אימייל הזמנה לפגישה | הטיפים, הדוגמאות והתבניות הטובות ביותר (100% בחינם)

מה טוב דוא"ל הזמנה לפגישה דוגמא?

פגישות יכולות להיות מרכיב חיוני של יעילות צוות, תיאום ואחדות. חברות רבות מארחות פגישה לפחות פעם בשבוע, זו יכולה להיות פגישה לא רשמית כדי פשוט לנהל שיחה עמוקה עם העובדים שלהן או פגישה רשמית יותר של מועצת המנהלים כדי לדון בתוכנית העתידית של החברה ובדוח סוף השנה השנתי. חובה על קציני מנהל או מנהיגים לשלוח מכתבי הזמנה לפגישה למשתתפים או לאורחים.

הזמנה לפגישה חשובה לניהול פגישות רשמיות בצורה יעילה וחלקה. יש הרבה דרכים לשלוח הזמנות לפגישה. במאמר זה נתמקד בהתמודדות עם מיילים של הזמנות לפגישה, השיטה הנוחה והפופולרית ביותר להזמין אנשים להשתתף בפגישות שלך.

תוכן העניינים

• מהו דוא"ל הזמנה לפגישה?
• מדוע חשוב לדוא"ל הזמנה לפגישה?
• כתוב אימייל להזמנה לפגישה צעד אחר צעד
• סוגי אימייל להזמנה לפגישה ודוגמאות
• בשורה התחתונה

תבניות פגישות מהירות עם AhaSlides

• פגישות בעסקים
• פגישה דקות
• מפגש סטנד אפ

מהו דוא"ל הזמנה לפגישה?

חלק מרכזי בפעילות העסקית, מייל הזמנה לפגישה הוא הודעה כתובה עם הדגמה של מטרת הפגישה ובקשה מאנשים להצטרף לפגישה לאחר התאריך והמיקום הספציפיים, בתוספת קבצים מצורפים מפורטים יותר אם יש. ניתן לכתוב אותו בסגנונות רשמיים או לא פורמליים בהתאם למאפייני הפגישות. הם צריכים להיות כתובים בנימה ובסגנון המתאימים כדי לעמוד בגינוני הדוא"ל העסקיים.

עם זאת, אל תבלבל הודעת דוא"ל של הזמנה לפגישה עם דוא"ל בקשה לפגישה. ההבדל העיקרי בין הודעות דוא"ל אלה הוא שדוא"ל בקשת פגישה נועד לקבוע פגישה עם מישהו בעוד שדוא"ל הזמנה לפגישה נועד להזמין אותך לפגישה בתאריכים ובמיקום שהוכרזו.

מדוע חשוב לדוא"ל הזמנה לפגישה?

שימוש בהזמנות בדוא"ל מביא יתרונות רבים. היתרונות של הזמנות בדוא"ל מפורטים להלן:

• זה מתחבר ליומנים ישירות. כאשר נמענים מקבלים הזמנה, היא מתווספת חזרה ליומן העסקי שלהם ותקבל תזכורת זהה לאירועים אחרים שצוינו בלוח השנה.
• זה נוח ומהיר. המקלטים שלך יכולים להגיע למייל מיד לאחר שתלחץ על כפתור השליחה. מכיוון שהיא עוברת ישר לנמען, אם כתובת האימייל שגויה, תוכל לקבל את ההודעה מיד וללכת במהירות לפתרונות נוספים.
• זה חוסך זמן. אתה יכול לשלוח מיילים קבוצתיים עם אלפי כתובות דוא"ל בו זמנית.
• זה חוסך בעלויות. אתה לא צריך להוציא תקציב עבור דיוור.
• ניתן להפיק אותו ישירות מפלטפורמת הסמינר האינטרנטי המועדפת עליך. אלא אם כן אתה מקיים פגישה פנים אל פנים, הבחירה הראשונה שלך תהיה כנראה Zoom, Microsoft Teams או משהו שווה ערך. כאשר אישור ה-RSVP, כל הקישורים ומסגרות הזמן מסונכרנים באמצעות דואר אלקטרוני, כך שהמשתתף יכול למנוע בלבול עם אירועים אחרים.

