10 fajta találkozó az üzleti életben a legjobb gyakorlatokkal

Találkozók az üzleti életben Ismeretesek a vezető beosztásban lévők számára, például projektmenedzserek vagy vezető beosztások egy vállalaton belül. Ezek az összejövetelek elengedhetetlenek a kommunikáció javításához, az együttműködés ösztönzéséhez és a szervezeten belüli sikerek előmozdításához. 

Előfordulhat azonban, hogy nem mindenki ismeri ezeknek a találkozóknak a definícióit, típusait és céljait. Ez a cikk átfogó útmutatóként szolgál, és tippeket ad a produktív üzleti megbeszélések lebonyolításához.

• Mi az az üzleti találkozó?
• Az üzleti találkozók típusai
• Üzleti találkozók lebonyolítása
• Kulcs elvezetések 

Mi az üzleti találkozó?

Az üzleti találkozó olyan személyek találkozója, akik összejönnek, hogy megvitassák és döntéseket hozzanak az üzlettel kapcsolatos konkrét témákról. Az értekezlet céljai közé tartozhat a csapattagok tájékoztatása az aktuális projektekről, a jövőbeli erőfeszítések tervezése, a problémák megoldása vagy az egész vállalatot érintő döntések meghozatala. 

Az üzleti megbeszélések személyesen is lebonyolíthatók, virtuális, vagy a kettő kombinációja, és lehet formális vagy informális.

Az üzleti találkozó célja az információcsere, a csapattagok összehangolása és olyan döntések meghozatala, amelyek segítik a vállalkozást céljai elérésében.

Az üzleti találkozók típusai

Az üzleti életben többféle találkozó létezik, de a 10 általános típus a következők:

1/ Havi csapattalálkozók

A havi csapattalálkozók a vállalat csapattagjainak rendszeres találkozói, ahol megvitatják a folyamatban lévő projekteket, kiosztják a feladatokat, és folyamatosan tájékoztatják az embereket, és egyeztetnek egymással. Ezekre a találkozókra jellemzően havonta, ugyanazon a napon kerül sor, és 30 perctől több óráig tartanak (a csoport méretétől és az átadott információ mennyiségétől függően).

A havi csapattalálkozók lehetőséget és útmutatást adnak a csapattagok számára információk és ötletek cseréjére, a projekt előrehaladásának megvitatására, valamint arra, hogy mindenki ugyanazon a célon dolgozzon. 

Ezek az értekezletek felhasználhatók a csapat előtt álló kihívások vagy problémák megoldására, megoldások azonosítására és olyan döntések meghozatalára, amelyek befolyásolják a projekt irányát vagy a csapat munkáját.

An minden kéz találkozása Ez egyszerűen egy megbeszélés, amelyen a vállalat minden alkalmazottja részt vesz, más szóval egy havi csapattalálkozó. Rendszeres találkozóról van szó – talán havonta egyszer –, és általában a cégvezetők vezetik.

2/ Stand Up Meetings

A állótalálkozó, más néven napi stand-up vagy napi scrum meeting, egy rövid megbeszélés, amely általában legfeljebb 15 percet vesz igénybe, és naponta tartanak, hogy a csapat gyorsan értesüljön a projekt előrehaladásáról vagy az elvégzett munkaterhelésről. dolgozz a mai napon.

Ugyanakkor segít azonosítani és feloldani azokat az akadályokat, amelyekkel a csapattagok szembesülnek, és ezek hogyan befolyásolják a csapat közös céljait. 

3/ Állapotfrissítő értekezletek

Az állapotfrissítési értekezletek a csapattagok projektjeik és feladataik előrehaladásáról szóló frissítésekre összpontosítanak. Ezek gyakrabban történhetnek, mint a havi, például heti találkozók. 

Az állapotfrissítési értekezletek célja természetesen az, hogy átlátható képet adjon az egyes projektek előrehaladásáról, és azonosítsa azokat a kihívásokat, amelyek befolyásolhatják a projekt sikerét. Ezek a találkozók nem ragadnak bele olyan kérdésekbe, mint a vita vagy a problémamegoldás.

Nagyobb léptékű megbeszélés esetén az állapotfrissítési értekezlet ""Önkormányzati gyűlésA városházi értekezlet egyszerűen egy tervezett, az egész vállalatra kiterjedő találkozó, amelyen a menedzsment az alkalmazottak kérdéseire való válaszadásra összpontosít. Ezért ez a találkozó egy kérdezz-felelek szekciót tartalmazott, ami nyitottabbá és kevésbé képlékenyebbé tette, mint bármely más típusú találkozó!

4/ Problémamegoldó értekezletek

Ezek olyan találkozók, amelyek a szervezet előtt álló kihívások, válságok vagy problémák azonosítása és megoldása körül forognak. Gyakran váratlanok, és különböző részlegekből vagy csapatokból kell egyéneket bevonni, hogy együttműködjenek, és megoldást találjanak bizonyos problémákra.

