Apa yang bagus email undangan rapat contoh?
Rapat dapat menjadi elemen penting dari efektivitas, koordinasi, dan kesatuan tim. Banyak perusahaan mengadakan pertemuan setidaknya sekali seminggu, itu bisa menjadi pertemuan informal untuk sekadar berbicara mendalam dengan karyawan mereka atau pertemuan dewan manajemen yang lebih formal untuk membahas rencana masa depan perusahaan dan laporan akhir tahun tahunan. Pengurus atau pimpinan wajib mengirimkan surat undangan rapat kepada peserta atau tamu.
Undangan rapat penting untuk menjalankan rapat resmi secara efektif dan lancar. Ada banyak cara untuk mengirim undangan rapat. Pada artikel ini, kami fokus pada berurusan dengan email undangan rapat, metode paling mudah dan populer untuk mengundang orang berpartisipasi dalam rapat Anda.
Daftar Isi
Templat Rapat Cepat dengan AhaSlides
Mulai dalam hitungan detik.
Dapatkan templat cepat dengan AhaSlides. Daftar gratis dan ambil apa yang Anda inginkan dari perpustakaan template!
Dapatkan Template Gratis ️
Apa itu Email Undangan Rapat?
Bagian penting dari aktivitas bisnis, email undangan rapat adalah pesan tertulis dengan demonstrasi tujuan rapat dan permintaan orang untuk bergabung dalam rapat mengikuti tanggal dan lokasi tertentu, ditambah lampiran yang lebih mendetail jika ada. Itu dapat ditulis dalam gaya formal atau informal tergantung pada karakteristik pertemuan. Mereka harus ditulis dengan nada dan gaya yang sesuai untuk memenuhi etiket email bisnis.
Namun, jangan bingung antara email undangan rapat dengan email permintaan rapat. Perbedaan utama antara email-email ini adalah bahwa email permintaan rapat bertujuan untuk membuat janji temu dengan seseorang sementara email undangan rapat bertujuan untuk mengundang Anda ke rapat pada tanggal dan lokasi yang diumumkan
Mengapa Email Undangan Rapat Penting?
Menggunakan undangan email membawa banyak manfaat. Keuntungan undangan email tercantum di bawah ini:
- Terhubung ke kalender secara langsung. Saat penerima menerima undangan, itu ditambahkan kembali ke kalender bisnis mereka dan Anda akan mendapatkan pengingat yang sama seperti acara lain yang dicatat di kalender.
- Ini nyaman dan cepat. Penerima Anda dapat mencapai email segera setelah Anda mengklik tombol kirim. Karena langsung ke penerima, jika alamat email salah, Anda dapat segera menerima pengumuman dan segera mencari solusi lebih lanjut.
- Ini menghemat waktu. Anda dapat mengirim email grup dengan ribuan alamat email secara bersamaan.
- Ini hemat biaya. Anda tidak perlu mengeluarkan anggaran untuk pengiriman surat.
- Itu dapat dihasilkan langsung dari platform webinar pilihan Anda. Kecuali jika Anda mengadakan rapat tatap muka, pilihan pertama Anda mungkin adalah Zoom, Microsoft Teams, atau yang setara. Saat RSVP dikonfirmasi, semua tautan dan kerangka waktu disinkronkan melalui email, sehingga peserta dapat menghindari kebingungan dengan acara lainnya.
Ini adalah fakta bahwa miliaran email dikirim setiap hari dan banyak di antaranya adalah spam. Karena setiap orang menggunakan setidaknya satu email untuk bertukar pesan penting untuk pekerjaan, pembelian, rapat, dan lainnya. Namun, karena Anda harus membaca berton-ton email per hari, tidak mengherankan jika terkadang Anda menemui fenomena "kelelahan email". Dengan demikian, pengiriman email undangan yang baik dapat menghindari kesalahpahaman atau ketidaktahuan yang tidak perlu dari penerima.
Tulis Email Undangan Rapat Langkah demi Langkah
Email undangan rapat yang baik sangat penting dan, sebagai aturan, itu berdampak pada pengiriman email menilai.
Ada etiket dan prinsip yang harus dipatuhi setiap orang untuk melengkapi email undangan rapat bisnis sehubungan dengan penerimanya. Anda dapat mempelajari cara menulis email undangan rapat standar dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Tulis Baris Subjek yang Kuat
Ini adalah fakta bahwa 47% penerima email membaca email yang memiliki baris subjek yang jelas dan ringkas. Kesan pertama itu penting. Ini dapat memastikan penerima merasakan urgensi atau kepentingan, yang mengarah pada tingkat pembukaan yang lebih tinggi.