עובדה היא שמיליארדי מיילים נשלחים מדי יום ורבים מהם הם ספאם. מכיוון שכולם משתמשים במייל אחד לפחות כדי להחליף הודעות חשובות לעבודה, רכישות, פגישות ועוד. עם זאת, מכיוון שאתה צריך לקרוא טונות של מיילים ביום, אין זה מפתיע שאתה נתקל לפעמים בתופעת "עייפות האימייל". לפיכך, מסירת אימייל הזמנה טובה יכולה למנוע אי הבנה מיותרת או בורות של נמענים.

כתוב אימייל הזמנה לפגישה צעד אחר צעד

אימייל הזמנה טוב לפגישה הוא חיוני וככלל, זה משפיע על א משלוח דוא"ל ציון.

ישנם כללי התנהגות ועקרונות שכולם צריכים לציית להם כדי להשלים אימייל הזמנה לפגישה עסקית לגבי הנמענים. תוכל ללמוד כיצד לכתוב דוא"ל הזמנה לפגישה רגילה בעקבות השלבים הבאים:

שלב 1: כתוב שורת נושא חזקה

עובדה היא ש-47% ממקבלי המייל קוראים דרך מיילים בעלי שורת נושא ברורה ותמציתית. הרושם הראשוני חשוב. זה יכול לוודא שהמקלטים מרגישים תחושת דחיפות או חשיבות, מה שמוביל לקצב פתיחה גבוה יותר.

• קצר, ממוקד. תהיה עובדתי, לא אניגמטי.
• ניתן לבקש אישור נוכחות בשורת הנושא לאות דחיפות.
• או הוסף טון סנטימנט כמו אל תשכח חשיבות, דחיפות,...
• הוסף זמן אם אתה רוצה להדגיש את הנושא הרגיש לזמן 

לדוגמה: "פגישה 4/12: מפגש סיעור מוחות של פרויקט" או "חשוב. נא להגיב: פגישת אסטרטגיית מוצר חדש 10/6"

שלב 2: התחל עם מבוא מהיר

כבר בשורה הראשונה, כדאי לעשות בריף מי אתה, מה עמדתך בארגון ולמה אתה פונה אליהם. לאחר מכן תוכל להראות ישירות את מטרת הפגישה. אנשים רבים טועים במתן מטרה מעורפלת של הפגישה מכיוון שהם מניחים שהמשתתפים חייבים לדעת על כך.

• הפוך את ההקדמה שלך לנעימה או קשורה לעבודה
• הזכר למשתתפים אם הם צריכים לסיים משימות כלשהן או להביא איתם משהו לפגישה.

לדוגמה שלום חבר צוות, אני מצפה לראות אותך בהשקת המוצר החדש ביום שני הבא.

שלב 3: שתף זמן ומיקום

עליך לכלול את השעה המדויקת של הפגישה. כדאי גם לספר להם איך והיכן הפגישה מתקיימת, באופן אישי או מקוון, ולהציע הנחיות או קישורי פלטפורמה למקרה שהם צריכים אותם.

• הוסף את אזור הזמן אם עובדים עובדים באזורים שונים בעולם
• ציינו משך זמן משוער של הפגישה
• בעת מתן הנחיות, היה מפורט ככל האפשר או צרף הנחיה למיפוי

לדוגמה: אנא הצטרפו אלינו יום שישי, 6 באוקטובר, בשעה 1:00 בחדר ישיבות 2, בקומה השנייה בבניין המנהלה.

שלב 4: תאר את סדר היום של הפגישה

כיסוי יעדי מפתח או סדר יום מוצע לפגישה. אל תזכיר את הפרטים. אתה יכול פשוט לציין את הנושא וציר הזמן. לפגישות רשמיות ניתן לצרף מסמך מפורט. זה שימושי במיוחד כדי לעזור למשתתפים לבצע הכנה מוקדמת.

