Að ná tökum á innri samskiptastefnu | 9 bestu starfsvenjur árið 2024

Great innri samskiptastefna er lífæð allra farsælla stofnana. Í samblandi vinnuumhverfi nútímans er mikilvægara en nokkru sinni fyrr að tryggja gagnsæ, tíð samskipti milli dreifðra teyma. Samt eiga mörg fyrirtæki enn í erfiðleikum með að fá skilaboð rétt þegar starfsmenn eru bæði inn og út af skrifstofunni.

Í þessari færslu munum við kanna bestu starfsvenjur sem fengnar eru frá innri samskiptasérfræðingum hjá fyrirtækjum sem skara fram úr á blendingstímabilinu. Þú munt fá innherjaráð til að búa til viðeigandi efni sem ýtir undir þátttöku sem og til að mæla hvað raunverulega hljómar hjá áhorfendum þínum.

Efnisyfirlit

• Hvað er innri samskiptastefna?
• Hvers vegna skiptir innri samskiptastefna máli?
• Hver ber ábyrgð á þróun innri samskiptastefnu?
• Hvenær fer innri samskiptastefna fram?
• Hvaða rásir mun innri samskiptastefna nota?
• Hvernig á að þróa innri samskiptastefnu?
• Gerðu innri samskipti skilvirk með AhaSlides 
• Lykilatriði 
• Algengar spurningar

Fleiri ráð með AhaSlides

• Sjálfsánægja á vinnustað
• Skilvirk samskipti á vinnustaðnum

Hvað er innri samskiptastefna?

Ímyndaðu þér að þú sért með fullt af hæfileikaríku fólki sem vinnur saman í fyrirtæki. Nú, til að þetta lið nái árangri, þurfa þeir að eiga góð samskipti, rétt eins og vinir tala og deila hugmyndum. Það er þar sem innri samskiptastefna kemur inn!

Innri samskiptastefna er alhliða áætlun og umgjörð sem er hönnuð til að auðvelda skilvirk og skilvirk samskipti innan stofnunar. 

Meginmarkmið þessarar stefnu er að skapa samheldið, upplýst og virkt vinnuafl, sem á endanum stuðlar að velgengni stofnunarinnar og ná markmiðum sínum.

Það eru fjórar tegundir innri samskipta:

• Samskipti ofan frá (samskipti stjórnenda til starfsmanna): Þetta er þegar upplýsingar streyma frá efstu stigveldi skipulagsheilda (eins og stjórnendur eða leiðtogar) til lægri stiga (starfsmanna). Þetta er eins og yfirmaður sem gefur liðinu leiðbeiningar. Við notum þessa tegund samskipta til að deila mikilvægum tilkynningum, markmiðum fyrirtækisins eða nýjum stefnum.
• Bottom-up samskipti (samskipti starfsmanna upp): Það er andstæða samskipta ofan frá. Upplýsingar berast frá lægri stigum (starfsmönnum) til efstu (stjórnenda eða leiðtoga). Það er eins og starfsmenn deili hugmyndum sínum, endurgjöf eða áhyggjum með yfirmönnum sínum. 
• Lárétt/hliða samskipti (jafningi-til-jafningi:): Þessi tegund samskipti eiga sér stað á milli fólks á sama stigi innan stofnunarinnar. Þetta er eins og vinnufélagar sem spjalla sín á milli til að samræma verkefni eða deila uppfærslum. 
• Ská samskipti: Ímyndaðu þér þetta sem blöndu af samskiptum ofan frá og niður. Það gerist þegar fólk frá mismunandi deildum eða stigum þarf að vinna saman að verkefni eða skiptast á upplýsingum. 

Hvers vegna skiptir innri samskiptastefna máli?

Í hvaða fyrirtæki sem er heldur innri samskiptastefna starfsmönnum tengdum og virkum. Mikilvægum skilaboðum eins og kynningum á nýjum vörum, breytingum á stefnu fyrirtækisins eða komandi viðburðum er deilt samstundis. Starfsmenn geta einnig komið með endurgjöf og hugmyndir til stjórnenda, þannig að þeim finnst þeir vera metnir og hluti af heildarmyndinni.

Með traustri stefnu verður vinnustaðurinn hamingjusamur og afkastamikill, þar sem allir eru á sama máli, teymisvinna þrífst og fyrirtækið blómstrar!

Hver ber ábyrgð á þróun innri samskiptastefnu?

