Imèl Envitasyon Reyinyon | Pi bon konsèy, egzanp, ak modèl (100% gratis)

Reyinyon yo kapab yon eleman esansyèl pou efikasite, kowòdinasyon ak inite ekip la. Anpil konpayi òganize yon reyinyon omwen yon fwa pa semèn, ki kapab yon reyinyon enfòmèl pou tou senpleman fè yon ti pale pwofon ak anplwaye yo oswa yon reyinyon konsèy administrasyon an ki pi fòmèl pou diskite sou plan lavni konpayi an ak rapò fen ane a. Li obligatwa pou ofisye administratè yo oswa lidè yo voye lèt envitasyon pou reyinyon bay patisipan yo oswa envite yo.

Yon envitasyon reyinyon enpòtan pou òganize reyinyon ofisyèl yo byen e san pwoblèm. Gen anpil fason pou voye envitasyon reyinyon yo. Nan atik sa a, nou konsantre sou fè fas ak imèl envitasyon reyinyon yo, metòd ki pi pratik ak popilè pou envite moun patisipe nan reyinyon ou yo.

Table of Contents

• Ki sa ki yon imèl envitasyon pou yon reyinyon?
• Poukisa Imèl Envitasyon Reyinyon an Enpòtan?
• Ekri Imèl Envitasyon Reyinyon Etap pa Etap
• Kalite Imèl Envitasyon Reyinyon ak Egzanp yo
• Anba Liy nan

Modèl reyinyon rapid ak AhaSlides

Ki sa ki yon imèl envitasyon pou yon reyinyon?

Yon pati enpòtan nan aktivite biznis yo, yon imèl envitasyon pou yon reyinyon se yon mesaj ekri ak yon demonstrasyon sou objektif reyinyon an ak yon demann pou moun yo rantre nan reyinyon an apre dat ak kote espesifik la, plis dokiman ki pi detaye si sa nesesè. Li ka ekri nan yon stil fòmèl oswa enfòmèl selon karakteristik reyinyon yo. Yo ta dwe ekri nan yon ton ak yon stil ki apwopriye pou satisfè etikèt imèl biznis yo.

Sepandan, pa konfonn yon imèl envitasyon reyinyon ak yon imèl demann reyinyon. Diferans prensipal ant imèl sa yo se ke yon imèl demann reyinyon gen pou objektif pou fikse yon randevou ak yon moun, alòske yon imèl envitasyon reyinyon gen pou objektif pou envite w nan yon reyinyon nan dat ak kote yo anonse.

Poukisa Imèl Envitasyon Reyinyon an Enpòtan?

Sèvi ak envitasyon imel pote anpil avantaj. Avantaj ki genyen nan envitasyon imel yo ki nan lis anba a:

• Li konekte dirèkteman ak kalandriye yo. Lè moun k ap resevwa envitasyon an aksepte, li ajoute ankò nan kalandriye biznis yo, epi w ap resevwa yon rapèl, menm jan ak lòt evènman ki make nan kalandriye a.
• Li se pratik ak vit. Reseptè ou yo ka jwenn imel la imedyatman apre ou fin klike sou bouton voye a. Kòm li ale tou dwat nan moun k ap resevwa a, si adrès imel la mal, ou ka jwenn anons la touswit epi byen vit ale pou plis solisyon.
• Li nan ekonomize tan. Ou ka voye imèl gwoup ak dè milye de adrès imel an menm tan.
• Li ekonomize lajan. Ou pa bezwen depanse yon bidjè pou voye lapòs.
• Li ka pwodwi dirèkteman nan platfòm webinar ou pi pito. Sòf si w ap fè yon reyinyon fas a fas, premye chwa w ap pwobableman se Zoom, Microsoft Teams, oswa yon bagay ki ekivalan. Lè yo konfime RSVP, tout lyen yo ak delè yo senkronize atravè imel, konsa patisipan an ka evite konfizyon ak lòt evènman yo.

Se yon reyalite ke plizyè milya imèl voye chak jou epi anpil ladan yo se spam. Tout moun itilize omwen yon imèl pou echanje mesaj enpòtan pou travay, acha, reyinyon, ak plis ankò. Sepandan, kòm ou oblije li plizyè tòn imèl pa jou, li pa etonan ke pafwa ou rankontre fenomèn "fatig imèl" la. Kidonk, voye yon bon imèl envitasyon ka evite malantandi oswa inyorans nesesè nan men moun k ap resevwa yo.

