מחלקה אחת מתנגדת לשינוי בתיק הרפואי האלקטרוני (EHR). איש אינו מסרב להשתמש בו. הבעיה היא שעבודה שגרתית הפכה לאט יותר. משימה שלקח דקה במסך הישן דורשת כעת ארבע לחיצות וחיפוש, והיחידה כבר סובלת ממחסור בזמן. הצוות השלים את ההכשרה, והם זוכרים שהוצגו להם המסכים החדשים. מה שלא התבקשו לעשות הוא לבצע את משימות המשמרת שלהם במערכת החדשה ולומר מה מפריע.
זהו מצב לדוגמה, לא מקרה מתועד של לקוח. הוא מתאר את הפער שאימון ניהול שינויים ב-EHR נועד לסגור: המרחק בין צפייה בזרימת עבודה חדשה לבין היכולת לתרגל אותה, עם משוב, באופן שחושף גם את המחסומים המונעים מאנשים לאמץ אותה.
מדריך זה מיועד למנהלי למידה ופיתוח בבתי חולים ולמנהלי האינפורמטיקה או הציות שעובדים איתם. הוא מכסה כיצד לתאר את בעיית הביצועים, לאבחן פערים בלמידה ובהקשר, להכין את התכנון ולתרגולו, לעבוד על מקרה ולהעריך את ההעברה. הוא עוסק בתכנון הדרכה. הוא אינו מחליף בדיקות שמישות, עיצוב מחדש של זרימת עבודה או תוכנית השינוי של הארגון שלכם, והוא אינו מבטיח תוצאות.
מהי הכשרה בניהול שינויים ב-EHR?
הכשרה בניהול שינויים במערכת EHR מכשירה את האנשים המשתמשים ברישום לעבודה במערכת או בתהליך עבודה שהשתנו. משימתו היא לתרגל זרימות עבודה חדשות ולחשוף חסמי אימוץ. הלומד מבצע משימה מציאותית עבור תפקידו, מקבל משוב עליה ומדווח היכן זרימת העבודה, הכלים או המדיניות הקשו על כך. החצי השני חשוב לא פחות מהראשון. תרגול שבודק רק האם אנשים יכולים לבצע את השלבים מפספס את המחסומים שמחליטים האם הם יעשו זאת.
עובדות מהירות
| שאלה | תשובה קצרה |
|---|---|
| מהי המשימה? | תרגול זרימות עבודה חדשות וחשיפת חסמי אימוץ. |
| מה אתה מקבל ציון? | מיומנות במשימות, ויומן של מחסומי זרימת עבודה שלא נפתרו. |
| האם הדגמה בתוספת חידון מספיקה? | זה יכול להראות דרישות מוקדמות. זה לא מראה שמישהו יכול לבצע את המשימה של התפקיד שלו במהירות. |
| מי מאשר את התוכן? | מוביל בתחום האינפורמטיקה או הציות, המשתמש במקרים שהומצאו או לא מזוהים. |
| מה אימון לא יכול לתקן? | מסך איטי, הזמנות חסרות, מדיניות לא ברורה או מעט מדי זמן צוות. |
| איך אתה יודע שזה עבד? | מקרה חדש, שלא נראה לעין, קיבל ציון על פי קריטריונים מוסכמים, בנוסף למחסומים שעדיין פתוחים לאחר האימון. |
1. תאר את בעיית הביצועים
התחילו במשימה: תרגול של תהליכי עבודה חדשים וחשיפת חסמי אימוץ. שני חלקים נושאים את המשקל. תרגול פירושו לעשות את עבודת התפקיד, לא לצפות בה. חשיפת חסמים פירושה שההכשרה מייצרת מידע על מה שמאט אנשים, כך שמישהו בעל סמכות יוכל לפעול על סמך זה.
כתבו זאת כמשפט אחד לכל תפקיד ובקשו ממנהל אינפאָרמציה לבדוק אותו: "בהינתן משימה אופיינית לתפקיד זה, כגון קבלת מטופל, תיעוד מסירה או ביצוע הזמנה סטנדרטית, הלומד משלים אותה בתהליך העבודה החדש, רושם את נקודות החיכוך ואומר איזו תמיכה תעזור."
התפקידים שונים. אחות, פקידת יחידה ורופא משתמשים בחלקים שונים של הרשומה, כך שפגישה כללית אחת אינה מתרגלת אף אחת ממשימותיהם האמיתיות. סקירת היקף של תוכניות הכשרה לרישום אלקטרוני לאחיות אשפוז (30 מחקרים) מפרטת "אי פיצול מפגשי הכשרה לפי סוג תפקיד" (נגוין ועמיתיו, JAMIA, 2024הסקירה עוסקת באחיות במסגרות אשפוז, לכן קראו אותה כמדריך לתכנון והשוו אותה מול אוכלוסייתכם.