לדוגמה, אתה יכול להתחיל עם: אנחנו מתכננים לדון.../ אנחנו רוצים להתייחס לכמה מהנושאים או כציר הזמן הבא:

• 8:00-9:30: היכרות עם הפרויקט
• 9:30-11:30: מצגות מהווארד (IT), נור (שיווק) ושארלוט (מכירות)

שלב 5: בקש תגובה

דרישת RSVP יכולה לעזור לאשר תגובה מהנמענים שלך. כדי למנוע אמביוולנטיות, יש לכלול במייל שלך תגובה מועדפת ומגבלת זמן למשתתפים להודיע ​​לך על נוכחותם או היעדרותם. לפי זה, אם לא קיבלת את ה-RSVP שלהם בזמן שאתה קובע, אתה יכול לעשות פעולות מעקב מהירות.

לדוגמה: אנא הגיב עד [תאריך] אל [כתובת דוא"ל או מספר טלפון]

שלב 6: הוסף חתימת דוא"ל מקצועית ומיתוג

חתימת דוא"ל עסקית צריכה לשלב את השם המלא, כותרת המשרה, שם החברה, פרטי התקשרות, אתרים אישיים וכתובות אחרות עם היפר-קישור.

אתה יכול בקלות להתאים אישית את החתימה שלך עם gmail.

לדוגמה:

ג'סיקה מדיסון

קצין שיווק ראשי אזורי, תעשיית Inco

555-9577-990

ישנם טונות של יוצרי חתימות אימייל בחינם שחוסכים לך זמן ומאמץ, כגון החתימה שלי.

סוגי אימייל להזמנה לפגישה ודוגמאות

זכור שלסוגים שונים של פגישות יהיו סטנדרטים וסגנונות כתיבה שונים. בדרך כלל, אנו מפרידים הודעות אימייל של הזמנות לפגישה על סמך רמתן הרשמית או הבלתי פורמלית, כולל או לא כולל פגישות וירטואליות או פגישות מקוונות טהורות. בחלק זה, אנו אוספים ומציגים בפניכם כמה סוגים טיפוסיים של הזמנות לפגישה ותבנית של כל סוג המשמשים בדרך כלל במייל הזמנות לפגישות עסקיות.

#1. הדוא"ל לבקשת הפגישה הרשמית

המייל הפורמלי של בקשה לפגישה משמש לפגישות גדולות שמתקיימות בדרך כלל פעם עד שלוש פעמים בשנה. זוהי פגישה רשמית גדולה ולכן הדוא"ל שלך צריך להיות כתוב בסגנון כתיבה רשמי. יש צורך בנספחים המצורפים על מנת להבהיר למשתתף כיצד להשתתף במפגש, כיצד למצוא את המיקום ולפרט את סדר היום.

פגישות רשמיות כוללות:

• ישיבת הנהלה
• פגישת ועד
• ישיבת דירקטוריון 
• אסיפת בעלי מניות 
• פגישת אסטרטגיה 

דוגמא 1: בעלי מניות תבנית אימייל להזמנה

שורת הנושא: חשוב. אתה מוזמן לאסיפה כללית שנתית. [זמן]

[שם הנמען]

[שם החברה]

[הגדרת תפקיד]

[כתובת החברה]

[תאריך]

בעלי מניות יקרים,

אנו שמחים להזמין אותך לאסיפה הכללית השנתית שתתקיים ביום [זמן], [כתובת]

אסיפת בעלי המניות השנתית היא אירוע יוצא דופן למידע, חילופי דברים ודיון ביניהם [שם החברה] וכל בעלי המניות שלנו.

זו גם ההזדמנות להביע את עצמכם ולהצביע כדי למלא תפקיד פעיל בקבלת החלטות חשובות עבור [שם החברה], ללא קשר למספר המניות שבבעלותך. הישיבה תכלול את האג'נדות המרכזיות הבאות:

סדר יום 1:

סדר יום 2:

סדר יום 3:

סדר יום 4:

הנחיות כיצד להשתתף בפגישה זו, סדר היום ונוסח ההחלטות שיוגשו לאישורך תמצא במסמך המצורף למטה

ברצוני להודות לך, בשם ההנהלה, על תרומתך ונאמנותך ל- [שם החברה] ואני מצפה לארח אותך לפגישה בתאריך [תאריך]

בברכה,

[שֵׁם]

[כותרת התפקיד]

[שם החברה]

[כתובת ואתר החברה]

דוגמא 2: פגישת אסטרטגיה תבנית אימייל להזמנה

[שם הנמען]

[שם החברה]

[הגדרת תפקיד]

[כתובת החברה]

[תאריך]

שורת נושא: השקת פרויקט מפגש קמפיין שיווקי: 2/28

בשם [שם החברה], אני רוצה להזמין אותך להשתתף בפגישה עסקית שמתקיימת ב [שם אולם הכנסים, שם הבניין] [תאריך ושעה]. הפגישה תימשך למשך [מֶשֶׁך].

