תעשיית האירועים צומחת, ותקציבי התאגידים הולכים בעקבותיה. יותר חברות מארחות יותר מפגשים פנים אל פנים מאשר לפני שלוש שנים, ומגמה זו מאיצה ולא מתהפכת.
צמיחה זו הופכת את הביצוע המוצלח לחשוב יותר, לא פחות. כאשר מתחרים מקיימים יותר אירועים, אירועים שאורגנים בצורה גרועה בולטים. מדריך זה מכסה כל שלב בתכנון אירועי חברה, החל מקביעת המטרה ועד לניתוח הנתונים שלאחר האירוע, בפורמט שתוכלו להשתמש בו בפועל.
שלב 1: הגדירו את המטרה לפני כל דבר אחר
כל החלטה אחרת במדריך זה נובעת משאלה אחת: מה האירוע הזה צריך להשיג?
אירועים עסקיים נוטים להתחלק לכמה קטגוריות. אירועי גיבוש צוות נועדו לשפר את האמון והשיתוף פעולה. אירועי הדרכה מעבירים מיומנויות או ידע ספציפיים. אירועי לקוחות מחזקים קשרים או יוצרים צבר פוטנציאל. כנסים ופסגות ממצבים את החברה, מושכים כישרונות או מייצרים פרסום. פגישות היברידיות או פגישות של כל המשתתפים מיישרות קו בין ארגונים מפוזרים סביב אסטרטגיה.
כתבו משפט אחד המתאר את התוצאה של אירוע מוצלח. "המשתתפים עוזבים עם ידע מעשי על מפת הדרכים של המוצר שלנו לרבעון השלישי ושלוש פעולות מעקב קונקרטיות" היא מטרה שמישה. "לעשות אירוע חברה נהדר" אינה מטרה.
מטרה זו קובעת גם את מדד ההצלחה שלכם. אם האירוע מתמקד בהכשרה, תוכלו למדוד שימור ידע באמצעות בוחן לאחר הפגישה או סקר התנהגות בן 30 יום. אם מדובר באירוע של לקוח, ייתכן שמספר האירועים שנוצרו או שיעור הזמנת הפגישות הוא המספר הנכון. בחרו את המדד לפני שאתם בוחרים את המקום.
שלב 2: קבעו את התקציב עם אפשרות חלופית
תקציב הוא האילוץ שמעצב כל החלטה אחרת. קבעו אותו מוקדם וודאו שיש לכם אישור ממי ששולט בכסף לפני שאתם מתחייבים לספק כלשהו.
תקציב טיפוסי לאירוע חברה מתפרש בערך כך:
השכרת אולם האירועים מהווה בדרך כלל 25-30% מסך ההוצאה. קייטרינג ומשקאות מהווים 30-35%. אודיו וירטואלי וטכנולוגיה מהווים 15-25%. דוברים, בידור והנחיה יחד נופלים בדרך כלל על 5-10%. שיווק וחומרי דפוס מהווים עוד 5%. את 10-15% הנותרים יש להתייחס כפריט בלתי תלוי ולהתייחס אליו כאל סעיף שאינו ניתן למשא ומתן, ולא כחיץ אופציונלי.
השורה האחרונה היא זו שרוב המתכננים החדשים מדלגים עליה. תקלות בציוד, שירותי קייטרינג מבטלים, נוכחות עולה על התחזיות, גובה תשלום עבור חניה שלא ידעתם עליה. שלבו את התקציב הזה מראש במקום לחפש אישורים כשמשהו משתבש.
כמו כן, יש להבחין בין עלויות קבועות (השכרת מקום, דמי דובר) לבין עלויות משתנות (קייטרינג לנפש, חומרי דפוס למשתתף). עלויות קבועות משתנות בין אם יש לכם 50 משתתפים או 150. קנה מידה של עלויות משתנות. אם הערכת הנוכחות שלכם אינה ודאית, דגמו את שני התרחישים לפני שאתם מתחייבים לגודל המקום.