2. אבחון פערים בלמידה ובהקשר
לפני שאתם בונים משהו, השוו את המשימה למה שהתוכנית הנוכחית שלכם מתרגלת ומעריכה. שלוש שאלות בדרך כלל מפרידות בין פער אימון לדבר אחר:
- האם הפרקטיקה הנוכחית משתמשת במשימה האמיתית? אם התוכנית מדגימה את המסכים ומסתיימת בשאלון תזכורת, הלומדים התאמנו בזיהוי הממשק, ולא בביצוע עבודת המשמרת שלהם.
- מהי הדרישה הקוגניטיבית? בטקסונומיה המתוקנת של בלום, ביצוע הליך במצב חדש וניתוח הסיבות לשגיאה עומדים מעל לזיכרון. התאמת פעילויות לרמות אלו מכוסה במדריך שלנו ל... התאמת פעילויות למידה לטקסונומיה של בלום.
- האם משהו מלבד מיומנות מפריע? בדקו את כוח האדם, הכלים והנהלים לפני קביעת הדרכה. אם מסך מסוים איטי, חסרה סדרה נדרשת או שהמדיניות כופה ערך כפול, מפגש טוב יותר לא ישנה את מה שקורה במחלקה. דווחו על הסיבות הללו לאנשים שיכולים לתקן אותן.
אותה סקירת היקף מפרטת את הגישה לתרגול בין הגורמים שזיהתה: "אי יכולת להתאמן בארגז חול" מופיעה כמחסום ו"מתן אפשרות לאחיות להתאמן ב-EHR לאחר ההכשרה" כמנחה. אם ללומדים שלכם אין סביבה בטוחה להתאמן בה, זהו פער הקשר, לא בעיית מוטיבציה.
3. הכנה ותרגול עיצובי
ברגע שאתם יודעים אילו פערים אימון יכול לסגור, תנו לכל שלב תפקיד ייחודי. המדריך שלנו ל בניית קליטה של EHR המפחיתה את נטל התיעוד מכסה את העיצוב של השבועות הראשונים. סעיף זה עוסק בשינוי עצמו.
הכנה. בדקו את הדרישות המוקדמות באמצעות אבחון קצר: ההבדלים בין ישן לחדש המשפיעים על כל תפקיד, המונחים בהם הארגון שלכם משתמש והיכן ניתן לקבל עזרה באותו היום. לימוד עצמי ממוקד מתאים לשלב זה. בדיקת זיכרון מאשרת רק את הדרישות המוקדמות.
תרגול. השתמשו באבני סף לשיפור איכות בין-תחומיות ובפרקטיקה מבוססת תפקידים. לומדים מתפקידים שונים עובדים יחד על מסע מטופל אחד, לדוגמה קבלה, הזמנת תרופות, מסירה ושחרור, כאשר כל אחד עושה את חלקו בסביבת העבודה. ראיית היכן המסירה בין תפקידים נתקעת לעיתים קרובות מגלה בעיית זרימת עבודה שאף תפקיד לא היה מדווח עליה לבדו. התבוננו במשימות מייצגות ותעדו שגיאות וחיכוכים תוך כדי.
מָשׁוֹב. קשרו זאת להחלטות ולא לציון כולל. "מצאתם את הסדר הנכון אבל בחרת בדרך הארוכה, ובחרתם לעקוף את ההתראה במקום לשאול" מלמד יותר מ"3 מתוך 5". כללו נתיבים שגוי סבירים שמסבירים מדוע הם מפתים אנשים. המדריך שלנו ל עיצוב תרגול אינטראקטיבי עם משוב שימושי מראה כיצד לכתוב משוב המקושר להחלטות.
קלט חי או סקירה אסינכרונית? אימון חי מוסיף את הערך הרב ביותר במקרים בהם המשימה אינה ברורה, כאשר תפקידים חייבים לתאם וכאשר אנשים צריכים לומר מה לא עובד. סקירה אסינכרונית מספיקה כדי להשוות את הצעדים המוקלטים של הלומד עם מודל נתיב מוער. צוותים רבים משתמשים בשניהם: הכנה בקצב אישי תחילה, ולאחר מכן מפגשים מודרכים על זרימות העבודה הקשות ביותר.
תִזמוּן. סקירת ההיקף מדווחת על חסמים כגון יותר מדי תוכן בפרק זמן קצר ופער ארוך בין ההדרכה לעלייה לאוויר. תכננו את התרגול קרוב למועד שבו אנשים ישתמשו בזרימת העבודה, וחלקו אותו למפגשים קצרים מספיק כדי לעכל אותם.