אני שמח לברך אותך לשלב הראשון של הפרויקט שלנו כדי לדון בהצעה הקרובה שלנו [פרטים] ואנו מעריכים את התובנות החשובות שלך לגביה. להלן סיכום קצר של סדר היום שלנו:

סדר יום 1:

סדר יום 2:

סדר יום 3:

סדר יום 4:

הצעה זו נחשבת על ידי כל הצוות שלנו כאחת החשובות ביותר. לעיונך הנוספת, צירפנו למכתב זה מסמך המספק לך מידע מפורט יותר על מנת שיהיה לך נוח להתכונן לפגישה מראש.

כולנו מצפים לשיחה איתך כדי לדון במה עוד נוכל לעשות כדי שההצעה הזו תצליח. נא לשלוח שאלות או המלצות לפגישה לפני [מועד אחרון] אלי ישירות על ידי מענה לדוא"ל זה.

שיהיה לך יום נהדר.

מודה לך,

ברכה חמה,

[שֵׁם]

[כותרת התפקיד]

[שם החברה]

[כתובת ואתר החברה]

#2. דוא"ל הזמנה לפגישה בלתי רשמית

עם הזמנה רשמית לפגישה בדוא"ל, אם פשוט הפגישה עם רמה תת-הנהלה מלווה או חברים בצוות. הרבה יותר קל לך לחשוב איך לכתוב נכון. אתה יכול לכתוב בסגנון לא רשמי בנימה ידידותית ומשמחת.

פגישות לא רשמיות כוללות:

• פגישת סיעור מוחות
• פגישה לפתרון בעיות
• הדרכה
• פגישת צ'ק אין
• פגישת גיבוש צוותים
• שיחות קפה 

דוגמה 3: תבנית אימייל של הזמנה לפגישה לצ'ק-אין

שורת הנושא: דחוף. [שם הפרוייקט] עדכונים. [תאריך]

צוותים יקרים,

ברכות!

זה היה מהנה ומשעשע שיש לי זמן לעבוד איתך לגבי [שם הפרוייקט]. עם זאת, כדי שנוכל להמשיך עם התוכניות שלנו ביעילות, אני מאמין שהזמן הנכון עבורנו לדווח על ההתקדמות שנעשתה ואודה על ההזדמנות לפגוש אותך ב [מקום] לדון בנושא עוד ב [תאריך ושעה].

צירפתי גם רשימה של כל האג'נדות שעלינו לדון בהן. אל תשכח להכין את דוח השלמת המשימה שלך. אנא השתמש בזה [קישור] כדי להודיע ​​לי אם תוכל להצליח.

אנא שלח לי את אישורך בהקדם האפשרי.

ברכה חמה,

[שֵׁם]

[הגדרת תפקיד]

[שם החברה]

דוגמא 4: צוות buתבנית אימייל של הזמנה ilding

חברי צוות יקרים,

זה כדי להודיע ​​לך כי [שם מחלקה] מארגן א מפגש גיבוש צוות לכל הצוות שלנו חברים על [תאריך ושעה]

להמשך התפתחות מקצועית, זה מאוד משמעותי שאנחנו צומחים ביחד וזה יכול לקרות רק אם נעבוד כצוות כך שניתן יהיה למנף את הכישורים והכישרונות שלנו כדי להביא לביצועים טובים יותר. זו הסיבה שהמחלקה שלנו ממשיכה לקדם פעילויות שונות לבניית צוות מדי חודש.

אנא בוא והצטרף לאירוע כדי שנוכל להקשיב לקול שלך כיצד אנו יכולים להשתפר כדי לתת לך תמיכה טובה יותר. יהיו גם כמה משחקי בניית צוותים לצד שתייה וכיבוד קל יסופקו על ידי החברה.