Ekri yon Imèl Envitasyon Reyinyon Etap pa Etap

Yon imel envite bon reyinyon se esansyèl epi, kòm yon règ, li enpak sou yon livrezon imel to.

Gen kèk règ ak prensip tout moun dwe respekte pou yo ka ekri yon imèl envitasyon pou yon reyinyon biznis, anrapò ak moun k ap resevwa imèl la. Ou ka aprann kijan pou ekri yon imèl envitasyon pou yon reyinyon estanda an swivan etap sa yo:

Etap 1: Ekri yon liy sijè ki fò

Se yon reyalite ke 47% moun ki resevwa imèl li imèl ki gen yon sijè klè e presi. Premye enpresyon an enpòtan. Sa ka asire ke moun k ap resevwa yo santi yon sans ijans oswa enpòtans, sa ki mennen nan yon pi gwo pousantaj ouvèti.

• Kout, vize. Fè reyalite, pa enigmatik.
• Ou ka mande pou konfimasyon prezans nan liy sijè a kòm yon siy ijans.
• Oswa ajoute yon ton santiman tankou pa bliye enpòtans, ijans,...
• Ajoute Tan si ou vle mete aksan sou pwoblèm nan tan-sansib 

Pou egzanp: "Reyinyon 4/12: Pwojè sesyon brase lide" oswa "Enpòtan. Tanpri RSVP: Nouvo Pwodui Estrateji reyinyon 10/6"

Etap 2: Kòmanse ak yon Entwodiksyon rapid

Nan premye liy lan, li se yon bon lide fè yon brèf sou ki moun ou ye, ki pozisyon ou ye nan òganizasyon an ak poukisa w ap rive jwenn yo. Lè sa a, ou ka dirèkteman montre objektif reyinyon an. Anpil moun fè erè nan bay yon objektif vag nan reyinyon an kòm yo sipoze ke patisipan yo dwe konnen sou sa.

• Fè entwodiksyon ou agreyab oswa ki gen rapò ak travay la
• Raple patisipan yo si yo bezwen fini nenpòt travay oswa pote nenpòt bagay avèk yo nan reyinyon an.

Pou egzanpBonjou manm ekip la, mwen pa ka tann pou m wè w nan lansman nouvo pwodwi a lendi pwochen.

Etap 3: Pataje tan ak kote

Ou ta dwe mete lè egzat reyinyon an. Ou ta dwe tou di yo ki jan ak ki kote reyinyon an dewoule, swa an pèsòn oswa sou entènèt, epi ofri direktiv oswa lyen platfòm nan ka yo bezwen yo.

• Ajoute zòn lè a si nenpòt anplwaye travay nan diferan zòn nan mond lan
• Mansyone yon estimasyon dire reyinyon an
• Lè w ap bay direksyon, bay tout detay posib oubyen mete yon gid sou kat jeyografik la.

Pou egzanpTanpri vin jwenn nou vandredi 6 oktòb la, a 1è aprèmidi nan sal reyinyon 2, nan dezyèm etaj bilding administrasyon an.

Etap 4: Dekri Agenda Reyinyon an

Kouvri objektif kle yo oubyen ajanda reyinyon yo pwopoze a. Pa mansyone detay yo. Ou ka senpleman endike sijè a ak delè a. Pou reyinyon fòmèl yo, ou ka tache yon dokiman detaye. Sa patikilyèman itil pou ede patisipan yo fè preparasyon yo davans.

Pou egzanp, ou ka kòmanse avèk: Nou gen plan pou diskite.../ Nou vle adrese kèk nan pwoblèm yo oubyen jan sa a:

• 8:00-9:30: Entwodiksyon nan Pwojè a
• 9:30-11:30: Prezantasyon Howard (IT), Nour (Maketing), ak Charlotte (Komèsyal)

Etap 5: Mande yon RSVP

Si w mande yon RSVP ka ede konfime yon repons nan men moun k ap resevwa w yo. Pou anpeche anbivalans, yon repons pi pito ak limit tan pou patisipan yo enfòme w sou prezans yo oswa absans yo ta dwe enkli nan imel ou a. Lè sa a, si ou pa te resevwa RSVP yo nan moman ou reglemante a, ou ka fè aksyon rapid swivi.

