Egy jól megfogalmazott napirend világos célokat és elvárásokat határoz meg, így mindenki ismeri a célját, és azt, hogy minek kell történnie a megbeszélés előtt, alatt és után. Ez az útmutató bemutatja, miért fontosak a napirendek, nyolc lépést a hatékony napirend megírásához, valamint példákat (sablonokkal), amelyeket a következő megbeszélésen felhasználhat.
Miért kell minden megbeszéléshez napirend?
A megbeszélések sok munkaidőt vesznek igénybe. Egy Harvard Business Review tanulmány szerint a vezetők hetente közel 23 órát töltenek ilyen megbeszélésekkel, szemben az 1960-as évek kevesebb mint 10 órájával.Perlow, Hadley és Eun: „Állítsuk meg a találkozóőrületet”, 2017). Egy napirend segít abban, hogy ezt az időt céltudatosan töltsd. Ez a következőket teszi:
- Tisztázd a célt és a feladatokat a megbeszélésről, és tartsa a megbeszélést a helyes úton.
- Idő és tempó kezelése, így kevesebb az értelmetlen vita.
- Tűzz ki elvárásokat a résztvevőkkel szemben és győződjön meg arról, hogy minden döntési és intézkedési elemet lefedtek.
- Az elszámoltathatóság előmozdítása, mivel minden elemnek van tulajdonosa.
Egy figyelmeztetés a kutatásból: Steven Rogelberg kutatóval való találkozás azt mondja, hogy kutatása azt mutatja, hogy a napirenddel önmagában semmit sem tesz a hatékonyságért, és hogy a vezetők gyakran csak „tegyek egy másik dátumot a napirend elejére”, és megismétlik a múlt hetit. Az alábbi lépések egy olyan napirend megírásáról szólnak, amelyet erre a megbeszélésre készítenek, nem pedig az előzőről másolnak.
8 kulcsfontosságú lépés egy hatékony megbeszélési napirend megírásához
1. Határozza meg a megbeszélés típusát
A különböző megbeszéléseken különböző emberek, formátumok és célok vesznek részt, ezért először a típust kell kiválasztani.
- Projektindító találkozó: a projekt céljainak, ütemtervének, költségvetésének és elvárásainak áttekintése.
- Minden résztvevő részvételével zajló találkozó: egy vállalatszintű megbeszélés, amelyen megosztják a teljesítményt, a célokat és a terveket, valamint közös irányt alakítanak ki.
- Önkormányzati gyűlés: az alkalmazottak kérdéseket tesznek fel, meghallgatják a frissítéseket és visszajelzést adnak a felsővezetőknek.
- Stratégiai vezetői értekezletA felsővezetők tervezik meg a hosszú távú irányt.
- Virtuális csapatmegbeszélésprezentációk, beszélgetések és interaktív tevékenységek videón vagy chaten keresztül.
- Ötletelés: egy kreatív találkozó, ahol az emberek új ötleteket generálnak és vitatnak meg.
- Személyes találkozó: privát beszélgetés teljesítményértékeléshez, coachinghoz vagy fejlesztéshez.
2. Határozza meg a célt és a feladatokat
Mondd el, miért tartják a találkozót, és mit szeretnél elérni. Ha nem tudsz megnevezni egy eredményt, kérdezd meg, hogy egy üzenet is megteszi-e. Rogelberg ugyanezt a pontot emeli ki: néha elküldheted az információt, és a találkozót öt percnyi kérdésfeltevéssel töltheted el (Tudás Whartonban interjú).
3. Határozza meg a főbb témákat
Sorold fel a lefedendő témákat, beleértve a meghozandó döntéseket is. A legfontosabb elemet helyezd előre, míg az energia és a figyelem a legfontosabb.
4. Határidő beállítása
Adj meg minden témának egy idősávot, és az egész megbeszélésnek egy befejezési időpontot, hogy a megbeszélés a tervek szerint haladjon.
5. A résztvevők és szerepeik azonosítása
Sorold fel, kik fognak részt venni, és mi az egyes személyek felelőssége, például egy frissítés bemutatása, jegyzetelés vagy időmérés.
6. Anyagok és igazoló dokumentumok előkészítése
Gyűjtsd össze, mire lesz szükségük a résztvevőknek a megbeszélés során, és oszd meg velük előre azokat az anyagokat, amelyeket el kell olvasni.
7. Előre ossza ki a napirendet
Küldd el a napirendet minden résztvevőnek, hogy mindenki felkészülten érkezzen. Kérd meg őket, hogy a megbeszélés előtt tegyék hozzá a saját napirendi pontjaikat.