שלב 3: בניית ציר זמן לתכנון
עבור כנסים גדולים, תערוכות סחר או אירועי חברה בני מספר ימים, זמן אספקה של 10-12 חודשים הוא ריאלי. עבור פגישות או סדנאות פנימיות קטנות יותר, 5-6 שבועות הוא לרוב אפשרי. הכלל הכללי: ככל שמעורבים יותר ספקים, כך תזדקקו לזמן אספקה ארוך יותר.
שלושה עד שישה חודשים לפני האירוע, יש לקבוע תאריך ומקום, לאשר תקציב ואישור פנימי, לזהות ולהתקשר עם דוברים, מנחים או צוות בידור. יש לפתוח את ההרשמה או לשלוח הודעות "שמור את התאריכים" לאחר אישור המנחים.
שישה עד שמונה שבועות לאחר מכן, יש לסיים את סדר היום ואת תוכנית האירוע, לאשר את ספירת עובדי הקייטרינג ודרישות התזונה, לעדכן את צוות ה-AV לגבי הדרישות הטכניות ולשלוח הזמנות מלאות או תזכורות הרשמה.
בשבועיים האחרונים, אשרו את כל התוצרים והקשרים עם הספקים, סגרו את רשימת המשתתפים ופרטי הלוגיסטיקה, והכינו את כל החומרים, השקופיות או חומרי ההדפסה. ערכו ביקור באתר אם לא ביצעתם ביקור כזה לאחרונה.
ב-48 השעות האחרונות, בצעו סיור מלא עם הצוות באתר, בדקו את כל המערכות המצוינות והטכנולוגיה לפני הגעת הצוות, ותדרוך לכל חברי הצוות לגבי תפקידיהם ודרכי ההסלמה.
שלב 4: בחירה ואישור של המקום
בחירת מקום האירוע היא המקום בו תקציב ולוגיסטיקה מתנגשים. כמה דברים שכדאי לוודא לפני שחותמים על משהו:
קיבולת. רוב המקומות מפרסמים קיבולת מקסימלית, המתייחסת לתקני אש, לא לתפוסה נוחה. עבור אירועים בישיבה, יש להפחית בערך 20-25% מהמקסימום המוצהר כדי לקבל מספר עובד ריאלי.
תשתית AV וטכנולוגית. גלה מה כלול בהשכרה לעומת מה שתצטרך להביא. רוחב פס של WiFi חשוב מאוד אם המשתתפים ישתמשו במכשירים או שאתם מפעילים אלמנטים אינטראקטיביים.
מדיניות קייטרינג. בחלק מהמקומות נדרשת שירותי קייטרינג פנימיים. אחרים מאפשרים שירותי קייטרינג חיצוניים. יש לברר אילו ספקים ישנים לפני שאתם מתכננים תקציב למזון ומשקאות.
נגישות. יש לוודא נגישות פיזית למשתתפים עם מוגבלויות, ולבדוק האם במקום יש שירותים נגישים, חניה וכניסות.
תנאי ביטול וכוח עליון. קראו את מבנה הפיקדון וקנסות הביטול לפני החתימה. דעו מה קורה אם יש צורך לדחות את האירוע.
יש לאשר הכל בכתב. להסכם בעל פה לגבי שולחנות כלולים או חבילת טכנולוגיה שהובטחה אין תוקף משפטי.
שלב 5: ניהול ספקים כמו פרויקט
אירועים עסקיים בדרך כלל כוללים מספר ספקים: קייטרינג, אודיו, עיצוב, צילום, תחבורה, אבטחה ולעתים קרובות פלטפורמת ניהול אירועים של צד שלישי. כל אחד מהם הוא תלוי בלוח זמנים משלו.
הגישה שעובדת: התייחסו לניהול ספקים באותו אופן שבו הייתם מתייחסים לניהול פרויקטים. כל ספק מקבל תדריך ברור הכולל תוצרים, לוח זמנים, פרטי קשר ודרכי הסלמה. אתם מתזמנים צ'ק-אין באופן יחסי לסיכון: שבועי עבור המקום וחברת הקייטרינג חודשיים מראש, ותכוף יותר בשבועיים האחרונים.