- Singkat, tepat sasaran. Jadilah faktual, bukan teka-teki.
- Anda dapat meminta konfirmasi kehadiran di baris subjek sebagai tanda urgensi.
- Atau tambahkan nada sentimen seperti jangan lupa pentingnya, urgensi,…
- Tambahkan Waktu jika Anda ingin menekankan masalah sensitif waktu
Misalnya: “Rapat 4/12: Sesi brainstorming proyek” atau “Penting. Harap RSVP: Pertemuan Strategi Produk Baru 10/6”
Langkah 2: Mulailah dengan Perkenalan Singkat
Pada baris pertama, merupakan ide bagus untuk menjelaskan siapa diri Anda, apa posisi Anda dalam organisasi, dan mengapa Anda menghubungi mereka. Kemudian Anda bisa langsung menunjukkan tujuan pertemuan tersebut. Banyak orang membuat kesalahan dengan menyampaikan tujuan rapat yang tidak jelas karena mereka berasumsi bahwa peserta harus mengetahuinya.
- Buat pengantar Anda menyenangkan atau terkait dengan pekerjaan
- Ingatkan peserta jika mereka perlu menyelesaikan tugas apa pun atau membawa apa pun bersama mereka ke rapat.
Misalnya Halo anggota tim, saya berharap dapat bertemu Anda di peluncuran produk baru Senin depan.
Langkah 3: Bagikan Waktu dan Lokasi
Anda harus memasukkan waktu pertemuan yang tepat. Anda juga harus memberi tahu mereka bagaimana dan di mana pertemuan berlangsung, baik secara langsung maupun online, dan menawarkan panduan atau tautan platform jika mereka membutuhkannya.
- Tambahkan zona waktu jika ada karyawan yang bekerja di wilayah berbeda di dunia
- Sebutkan perkiraan durasi pertemuan
- Saat menginstruksikan arah, sedetail mungkin atau lampirkan panduan pemetaan
Misalnya: Silakan bergabung dengan kami pada hari Jumat, 6 Oktober, pukul 1:00 di ruang rapat 2, lantai dua gedung administrasi.
Langkah 4: Buat Garis Besar Agenda Rapat
Mencakup tujuan utama atau agenda pertemuan yang diusulkan. Jangan sebutkan detailnya. Anda cukup menyatakan topik dan garis waktu. Untuk pertemuan formal, Anda dapat melampirkan dokumen terperinci. Ini sangat berguna untuk membantu peserta melakukan persiapan terlebih dahulu.
Misalnya, Anda dapat memulai dengan: Kami berencana untuk berdiskusi…./ Kami ingin mengatasi beberapa masalah Atau sebagai garis waktu berikut:
- 8:00-9:30: Pengantar Proyek
- 9:30-11:30: Presentasi dari Howard (IT), Nour (Marketing), dan Charlotte (Sales)
Langkah 5: Minta RSVP
Mewajibkan RSVP dapat membantu mengonfirmasi tanggapan dari penerima Anda. Untuk mencegah ambivalensi, tanggapan yang lebih disukai dan batas waktu bagi peserta untuk memberi tahu Anda tentang kehadiran atau ketidakhadiran mereka harus disertakan dalam email Anda. Dengan demikian, jika Anda belum menerima RSVP mereka pada saat Anda mengatur, Anda dapat melakukan tindakan tindak lanjut yang cepat.
Misalnya: Harap RSVP sebelum [tanggal] ke [alamat email atau nomor telepon]
Langkah 6: Tambahkan tanda tangan dan Branding Email Profesional
Tanda tangan email bisnis harus menggabungkan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, informasi kontak, situs web pribadi dan alamat hyperlink lainnya.
Anda dapat dengan mudah menyesuaikan tanda tangan Anda dengan Gmail.
Misalnya:
jessica madison
Chief Marketing Officer Regional, industri Inco
555-9577-990
Ada banyak sekali pembuat tanda tangan email gratis yang menghemat waktu dan tenaga Anda, seperti Tandatangan saya.
Jenis Email Undangan Rapat dan Contohnya
Ingatlah bahwa jenis rapat yang berbeda akan memiliki standar dan gaya penulisan yang berbeda untuk diikuti. Biasanya, kami memisahkan email undangan rapat berdasarkan tingkat formal atau informal, termasuk atau mengecualikan rapat virtual atau rapat online murni. Di bagian ini, kami mengumpulkan dan memperkenalkan kepada Anda beberapa jenis undangan rapat umum dan setiap template jenis yang populer digunakan dalam email undangan rapat bisnis.