Ezen a találkozón a résztvevők megosztják nézeteiket, közösen azonosítják a problémák kiváltó okait, és felajánlják a lehetséges megoldásokat. Ahhoz, hogy ez a találkozó hatékony legyen, arra kell ösztönözni őket, hogy nyíltan és őszintén beszéljenek, kerüljék a hibáztatást, és a válaszok megtalálására összpontosítsanak.

5/ Döntéshozó értekezletek

Ezeknek a találkozóknak az a célja, hogy olyan fontos döntéseket hozzanak, amelyek befolyásolják a projekt irányát, a csapatot vagy az egész szervezetet. A résztvevők általában a szükséges döntéshozatali jogkörrel és szakértelemmel rendelkező személyek.

Ezt a találkozót előzetesen meg kell adni minden lényeges információval, amelyre szükség van az érdekelt felekre. Ezt követően a megbeszélésen hozott döntések végrehajtása érdekében a nyomon követési tevékenységeket egy befejezési idővel határozzák meg. 

6/ Ötletbörze találkozók

Az ötletbörze találkozók célja új és innovatív ötletek generálása az Ön vállalkozása számára. 

Az ötletbörze legjobb része az, hogy hogyan segíti elő a csapatmunkát és a találmányokat, miközben a csoport kollektív intelligenciájára és képzeletére támaszkodik. Mindenki elmondhatja véleményét, meríthet egymás ötleteiből, eredeti és élvonalbeli megoldásokkal állhat elő.

7/ Stratégiai menedzsment értekezletek

Stratégiai vezetői értekezletek olyan magas szintű értekezletek, amelyek a szervezet hosszú távú céljainak, irányainak és teljesítményének áttekintésére, elemzésére és döntések meghozatalára összpontosítanak. A felsővezetők és a vezetői csapat részt vesz ezeken a negyedévente vagy évente megrendezett találkozókon.

Ezeken a megbeszéléseken áttekintik és értékelik a szervezetet, valamint a versenyképességet, vagy új lehetőségeket azonosítanak a növekedésre és fejlesztésre.

8/ Projektindító találkozók

A projekt indulási értekezlet egy találkozó, amely egy új projekt hivatalos kezdetét jelzi. Összehozza a projektcsapat kulcsembereit, ideértve a projektmenedzsereket, a csapattagokat és a többi részleg érdekelt feleit, hogy megvitassák a célokat, a célkitűzéseket, az ütemterveket és a költségvetéseket.

Lehetőséget ad arra is, hogy a projektvezető világos kommunikációs csatornákat alakítson ki, elvárásokat fogalmazzon meg, és biztosítsa, hogy a csapat tagjai megértsék szerepeiket és felelősségeiket.

Ezek a találkozók leggyakoribb típusai az üzleti életben, és a formátum és a struktúra a szervezet méretétől és típusától függően változhat.

9/ Bevezető értekezletek

An bemutatkozó értekezlet Ez az első alkalom, hogy a csapat tagjai és vezetőik hivatalosan találkoznak egymással, hogy eldöntsék, az érintett személyek szeretnének-e munkakapcsolatot kiépíteni és elkötelezni magukat a csapat mellett.

Ennek a találkozónak az a célja, hogy időt adjon a csapattagoknak az együtt maradásra, hogy megismerjék az egyes résztvevők hátterét, érdeklődését és céljait. Az Ön és csapata preferenciáitól függően formális vagy informális bevezető találkozókat szervezhet, a különböző kontextusoktól függően.

10/ Városházi ülések

Ez a koncepció a helyi New England városi találkozókból ered, ahol a politikusok találkoztak a választókkal, hogy megvitassák a kérdéseket és a jogszabályokat.

Ma a Önkormányzati gyűlés egy tervezett, az egész vállalatra kiterjedő találkozó, ahol a vezetőség közvetlenül az alkalmazottak kérdéseire válaszol. Nyílt kommunikációt és átláthatóságot tesz lehetővé a vezetés és a személyzet között. Az alkalmazottak kérdéseket tehetnek fel, és azonnali visszajelzést kaphatnak.

Válasz minden a fontos kérdéseket

Ne hagyj ki egy ütemet sem AhaSlides' ingyenes Q&A eszköz. Legyen szervezett, átlátható és nagyszerű vezető.

Üzleti találkozók lebonyolítása

Azért, hogy jó találkozót, először is el kell küldenie a találkozóra meghívó e-mail.

