רוב תהליך ההרשמה לתיק הרפואי האלקטרוני (EHR) בנוי סביב המערכת: הנה מסך ההתחברות, הנה התפריט, הנה התבנית לכל סוג הערה. המטפל החדש עוזב עם תעודה. בעיות התיעוד מתחילות במחלקה בשבוע שלאחר מכן.
מדריך זה מיועד למנהלי למידה ופיתוח (L&D) בבתי חולים ולמנהלי אינפורמטיקה או תאימות המעוניינים בנקודת התחלה שונה: תהליך העבודה שעל האדם להשלים, והחיכוכים שייתקלו בהם במהלך השלמתו. הוא מראה כיצד לאבחן האם בעיה היא פער בהכשרה או פגם במערכת, כיצד לתכנן הכנה ותרגול סביב משימה אמיתית, וכיצד להעריך האם האדם החדש יכול להשלים אותה, עם תיעוד מלא ותואם.
מצב ששווה לתכנן עבורו
התרחיש שלהלן הוא להמחשה בלבד, לא מקרה מתועד.
פקיד מחלקה חדש מצטרף ביום שני. עד יום חמישי הם מתבקשים להשלים עדכון שגרתי של תיק המטופל לאחר קבלתם. המשימה פשוטה על הנייר: אישור נתונים דמוגרפיים, רישום מקור ההפניה, צירוף טופס הסכמה וסילוק הרישום. בפועל הם נתקלים בארבעה מכשולים. טופס ההסכמה מצורף למסך שונה מזה שהוצג בכיתה. שני שדות נראים זהים אך מזינים דוחות שונים. שדה חובה דוחה רישום תקף עם הודעה לא מועילה. והנוהל המקומי עבור מקור הפניה חסר כתוב במסמך שאף אחד לא הזכיר.
הפקיד משלים את הערך, אך משאיר שדה אחד ריק ומשתמש בפתרון טקסט חופשי עבור שדה אחר. הרשומה אינה שלמה, והאדם הבא שיסתמך עליה יורש את הפער.
האם זו בעיית אימון? חלקית. רק בעיית אימון? כמעט בוודאות שלא. הבחנה זו היא לב ליבה של עבודת התכנון.
תתחילו במשימה, לא במערכת
רשמו מה התפקיד צריך להיות מסוגל לעשות, במשפט אחד, לפני שאתם פותחים כל תוכן הדרכה. לדוגמה: להשלים זרימת עבודה של תיק מטופל מקצה לקצה, ולזהות היכן תהליך התיעוד יוצר חיכוכים. שני פעלים חשובים כאן, והם שונים.
השלמת תהליך העבודה היא להגיש מועמדות משימה. הלומד משתמש בהליך ידוע במצב שלא חזר עליו מילה במילה. זיהוי חיכוך הוא לנתח or להעריך משימה: על הלומד לשים לב שמשהו לא בסדר, לשפוט האם זו טעות שלו או של המערכת, ולהחליט מה לעשות בנידון. דרישות קוגניטיביות אלו מגיעות מהטקסונומיה המתוקנת של בלום, והן מתארות מה המשימה דורשת מהאדם, לא כיצד עליך לבצע אותה.
זה חשוב בגלל ההתאמה. מרכז אברלי של קרנגי מלון מדגיש את הנקודה בצורה ברורה: אם המטרה היא ליישם מיומנויות אבל ההערכה מודדת רק זכירה, הלומדים מתרגלים דבר אחד ונשפטים על פי דבר אחר, מה שפוגע הן במוטיבציה והן בלמידה (מרכז אברלי, התאמה בין יעדים, הערכות ואסטרטגיות הוראה). מבחן רב-ברירה על שמות תפריטים אומר לכם מעט מאוד על האם מישהו יכול להשלים את עדכון הקבלה לעיל.
אבחן לפני שאתה מרשם
לפני בניית כל דבר, השוו את המשימה כפי שהיא מבוצעת בפועל עם מה שמלמד ובודק תוכנית ההדרכה הנוכחית. ארבעה בדיקות נוטות להפריד פערים בהכשרה מסיבות אחרות:
- שימו לב למשימה. צפו בכמה מתחילים או בצוות מנוסה משלימים את זרימת העבודה, ותיעדו שגיאות, פתרונות עוקפים והיסוסים.
