Google Forms là một trong những công cụ khảo sát được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Hơn 558,000 công ty sử dụng nó, chiếm gần một nửa thị trường phần mềm khảo sát [1], và hoàn toàn miễn phí. Nếu bạn cần một biểu mẫu phản hồi nhanh, một đánh giá sau đào tạo hoặc một biểu mẫu thu thập dữ liệu đơn giản, nó đáp ứng tốt các nhu cầu cơ bản.
Hướng dẫn này sẽ trình bày 10 bước để xây dựng và triển khai khảo sát trên Google Forms, chia sẻ các mẹo thực tế để thu hút người tham gia phản hồi và giải thích những hạn chế của công cụ này đối với các trường hợp sử dụng chuyên nghiệp.
Những điều Google Forms có thể và không thể làm
Google Forms là một công cụ miễn phí, có khả năng đáp ứng nhu cầu người dùng. Nó chấp nhận số lượng phản hồi không giới hạn, kết nối trực tiếp với Google Sheets và hoạt động trên mọi thiết bị. Tuy nhiên, điểm yếu của nó là không thể tổ chức các phiên tương tác trực tiếp. Người tham gia không thấy kết quả được cập nhật theo thời gian thực, không có cách nào để chiếu phản hồi lên toàn bộ phòng khi chúng được gửi đến, và các tùy chọn thiết kế cũng khá hạn chế.
Đối với các chuyên gia đào tạo và phát triển cũng như các nhóm nhân sự điều hành các buổi đào tạo trực tiếp hoặc các buổi họp toàn thể, khoảng cách đó rất quan trọng. Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn về điều này ở cuối bài.
Hướng dẫn cách tạo khảo sát bằng Google Forms
Bước 1: Mở Google Forms
Đến phần form.google.com Khi đã đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Bạn cũng có thể bắt đầu từ Google Drive bằng cách nhấp vào Mới > Google Forms.
Bước 2: Bắt đầu một biểu mẫu mới
Nhấp vào "Biểu mẫu trống" để bắt đầu từ đầu, hoặc mở thư viện mẫu để xem các tùy chọn có sẵn như phản hồi sự kiện, sự hài lòng của khách hàng hoặc đánh giá khóa học. Mẫu giúp tiết kiệm thời gian thiết lập khi cấu trúc đã quen thuộc.
Trên các gói Google Workspace và Google AI đủ điều kiện, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn "Giúp tôi tạo" của Gemini để soạn thảo biểu mẫu từ một lời nhắc ngắn hoặc từ tệp Doc, Sheet, Slides hoặc PDF mà bạn đã có [4]. Xem lại bản nháp cẩn thận, vì nó sẽ không thiết lập các phần hoặc cài đặt câu hỏi cho bạn.
Bước 3: Thêm tiêu đề và mô tả
Tiêu đề xuất hiện ở đầu biểu mẫu mà người trả lời nhìn thấy. Sử dụng trường mô tả để thiết lập ngữ cảnh: khảo sát kéo dài bao lâu, lý do bạn thu thập dữ liệu và liệu câu trả lời có được ẩn danh hay không. Người trả lời biết trước những gì sẽ diễn ra sẽ có nhiều khả năng hoàn thành hơn.
Bước 4: Thêm câu hỏi
Nhấp vào biểu tượng "+" trên thanh công cụ bên phải để thêm câu hỏi, sau đó chọn loại câu hỏi từ menu thả xuống. Google Forms hỗ trợ:
- Câu trả lời ngắn (văn bản một dòng)
- Đoạn văn (văn bản nhiều dòng)
- Trắc nghiệm (chọn một đáp án)
- Ô chọn (chọn nhiều ô)
- Thả xuống
- Tải tệp lên
- Thang đo tuyến tính (dành cho các câu hỏi xếp hạng theo kiểu Likert)
- Đánh giá (sao, trái tim hoặc ngón tay cái)
- lưới trắc nghiệm và lưới hộp kiểm
- Ngày và thời gian
Đối với các bài đánh giá đào tạo và khảo sát nhân sự, thang đo tuyến tính và câu hỏi trắc nghiệm đáp ứng hầu hết các nhu cầu. Nếu bạn đang xây dựng khảo sát phản hồi cấp độ 1 theo mô hình Kirkpatrick sau một buổi hội thảo, sự kết hợp giữa thang đo tuyến tính và một câu hỏi mở dạng đoạn văn là một nền tảng vững chắc. Lưu ý rằng các câu hỏi tải tệp yêu cầu người trả lời đăng nhập vào tài khoản Google.