#1. Email Permintaan Rapat Formal
Email permintaan pertemuan formal digunakan untuk pertemuan besar yang biasanya diadakan sekali hingga tiga kali dalam setahun. Ini adalah pertemuan formal yang besar sehingga email Anda harus ditulis dengan gaya penulisan formal. Lampiran-lampiran terlampir diperlukan untuk memperjelas kepada peserta bagaimana cara mengikuti rapat, cara mencari lokasi, dan merinci agendanya.
Pertemuan formal melibatkan:
- Pertemuan manajemen
- rapat Komite
- Rapat Direksi
- Rapat pemegang saham
- Rapat strategi
Contoh 1: Pemegang saham' templat email undangan
Baris subjek: Penting. Anda Diundang ke Rapat Umum Tahunan. [Waktu]
[Nama Penerima]
[Nama Perusahaan]
[Judul pekerjaan]
[Alamat perusahaan]
[Tanggal]
Pemegang Saham yang terhormat,
Kami dengan senang hati mengundang Anda ke Rapat Umum Tahunan yang akan diselenggarakan pada [Waktu], [Alamat]
Rapat Pemegang Saham Tahunan adalah kesempatan luar biasa untuk informasi, pertukaran dan diskusi antara [Nama Perusahaan] dan semua pemegang saham kami.
Ini juga merupakan kesempatan untuk mengekspresikan diri dan memilih untuk berperan aktif dalam membuat keputusan besar [Nama perusahaan], terlepas dari jumlah saham yang Anda miliki. Pertemuan tersebut akan mencakup agenda-agenda utama berikut:
Mata Acara 1:
Mata Acara 2:
Mata Acara 3:
Mata Acara 4:
Anda akan menemukan petunjuk tentang cara berpartisipasi dalam rapat ini, agenda dan teks resolusi yang akan diajukan untuk persetujuan Anda dalam dokumen terlampir di bawah ini
Saya ingin mengucapkan terima kasih, atas nama dewan, atas kontribusi dan kesetiaan Anda kepada [Nama Perusahaan] dan saya berharap dapat menyambut Anda di Rapat pada [Tanggal]
Salam,
[Nama]
[Judul Posisi]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan dan Situs Web]
Contoh 2: Rapat strategi templat email undangan
[Nama Penerima]
[Nama Perusahaan]
[Judul pekerjaan]
[Alamat perusahaan]
[Tanggal]
Garis subjek: Rapat kampanye Pemasaran Peluncuran Proyek: 2/28
Atas nama [Nama perusahaan], Saya ingin mengundang Anda untuk menghadiri pertemuan bisnis yang diadakan di [Nama Gedung Konferensi, Nama Gedung] [Tanggal dan Waktu]. Pertemuan akan berlangsung selama [Durasi].
Dengan senang hati saya menyambut Anda ke tahap pertama proyek kami untuk mendiskusikan proposal kami yang akan datang [Rincian] dan kami menghargai wawasan Anda yang berharga tentangnya. Berikut rangkuman singkat agenda kami hari ini:
Mata Acara 1:
Mata Acara 2:
Mata Acara 3:
Mata Acara 4:
Proposal ini dianggap oleh seluruh tim kami sebagai salah satu yang paling penting. Untuk referensi lebih lanjut, kami telah melampirkan dokumen pada surat ini yang memberikan Anda informasi lebih rinci sehingga Anda merasa nyaman untuk mempersiapkan pertemuan sebelumnya.
Kami semua berharap dapat berbicara dengan Anda untuk membahas apa lagi yang dapat kami lakukan untuk membuat proposal ini berhasil. Silakan kirimkan pertanyaan atau rekomendasi untuk pertemuan sebelumnya [Tenggat waktu] kepada saya secara langsung dengan membalas email ini.
Semoga harimu menyenangkan.
Berterima kasih,
Salam hangat,
[Nama]
[Judul Posisi]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan dan Situs Web]
#2. Email Undangan Rapat Informal
Dengan email undangan rapat formal, jika hanya rapat dengan level staf di bawah manajemen atau anggota dalam tim. Jauh lebih mudah bagi Anda untuk memikirkan cara menulis yang tepat. Anda dapat menulis dengan gaya informal dengan nada ramah dan ceria.