8. Szükség szerint ellenőrizze és módosítsa
A megbeszélés előtt ellenőrizd a napirendet, hogy teljes és pontos-e, és vágj ki mindent, aminek nincs szüksége a csoport jelenlétére a teremben.
Ülésnapirend példák és ingyenes sablonok
Íme három napirend, amelyet módosíthatsz. A napirendi pontokat és az időzítéseket a megbeszélés igényeihez és céljaihoz kell igazítani.
1. Csapatmegbeszélés napirendje
Találka:
Bérleti díj:
résztvevők:
célok: frissítse a projekt előrehaladását; tekintse át a jelenlegi problémákat és megoldásokat.
- Bevezetés és üdvözlés (5 perc) | @WHO
- Az előző ülés áttekintése (10 perc) | @WHO
- Projektfrissítések és előrehaladási jelentések (20 perc) | @WHO
- Problémamegoldás és döntéshozatal (20 perc) | @WHO
- Nyílt vita és visszajelzés (20 perc) | @WHO
- Tevékenységek és következő lépések (15 perc) | @who
- A záró és a következő ülés megbeszélése (5 perc) | @WHO
Ingyenes havi megbeszélés sablon
2. Minden résztvevő részvételével zajló megbeszélés napirendje
Találka:
Bérleti díj:
résztvevők:
Célkitűzés: ossza meg a vállalat teljesítményét, és mutasson be új kezdeményezéseket és terveket.
- Köszöntő és bemutatkozás (5 perc)
- Vállalati teljesítményfrissítés (20 perc)
- Új kezdeményezések és tervek (20 perc)
- Kérdések és válaszok (30 perc)
- Munkavállalói elismerés és díjak (15 perc)
- Záró és következő megbeszélés (5 perc)
3. Projektindító megbeszélés napirendje
Találka:
Bérleti díj:
résztvevők:
célok: tűzzön ki egyértelmű célokat és elvárásokat; mutassa be a csapatot; beszélje meg a kihívásokat és a kockázatokat.
- Köszöntő és bemutatkozás (5 perc) | @WHO
- A projekt áttekintése és a célok (15 perc) | @WHO
- Csapattagok bemutatkozása (5 perc) | @WHO
- Szerep- és felelősségi feladatok (20 perc) | @WHO
- Menetrend és idővonal áttekintése (15 perc) | @WHO
- Projekt kihívásai és kockázatai (20 perc) | @who
- Akcióelemek és a következő lépések (15 perc) | @WHO
- A záró és a következő ülés megbeszélése (5 perc) | @WHO
További kezdőötletek a mi oldalunkon találhatók. projektindító megbeszélés útmutatója.
Állítsd be a megbeszélésed napirendjét a következővel: AhaSlides
Ha egy napirendet a csapatod számára láthatóvá, közösen szavazóvá és szerkeszthetővé szeretne tenni:
- Hozzon létre egy fiókot. Iratkozzon fel a AhaSlides vagy böngészhet a nyilvános sablonok könyvtára.
- Válasszon egy megbeszélés napirendi sablont és kattintson Sablon beszerzése.
Adja hozzá a napirendi pontokat. Cseréld le a sablon lista diáját a saját napirendedre. Ezután adj hozzá egy gyors jégtörőt, egy szavazást vagy egy nyitott kérdést, hogy az emberek az első diától kezdve részt vehessenek.
Együttműködés és megosztás. Hívd meg csapattársaidat a prezentáció szerkesztésére, majd oszd meg a napirendet linkként vagy QR-kódként a megbeszélés előtt.
Legfontosabb elvitel
- A témák felsorolása előtt válassza ki a megbeszélés típusát és egyértelmű célt.
- A legfontosabb dolgot tedd előre, és minden elemnek adj meg egy időt és egy gazdát.
- Előre küldd el a napirendet, és kérd meg a résztvevőket, hogy kiegészítsék azt.
- Minden alkalommal írjon új napirendet. A napirend önmagában nem teszi hatékonnyá a megbeszélést.
Gyakran Ismételt Kérdések
Mire utal egy ülés napirendje?
A napirend a megbeszélésen teendők tervezett vázlata, amelyet néha ütemtervnek vagy ügyrendnek is neveznek. Felsorolja a témákat, az időzítéseket és az egyes pontok vezetőit.
Mi az a napirend-meghatározó ülés?
Napirend-meghatározó ülést tartanak egy nagyobb, közelgő ülés napirendjének megtervezésére és eldöntésére.
Mi a projektmegbeszélés napirendje?
A projektértekezlet napirendje felvázolja a projekttel kapcsolatos témákat, megbeszéléseket és teendőket, például az előrehaladást, a kockázatokat és a következő lépéseket.