Bước 5: Đánh dấu các câu hỏi bắt buộc
Hãy bật tùy chọn "Bắt buộc" cho mỗi câu hỏi cần trả lời trước khi có thể gửi biểu mẫu. Sử dụng tùy chọn này một cách chọn lọc, vì việc bắt buộc trả lời tất cả các câu hỏi sẽ làm tăng tỷ lệ bỏ ngang, đặc biệt là đối với các trường nhập liệu tự do.
Bước 6: Sử dụng các phần cho các khảo sát dài hơn
Nhấp vào biểu tượng Thêm phần trên thanh công cụ để chia một khảo sát dài thành các phần hợp lý. Các phần giúp khảo sát trông ngắn gọn hơn, từ đó giúp tăng tỷ lệ hoàn thành. Mỗi phần có thể có tiêu đề riêng và bạn có thể hướng người tham gia đến các phần khác nhau dựa trên câu trả lời của họ. Mở menu ba chấm trên câu hỏi trắc nghiệm và chọn "Chuyển đến phần dựa trên câu trả lời" để tạo đường dẫn như "Nếu câu trả lời cho câu hỏi 3 là Không, hãy chuyển đến Phần 4."
Bước 7: Tùy chỉnh giao diện
Nhấp vào biểu tượng bảng màu ở trên cùng để mở bảng chủ đề. Từ đó, bạn có thể thêm ảnh tiêu đề, thay đổi chủ đề và màu nền, cũng như chọn phông chữ cho tiêu đề, câu hỏi và văn bản. Việc phù hợp với nhận diện thương hiệu của công ty bạn sẽ giúp biểu mẫu trông chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.
Bước 8: Xem trước trước khi gửi
Nhấp vào biểu tượng con mắt để mở biểu mẫu như người trả lời sẽ thấy. Kiểm tra xem các trường bắt buộc đã được đánh dấu chính xác chưa và logic của phần đó có hoạt động đúng không. Sau đó, hãy mở liên kết trên điện thoại của bạn nữa, vì nhiều người trả lời sẽ làm như vậy.
Bước 9: Xuất bản và chia sẻ khảo sát
Các biểu mẫu mới sẽ không hoạt động cho đến khi bạn xuất bản chúng. Nhấp vào Xuất bản ở góc trên bên phải, chọn người có thể phản hồi (bất kỳ ai có liên kết hoặc chỉ những người bạn thêm vào), sau đó xuất bản. Sau khi biểu mẫu được xuất bản, bạn có thể chia sẻ nó theo nhiều cách:
- Link: Sao chép liên kết phản hồi và chia sẻ ở bất cứ đâu, với tùy chọn rút ngắn liên kết.
- Email: Gửi biểu mẫu trực tiếp đến danh sách địa chỉ.
- Nhúng: Sao chép đoạn mã HTML để đặt biểu mẫu lên trang web hoặc mạng nội bộ.
Đối với các cuộc khảo sát nội bộ, việc chia sẻ thông tin được thực hiện thông qua các kênh mà mọi người đã sử dụng, chẳng hạn như... SlackViệc gửi tin nhắn riêng cho nhóm hoặc tin nhắn từ người quản lý thường hiệu quả hơn so với việc gửi hàng loạt liên kết chung chung.
Bước 10: Xem lại phản hồi
Mở tab Phản hồi để xem bản tóm tắt kèm biểu đồ tự động tạo, hoặc chuyển sang chế độ xem Cá nhân để đọc từng phản hồi. Nhấp vào Liên kết đến Bảng tính để gửi tất cả phản hồi vào bảng tính để phân tích sâu hơn, chẳng hạn như lọc theo phòng ban, tính trung bình hoặc tạo biểu đồ của riêng bạn.