- השווה עם האימון. האם התוכנית הנוכחית מתרגלת את הרצף המדויק הזה, או שהמערכת בכלל? האם יש הערכה המחייבת את הלומד להשלים אותה?
- בדוק את הסביבה. האם הכלים, הרשאות הגישה, רמות הצוות והנהלים המקומיים הם כפי שהניחו ההכשרה? עובד חדש ללא רמת גישה מתאימה אינו יכול לתרגל את המשימה, ללא קשר לסוג הכיתה.
- חפש פגמים במערכת. אם גם צוות מנוסה מתקשה, או משתמש באותו פתרון עוקף, הסיבה היא כנראה עיצוב המסך, השדה או הכלל. הכשרה נוספת לא תתקן את זה. העלו את זה עם האינפורמטיקה כבקשת שינוי.
זוהי המלכודת שיש לציין בגלוי בפני בעלי העניין שלכם: פגמי שימושיות עשויים לדרוש שינויים במערכת, לא הכשרה נוספת. אם הכשרה משמשת להסתרת פגם, העלות חוזרת על עצמה בכל קבוצה. התייחסו לשיטה הנוכחית שלכם ולתקרת ההערכה הנוכחית שלכם כהשערות לבדיקה, לא כעובדות.
הכנת עיצוב ותרגול סביב תהליך העבודה
ברגע שאתם יודעים אילו פערים אימון יכול לסגור, התאימו כל שלב בתוכנית למשימה.
הכנה. בדוק את הדרישות המוקדמות באמצעות אבחון קצר לפני שאדם מגיע לעבודה. ודא שהוא מכיר את המונחים הדרושים לו, כגון ההבדל בין תחום רישום לתחום קליני, ואת הכללים הרגולטוריים המגבילים את המשימה, כגון מה חייב להיות מתועד ומי רשאי לתעד זאת. לימוד בקצב עצמי מתאים לשלב זה. בדיקת זיכרון כאן מאשרת רק את הדרישות המוקדמות. היא אינה הוכחה לכך שהאדם יכול לבצע את העבודה.
מיפוי זרימת עבודה. מפו את זרימת העבודה האמיתית מסך אחר מסך, כולל השלבים שאנשים מדלגים עליהם והנקודות שבהן המערכת והנוהל המקומי חלוקים זה בזה. השתמשו במפה כדי לבנות את מקרה התרגול ואת מפתח התשובות, ומסרו אותו למנהל האינפורמטיקה או התאימות שלכם לאימות. אותה מפה הופכת לביקורת חיכוך: כל נקודה שבה צופים ראו שגיאות או פתרונות עוקפים היא מועמדת לתיקון מערכת, סיוע ברור יותר לעבודה או מקרה תרגול.
תרגול. תנו ללומדים את המשימה כולה, עם מקרה ריאלי, ובקשו מהם להסביר את החלטותיהם וכן לבצע אותן. המשוב צריך להיות קשור להחלטה, לדוגמה: "צירפתם את טופס ההסכמה לסוג רשומה שגוי. הנה הראיות שיכולתם לבדוק, וכאן תוכלו לעשות כאשר סוג הטופס אינו ברור." משוב על מהירות ושלמות עובד בצורה הטובה ביותר כאשר הוא ספציפי לשלב.
בשידור חי או אסינכרוני? קלט חי של מדריך מוסיף ערך רב ביותר כאשר בחירה אינה חד משמעית: כאשר קיימות שתי פעולות הניתנות להגנה, או כאשר ההליך והמערכת חלוקים זה בזה. דיון בהובלת מישהו שמכיר את הנוהג המקומי פותר את מה שמפתח תשובות כתוב לא יכול. סקירה אסינכרונית מספיקה לאישור כללים, בדיקת זכירה ומתן משוב על מקרה ברור.