Pertemuan informal melibatkan:
- Pertemuan curah pendapat
- Pertemuan pemecahan masalah
- Pelatihan
- Rapat check-in
- Rapat Membangun Tim
- Obrolan kopi
Contoh 3: Templat email undangan rapat check-in
Baris subjek: Mendesak. [Nama Proyek] update. [Tanggal]
Tim yang terhormat,
Salam pembuka!
Sangat menyenangkan dan lucu memiliki waktu bekerja dengan Anda tentang [Nama Proyek]. Namun, untuk dapat melanjutkan rencana kita secara efektif, saya percaya bahwa ini adalah waktu yang tepat bagi kita untuk melaporkan kemajuan yang telah dibuat dan saya akan sangat menghargai kesempatan untuk bertemu dengan Anda di [lokasi] untuk membahas masalah ini lebih lanjut di [Tanggal dan waktu].
Saya juga melampirkan daftar semua agenda yang perlu kita diskusikan. Jangan lupa untuk menyiapkan laporan penyelesaian tugas Anda. Silakan gunakan ini [Tautan] untuk memberi tahu saya apakah Anda dapat membuatnya.
Silakan email saya konfirmasi Anda secepatnya.
Salam hangat,
[Nama]
[Judul pekerjaan]
[Nama Perusahaan]
Contoh 4: Tim butemplat email undangan ilding
Anggota Tim yang terhormat,
Ini untuk menginformasikan bahwa [Nama departemen] sedang menyelenggarakan a Rapat Membangun Tim untuk semua staf kami anggota di [Tanggal dan waktu]
Untuk pengembangan profesional lebih lanjut, sangatlah penting bagi kita untuk tumbuh bersama dan itu hanya dapat terjadi jika kita bekerja sebagai tim sehingga keterampilan dan bakat kita dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik. Itulah alasan departemen kami terus mempromosikan berbagai aktivitas pembangunan tim setiap bulan.
Silakan datang dan bergabunglah dalam acara ini agar kami dapat mendengarkan suara Anda tentang bagaimana kami dapat meningkatkan untuk memberikan dukungan yang lebih baik kepada Anda. Juga akan ada beberapa permainan membangun tim bersama dengan minuman dan minuman ringan akan disediakan oleh perusahaan.
Kami berharap dapat bersenang-senang di acara pembangunan tim yang telah diatur untuk membantu kita masing-masing berkembang. Jika Anda merasa tidak dapat berpartisipasi dalam pertemuan ini, mohon informasikan [Nama Koordinator] at [Nomor telepon]
Hormat kami,
[Nama]
[Judul pekerjaan]
[Nama Perusahaan]
#3. Email Undangan Pembicara Tamu
Email undangan pembicara tamu harus melibatkan informasi yang relevan dengan pembicara sehubungan dengan pertemuan dan kesempatan berbicara. Penting bagi pembicara untuk mengetahui cara mereka dapat berkontribusi pada acara Anda, dan manfaat apa yang dapat mereka terima untuk menjadi bagian dari acara Anda.
Contoh 5: Templat email undangan pembicara tamu
Sayang [Pembicara],
Kami harap pesan ini menemukan Anda dengan baik! Kami menghubungi hari ini dengan kesempatan berbicara yang luar biasa untuk perenungan Anda. Kami ingin meminta Anda untuk menjadi pembicara terhormat kami untuk [Nama rapat], acara yang difokuskan [Deskripsi tujuan dan penonton acara Anda]. Seluruhnya [Nama rapat] tim terinspirasi oleh pencapaian Anda dan merasa Anda akan menjadi ahli yang sempurna untuk menyapa audiens kami yang terdiri dari para profesional yang berpikiran sama.
[Nama rapat] akan berlangsung di [Tempat, termasuk kota dan negara bagian] on [Tanggal]. Acara kami diharapkan menjadi tuan rumah hingga sekitar [Perkiraan jumlah peserta#]. Tujuan kami adalah untuk [Tujuan rapat].
Kami yakin Anda adalah pembicara yang hebat dan suara Anda akan menjadi tambahan yang penting untuk percakapan tersebut mengingat pekerjaan Anda yang ekstensif [Bidang keahlian]. Anda dapat mempertimbangkan untuk mempresentasikan ide Anda hingga [Durasi] menit yang terkait dengan bidang [Topik rapat]. Anda dapat mengirimkan proposal Anda sebelum [deadline] mengikuti [link] sehingga tim kami dapat mendengarkan ide Anda dan menentukan detail pidato Anda terlebih dahulu.
