A belső kommunikációs stratégia elsajátítása | 9 bevált gyakorlat 2024-ben

Nagy belső kommunikációs stratégia minden sikeres szervezet éltető eleme. A mai hibrid munkakörülmények között az átlátható, gyakori kommunikáció biztosítása az elosztott csapatok között fontosabb, mint valaha. Ennek ellenére sok vállalat még mindig küzd a megfelelő üzenetküldésért, amikor az alkalmazottak az irodában és azon kívül vannak.

Ebben a bejegyzésben a belső kommunikációs szakemberektől gyűjtött bevált gyakorlatokat tárjuk fel a hibrid korszakban kiemelkedő vállalatoknál. Bennfentes tippeket kap a releváns, elköteleződést ösztönző tartalom elkészítéséhez, valamint annak méréséhez, hogy mi az, ami igazán rezonál a közönség körében.

Tartalomjegyzék

• Mi az a belső kommunikációs stratégia?
• Miért fontos a belső kommunikációs stratégia?
• Ki a felelős a belső kommunikációs stratégia kidolgozásáért?
• Mikor valósul meg a belső kommunikációs stratégia?
• Milyen csatornákat fog használni a belső kommunikációs stratégia?
• Hogyan alakítsunk ki belső kommunikációs stratégiát?
• Tedd hatékonyabbá a belső kommunikációt az AhaSlides segítségével 
• Kulcs elvezetések 
• Gyakran ismételt kérdések

További tippek az AhaSlides segítségével

• Önelégültség a munkahelyen
• Hatékony kommunikáció a munkahelyen

Mi az a belső kommunikációs stratégia?

Képzeld el, hogy egy csomó tehetséges ember dolgozik együtt egy cégben. Ahhoz, hogy ez a csapat sikeres legyen, jól kell kommunikálniuk, akárcsak a barátoknak, akik beszélgetnek és megosztják ötleteiket. Itt jön képbe a belső kommunikációs stratégia!

Belső kommunikációs stratégia egy átfogó terv és keret, amelyet a szervezeten belüli hatékony és eredményes kommunikáció elősegítésére terveztek. 

Ennek a stratégiának az elsődleges célja egy összetartó, tájékozott és elkötelezett munkaerő létrehozása, végső soron hozzájárulva a szervezet sikeréhez és céljainak eléréséhez.

A belső kommunikációnak négy típusa van:

• Felülről lefelé irányuló kommunikáció (a menedzsment és az alkalmazott közötti kommunikáció): Ekkor áramlik az információ a szervezeti hierarchia tetejéről (mint a vezetők vagy vezetők) az alsóbb szintekre (alkalmazottak). Olyan ez, mint egy főnök, aki útbaigazítást ad a csapatnak. Az ilyen típusú kommunikációt fontos bejelentések, vállalati célok vagy új irányelvek megosztására használjuk.
• Alulról felfelé irányuló kommunikáció (alkalmazotti kommunikáció): Ez a felülről lefelé irányuló kommunikáció ellentéte. Az információ az alsóbb szintektől (alkalmazottak) a legfelsőbb szintig (menedzserek vagy vezetők) terjed. Ez olyan, mintha az alkalmazottak megosztanák ötleteiket, visszajelzéseiket vagy aggályaikat főnökeikkel. 
• Vízszintes/oldalsó kommunikáció (Peer-to-peer kommunikáció:): Ez a fajta kommunikáció a szervezeten belül azonos szinten lévő emberek között történik. Ez olyan, mintha a munkatársak csevegnének egymással, hogy koordinálják a feladatokat vagy megosszák a frissítéseket. 
• Átlós kommunikáció: Képzelje el ezt a felülről lefelé irányuló és a horizontális kommunikáció keverékeként. Ez akkor fordul elő, amikor a különböző részlegekről vagy szintekről származó embereknek együtt kell dolgozniuk egy projekten vagy információt kell cserélniük. 

Miért fontos a belső kommunikációs stratégia?

Bármely vállalatnál a belső kommunikációs stratégia biztosítja az alkalmazottak kapcsolatát és elkötelezettségét. Az olyan fontos üzeneteket, mint az új termékek bevezetése, a vállalati szabályzatok változásai vagy a közelgő események, azonnal megosztják. Az alkalmazottak visszajelzést és ötleteket is adhatnak a vezetőségnek, így érezhetik, hogy megbecsülik őket, és részesei a nagyobb összképnek.

Szilárd stratégiával a munkahely boldog és produktív munkahelyté válik, ahol mindenki egy lapon van, virágzik a csapatmunka, és virágzik a cég!

Ki a felelős a belső kommunikációs stratégia kidolgozásáért?

