundi. Ne zaboravite spremiti nešto u svoj oblak kako biste svoju e-poštu mogli pripremiti savršeno napisanim, posebno u hitnim slučajevima.

Pretpostavimo da tražite i druga rješenja za svoje poslovanje. U tom slučaju, Možete otkriti da je AhaSlides dobar alat za prezentacije s mnogim nevjerojatnim značajkama za podršku vašim webinarima, aktivnostima izgradnje tima, konferencijama i još mnogo toga.

Često postavljana pitanja

Ref: Doista | šerpani