Anche le aziende più disciplinate là fuori a volte possono sentire i loro progetti andare fuori strada. Il più delle volte, il problema è uno dei preparazione. La soluzione? Un ben strutturato e completamente interattivo riunione di avvio del progetto!
Più che semplici sfarzi e cerimonie, un kickoff meeting ben eseguito può davvero far partire qualcosa di bello con il piede giusto. Ecco 8 passaggi per organizzare una riunione di avvio del progetto che crea entusiasmo e ottiene tutti nella stessa pagina.
Tempo di calcio d'inizio!
Suggerimenti per le riunioni da ricordare
È necessario disporre in anticipo di un ordine del giorno della riunione di kickoff. L'invio di un'e-mail iniziale di avvio del progetto è molto importante! Quindi, diamo un'occhiata ai pochi esempi di agenda del kickoff meeting!
La sessione di kickoff dovrebbe essere breve e concisa, con molti giochi e attività, poiché è qui che AhaSlides torna molto utile! Scopri altri suggerimenti con noi come di seguito:
Avvia la conversazione.
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Che cos'è una riunione di avvio del progetto?
Come dice sulla scatola, una riunione di avvio del progetto è un incontro in cui dai il via al tuo progetto.
Di solito, un kickoff meeting di progetto è il primo incontro tra il cliente che ha ordinato un progetto e l'azienda che lo realizzerà. Entrambe le parti si siederanno insieme e discuteranno le basi del progetto, il suo scopo, i suoi obiettivi e come passerà dall'idea fino alla realizzazione.
In generale, ci sono Tipi 2 delle riunioni preliminari per essere a conoscenza di:
- Avvio del progetto esterno – Un team di sviluppo si siede con qualcuno di al di fuori l'azienda, come un cliente o un stakeholder, e discute il piano per un progetto collaborativo.
- PKM interno – Un team entro l'azienda si riunisce e discute il piano per un nuovo progetto interno.
Sebbene entrambi questi tipi possano avere esiti diversi, la procedura è più o meno lo stesso. C'è essenzialmente nessuna parte di un kickoff di un progetto esterno che non fa parte di un kickoff di un progetto interno: l'unica differenza sarà per chi lo tieni.
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Perché le riunioni di avvio del progetto sono così importanti?
Lo scopo dei Kickoff Meeting dovrebbe essere forte e chiaro! Può sembrare abbastanza semplice avviare un progetto semplicemente assegnando una serie di compiti alle persone giuste, soprattutto nell'odierno ambiente di lavoro ossessionato dai tabelloni Kanban. Tuttavia, questo può portare le squadre a perdere continuamente la strada.
Ricorda, solo perché sei sul stessa tavola non significa che sei sul stessa pagina.
Al centro, un incontro di avvio del progetto è un incontro onesto e aperto Dialogo tra un cliente e un team. Suo non una serie di annunci su come funzionerà il progetto, ma a conversazione su progetti, aspettative e obiettivi raggiunti da un dibattito sfrenato.
Ecco alcuni dei vantaggi di tenere una riunione di avvio del progetto:
- prende tutti preparato - “Dammi sei ore per abbattere un albero e passerò le prime quattro ad affilare l'ascia”. Se Abraham Lincoln fosse vivo oggi, puoi essere certo che trascorrerebbe le prime 4 ore su 6 del progetto in una riunione di avvio del progetto. Questo perché questi incontri contengono contro tutti i i passi necessari per far partire qualsiasi progetto con il piede giusto.
- Implica tutti i giocatori chiave – Le riunioni di kickoff non possono iniziare se non sono presenti tutti: manager, team leader, clienti e chiunque altro abbia una partecipazione nel progetto. È così facile perdere traccia di chi è responsabile di cosa senza la chiarezza di una riunione iniziale per capire tutto.
- Suo aperto e collaborativo – Come abbiamo detto, i kickoff meeting del progetto sono dibattiti. I migliori si impegnano contro tutti i partecipanti e portare le migliori idee da tutti.
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8 passaggi per una riunione di avvio del progetto Kickass
Quindi, cosa è incluso esattamente nell'agenda di una riunione di avvio del progetto? Abbiamo ristretto il campo agli 8 passaggi seguenti, ma dovresti sempre ricordare che c'è nessun menu fisso per questo tipo di riunione.
Usa questi 8 passaggi come guida, ma non dimenticare mai che l'agenda finale spetta a voi!