בנו גיליון יצירת קשר בן עמוד אחד של הספק עם שם, תפקיד, מספר טלפון נייד וסיכום בשורה אחת של האחריות שלו. מסמך זה הוא מה שהצוות באתר שלכם משתמש בו כאשר משהו משתבש בשעה 7 בבוקר ביום האירוע.
שאלו כל ספק במפורש: מה אתם צריכים ממני, ומתי? כשלים של ספקים נגרמים לעתים קרובות עקב החמצת דד-ליין של מארגן האירוע (אישור ספירת עובדים, אישור תוכנית קומה, בחירת תפריט), ולא הספק.
שלב 6: בניית תוכנית לוגיסטית באתר
לוגיסטיקה היא הפער בין תוכנית טובה לאירוע טוב. האלמנטים שרוב המארגנים מזלזלים בהם:
רישום וצ'ק-אין. אירוע של 200 איש עם עמדת צ'ק-אין אחת יוצר תור של 20 דקות. ניתן להשתמש במספר עמדות או באפליקציית צ'ק-אין לנייד. יש לבדוק את התהליך מראש.
ריצת המופע. מסמך מפורט ומקודד בזמן המכסה כל אלמנט באירוע, החל מההרכבה ועד לפירוק. כולל מי אחראי על כל מעבר, מה קורה אם דובר מאריך את מועד ההגעה ומתי הספקים אמורים להגיע ולעזוב.
פרוטוקולי מגירה. זהה את שלוש נקודות הכשל הסבירות ביותר (כשל במערכת השמע, אי הופעה של דובר, עיכוב בקייטרינג) וכינית תוכנית כתבה לכל אחת מהן. עדכן את הצוות שלך לגביהן לפני תחילת האירוע.
פרטי חוויית המשתתף. נקודות החיכוך שהמשתתפים מבחינים בהן: שילוט לא ברור, תורים ארוכים לרישום, אינטרנט אלחוטי גרוע, חוסר מים בהפסקות, שירותים שקשה למצוא. אלו הפרטים שמעצבים את איך שאנשים זוכרים את האירוע.
רשימת תיוג שימושית לתכנון יום העבודה:
יש להגיע לפחות 90 דקות לפני פתיחת הדלתות. יש לסובב בכל החלל: אזור הרישום, האולם הראשי, חדרי הסבב, ערכות הקייטרינג והשירותים. יש לוודא שהזמנה מותאמת להזמנה. יש לבדוק את קבצי ה-AV עם קבצי המצגת בפועל, ולא עם קבצי placeholders. יש לתדרך את צוות הרישום לגבי תהליך הצ'ק-אין וכל הגעת VIP. יש לוודא שכל אנשי הקשר של הספקים זמינים בטלפון נייד. יש לשמור עותק מודפס של רשימת האירועים בהישג יד לאורך כל האירוע.
דבר אחד שכדאי לתקצב במפורש: האדם שמנהל את הלוגיסטיקה באותו יום לא צריך להיות אותו אדם שמציג, מנחה או מנהל את יחסי בעלי העניין. חלוקה כפולה של תפקידים אלה יוצרת בעיות באופן אמין בשניהם.
שלב 7: הערכה לאחר האירוע
האירוע נגמר. רוב המארגנים נושמים לרווחה וממשיכים הלאה. אלה שמפעילים אירועים טובים יותר באופן עקבי עושים עוד דבר אחד: הם סוגרים את המעגל.
תוך 48 שעות, שלחו סקר משתתפים. הקפידו על סקר קצר: 5 שאלות לכל היותר. כסו את שביעות הרצון הכללית, האלמנט החשוב ביותר, האלמנט הפחות חשוב, דבר אחד שהם היו משנים, והאם הם היו מגיעים שוב. שיעורי התגובה יורדים בחדות לאחר 48 שעות, לכן שלחו אותו במהירות.
סקור את הביצועים שלך מול המטרה שקבעת בשלב 1. האם האירוע השיג את מה שהוא היה אמור להשיג? אם המטרה הייתה העברת מיומנויות, מה מראים ציוני ההערכה? אם מדובר היה בצינור הפרויקטים, אילו פגישות נקבעו? אם מדובר היה בלכידות הצוות, מה אומר הסקר על קשר ואמון?
