8 legfontosabb lépés az értekezlet napirendjének megírásához példákkal és ingyenes sablonokkal

Szóval, mi az Találkozó menetrend? Az igazság az, hogy mindannyian részesei voltunk olyan találkozóknak, ahol értelmetlennek érezzük magunkat, és nem is értjük, miért kell találkoznunk, hogy megvitassuk az e-mailben megoldható információkat. Néhány embernek akár órákig elhúzódó találkozókon is részt kell vennie anélkül, hogy bármilyen probléma megoldódna.

Azonban nem minden megbeszélés eredménytelen, és ha hatékonyan szeretne együtt dolgozni csapatával, egy napirenddel rendelkező találkozó megóvja Önt a fenti katasztrófáktól.

A jól összeállított napirend világos célokat és elvárásokat fogalmaz meg a találkozóval szemben, biztosítva, hogy mindenki tudja a célját és azt, hogy minek kell történnie előtte, közben és utána.

Ezért ez a cikk elvezeti Önt az értekezlet napirendjének fontosságához, a hatékony napirend létrehozásának lépéseihez, valamint példákkal (+sablonokkal), amelyeket a következő megbeszélésen használhat.

• Miért van szükség minden találkozóra napirendre?
• 8 kulcsfontosságú lépés a hatékony értekezleti napirend megírásához
• Példák az ülések napirendjére és ingyenes sablonok
• Állítsa be értekezleti napirendjét az AhaSlides segítségével
• Kulcs elvezetések 

További munkatippek az AhaSlides segítségével

• 10 találkozótípus az üzleti életben
• Találkozó jegyzőkönyv: A legjobb írási útmutató, példák (+ ingyenes sablon) 2023-ban
• 6 Legjobb Találkozás Hackekkel

Miért van szükség minden találkozóra napirendre?

Minden értekezletnek napirendre van szüksége annak érdekében, hogy eredményes és hatékony legyen. Az ülés napirendje a következő előnyökkel jár:

• Tisztázza a találkozó célját és céljait, és segít a vita fókuszált és megfelelő szinten tartásában.
• Kezelje a találkozó idejét és ütemét, ügyeljen arra, hogy ne legyenek értelmetlen viták, és takarítson meg annyi időt, amennyit csak lehetséges.
• Tűzz ki elvárásokat a résztvevőkkel szemben, és gondoskodjon arról, hogy minden lényeges információra és műveleti elemre kiterjedjen.
• Elősegíti az elszámoltathatóságot és a szervezettséget, ami hatékonyabb és eredményesebb találkozókhoz vezet.

8 kulcsfontosságú lépés a hatékony értekezleti napirend megírásához

Íme néhány kulcsfontosságú tipp a hatékony értekezleti napirend összeállításához:

1/ Határozza meg a találkozó típusát 

Mivel a különböző típusú találkozók különböző résztvevőket, formátumokat és célokat foglalhatnak magukban, fontos, hogy a helyzetnek megfelelőt válasszuk ki.

• Projektindító találkozó: Egy találkozó, amely áttekintést ad a projektről, annak céljairól, ütemtervéről, költségvetéséről és elvárásairól.
• Teljes körű találkozó: Az egész vállalatra kiterjedő találkozó, amelyre minden alkalmazottat meghívnak. Mindenkit tájékoztatni a vállalat teljesítményéről, céljairól és terveiről, valamint előmozdítani a közös cél és irány érzetét a szervezeten belül.
• Önkormányzati gyűlés: A vállalati városháza ülése, ahol az alkalmazottak kérdéseket tehettek fel, frissítéseket kaphatnak, és visszajelzést adhatnak a felső vezetésnek és más vezetőknek.
• Stratégiai Menedzsment értekezlet: Értekezlet, amelyen a felsővezetők vagy vezetők összegyűlnek, hogy megvitassák és megtervezzék a hosszú távú irányt. 
• Virtuális csapat találkozó: A virtuális csapattalálkozók formátuma tartalmazhat prezentációkat, megbeszéléseket és interaktív tevékenységeket, és lebonyolítható videokonferencia szoftverrel, azonnali üzenetküldéssel vagy más digitális kommunikációs eszközökkel. 
• Ötletbörze: Kreatív és együttműködésen alapuló találkozó, amelyen a résztvevők új ötleteket generálnak és megvitatnak.
• Egy-egy találkozó: Két ember privát találkozója, amelyet gyakran teljesítményértékelésekre, coachingra vagy személyes fejlődésre használnak.

2/ Határozza meg a találkozó célját és céljait

Világosan fogalmazza meg, miért tartják a találkozót, és mit remél Ön vagy csapata.

3/ Határozza meg a legfontosabb témákat 

Sorolja fel a kulcsfontosságú témákat, amelyekkel foglalkozni kell, beleértve az esetleges fontos döntéseket, amelyeket meg kell hozni.

4/ Időkorlát hozzárendelése

Minden témához és az egész értekezlethez szánjon megfelelő időt, hogy biztosítsa az értekezlet ütemezését.

5/ Határozza meg a résztvevőket és szerepeiket

Készítsen listát arról, hogy kik vesznek részt a találkozón, és határozzák meg szerepeiket és felelősségeiket.