Passo #1 – Introduzioni e Rompighiaccio
Naturalmente, l'unico modo per dare il via a qualsiasi kickoff meeting è far conoscere i partecipanti tra loro. Indipendentemente dalla lunghezza o dall'entità del tuo progetto, i clienti e i membri del team devono essere in buoni rapporti prima di poter lavorare insieme in modo efficiente.
Mentre una semplice introduzione di tipo "giro intorno al tavolo" è sufficiente per familiarizzare le persone con i nomi, un rompighiaccio può aggiungere un altro livello di personalità ed alleggerire l'umore prima del lancio del progetto.
Prova questo: Gira la ruota 🎡
Esponi alcuni semplici argomenti introduttivi su a ruota girevole, quindi chiedi a ogni membro del team di farlo girare e rispondere a qualsiasi argomento su cui si ferma la ruota. Le domande divertenti sono incoraggiate, ma assicurati di mantenerle più o meno professionali!
Ne vuoi di più come questo? Abbiamo 10 rompighiaccio per ogni riunione proprio qui.
Passo #2 – Contesto del progetto
Una volta terminate le formalità e i festeggiamenti, è il momento di dare il via al duro lavoro. Per avviare con successo la riunione, dovresti avere un ordine del giorno chiaro per la riunione iniziale!
Come fanno tutte le grandi storie, è meglio cominciare dall'inizio. Delinea tutta la corrispondenza tra te e i tuoi clienti per coinvolgere tutti nel progetto completamente al corrente di ciò che è successo finora.
Potrebbero essere screenshot di e-mail, messaggi di testo, verbali di riunioni precedenti o qualsiasi risorsa che aggiunga qualsiasi tipo di contesto per la tua azienda e il tuo cliente. Rendi più facile la visualizzazione per tutti creando una sequenza temporale.
Passaggio n. 3 – Domanda del progetto
Oltre allo sfondo della corrispondenza, ti consigliamo di immergerti in profondità nei dettagli di perché questo progetto è stato avviato in primo luogo.
Questo è un passaggio cruciale in quanto fornisce una chiara panoramica dei punti deboli che il progetto sta cercando di risolvere, che è qualcosa che sia i team che i clienti devono tenere sempre in prima linea nelle loro menti.
Protip ????
Fasi come questa sono maturi per la discussione. Chiedi ai tuoi clienti ed la tua squadra per proporre le loro idee sul motivo per cui pensano che questo progetto sia stato inventato.
Se applicabile, dovresti sempre provare a incanalare il voce del cliente in questa sezione. Collabora con il cliente per trovare esempi reali di consumatori che menzionino punti deboli che il tuo progetto sta cercando di risolvere. Le loro opinioni dovrebbero plasmare il modo in cui il tuo team si avvicina al progetto.
Passo #4 – Obiettivi del progetto
Quindi hai esaminato il passato del progetto, ora è il momento di guardare al futuro.
Avere obiettivi diretti e una chiara definizione di successo per il tuo progetto aiuterà davvero il tuo team a lavorare per raggiungerlo. Non solo, mostrerà al tuo cliente che prendi sul serio il lavoro e che hai una posta in gioco altrettanto alta su come va.
Chiedi ai partecipanti alla riunione iniziale kick 'come sarà il successo?' Sono più clienti? Altre recensioni? Un tasso di soddisfazione del cliente migliore?
Non importa l'obiettivo, dovrebbe essere sempre...
- Realizzabile – Non esagerare. Conosci i tuoi limiti e trova un obiettivo tu effettivamente avere la possibilità di realizzare.
- Misurabile – Sostieni il tuo obiettivo con i dati. Mira a un numero specifico e tieni traccia dei tuoi progressi verso di esso.
- Timed – Datti una data di fine. Fai tutto il possibile per raggiungere i tuoi obiettivi prima di tale scadenza.
Passaggio n. 5 – La dichiarazione di lavoro
Mettendo la 'carne' in 'riunione di avvio', una dichiarazione di lavoro (SoW) è un tuffo nelle specificità del progetto e di come verrà realizzato. È il fatturazione principale nell'agenda della riunione iniziale e dovrebbe ricevere la maggior parte della tua attenzione.
Dai un'occhiata a questa infografica su cosa includere nella tua dichiarazione di lavoro:
Tieni presente che la dichiarazione di lavoro non riguarda tanto la discussione quanto il resto dell'agenda della riunione di avvio del progetto. Questo è davvero il momento per un progetto che porti semplicemente stendere il piano d'azione per il prossimo progetto, quindi salva la discussione per il prossimo punto della riunione.