Mẹo để nhận được nhiều phản hồi hơn
Tỷ lệ phản hồi khảo sát qua email thông thường nằm trong khoảng 15 đến 25% [3] và tỷ lệ bỏ ngang tăng lên với mỗi câu hỏi bạn thêm vào [2]. Những thói quen này giúp thu hẹp khoảng cách đó.
Giữ cho nó ngắn. Phân tích của SurveyMonkey về 100,000 cuộc khảo sát cho thấy tỷ lệ bỏ cuộc tăng mạnh nhất với mỗi câu hỏi được thêm vào cho đến khoảng 15 câu hỏi [2]. Đối với một đánh giá sau đào tạo điển hình, 8 đến 10 câu hỏi là mức tối đa thực tế.
Hãy nêu rõ thời gian ngay từ đầu. Việc ghi rõ "Việc này chỉ mất 3 phút" trong phần mô tả hoặc lời mời sẽ giúp mọi người cam kết hơn, vì họ biết phạm vi công việc trước khi bắt đầu.
Hãy cá nhân hóa lời mời. Một tin nhắn nêu rõ tên người nhận và đề cập đến một sự kiện cụ thể ("sau buổi hướng dẫn hội nhập hôm thứ Ba") sẽ hiệu quả hơn là một tin nhắn chung chung như "vui lòng điền vào mẫu đơn này".
Gửi một lời nhắc nhở. Một email nhắc lại vài ngày sau yêu cầu đầu tiên, kèm lời cảm ơn đến những người đã phản hồi, sẽ giúp liên lạc được với những người có ý định trả lời mà không làm phiền những người khác.
Làm rõ vấn đề ẩn danh. Nếu câu trả lời là ẩn danh, hãy nêu rõ điều đó. Điều này đặc biệt quan trọng đối với phản hồi từ quản lý hoặc các câu hỏi về sức khỏe tổ chức, nơi mọi người lo ngại bị nhận dạng.
Chọn đúng thời điểm. Tránh gửi email vào sáng sớm thứ Hai hoặc chiều muộn thứ Sáu, khi hộp thư đến bận rộn nhất hoặc mọi người đã không còn chú ý đến email nữa.
Một mẫu khảo sát sau đào tạo gồm 8 câu hỏi.
Nếu bạn đang xây dựng bản đánh giá sau đào tạo, cấu trúc này sẽ giúp bản đánh giá ngắn gọn mà vẫn cung cấp cho bạn dữ liệu hữu ích để hành động:
- Bạn đánh giá buổi học hôm nay như thế nào? (Thang điểm từ 1 đến 5)
- Nội dung này có mức độ phù hợp như thế nào với vai trò của bạn? (Thang điểm tuyến tính, từ 1 đến 5)
- Bạn tự tin đến mức nào khi áp dụng những gì đã học? (Thang điểm tuyến tính, từ 1 đến 5)
- Bạn đánh giá người điều phối như thế nào? (Thang điểm tuyến tính, từ 1 đến 5)
- Thời lượng buổi học có phù hợp không? (Chọn nhiều đáp án: quá ngắn, phù hợp, quá dài)
- Chủ đề nào hữu ích nhất? (Chọn nhiều đáp án)
- Bạn có khả năng giới thiệu buổi hội thảo này cho đồng nghiệp của mình đến mức nào? (Thang điểm tuyến tính, từ 0 đến 10)
- Bạn muốn thay đổi điều gì trong buổi học này? (Đoạn văn)
Các lỗi thường gặp để tránh
Ngay cả một biểu mẫu được thiết kế tốt cũng có thể hoạt động kém hiệu quả nếu một vài thói quen phổ biến xuất hiện. Dưới đây là bốn vấn đề mà các nhóm Đào tạo và Phát triển (L&D) và Nhân sự thường gặp phải nhất, và cách khắc phục chúng.