6/ Anyagok és igazoló dokumentumok készítése

Gyűjtsön össze minden releváns információt vagy anyagot, amelyre a találkozó során szükség lesz.

7/ A napirendet előre kiosztani

Küldje el az ülés napirendjét minden résztvevőnek, hogy mindenki készen álljon és felkészült.

8/ Szükség szerint felülvizsgálja és módosítja a napirendet

Az ülés előtt tekintse át a napirendet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az teljes és pontos, és végezze el a szükséges módosításokat.

Példák az ülések napirendjére és ingyenes sablonok 

Íme néhány példa az ülések napirendjére, amelyek különböző típusú értekezletekhez használhatók:

1/ Csapattalálkozó napirendje

Találka: 

Bérleti díj: 

résztvevők: 

A csapattalálkozó céljai:

• A projekt végrehajtási folyamatának frissítése
• Az aktuális problémák és megoldások áttekintése

Csapattalálkozó napirendje: 

• Bevezetés és üdvözlés (5 perc) | @WHO
• Az előző ülés áttekintése (10 perc) | @WHO
• Projektfrissítések és előrehaladási jelentések (20 perc) | @WHO
• Problémamegoldás és döntéshozatal (20 perc) | @WHO
• Nyílt vita és visszajelzés (20 perc) | @WHO
• Művelet és következő lépések (15 perc) | @WHO
• A záró és a következő ülés megbeszélése (5 perc) | @WHO

Ingyenes havi találkozó sablon az AhaSlides szolgáltatással

2/ Minden kéz ülésének napirendje

Találka: 

Bérleti díj: 

attvégtagok: 

A találkozó céljai:

• A vállalat teljesítményének frissítése és új kezdeményezések és tervek bevezetése az alkalmazottak számára.

Az ülés napirendje: 

• Köszöntő és bemutatkozás (5 perc)
• Vállalati teljesítményfrissítés (20 perc)
• Új kezdeményezések, tervek bemutatása (20 perc)
• Kérdések és válaszok (30 perc)
• Munkavállalói elismerés és díjak (15 perc)
• Záró és következő megbeszélés (5 perc)

Minden kéz találkozó sablon

3/ A projekt indító ülésének napirendje

Találka: 

Bérleti díj: 

résztvevők:

A találkozó céljai:

• Világos célok és elvárások megfogalmazása a projekttel szemben
• A projektcsapat bemutatása
• A projekt kihívásainak és kockázatainak megvitatása

Az ülés napirendje: 

• Köszöntő és bemutatkozás (5 perc) | @WHO
• A projekt áttekintése és a célok (15 perc) | @WHO
• Csapattagok bemutatkozása (5 perc) | @WHO
• Szerep- és felelősségi feladatok (20 perc) | @WHO
• Menetrend és idővonal áttekintése (15 perc) | @WHO
• A projekt kihívásainak és kockázatainak megvitatása (20 perc) | @WHO
• Akcióelemek és a következő lépések (15 perc) | @WHO
• A záró és a következő ülés megbeszélése (5 perc) | @WHO

Vegye figyelembe, hogy ezek csak példák, a napirendi pontok és a formátum az ülés konkrét igényei és céljai alapján módosítható. 

Állítsa be értekezleti napirendjét az AhaSlides segítségével 

A megbeszélés napirendjének beállításához az AhaSlides szolgáltatással, kövesse az alábbi lépéseket:

• Hozzon létre egy fiókot: Ha még nem tetted, iratkozz fel AhaSlides és hozzon létre egy fiókot. Vagy irány a miénk Nyilvános sablonok könyvtára.

• Válasszon egy megbeszélés napirendi sablont: Számos ülésnapirend-sablonunk van, amelyeket kiindulási pontként használhat. Egyszerűen válassza ki az igényeinek leginkább megfelelőt, és kattintson „Sablon beszerzése”.

• A sablon testreszabása: Miután kiválasztotta a sablont, testreszabhatja azt elemek hozzáadásával vagy eltávolításával, a formázás módosításával és a színséma módosításával.

• Adja hozzá napirendi pontjait: Használja a diaszerkesztőt a napirendi pontok hozzáadásához. Hozzáadhat szöveget, pörgettyűt, szavazásokat, képeket, táblázatokat, diagramokat és egyebeket.

• Együttműködés a csapattal: Ha csapattal dolgozik, együttműködhet a napirenden. Egyszerűen hívja meg a csapat tagjait a prezentáció szerkesztésére, és ők változtatásokat hajthatnak végre, megjegyzéseket fűzhetnek hozzá, és módosításokat javasolhatnak.

• Oszd meg a napirendet: Ha készen áll, megoszthatja a napirendet csapatával vagy a résztvevőkkel. Megoszthat linket vagy QR-kóddal.

Az AhaSlides segítségével könnyedén létrehozhat egy professzionális, jól felépített értekezlet-napirendet, amely segít a pályán maradni és elérni a találkozó céljait.

Kulcs elvezetések 

Ha követi ezeket a kulcsfontosságú lépéseket és példákat az AhaSlides-sablonok segítségével, reméljük, sikerül egy jól felépített értekezleti napirendet létrehoznia, amely felkészíti Önt a sikerre.

Gyakran ismételt kérdések