Ábyrgðin á að þróa innri samskiptastefnu fellur venjulega á herðar forystuteymi stofnunarinnar og samskipta- eða mannauðsdeild (Human Resources). Það felur í sér samvinnu milli ýmissa hagsmunaaðila til að skapa vandaða og árangursríka stefnu sem samræmist markmiðum og gildum stofnunarinnar.

Hér eru lykilaðilarnir sem taka þátt í þróun innri samskiptastefnu:

• Forystahópur
• Samskipta- eða mannauðsdeild
• Samskiptaráðgjafar: Í sumum tilfellum geta stofnanir leitað til utanaðkomandi samskiptaráðgjafa eða sérfræðinga til að bjóða upp á fersk sjónarmið og bestu starfsvenjur við að þróa árangursríka stefnu.

Hvenær fer innri samskiptastefna fram?

Innri samskiptastefna er í gangi og á sér stað allan lífsferil stofnunarinnar. Það er ekki eitt skipti heldur stöðugt átak til að tryggja skilvirk samskipti. Hér eru nokkur lykiltilvik þegar það á sér stað:

1. Skipulagsskipulag: Stefnan er byggð við skipulagningu til að samræma samskipti við markmið fyrirtækisins.
2. Reglulegar uppfærslur: Það er endurskoðað reglulega til að laga sig að breytingum og vaxandi þörfum.
3. Mat og mat: Það er mjög mikilvægt fyrir matsferlið þ.m.t endurskoðun á miðju ári, árslokaskoðun og árangursmat starfsmanna.
4. Við breytingar: Það verður mikilvægt við meiriháttar breytingar eins og sameiningu eða leiðtogaskipti.
5. Kynna stefnur: Það tryggir að starfsmenn viti um nýjar stefnur eða frumkvæði.
6. Í kreppu: Það gegnir mikilvægu hlutverki við að veita tímanlegar og nákvæmar upplýsingar á erfiðum tímum.
7. Starfsmenn um borð: Það hjálpar nýjum starfsmönnum að finnast þeir vera velkomnir og upplýstir um hlutverk sín.
8. Daglegur rekstur: Það tryggir slétt samskipti milli teyma og forystu.
9. Leitar álits: Það kemur til framkvæmda þegar fyrirtækið biður um endurgjöf starfsmanna, viðbrögð stjórnenda og hvetur til opinna samskipta.

Hvaða rásir mun innri samskiptastefna nota?

Rásirnar sem notaðar eru í innri samskiptastefnu geta verið mismunandi eftir óskum stofnunarinnar, stærð og eðli upplýsinganna sem á að miðla. Hér eru nokkrar algengar samskiptaleiðir sem innri samskiptastefna gæti notað:

1. Tölvupóstur
2. Innranet
3. Liðsfundir (Reglulegir augliti til auglitis eða sýndarfundir til að ræða framfarir, deila uppfærslum og vinna saman að verkefnum.)
4. Stafræn samstarfsverkfæri (Pallar eins og Microsoft Teams, Slack eða önnur verkefnastjórnunartæki.)
5. Fréttabréf
6. Ráðhúsfundir
7. Upplýsingatöflur
8. Félagslegur Frá miðöldum (Innri pallar)
9. Viðbragðskannanir

Hvernig á að þróa innri samskiptastefnu?

Þróun skilvirkrar innri samskiptastefnu felur í sér nokkur skref til að tryggja að hún samræmist markmiðum stofnunarinnar og uppfyllir samskiptaþarfir starfsmanna. Hér er skref-fyrir-skref leiðbeiningar til að hjálpa þér að þróa innri samskiptastefnu:

1/ Skilgreindu samskiptamarkmið og markmið: 

Tilgreindu markmiðin sem þú vilt ná með stefnunni. Að hafa ákveðin markmið mun stýra samskiptaviðleitni þinni, hvort sem þau eru að efla samvinnu, auka þátttöku starfsmanna eða færa starfsmenn í takt við framtíðarsýn fyrirtækisins.

2/ Þekkja markhópa: 

Þekkja mismunandi starfshópa og einstaka samskiptaþarfir þeirra. Sérsníða skilaboð og rásir að óskum, hlutverkum og kröfum hvers hóps.

• Til dæmis gæti markaðsteymið krafist tíðar uppfærslur á nýjum herferðum, en upplýsingatæknideildin þarf upplýsingar um kerfisuppfærslur og tæknileg vandamál.