Pou egzanp: Tanpri RSVP anvan [dat] a [adrès imèl oswa nimewo telefòn]

Etap 6: Ajoute yon siyati imel pwofesyonèl ak yon mak pou ou

Yon siyati imèl biznis ta dwe gen ladan non konplè a, tit pozisyon an, non konpayi an, enfòmasyon pou kontakte moun nan, sit entènèt pèsonèl yo ak lòt adrès hyperlinked.

Ou ka byen fasil personnaliser siyati ou ak Gmail.

Pou egzanp:

Jessica Madison

Ofisye Rejyonal Maketing, endistri Inco

555-9577-990

Gen yon pakèt kreyatè siyati imel gratis ki ka fè ou ekonomize tan ak efò, tankou Siyati mwen an.

Kalite Imèl Envitasyon Reyinyon ak Egzanp yo

Kenbe nan tèt ou ke diferan kalite reyinyon yo pral gen diferan estanda ak estil ekri yo swiv. Anjeneral, nou separe imèl envitasyon reyinyon yo ki baze sou nivo fòmèl oswa enfòmèl yo, ki gen ladan oswa eksepte reyinyon vityèl oswa reyinyon pi bon kalite sou entènèt. Nan pati sa a, nou kolekte epi prezante w kèk kalite tipik nan envitasyon reyinyon ak modèl chak kalite ki popilè yo itilize nan imèl envitasyon reyinyon biznis.

#1. Imel demann pou reyinyon fòmèl la

Yo itilize imèl pou demann reyinyon fòmèl la pou gwo reyinyon ki anjeneral fèt yon a twa fwa pa ane. Se yon gwo reyinyon fòmèl, kidonk ou ta dwe ekri imèl ou a nan yon stil ekriti fòmèl. Apendis ki atache yo nesesè pou fè patisipan an pi klè sou kijan pou l patisipe nan reyinyon an, kijan pou l jwenn kote a, epi pou detaye ajanda a.

Reyinyon fòmèl yo enplike:

• Reyinyon jesyon
• Reyinyon komite
• Reyinyon Konsèy Administrasyon an 
• Reyinyon aksyonè yo 
• Reyinyon estrateji 

1 Egzanp: Aksyonè ' modèl imèl envitasyon

Liy sijè a: Enpòtan. Ou envite nan Reyinyon Jeneral Anyèl la. [Tan]

[Non moun k ap resevwa a]

[Non Konpayi]

[Tit travay]

[Adrès konpayi]

[Dat]

Chè aksyonè,

Nou kontan envite w nan Reyinyon Jeneral Anyèl la ki pral fèt [Tan], [Adrès]

Reyinyon Anyèl Aksyonè yo se yon okazyon eksepsyonèl pou enfòmasyon, echanj ak diskisyon ant [Non Konpayi] ak tout aksyonè nou yo.

Se tou opòtinite pou eksprime tèt ou epi vote pou jwe yon wòl aktif nan pran gwo desizyon pou [Non konpayi], kèlkeswa kantite aksyon ou posede. Reyinyon an pral kouvri ajanda kle sa yo:

Ajanda 1:

Ajanda 2:

Ajanda 3:

Ajanda 4:

W ap jwenn enstriksyon sou fason pou w patisipe nan reyinyon sa a, ajanda a ak tèks rezolisyon yo dwe soumèt pou apwobasyon w nan dokiman ki anba a.

Mwen ta renmen remèsye ou, nan non konsèy la, pou kontribisyon ou ak lwayote ou a [Non Konpayi] epi mwen espere akeyi ou nan reyinyon an sou [Dat]

Pi bon Senserite,

[Non]

[Tit Pozisyon]

[Non Konpayi]

[Adrès konpayi ak sit entènèt]

2 Egzanp: Reyinyon estrateji modèl imèl envitasyon

[Non moun k ap resevwa a]

[Non Konpayi]

[Tit travay]

[Adrès konpayi]

[Dat]

Liy sijè: Reyinyon kanpay Maketing Lansman Pwojè: 2/28

Sou non [non konpayi an], Mwen ta renmen envite ou ale nan yon reyinyon biznis ki fèt nan [Non Sal Konferans, Non Bilding la] [Dat ak Lè]. Reyinyon an pral dire pou [Dire].