Bagaimanapun, jika Anda tidak dapat hadir, kami dengan rendah hati meminta Anda untuk menghubungi kami melalui [tautan]. Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda, kami menantikan tanggapan positif dari Anda.
Terbaik,
[Nama]
[Judul pekerjaan]
[Kontak informasi]
[Alamat Situs Web Perusahaan]
#4. Email Undangan Webinar
Dalam tren saat ini, semakin banyak orang mengadakan rapat online karena menghemat waktu dan biaya, terutama untuk tim kerja jarak jauh. Jika Anda menggunakan platform konferensi, ada pesan undangan yang disesuaikan dengan baik yang langsung dikirim ke peserta Anda sebelum rapat dimulai, seperti template email undangan Zoom. Untuk webinar virtual, Anda dapat merujuk ke contoh berikut.
Petunjuk: Gunakan kata kunci seperti “Selamat”, “Segera”, “Sempurna”, “Perbarui”, , “Tersedia”, “Akhirnya”, “Top”, “Spesial”, “Bergabunglah dengan kami”, “Gratis”, ” dll.
Contoh 6: Templat email undangan webinar
Baris subjek: Selamat! Kamu diundang ke [Nama Webinar]
Sayang [Nama kandidat],
[Nama perusahaan] sangat senang menyelenggarakan webinar untuk [Topik Webinar] pada [Tanggal] pada [Waktu], bertujuan untuk [[Tujuan Webinar]
Ini akan menjadi peluang bagus bagi Anda untuk mendapatkan keuntungan besar dari pakar yang Anda undang di bidang [topik Webinar] dan dapatkan hadiah gratis. Tim kami sangat antusias dengan kehadiran Anda.
Catatan: Webinar ini terbatas pada [Jumlah orang]. Untuk menyimpan kursi Anda, silakan daftar [Tautan], dan jangan ragu untuk membaginya dengan teman-teman Anda.
Saya berharap untuk melihat Anda di sana!
Semoga hari mu menyenangkan,
[Namamu]
[Tanda tangan]
The Bottom Line
Untungnya, ada banyak template undangan pertemuan bisnis yang tersedia di internet untuk Anda sesuaikan dan kirim ke peserta Anda dalam hitungan detik. Jangan lupa untuk menyimpan beberapa di cloud Anda agar Anda dapat mempersiapkan email Anda dengan tulisan yang sempurna, terutama dalam keadaan mendesak.
Jika Anda juga mencari solusi lain untuk bisnis Anda, Anda dapat menemukannya AhaSlides adalah alat presentasi yang bagus dengan banyak fitur luar biasa untuk mendukung acara webinar Anda, aktivitas membangun tim, konferensi, dan banyak lagi.
Tanya Jawab Umum (FAQ)
Bagaimana cara menulis email untuk janji pertemuan?
Poin-poin penting untuk disertakan dalam email janji temu rapat Anda:
– Hapus baris subjek
– Salam dan perkenalan
– Detail pertemuan yang diminta – tanggal, rentang waktu, tujuan
– Agenda/topik diskusi
– Alternatif jika tanggal utama tidak berhasil
– Detail langkah selanjutnya
– Penutupan dan penandatanganan
Bagaimana cara mengirim undangan rapat tim melalui email?
– Buka klien email atau layanan email web Anda (seperti Gmail, Outlook, atau Yahoo Mail).
– Klik tombol “Tulis” atau “Email Baru” untuk mulai menyusun email baru.
– Di kolom “Kepada”, masukkan alamat email anggota tim yang ingin Anda undang ke rapat. Anda dapat memisahkan beberapa alamat email dengan koma atau menggunakan buku alamat klien email Anda untuk memilih penerima.
– Jika Anda memiliki aplikasi kalender yang terintegrasi dengan klien email, Anda dapat menambahkan detail rapat ke undangan kalender langsung dari email. Cari opsi seperti “Tambahkan ke Kalender” atau “Sisipkan Acara” dan berikan informasi yang diperlukan.
Bagaimana cara membuat undangan email?
Berikut adalah hal-hal penting yang harus disertakan dalam undangan email singkat:
– Salam (alamat penerima berdasarkan nama)
– Nama acara dan tanggal/waktu
– Detail lokasi
– Pesan undangan singkat
– Detail RSVP (batas waktu, metode kontak)
– Penutup (nama Anda, penyelenggara acara)