Đặt câu hỏi gợi ý. Một câu hỏi như "Bạn thích buổi học hôm nay đến mức nào?" giả định rằng người trả lời thích buổi học. Cách đặt câu hỏi này làm sai lệch câu trả lời theo hướng tích cực và khiến dữ liệu ít hữu ích hơn trong việc cải thiện chương trình. Hãy viết lại câu hỏi thành "Bạn đánh giá buổi học hôm nay như thế nào?" với thang điểm trung lập. Logic tương tự cũng áp dụng cho các lựa chọn trả lời: giữ cho thang điểm cân bằng, với số lượng lựa chọn tiêu cực bằng với số lượng lựa chọn tích cực.
Sử dụng quá nhiều trường văn bản mở. Việc viết các câu trả lời dạng văn bản tự do tốn nhiều công sức và việc phân tích chúng còn tốn nhiều công sức hơn nữa. Thông thường, một hoặc hai câu hỏi mở cho mỗi khảo sát là đủ để nắm bắt được những sắc thái tinh tế mà không làm người trả lời mệt mỏi hoặc để lại cho bạn 400 bình luận không có cấu trúc cần phải đọc. Đối với hầu hết các biểu mẫu sau đào tạo, hãy giới hạn phần văn bản tự do ở một câu hỏi duy nhất "Bạn muốn thay đổi điều gì về buổi học này?" ở cuối.
Bỏ qua bước kiểm tra trên điện thoại. Trình soạn thảo Google Forms được thiết kế cho máy tính để bàn, nhưng phần lớn người trả lời sẽ mở liên kết trên điện thoại. Văn bản câu hỏi dài và các ô chọn rộng trông gọn gàng trên máy tính xách tay có thể khó đọc và chạm vào trên màn hình nhỏ. Hãy mở biểu mẫu trên điện thoại trước khi gửi và tránh các ô chọn có nhiều hơn bốn hoặc năm cột.
Gửi từ một địa chỉ email chung chung hoặc bí danh nhóm. Các khảo sát được gửi từ "hr-noreply@company.com" hoặc "training@company.com" dễ bị bỏ qua hơn so với tin nhắn từ một người thật. Khi có thể, hãy gửi từ hoặc sao chép cho người mà người nhận khảo sát quen biết, chẳng hạn như quản lý của họ, người hướng dẫn buổi đào tạo hoặc đối tác nhân sự của họ. Mối liên hệ cá nhân cho thấy rằng ai đó thực sự sẽ đọc phản hồi.
Các câu hỏi thường gặp
Tôi có thể giới hạn số lượng phản hồi để mỗi người chỉ được gửi một lần không?
Vâng. Mở tab Cài đặt, mở rộng mục Phản hồi và bật tùy chọn "Giới hạn 1 phản hồi". Tùy chọn này yêu cầu người trả lời đăng nhập vào tài khoản Google, điều này có thể không phù hợp với đối tượng bên ngoài hoặc các nhà thầu không sử dụng Google. Nếu không đăng nhập, Google Forms không có cách nào ngăn người dùng gửi phản hồi hai lần.
Làm thế nào để tôi chia sẻ kết quả với các bên liên quan mà không cần cấp cho họ quyền chỉnh sửa biểu mẫu?
Bất kỳ ai bạn thêm vào làm cộng tác viên trên biểu mẫu đều có thể chỉnh sửa nó, vì vậy hãy chia sẻ dữ liệu thay vì chỉnh sửa. Liên kết biểu mẫu với Google Sheets, sau đó chia sẻ bảng tính đó với quyền truy cập chỉ xem, hoặc tạo một tab tóm tắt với biểu đồ và chỉ chia sẻ tab đó. Nếu bạn muốn tất cả người trả lời đều xem được kết quả tổng hợp, bạn cũng có thể bật "Xem tóm tắt kết quả" trong Cài đặt > Trình bày.
Google Forms có phù hợp cho việc thu thập phản hồi 360 độ hoặc đánh giá hiệu suất không?