תעדו מה עבד ומה לא עבד בפירוט מספיק כדי שמישהו אחר יוכל להשתמש בהערות. יש לאחסן את מסמך התוכנית, אנשי הקשר עם הספקים, נתוני התקציב בפועל ומשוב המשתתפים יחד.
לבסוף: יש לתעד את הצוות שניהל את האירוע תוך שבוע, כל עוד זכרונכם טרי. התובנות שימנעו את הבעיות של השנה הבאה מגיעות מהאנשים שהיו במקום, ולא מהסקר שלאחר האירוע.
ניהול אירועים עסקיים אינטראקטיביים עם AhaSlides
הרגע שבו רוב האירועים התאגידיים מאבדים את המקום הוא הרגע בו נמשכת 45 דקות של מצגת שאף אחד לא שאל שאלות במהלכה. שילוב אינטראקציה בתוכנית מההתחלה מונע זאת.
AhaSlides משתלב ישירות במצגות ופועל בטלפונים של המשתתפים דרך קישור הצטרפות, ללא צורך בהורדת אפליקציה. סקרים חיים נותנים למציגים תמונה בזמן אמת של מה שהמשתתפים חושבים לפני שהם עוברים לנושא הבא. ענני מילים חושפים את מה שעובר על דעתם של אנשים מבלי לדרוש מאף אחד לדבר קודם. שאלות ותשובות אנונימיות מאפשרות למשתתפים לשאול את השאלות שלא היו מעלים בדיון פתוח, דבר שחשוב בפגישות עם טווח ותק רחב בחדר.
לצורך הערכה לאחר האירוע, הפעלת סקר הסיום על המסך כפריט האחרון בתוכנית מניבה ביצועים טובים יותר באופן עקבי מאשר הודעת דוא"ל מעקב. אנשים עדיין בחדר, עדיין קשובים, ושיעורי התגובה משקפים זאת.
שאלות נפוצות
מהו תכנון אירועים עסקיים? תכנון אירועים הוא תהליך של ארגון ותיאום כל המרכיבים המרכיבים מפגש מובנה: מקום, לוגיסטיקה, ספקים, תוכנית וחוויית המשתתפים; כל זאת כדי שיפעל בצורה חלקה וישיג את מטרתו המיועדת.
מהם 5 ה-C של ניהול אירועים? חמשת ה-C הם קונספט, קואורדינציה, שליטה, שיא וסיום. הם מתארים את הקשת המלאה של אירוע, החל מהרעיון הראשוני דרך הביצוע ועד לסיום לאחר האירוע.
כמה עולה אירוע חברה? פגישה פנימית קטנה עשויה לעלות כמה אלפי דולרים. כנס בינוני של 200-500 איש עולה בדרך כלל בין 50,000 ל-500,000 דולר, תלוי בעיר, במקום, באיכות הקייטרינג ובתוכנית. אירועים בקנה מידה גדול יכולים להגיע למיליונים. המשתנה הגדול ביותר הוא המקום והמזון והמשקאות, אשר יחד מהווים לעתים קרובות 55-75% מההוצאות הכוללות.
כמה זמן מראש כדאי לתכנן אירוע חברה? עבור כנסים גדולים או אירועים בני מספר ימים, 10-12 חודשים הם ריאליים. עבור סדנאות קטנות יותר או פגישות פנימיות, 5-6 שבועות יכולים להתאים. המשתנה המרכזי הוא זמינות הספקים: ככל שמעורבים יותר ספקים, כך תצטרכו יותר זמן אספקה.
אילו כישורים נדרשים מתכנני אירועים עסקיים? ארגון הוא הבסיס, אבל המיומנות שמבדילה מתכננים טובים ממצוינים היא צפיית נקודות כשל לפני שהן מתרחשות וגמישות תכנון. בכל אירוע יש משהו שמשתבש; השאלה היא האם חשבתם על זה מראש.