4. עבדו על דוגמה מציאותית
לדוגמה. ראש מחלקת אינפורמטיקה או תאימות צריך לאמת את המקרה ואת קריטריוני התשובה לפני השימוש.
המקרה. יחידה רפואית-כירורגית עברה לתהליך עבודה חדש של תיעוד להעברת משמרת. הצוות אומר שזה לוקח יותר זמן מבעבר. המדיניות דורשת שהאישור להעברת המשמרת יושלם לפני שהאחות היוצאת עוזבת.
המשימה. הלומד משלים תהליך מסירה עבור מטופל מורשה בתהליך העבודה החדש, רושם כל נקודת חיכוך, אומר מה היה עושה בנידון ואילו מידע או תמיכה נוספים הוא זקוק להם.
ניסיון ראשון. הלומד משלים את ההערה אך מדלג על שני שדות ש"אף אחד לא קורא" ואינו מתעד חיכוכים. הם אומרים שהדרך החדשה "פשוט איטית יותר". ההערה אינה שלמה בניגוד למדיניות, והמכשול מתואר כדעה ללא פירוט.
משוב וניסיון חוזר. המאמן מציין ששני השדות הם חלק מהמדיניות ומבקש מהלומד למצוא היכן נמצא כל אחד מהם במסך וכמה זמן לוקח הצעד. בניסיון החוזר מבקש מהלומד להשלים את ההערה שוב ולרשום, עבור כל נקודת חיכוך, מה הוא עשה, כמה זמן זה לקח ומה יהפוך את זה למהיר יותר.
ניסיון חזק יותר. "מילאתי את כל השדות. סיכום התרופות דורש חיפוש נפרד בכל פעם, מה שהוסיף כשתי דקות. לא דילגתי עליו מכיוון שהמדיניות דורשת זאת. האם ניתן למלא את הסיכום מראש, או שיש קיצור דרך מאושר? אני לא יודע אם זה כבר דווח, אז הייתי מעלה את זה עם המשתמש הראשי של היחידה וצוות האינפורמטיקה." תשובה זו עומדת במדיניות, מתעדת ראיות ספציפיות ומשתמשת במסלול מאושר.
מדוע כל תגובה ניתנת להגנה או אינה שלמה. שפטו כל אחד לפי קריטריונים מאושרים, לא לפי העדפת המאמן. הניסיון הראשון הוא תגובה נפוצה למשימה איטית יותר, אך הוא חותך תחומי מדיניות ולא נותן לפרויקט שום דבר לתקן. הניסיון החזק יותר שומר על המדיניות, נשאר בתפקידו של הלומד והופך תלונה לראיה. שתי הדקות בדוגמה הן נתון מומצא כדי להראות את סוג הפרט שיש לתעד, לא אמת מידה.
5. הערכת יכולות והעברת תוכנית
עדות ליכולת היא ביצועים במקרה שהלומד לא ראה. דרג את המיומנות במשימה ושמור יומן נפרד של מחסומי זרימת עבודה שלא נפתרו. רובריקה פשוטה משתמשת בסולם של 0 עד 2 לכל קריטריון:
| קריטריון | ראיות נצפות |
|---|---|
| ביצוע משימות | משלים את זרימת העבודה החדשה ומתעד את הפעולה והראיות התומכות בה. |
| הַנמָקָה | מסביר אילוצים רלוונטיים, חלופות ומה נותר לא ודאי. |
| גבולות | משתמש בהליכים מאושרים ופונה לעזרה כאשר מידע או סמכות אינם מספיקים. |
עוגנים: 0 חסר או אינו נתמך, 1 חלקי עם השמטות רלוונטיות, ו-2 מלא ומוצדק מול הקריטריונים המוסכמים. יש להגדיר שגיאות קריטיות בנפרד, כגון דילוג על שדה נדרש במדיניות, כך שציון כולל לא יוכל להסתיר אחת כזו. רובריקה זו היא הצעה, לא תקן מוכנות מאומת. יש להתאים אותה עם מנהל אינפורמטיקה או תאימות ולבצע פיילוט.
תכננו את ההעברה באופן מכוון. לאחר שהלומדים חזרו לעבודה לזמן מה, הוסיפו מפגש קצר להמשך העבודה, כגון מפגש יחידתי שבו אנשים מביאים משימה אמיתית אחת, לאחר הוצאת פרטים, ומסבירים כיצד הם מבצעים אותה כעת. התבוננו בדוגמה של עבודה אמיתית אם כללי הארגון שלכם מאפשרים זאת.