A Belső Kommunikációs Stratégia kidolgozásának felelőssége jellemzően a szervezet vezetői csapatának és a kommunikációs vagy HR (Human Resources) osztálynak a vállára hárul. Ez magában foglalja a különböző érdekelt felek közötti együttműködést egy átfogó és hatékony stratégia létrehozása érdekében, amely összhangban van a szervezet céljaival és értékeivel.

Íme a belső kommunikációs stratégia kidolgozásában részt vevő kulcsszereplők:

• Leadership Team
• Kommunikációs vagy HR osztály
• Kommunikációs tanácsadók: Egyes esetekben a szervezetek külső kommunikációs tanácsadókat vagy szakértőket kérhetnek fel, hogy új perspektívákat és bevált gyakorlatokat kínáljanak a hatékony stratégia kidolgozásához.

Mikor valósul meg a belső kommunikációs stratégia?

A belső kommunikációs stratégia folyamatos, és a szervezet életciklusa során megtörténik. Ez nem egyszeri, hanem folyamatos erőfeszítés a hatékony kommunikáció biztosítására. Íme néhány kulcsfontosságú eset, amikor ez megtörténik:

1. Szervezeti tervezés: A stratégia a tervezés során úgy épül fel, hogy a kommunikációt összhangba hozza a vállalat céljaival.
2. Rendszeres frissítések: Rendszeresen felülvizsgálják, hogy alkalmazkodjanak a változásokhoz és a változó igényekhez.
3. Értékelések és értékelések: Nagyon fontos az értékelési folyamat szempontjából, beleértve évközi felülvizsgálat, év végi áttekintés, és alkalmazottak teljesítményének értékelése.
4. Változások során: Létfontosságúvá válik a nagy változások során, mint például a fúziók vagy a vezetői átállások.
5. Szabályzatok bemutatása: Biztosítja, hogy az alkalmazottak értesüljenek az új irányelvekről vagy kezdeményezésekről.
6. Válság idején: Döntő szerepet játszik abban, hogy nehéz időkben időben és pontos információkat nyújtson.
7. Munkavállalói bevezetés: Segít abban, hogy az új alkalmazottak jól érezzék magukat, és tájékozottak legyenek szerepükről.
8. Napi műveletek: Zökkenőmentes kommunikációt biztosít a csapatok és a vezetés között.
9. Visszajelzést kérek: Akkor lép működésbe, amikor a vállalat visszajelzést kér az alkalmazottaktól, vezetői visszajelzés és nyílt kommunikációra ösztönöz.

Milyen csatornákat fog használni a belső kommunikációs stratégia?

A belső kommunikációs stratégiában használt csatornák a szervezet preferenciáitól, méretétől és a továbbítandó információ jellegétől függően változhatnak. Íme néhány gyakori kommunikációs csatorna, amelyet a belső kommunikációs stratégia felhasználhat:

1. E-mail
2. Intranet
3. Csapattalálkozók (Rendszeres személyes vagy virtuális találkozók az előrehaladás megbeszélésére, a frissítések megosztására és a projekteken való együttműködésre.)
4. Digitális együttműködési eszközök (Platformok, mint például a Microsoft Teams, a Slack vagy más projektmenedzsment eszközök.)
5. hírlevelek
6. Városháza ülései
7. Hirdetőtáblák
8. Social Media (Belső platformok)
9. Visszajelzési felmérések

Hogyan alakítsunk ki belső kommunikációs stratégiát?

A hatékony belső kommunikációs stratégia kidolgozása több lépésből áll annak biztosítására, hogy az összhangban legyen a szervezet céljaival és megfeleljen az alkalmazottak kommunikációs igényeinek. Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató, amely segít a belső kommunikációs stratégia kidolgozásában:

1/ Határozza meg a kommunikációs célokat és célkitűzéseket: 

Határozza meg a stratégiával elérni kívánt célokat. A konkrét célkitűzések irányítják kommunikációs erőfeszítéseit, legyen szó az együttműködés fellendítéséről, az alkalmazottak elkötelezettségének növeléséről vagy az alkalmazottak összhangba hozataláról a vállalat jövőképével.

2/ A célközönség azonosítása: 

Azonosítsa a különböző alkalmazotti szegmenseket és egyedi kommunikációs igényeiket. Az üzeneteket és a csatornákat az egyes csoportok preferenciáihoz, szerepköreihez és követelményeihez igazítsa.

• Például előfordulhat, hogy a marketingcsapat gyakran frissíti az új kampányokat, míg az IT-részlegnek a rendszerfrissítésekről és a technikai problémákról van szüksége információra.

3/ Válassza ki a kommunikációs csatornákat: 

A nyújtandó információ típusától és a célközönségtől függően válassza ki a legjobb kommunikációs módszereket. Gondoljon különféle csatornák, például csevegőplatformok, e-mail, intranet, csapattalálkozók és digitális együttműködési eszközök használatára.