A hatékony megbeszélések lebonyolítása az üzleti életben gondos tervezést és előkészítést igényel annak érdekében, hogy a találkozó eredményes legyen és elérje a kitűzött célokat. A következő tanácsok segíthetnek eredményes üzleti találkozók lebonyolításában:

1/ Határozza meg a célt és a célokat

Az üzleti értekezlet céljának és célkitűzéseinek meghatározása kritikus fontosságú annak biztosításához, hogy a találkozó eredményes legyen, és meghozza a kívánt eredményt. Biztosítaniuk kell a következőket:

• A cél. Győződjön meg arról, hogy az értekezlet célja konkrét témák megvitatása, döntések meghozatala vagy frissítések biztosítása. Meg kell határoznia, hogy miért van szükség a találkozóra és a várható eredményt.
• Célkitűzések. Az üzleti találkozó céljai konkrét, mérhető eredmények, amelyeket a találkozó végére el kíván érni. Igazodniuk kell az értekezlet általános céljához, az idővonalhoz, a KPI-hez stb.

Például egy új termék bevezetését megvitatni célzó értekezletnek olyan célokat kell tartalmaznia, amelyek összhangban vannak az értékesítés növelésével vagy a piaci részesedés növelésével kapcsolatos általános céllal.

2/ Az ülés napirendjének elkészítése

A ülés napirendje ütemtervként szolgál az értekezlethez, és segít a megbeszélés fókuszában és helyesen tartásában.

Ezért egy hatékony napirend elkészítésével biztosíthatja, hogy az üzleti megbeszélések eredményesek és koncentráltak legyenek, és mindenki tisztában legyen azzal, hogy mit kell megvitatnia, mire számíthat és mit kell elérnie. 

3/ Hívja meg a megfelelő résztvevőket

Fontolja meg, hogy kinek kell részt vennie a találkozón szerepe és a megvitatandó témák alapján. Csak azokat hívja meg, akiknek jelen kell lenniük az értekezlet zökkenőmentes lebonyolítása érdekében. A megfelelő résztvevők kiválasztásához figyelembe veendő tényezők közé tartozik az alkalmasság, a szakértelem szintje és a tekintély.

4/ Hatékony időbeosztás

Ügyeljen arra, hogy a napirend minden témájára elegendő időt szánjon, figyelembe véve az egyes kérdések fontosságát és összetettségét. Ez segít abban, hogy minden téma teljes figyelmet kapjon, és az értekezlet ne húzódjon túl.

Ezenkívül ragaszkodnia kell az ütemtervhez, amennyire csak lehetséges, de kellően rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy szükség esetén változtatásokat hajtson végre. Érdemes lehet rövid szüneteket is tartania, hogy segítsen a résztvevőknek feltöltődni és újra összpontosítani. Ez fenntarthatja a találkozó energiáját és érdeklődését.

5/ Tegye interaktívabbá és vonzóbbá a találkozókat

Tegye interaktívabbá és vonzóbbá az üzleti találkozókat azáltal, hogy minden résztvevőt felszólalásra és gondolataik és ötleteik megosztására ösztönöz. Valamint interaktív tevékenységek felhasználásával, mint pl élő közvélemény-kutatások or ötletbörze a forgókerekek pedig segítik a résztvevőket lekötni és összpontosítani a vitára.

Vagy használja a AhaSlides előre elkészített sablonkönyvtár hogy elbúcsúzzon az unalmas találkozásoktól és a csillogó szemektől.

Nézze meg: 20+ online szórakozás Jégtörő játékok a Better Engagement, vagy 14 Inspiring Játékok virtuális találkozókhoz, a legjobb 6-tal találkozó hack 2024-ban megtalálod!

6/ ülés jegyzőkönyve

Figyelembe ülés jegyzőkönyve Az üzleti találkozó során fontos feladat, amely segít dokumentálni a megbeszélés során meghozott főbb megbeszéléseket és döntéseket. Ez is segít az átláthatóság javításában, és biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen, mielőtt a következő megbeszélésre indulna.

7/ Az akcióelemek nyomon követése

A cselekvési pontok nyomon követésével biztosíthatja, hogy az értekezlet során meghozott döntések megvalósuljanak, és mindenki tisztában legyen a felelősségével.

És MINDIG gyűjtsön visszajelzést a résztvevőktől, hogy még jobbá tegye a közelgő üzleti megbeszéléseket – a visszajelzéseket a lezárás után is megoszthatja e-mailben vagy prezentációs diákban. Ettől nem fárasztóak a találkozók, és mindenki jól érzi magát💪

Kulcs elvezetések 

Remélhetőleg ezzel a cikkel AhaSlides, meg tudja különböztetni a találkozók típusait az üzleti életben és azok céljait. Ezen lépések és bevált gyakorlatok követésével is biztosíthatja, hogy üzleti megbeszélései hatékonyak, koncentráltak és a kívánt eredményeket hozzák.

Az üzleti találkozók hatékony lebonyolítása elősegítheti a kommunikáció, az együttműködés és a szervezeten belüli siker javítását, és a sikeres üzletvezetés kulcsfontosságú eleme.

Gyakran ismételt kérdések