דוגמה מעשית: עדכון הקבלה
לדוגמה. על מטפל לאמת את המקרה ואת קריטריוני התשובה לפני השימוש.
המקרה. הלומד מקבל תיק מדומה עבור מטופל בדיוני. הוא מתבקש להשלים את עדכון הקבלה. המקרה כולל טופס הסכמה סרוק, מכתב הפניה עם מספר אסמכתא חסר ושדה הדוחה את פורמט הכניסה המוצג במדריך ההדרכה.
בחירותיו של הלומד. במספר הייחוס החסר, הלומד יכול (א) להשאיר את השדה ריק ולסיים, (ב) להקליד מציין מיקום, או (ג) לתעד את הפער באמצעות הנוהל שאושר ולבקש את המידע החסר. בשדה שנדחה, הוא יכול (א) לנסות שוב עם פורמט שונה עד שהוא יתקבל, (ב) להזין את הערך בהערה חופשית, או (ג) לתעד את הבעיה כתקלת מערכת חשודה ולהמשיך עם שלב הביניים שאושר.
מָשׁוֹב. עבור כל בחירה, המשוב מסביר מדוע היא ניתנת להגנה או אינה שלמה על פי הקריטריונים המוסכמים. שדה ריק אינו שלם, מכיוון שמשתמשי downstream אינם יכולים לדעת אם הנתונים חסרים או שמעולם לא היו נחוצים. placeholder אינו ניתן להגנה, מכיוון שהוא רושם מידע שאינו נכון. רישום הפער במסגרת ההליך שאושר הושלם. בהחלטה השנייה, ניסיון פורמטים עד לקבלת אחד מהם עשוי להניב ערך תקין, אך הוא מסתיר פגם שצוות האינפורמטיקה צריך לראות. רישום התקלה הוא התגובה שמגנה הן על הרשומה והן על הקבוצה הבאה.
הניסיון החוזר. הלומד מנסה מקרה שני עם פער שונה, כגון טופס הסכמה המצורף אך לא חתום, ומיישם את אותו נימוק עליו.
לאורך קבוצת המחקר, דוחות החיכוך של הלומדים הופכים גם לרשימה מובנית של פגמים חשודים עבור צוות האינפורמטיקה.
הערכת יכולות ותכנון העברה
בחרו מדדים המשקפים את המשימה. שניים מעשיים הם זמן המשימה ו שלמות התיעודהגדירו את שניהם לפני שאתם מתחילים: מה נחשב כהשלמה, מי שופט זאת, אילו רשומות נמצאות במכנה, ומתי אתם מודדים.
רובריקה פשוטה שומרת על עקביות בשיפוט. ההצעה שלהלן היא הצעה להתאמה עם המומחה הקליני או מומחה הציות שלך. זה אינו סטנדרט מוכנות מאומת.
| קריטריון | מה שצופה מחפש | ציון |
|---|---|---|
| ביצוע משימות | משלים את תהליך העבודה ומזהה את בעיות התיעוד, תוך רישום הפעולה והראיות העומדות מאחוריה. | 0 עד 2 |
| הַנמָקָה | מסביר את האילוצים, החלופות וחוסר הוודאות הרלוונטיים; בודק את זמן המשימה ואת שלמות התיעוד | 0 עד 2 |
| גבולות | משתמש בהליכים מאושרים ומבקש עזרה כאשר מידע או סמכות חסרים | 0 עד 2 |
עוגנים: 0 פירושו חסר או לא נתמך; 1 פירושו חלקי, עם השמטות רלוונטיות; 2 פירושו שלם ומוצדק על פי הקריטריונים המוסכמים. הגדירו שגיאות קריטיות בנפרד, לדוגמה רישום מידע שאינו נכון, או עקיפת בדיקת הסכמה נדרשת. ציון כולל לעולם לא חייב להסתיר כשל קריטי.