Se plezi m pou m akeyi w nan premye etap pwojè nou an pou m diskite sou pwopozisyon k ap vini nou an [Detay] epi nou apresye bonjan konesans ou sou li. Men yon rezime tou kout sou ajanda nou an pou jounen an:

Ajanda 1:

Ajanda 2:

Ajanda 3:

Ajanda 4:

Tout ekip nou an konsidere pwopozisyon sa a kòm youn nan pi enpòtan yo. Pou plis enfòmasyon ou ka jwenn, nou mete yon dokiman nan lèt sa a ki ba ou plis enfòmasyon detaye pou ou ka prepare reyinyon an davans.

Nou tout ap tann avèk enpasyans pou nou gen yon konvèsasyon avèk ou pou nou diskite sou sa nou ka fè plis pou fè pwopozisyon sa a mache byen. Tanpri soumèt nenpòt kesyon oswa rekòmandasyon pou reyinyon an anvan [Dat limit] pou mwen dirèkteman lè w reponn imel sa a.

Pase yon bon jounen an devan.

Remèsye ou,

Anpil respè,

[Non]

[Tit Pozisyon]

[Non Konpayi]

[Adrès konpayi ak sit entènèt]

#2. Imèl pou envitasyon pou reyinyon enfòmèl la

Avèk yon imèl envitasyon fòmèl pou yon reyinyon, se senpleman yon reyinyon avèk anplwaye ki anba nivo jesyon oswa manm nan ekip la. Li pi fasil pou ou panse a kijan pou ekri byen. Ou ka ekri nan yon stil enfòmèl avèk yon ton amikal ak jwaye.

Reyinyon enfòmèl yo enplike:

• Reyinyon brase lide
• Reyinyon pou rezoud pwoblèm
• Enskripsyon nan Avantaj yo
• Reyinyon pou tcheke
• Reyinyon Building Ekip
• Kafe koze 

Egzanp 3: Tcheke nan yon reyinyon modèl imèl envitasyon

Liy sijè: Ijan. [Non pwojè] dènye enfòmasyon yo. [Dat]

Chè ekip yo,

Bonjou!

Li te agreyab ak amizan gen tan travay avèk ou konsènan [Non pwojè]. Sepandan, pou nou kapab kontinye ak plan nou yo yon fason efikas, mwen kwè ke lè a se bon pou nou rapòte sou pwogrè ki te fèt e mwen ta apresye opòtinite pou rankontre ou nan [kote] pou diskite sou zafè a plis nan [Dat ak lè].

Mon atase osi en lis tou bann azanda ki nou bezwen diskite. Pa bliye prepare rapò sou fini travay ou a. Tanpri itilize sa a [Link] pou fè m konnen si w ap kapab fè li.

Tanpri imèl mwen konfimasyon ou asap.

Anpil respè,

[Non]

[Tit travay]

[Non Konpayi]

4 Egzanp: Ekip building modèl imèl envitasyon

Chè manm ekip yo,

Sa a se enfòme w ke la [Non Depatman] ap òganize yon Reyinyon Team Building pou tout anplwaye nou yo manm sou [Dat ak lè]

Pou plis devlopman pwofesyonèl, li trè enpòtan ke nou grandi ansanm e sa ka rive sèlman si nou travay kòm yon ekip pou ke konpetans nou yo ak talan yo ka ogmante pou pote pi bon pèfòmans. Se rezon ki fè depatman nou an kontinye fè pwomosyon divès aktivite ekip-building chak mwa.

Tanpri vini ak patisipe nan evènman an pou nou ka koute vwa ou sou fason nou ka amelyore pou ba ou pi bon sipò. Ap gen tou kèk jwèt pou ranfòse ekip, epi konpayi an ap bay ti goute ak ti goute.

Nou anvi pase bon moman nan aktivite ranfòsman ekip sa a, ki òganize pou ede nou chak grandi. Si ou panse ou pa kapab patisipe nan reyinyon sa a, tanpri fè nou konnen. [Non kowòdonatè] at [Nimewo telefòn]

Sensèman,

[Non]

[Tit travay]

[Non Konpayi]

#3. Envite Envitasyon Oratè Imèl

Yon imèl envitasyon pou yon oratè envite ta dwe genyen enfòmasyon ki enpòtan pou oratè a konsènan reyinyon an ak opòtinite pou l pale. Li enpòtan pou oratè a konnen kijan li ka kontribye nan evènman w lan, epi ki benefis li ka jwenn lè l patisipe nan evènman an.