3/ Veldu samskiptarásir: 

Veljið bestu samskiptaaðferðirnar, allt eftir því hvers konar upplýsingar á að veita og markhópnum. Hugsaðu um að nota ýmsar rásir, svo sem spjallvettvang, tölvupóst, innra netið, teymisfundi og stafræn samstarfsverkfæri.

4/ Komdu á skilaboðaleiðbeiningum: 

Skilgreindu tón, stíl og tungumál samskipta. Gakktu úr skugga um að skilaboð séu skýr, hnitmiðuð og í takt við gildi og menningu fyrirtækisins.

5/ Innleiða tvíhliða samskipti: 

Hvetjið til opinnar samræðna og endurgjafar til að skapa menningu um þátttöku. Veita starfsmönnum leið til að koma skoðunum sínum, ábendingum og áhyggjum á framfæri.

6/ Búðu til samskiptaáætlun: 

Þróaðu tímalínu fyrir regluleg samskipti. Ákvarða tíðni uppfærslur, funda og endurgjöfarfunda til að halda starfsmönnum upplýstum og taka þátt.

7/ Undirbúa kreppusamskiptaáætlun: 

Vertu með áætlun til að eiga skilvirk samskipti á krepputímum eða krefjandi aðstæðum. Með því að hafa vel útfærða kreppusamskiptaáætlun getur fyrirtækið brugðist við áskorunum á áhrifaríkan hátt, haldið starfsmönnum upplýstum og viðhaldið trausti á getu stofnunarinnar til að sigla í kreppum.

8/ Þjálfa og fræða: 

Veita starfsmönnum og stjórnendum þjálfun í skilvirkum samskiptaaðferðum, sérstaklega fyrir ný tæki eða rásir sem verið er að kynna.

9/ Mæla og meta: 

Settu upp mælikvarða til að meta árangur innri samskiptastefnu. Safnaðu endurgjöf frá starfsmönnum og fylgdu lykilframmistöðuvísum til að gera umbætur.

Að auki skaltu halda stefnunni sveigjanlegri og laga hana eftir þörfum út frá endurgjöf, breyttum skipulagsþörfum og nýrri samskiptatækni.

Gerðu innri samskipti skilvirk með AhaSlides 

AhaSlides getur verið öflugt tæki til að auka innri samskipti og gera þau skilvirkari á nokkra vegu:

• Gagnvirkir fundir og ráðhús: Þú getur notað lifandi skoðanakannanir, spurningakeppniog Q & A fundur að virkja þátttakendur, afla rauntímaviðbragða og hvetja til virkrar þátttöku í sýndarfundum og ráðhúsum með starfsmönnum. 
• Rauntíma endurgjöf: Með AhaSlides geturðu fljótt búið til og dreift skoðanakönnunum, orðský til starfsmanna. Þetta gerir þér kleift að safna dýrmætum endurgjöfum um ýmis efni, svo sem frumkvæði fyrirtækja, ánægju starfsmanna eða þjálfunaráætlanir.
• Þjálfun og nám: Þú getur fellt inn gagnvirkar spurningakeppnir og skoðanakannanir með fyrirfram gerð sniðmát að prófa skilning starfsmanna og styrkja lykilhugtök til að auka þjálfunarlotur og vinnustofur.
• Hópbyggingarstarfsemi: AhaSlides býður upp á hópefli eins og ísbrjótapróf, leiki með snúningshjól, handahófskennt lið rafall. Þessi starfsemi getur stuðlað að félagsskap og samvinnu meðal starfsmanna, jafnvel í fjarlægum eða dreifðum teymum.
• Viðurkenning starfsmanna: AhaSlides er hægt að nota til að viðurkenna og fagna árangri starfsmanna, áfanga og framlagi. Þetta eykur starfsanda og hvatningu.
• Nafnlaus athugasemd: Nafnlaus könnunareiginleiki vettvangsins getur gert starfsmönnum kleift að veita endurgjöf án þess að óttast afleiðingar, sem stuðlar að opnara og heiðarlegra samskiptaumhverfi.
• Að taka þátt í fjarstarfsmönnum: Fyrir stofnanir með fjartengd eða dreifð teymi getur AhaSlides verið dýrmætt tæki til að tryggja að allir starfsmenn séu tengdir, virkir og upplýstir.

Lykilatriði 

Skilvirk innri samskiptastefna er burðarás í vel starfandi og samstilltu skipulagi. Það styrkir menningu stofnunarinnar og leiðir að lokum til aukinnar framleiðni og árangurs. 

Algengar spurningar

Ref: Forbes