לצורך העברה, יש להעריך מקרה חדש שלא נראה לעין ולא את זה ששימש בפועל, ולבצע מעקב במקום העבודה לאחר שהלומד נחשף מספיק לעבודה אמיתית. המרכזים לבקרת מחלות ומניעתן (CDC) ממליצים להעריך הן את הלמידה והן את העברת הלמידה במידת האפשר, מכיוון שאדם שעובר את ההכשרה עדיין עלול להתקשות ליישם אותה בעבודה (CDC, הערכת הכשרה: מדידת יעילותמטלת עבודה בפיקוח או סקירה של מדגם מהרישומים האמיתיים של הלומד על ידי מורה יכולות לשמש כמעקב.
אם הקליטה שלכם כרוכה בהעברות בין-מקצועיות, כגון צוות רישום שמעביר רשומות לצוות קליני, הסוכנות למחקר ואיכות בתחום הבריאות תוכנית TeamSTEPPS מהווה נקודת התחלה לעבודת צוות ותקשורת בתחום הבריאות. יש לבקש ממדריך קליני לבחור ולהתאים את הכלים הרלוונטיים.
מה הראיות יכולות ומה לא יכולות להראות
היו ברורים לגבי מה שאתם יכולים לטעון. אלו השאלות שהביקורת שלכם צריכה לענות עליהן.
מה יראה שהלומדים יכולים להשלים את תהליך העבודה ולזהות חיכוכים? הרובריקה נותנת ציונים על מקרה שלא נראה, זמן המשימה ושלמות התיעוד בהשוואה לקו הבסיס, ואיכות דוחות החיכוך שהם מגישים. השוו דומה לדומים: אותה אוכלוסייה, אותו מכנה ואותו תזמון.
אילו אילוצים עלולים להישאר גם לאחר שיפור הביצועים? מספר. מסכים וכללים פגומים נשארים עד שמישהו משנה את המערכת. כוח אדם, עומס עבודה והרשאות גישה קובעים כמה זמן יש לאדם לתעד כראוי. נהלים מקומיים המתנגשים עם המערכת נשארים בסתירה. ושינויים תפעוליים בו-זמניים, כגון תבנית חדשה או שדרוג תוכנה, יכולים לשנות את האמצעים שלך באופן עצמאי מהכשרה. בדקו אותם לפני שאתם מייחסים כל שינוי לתוכנית.
המקורות לעיל תומכים בעקרונות התכנון של יישור מטרות, פרקטיקה והערכה, ובמדידת למידה והעברה. הם אינם מהווים ראיה לכך שתוכנית מסוימת, או פלטפורמה כלשהי, מפחיתה את נטל התיעוד. מאמר זה אינו מבטיח תוצאות, וגם לא הבטחות להערכה שלכם.
היכן AhaSlides יכול להתאים
AhaSlides תומך בלמידה אדפטיבית ואינטראקטיבית, ומאפשר לך לעבור בין למידה חיה ללמידה בקצב אישי. בתוכנית קליטה כמו זו שלמעלה, זה יכול להיות בדיקת קדם בקצב אישי לפני התרגול, מפגש אינטראקטיבי בהנחיית החלטה מעורפלת, וסקירה בקצב אישי של מקרה חדש לאחר מכן. יש לבדוק פונקציות ספציפיות של כתיבה, משוב ודיווח מול זרימת העבודה שלך בהדגמה לפני שאתה מתכנן סביבן. כל שילוב של בינה מלאכותית, סימולציה או EHR צריך להיחשב חיצוני או לא מאושר עד להדגמה.
הצעד הבא שלך
התחילו עם רובריקת המשימה: קחו זרימת עבודה אחת בנפח גבוה בבית החולים שלכם, ניסחו את שלושת הקריטריונים לעיל עם מנהל האינפורמטיקה או הציות שלכם, ותצפו בשניים או שלושה ניסיונות אמיתיים. החיכוך שאתם מתעדים הוא רשימת הפערים בהדרכה ופגמי המערכת שלכם, בסדר ההפרדה הזה.
כאשר העיצוב שלכם יהיה מוכן, נוכל להראות לכם כיצד תעבוד גרסה חיה ובקצב אישי של שלבי התרגול והסקירה. בקשת הדגמה של AhaSlides ותביא את זרימת העבודה שלך.