Egzanp 5: Modèl imèl envitasyon oratè envite

Chè [oratè],

Nou espere mesaj sa a jwenn ou byen! Nou ap rive jwenn jodi a ak yon kokenn opòtinite pale pou kontanple ou. Nou ta renmen mande w pou w tanpri oratè onorab nou an pou la [Non reyinyon], yon evènman konsantre sou [Deskripsyon objektif ak odyans evènman ou a]. Tout la [Non reyinyon] ekip enspire pa reyalizasyon ou yo epi li santi ou ta dwe ekspè pafè a pou adrese odyans nou an nan pwofesyonèl ki gen menm lide.

[Non reyinyon] pral pran plas nan [Pye, ki gen ladan vil ak eta] on [Dat]. Evènman nou an espere òganize jiska apeprè [Kantite patisipan yo estime#]. Objektif nou se pou [Objektif reyinyon an].

Nou kwè ou se yon oratè ekselan e vwa ou ta yon adisyon enpòtan nan konvèsasyon sa a, etandone travay vaste ou nan [Domèn ekspètiz]. Ou ka konsidere prezante ide ou yo pou yon maksimòm de [Dire] minit ki gen rapò ak domèn nan. [Sijè reyinyon]. Ou ta ka voye pwopozisyon ou anvan [date limit] swiv [link] la pou ekip nou an ka koute lide ou epi detèmine detay yo nan diskou ou an davans.

Nan nenpòt ka, si ou pa kapab vini, nou mande w pou kontakte nou atravè [link]. Mèsi pou tan ak konsiderasyon ou, n ap tann yon repons pozitif nan men ou.

Pi bon,
[Non]
[Tit travay]
[Enfòmasyon pou kontakte]
[Adrès sit entènèt konpayi an]

#4. Imèl Envitasyon Webinar

Nan tandans jodi a, de pli zan pli moun òganize reyinyon sou entènèt paske sa ekonomize tan ak lajan, sitou pou ekip k ap travay a distans. Si w itilize platfòm konferans, gen mesaj envitasyon byen pèsonalize ke yo voye dirèkteman bay patisipan yo anvan reyinyon an kòmanse, tankou modèl imèl envitasyon Zoom lan. Pou yon webinè vityèl, ou ka al gade echantiyon sa a.

Sijesyon: Sèvi ak mo kle tankou "Felisitasyon", "Byento", "Pafè", "Mizajou", "Disponib", "Finalman", "Top", "Espesyal", "Join nou", "Gratis", ", elatriye.

6 Egzanp: Modèl imel envitasyon vebinèr

Liy sijè: Felisitasyon! Ou envite [Non webinar]

Chè [Non_Kandida],

[Company_Name] Mwen kontan òganize yon webinar pou [Sijè webinar] sou [Dat] nan [Tan], vize pou [[Objektif webinar]

Se pral yon bon opòtinite pou ou touche gwo benefis nan men ekspè envite ou yo nan domèn [sijè vebinè] epi jwenn kado gratis. Ekip nou an trè chofe osijè prezans ou.

Remak: webinar sa a limite a sa sèlman [Kantite moun]. Pou sove plas ou, tanpri enskri [Link], epi santi yo lib pou pataje li ak zanmi ou yo. 

Mwen espere wè ou la!

Pase yon bon jounen,

[Non_ou]

[Siyati]

Anba Liy nan

Erezman, gen anpil modèl ki disponib nan envitasyon reyinyon biznis sou entènèt pou ou personnaliser epi voye bay patisipan ou yo an segonn. Pa bliye sove kèk nan nwaj ou pou ou ka prepare imel ou ak ekri pafè, espesyalman nan ka ijans.

Ann sipoze w ap chèche lòt solisyon pou biznis ou tou. Nan ka sa, Ou ka jwenn ke AhaSlides se yon bon zouti prezantasyon ak anpil karakteristik etonan pou sipòte evènman webinè ou yo, aktivite pou ranfòse ekip ou yo, konferans ou yo, ak plis ankò.

Kesyon moun poze souvan

Ref: Vreman vre | Sherpany