Proprio come il resto della tua riunione iniziale, la tua dichiarazione di lavoro è super variabile. Le specifiche della tua dichiarazione di lavoro dipenderanno sempre dalla complessità del progetto, dalle dimensioni del team, dalle parti coinvolte, ecc.
Vuoi saperne di più? Dai un'occhiata a questo articolo completo sulla creazione di una dichiarazione di lavoro.
Passaggio n. 6 – Sezione Domande e risposte
Anche se potresti sentirti obbligato a lasciare la sezione Domande e risposte fino alla fine, in realtà ti consigliamo di tenerla subito dopo la tua dichiarazione di lavoro.
Un segmento così muscoloso darà sicuramente luogo a domande sia dal tuo cliente che dal tuo team. Con la maggior parte della riunione che è così fresca nella mente di tutti, è meglio battere il ferro mentre è caldo.
L'utilizzo di un software di presentazione interattivo per ospitare le tue domande e risposte può aiutarti a mantenere tutto senza intoppi, soprattutto se la riunione di avvio del progetto ha un numero elevato di partecipanti...
- Suo organizzato – Le domande sono ordinate per popolarità (tramite voti positivi) o per tempo e possono essere contrassegnate come "risposte" o appuntate in alto.
- Suo moderato – Le domande possono essere approvate e ignorate prima che vengano mostrate sullo schermo.
- Suo anonimo – Le domande possono essere inviate in modo anonimo, il che significa che tutti hanno voce in capitolo.
Passaggio 7 – Potenziali problemi
Come abbiamo detto prima, un incontro di avvio del progetto significa essere il più aperti e onesti possibile. Questo è come costruisci un senso di fiducia con il tuo cliente fin dall'inizio.
A tal fine, è meglio discutere i potenziali problemi che il progetto potrebbe incontrare lungo il percorso. Nessuno ti sta chiedendo di prevedere il futuro qui, solo per elaborare un elenco provvisorio di ostacoli in cui potresti imbatterti.
Dato che tu, il tuo team e il tuo cliente vi avvicinerete a questo progetto con diversi interessi, è l'ideale per ottenere tutti coinvolti nella discussione del potenziale problema.
Passaggio n. 8 – Check-in
Fare regolarmente il check-in con il tuo cliente è un altro modo per consolidare la fiducia tra entrambe le parti. Alla riunione di avvio del progetto, hai alcune domande a cui rispondere che cosa, quando chi ed come questi check-in stanno per avvenire.
Il check-in è un atto di equilibrio piuttosto sottile tra trasparenza ed sforzo. Anche se è bello essere il più aperti e trasparenti possibile, devi gestirlo nell'ambito di quanto sarai effettivamente disponibile a be aperto e trasparente.
Assicurati di aver risposto a queste domande prima della fine della riunione:
- Che cosa? – Esattamente in quali dettagli il cliente ha bisogno di essere aggiornato? Devono conoscere ogni minimo dettaglio del progresso, o sono solo i grandi segnali che contano?
- Quando? – Con quale frequenza il tuo team dovrebbe aggiornare il tuo cliente? Dovrebbero riferire ciò che hanno fatto ogni giorno o semplicemente riassumere ciò che sono riusciti a fare alla fine della settimana?
- Chi? – Quale membro del team sarà quello che terrà i contatti con il cliente? Ci sarà un membro di ogni squadra, in ogni fase, o un solo corrispondente durante l'intero progetto?
- Come? – Con quale metodo il cliente e il corrispondente rimarranno in contatto? Videochiamata regolare, e-mail o documento live continuamente aggiornato?
Come nel caso della maggior parte degli argomenti all'ordine del giorno di una riunione di avvio del progetto, è meglio discuterne apertamente. Per un grande team e un grande gruppo di clienti, potresti trovare più facile fare un sondaggio dal vivo al fine di ridurre le opzioni per stabilire la migliore formula di check-in possibile.
Vuoi saperne di più? 💡 Dai un'occhiata ad alcuni le migliori pratiche per il check-in con i tuoi clienti.
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Modello di agenda della riunione di avvio del progetto
Con il tuo incontro d'inizio sapientemente pianificato che aspetta solo di far esplodere alcune menti nella sala del consiglio, l'ultimo tocco potrebbe essere un po' di interazione per riunire tutto.
Lo sapevi solo 29% di aziende sentirsi in contatto con i propri clienti (Gallup)? Il disimpegno è un’epidemia a livello B2B e può lasciare che le riunioni iniziali sembrino un processo piatto e poco interessante attraverso le formalità.
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