4/ Üzenetekre vonatkozó irányelvek létrehozása: 

Határozza meg a kommunikáció hangnemét, stílusát és nyelvét. Győződjön meg arról, hogy az üzenetek világosak, tömörek, és összhangban vannak a vállalat értékeivel és kultúrájával.

5/ A kétirányú kommunikáció megvalósítása: 

Ösztönözze a nyílt párbeszédet és a visszacsatolási hurkokat az elkötelezettség kultúrájának megteremtése érdekében. Biztosítson lehetőséget az alkalmazottaknak, hogy elmondhassák véleményüket, javaslataikat és aggályaikat.

6/ Hozzon létre egy kommunikációs ütemtervet: 

Alakíts ki egy ütemtervet a rendszeres kommunikációhoz. Határozza meg a frissítések, értekezletek és visszajelzések gyakoriságát az alkalmazottak tájékoztatása és elkötelezettsége érdekében.

7/ Válságkommunikációs terv készítése: 

Készítsen tervet a hatékony kommunikációra válság idején vagy kihívásokkal teli helyzetekben. Egy jól kidolgozott kríziskommunikációs tervvel a vállalat hatékonyan reagálhat a kihívásokra, tájékoztathatja az alkalmazottakat, és megőrizheti a szervezet válságkezelési képességébe vetett bizalmát.

8/ Képzés és oktatás: 

Az alkalmazottak és a vezetők képzése a hatékony kommunikációs gyakorlatokról, különösen a bevezetés alatt álló új eszközök vagy csatornák esetében.

9/ Mérje meg és értékelje: 

Állítson be mérőszámokat a belső kommunikációs stratégia hatékonyságának felmérésére. Gyűjtsön visszajelzéseket az alkalmazottaktól, és kövesse nyomon a fő teljesítménymutatókat a fejlesztések érdekében.

Ezenkívül tartsa rugalmasan a stratégiát, és szükség szerint módosítsa a visszajelzések, a változó szervezeti igények és a kialakuló kommunikációs technológiák alapján.

Tedd hatékonyabbá a belső kommunikációt az AhaSlides segítségével 

AhaSlides hatékony eszköz lehet a belső kommunikáció javítására és több szempontból is hatékonyabbá tételére:

• Interaktív találkozók és városházák: Használhatja élő közvélemény-kutatások, vetélkedőkés Kérdések és válaszok a résztvevők bevonása, valós idejű visszajelzések gyűjtése, valamint az alkalmazottakkal való aktív részvétel ösztönzése a virtuális találkozókon és a városházákon. 
• Valós idejű visszajelzés: Az AhaSlides segítségével gyorsan hozhat létre és terjeszthet szavazásokat, szó felhő alkalmazottaknak. Ez lehetővé teszi, hogy értékes visszajelzéseket gyűjtsön különböző témákról, például a vállalati kezdeményezésekről, az alkalmazottak elégedettségéről vagy a képzési programokról.
• Képzés és tanulás: Beépíthet interaktív kvízeket és szavazásokat előre elkészített sablonok az alkalmazottak megértésének tesztelése és a kulcsfontosságú koncepciók megerősítése a képzések és a workshopok javítása érdekében.
• Csapatépítő tevékenységek: Az AhaSlides csapatépítő tevékenységeket kínál, például jégtörő vetélkedőket és játékokat egy fonókerék, véletlenszerű csapatgenerátor. Ezek a tevékenységek elősegíthetik a bajtársiasságot és az együttműködést az alkalmazottak között, még távoli vagy elosztott csapatokban is.
• Munkavállalói elismerés: Az AhaSlides felhasználható az alkalmazottak eredményeinek, mérföldköveknek és hozzájárulásainak elismerésére és ünneplésére. Ez növeli az alkalmazottak morálját és motivációját.
• Névtelen visszajelzés: A platform anonim szavazási funkciója lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy visszajelzést adjanak a következményektől való félelem nélkül, elősegítve ezzel a nyitottabb és őszintébb kommunikációs környezetet.
• Távoli alkalmazottak bevonása: A távoli vagy elosztott csapatokkal rendelkező szervezetek számára az AhaSlides értékes eszköz lehet annak biztosítására, hogy minden alkalmazott kapcsolatban maradjon, elkötelezett és tájékozott maradjon.

Kulcs elvezetések 

A hatékony belső kommunikációs stratégia a jól működő és harmonikus szervezet gerince. Erősíti a szervezet kultúráját, és végső soron nagyobb termelékenységhez és sikerhez vezet. 

Gyakran ismételt kérdések

ref: Forbes