Nó có thể xử lý các thao tác cơ bản, chẳng hạn như thu thập xếp hạng, phân công người dùng theo logic nhóm và tổng hợp dữ liệu trong Google Sheets, nhưng nó không được xây dựng cho trường hợp sử dụng đó. Không có cách nào tích hợp sẵn để liên kết phản hồi với một người cụ thể đang được đánh giá trong khi vẫn giữ ẩn danh người đánh giá, không có kiểm soát truy cập dựa trên vai trò và không có báo cáo được thiết kế cho các khung năng lực. Đối với phản hồi đồng nghiệp không thường xuyên, không mang tính áp lực cao, việc sử dụng các biểu mẫu riêng cho từng người có thể hiệu quả. Đối với quy trình đánh giá 360 độ chính thức trên nhiều nhân viên, một nền tảng quản trị nhân sự chuyên dụng sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý.
Tôi có thể sử dụng Google Forms để tổ chức bài kiểm tra hoặc đánh giá kiến thức sau khóa đào tạo không?
Đúng vậy, và đây là một trong những trường hợp sử dụng hiệu quả nhất của công cụ này. Trong tab Cài đặt, hãy bật "Biến đây thành bài kiểm tra" để chấm điểm cho các câu hỏi, thiết lập câu trả lời đúng và hiển thị điểm số cho người trả lời sau khi họ nộp bài. Bạn cũng có thể thêm phản hồi cho mỗi câu trả lời, biến bài kiểm tra thành một khoảnh khắc học tập ngắn gọn thay vì chỉ là điểm số. Đối với các khóa đào tạo tuân thủ tự học hoặc các mô-đun học trực tuyến cần kiểm tra kiến thức đơn giản với chấm điểm tự động, Google Forms xử lý việc này rất tốt.
Khi Google Forms không đủ đáp ứng nhu cầu
Google Forms thu thập phản hồi không đồng bộ. Kết quả được hiển thị trên bảng điều khiển dành cho người tạo biểu mẫu, và tối đa, người trả lời chỉ có thể xem bản tóm tắt tĩnh sau khi gửi. Không có cách nào để người điều phối hiển thị trực tiếp quá trình tạo phản hồi trước mặt nhóm.
Đối với các buổi đào tạo, họp toàn thể và họp nhóm mà mục tiêu là thu hút sự tham gia của mọi người trực tiếp hoặc qua cuộc gọi video, hạn chế đó thực sự quan trọng. Khi người hướng dẫn muốn hiển thị đám mây từ khóa theo thời gian thực về phản hồi của người tham gia, tiến hành thăm dò ý kiến trực tiếp trước khi thảo luận hoặc thu thập câu hỏi ẩn danh từ 200 nhân viên, Google Forms cần một giải pháp chia sẻ màn hình thay thế, điều này làm gián đoạn luồng công việc.
AhaSlides Nền tảng này xử lý trực tiếp các trường hợp sử dụng đó. Các cuộc thăm dò ý kiến, thang điểm đánh giá, hỏi đáp, đám mây từ khóa và câu đố được thực hiện trực tiếp trong phiên họp. Người tham gia trả lời trên điện thoại của họ, kết quả hiển thị trên màn hình theo thời gian thực và người điều phối có thể thảo luận dữ liệu ngay lập tức. Bạn cũng có thể gửi khảo sát sau phiên họp từ cùng một nền tảng, vì vậy bạn không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ.
Đối với việc thu thập dữ liệu độc lập mà không cần tương tác trực tiếp, Google Forms là một lựa chọn mặc định tốt. Khi khảo sát là một phần của phiên trực tiếp, một công cụ tương tác chuyên dụng sẽ cho kết quả tốt hơn.
nguồn
[1] 6sense. Thị phần của Google Forms. https://6sense.com/tech/survey/google-forms-market-share
[2] SurveyMonkey. Câu hỏi khảo sát và tỷ lệ hoàn thành. https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_questions_and_completion_rates/
[3] SurveySparrow. Tiêu chuẩn tỷ lệ phản hồi khảo sát. https://surveysparrow.com/blog/survey-response-rate-benchmarks/
[4] Cập nhật Google Workspace. Tạo biểu mẫu bằng Gemini trong Google Forms. https://workspaceupdates.googleblog.com/2025/06/help-me-create-gemini-google-forms.html