היכן שהעברת מידע אינטראקטיבית עוזרת
פורמטים אינטראקטיביים עוזרים במקרים בהם כולם צריכים להתחייב לפני שהם שומעים את התשובה. בפגישה חיה, מנחה יכול להציג מקרה קצר, לבקש מכל אדם לבחור את הצעד הבא שלו ולהקליד את החיכוך שהוא מצפה לו, ולאחר מכן להציג את הפריסה לפני הדיון. תגובות אנונימיות יכולות להקל על ההודאה שזרימת עבודה אינה עובדת. ניתן להריץ את אותו מקרה בקצב אישי לצורך הכנה. AhaSlides תומך בלמידה אינטראקטיבית ובמעבר בין מסירה חיה לקצב אישי. הרחיקו מקרים אמיתיים ומידע על מטופלים, בדקו כל פונקציית כתיבה, משוב או דיווח ספציפית שאתם מתכננים להסתמך עליה מול זרימת העבודה שלכם, והתייחסו לבינה מלאכותית, סימולטורים ושילובי EHR כחיצוניים או לא מאושרים עד שתראו אותם עובדים. לקבלת הדרכה בבחירת פורמטים, עיינו במאמר שלנו בנושא מתי להשתמש בלמידה אדפטיבית, אינטראקטיבית וחיה.
מדוד מה השתנה
החליטו מראש מה יראה שהלומדים יכולים לבצע את המשימה. השוו את מיומנות המשימה ואת יומן המחסומים במקרה שלא נראה לעין עם קו בסיס, והשאירו את יומן המחסומים פתוח לאחר ההדרכה כמדד בפני עצמו. הגדירו מי נכלל, את המכנה ואת התזמון. אם התוצאות משתפרות, בדקו מה עוד השתנה באותה תקופה, כגון עדכון תוכנה, שינוי צוות או עיצוב מחדש של זרימת עבודה, לפני מתן קרדיט להדרכה.
אילוצים שעשויים להישאר
- שְׁמִישׁוּת. אם מסך דורש יותר מדי שלבים, אימון יכול ללמד את קיצור הדרך אך לא להסיר את השלבים.
- כוח אדם וזמן. תרגול לא עוזר אם אין זמן מוגן לעשות זאת.
- בהירות מדיניות. מקרה לא יכול לפתור מדיניות ששכפלה ערכים או שהיא דו משמעית. תקן את המדיניות.
- כיסוי תיקים. מקרה אחד מציג תהליך עבודה אחד. ציון אינו מתאר את ביצועיו של אדם באופן כללי.
- לְהַעֲבִיר. ביצוע בתיק תרגול אינו זהה לביצוע עם מחלקה מלאה וטלפון מצלצל.
ציינו את אלה לספונסרים מוקדם ותכננו תיקונים נפרדים. הכשרה משפרת את מה שהלומדים יכולים לעשות. היא לא משנה את התנאים סביב המשימה.
שאלות נפוצות
מהי הכשרה בניהול שינויים ב-EHR?
זה מכין את הצוות לעבודה במערכת EHR או זרימת עבודה שונה באמצעות פרקטיקה מבוססת תפקידים ומשוב, והוא אוסף את המחסומים שהפרקטיקה מגלה כדי שמישהו יוכל לפעול על פיהם.
האם מעבר ההכשרה אומר שהצוות אימץ את השינוי?
לא. ציון מראה כיצד אדם טיפל במקרה הדרכה אחד. אימוץ התוכנית בא לידי ביטוי בעבודה אמיתית ותלוי בשימושיות, בכוח אדם ובמדיניות וכן במיומנות.
כיצד אתם מעריכים את המוכנות לתהליך עבודה חדש?
תנו מקרה שהלומד לא ראה ודרגו את רמת המיומנות של המשימה מול קריטריונים מוסכמים, לאחר מכן רשמו את המכשולים שנותרו. מבחן חזרה מאשר רק את הדרישות המוקדמות.
האם ניתן להשתמש במקרי מטופלים אמיתיים לצורך תרגול?
רק לאחר הסרת הפרטים ואישור ראש תחום התאימות. מקרים שהומצאו על סמך זרימות עבודה נפוצות בטוחים יותר, ומידע על מטופלים צריך להישאר מחוץ לכלי הדרכה.
איפה להתחיל
בחרו תהליך עבודה אחד שאנשים אומרים שהפך לאיטי יותר. כתבו את הצהרת הביצועים עבור כל תפקיד, בקשו ממנהל אינפורמטיקה או תאימות לאמת מקרה שהומצא ואת קריטריוני התשובה, וניסחו רובריקה בת שלושה קריטריונים עם סולם מ-0 עד 2, רשימה של שגיאות קריטיות ויומן חסמים. בצעו פיילוט עם קבוצה קטנה לפני שאתם מפרסמים אותו.
כדי לראות כיצד ניתן לנהל מקרה בשידור חי עם הצוות שלכם, ולעשות בו שימוש חוזר בקצב אישי לאחר מכן, עיינו ב-AhaSlides.