אנו מצפים לרגעים מהנים באירוע גיבוש צוות זה, שנועד לעזור לכל אחד מאיתנו לצמוח. במקרה שאתה חושב שאינך יכול להשתתף בפגישה זו, אנא הודע [שם הרכז] at [מספר טלפון]

בכנות,

[שֵׁם]

[הגדרת תפקיד]

[שם החברה]

#3. דוא"ל הזמנה לדובר אורח

דוא"ל הזמנה לדובר אורח צריך לכלול מידע הרלוונטי לדובר בכל הנוגע לפגישה ולהזדמנות הנאום. זה חיוני שהדובר ידע כיצד הוא יכול לתרום לאירוע שלך, ומהן ההטבות שהוא יכול לקבל כדי להיות חלק מהאירוע שלך.

דוגמה 5: תבנית אימייל של הזמנה לדובר אורח

יקר [רַמקוֹל],

אנו מקווים שההודעה הזו תמצא אותך טוב! אנו פונים היום עם הזדמנות דיבור נפלאה להתבוננות שלך. ברצוננו לבקש ממך להיות הדובר הנכבד שלנו עבור ה [שם הפגישה], אירוע שמתמקד בו [תיאור המטרה והקהל של האירוע שלך]. כל [שם הפגישה] הצוות שואב השראה מההישגים שלך ומרגיש שאתה תהיה המומחה המושלם לפנות לקהל המקצוענים שלנו בעלי דעות דומות.

[שם הפגישה] יתקיים ב [מקום, כולל עיר ומדינה] on [תאריכים]. האירוע שלנו צפוי לארח עד כ [מספר משתתפים מוערך#]. המטרה שלנו היא [יעדי הפגישה].

אנו מאמינים שאתה נואם נהדר והקול שלך יהיה תוספת קריטית לשיחה הזו בהתחשב בעבודתך הענפה [תחום התמחות]. אתה יכול לשקול להציג את הרעיונות שלך עד דקות [משך] הקשורים לתחום של [נושא הפגישה]. אתה יכול לשלוח את ההצעה שלך לפני [מועד אחרון] בצע את [הקישור] כדי שהצוות שלנו יוכל להקשיב לרעיונות שלך ולקבוע את הפרטים של הנאום שלך מראש.

בכל מקרה, אם אינך יכול להשתתף, אנו מבקשים ממך בענווה לפנות אלינו באמצעות [קישור]. תודה על הזמן וההתחשבות, אנו מצפים לשמוע ממך תגובה חיובית.

הטוב ביותר,
[שֵׁם]
[הגדרת תפקיד]
[פרטי התקשרות]
[כתובת אתר החברה]

#4. דוא"ל הזמנה לוובינר

במגמות של היום, יותר ויותר אנשים מארחים מפגשים מקוונים מכיוון שזה חוסך בזמן ובעלויות, במיוחד עבור צוותי עבודה מרוחקים. אם אתה משתמש בפלטפורמות ועידה, ישנן הודעות הזמנה מותאמות אישית הנשלחות ישירות למשתתף שלך לפני תחילת הפגישה, כגון תבנית האימייל של הזמנה זום. עבור סמינר מקוון וירטואלי, אתה יכול לעיין בדוגמה הבאה.

רמזים: השתמש במילות מפתח כגון "מזל טוב", "בקרוב", "מושלם", "עדכון", "זמין", "בסופו של דבר", "למעלה", "מיוחד", "הצטרף אלינו", "חינם", " וכו'.

דוגמא 6: תבנית דוא"ל להזמנה אינטרנטית

שורת הנושא: מזל טוב! אתה מוזמן ל [שם סמינר מקוון]

יקר [שם מועמד],

[שם החברה] הוא כל כך שמח לארגן סמינר מקוון עבור [נושא הוובינר] על [תַאֲרִיך] ב- [זְמַן], מכוון ל [[מטרות סמינר מקוון]

זו תהיה הזדמנות טובה עבורך להרוויח הטבות ענק מהמומחים המוזמנים שלך בתחום [נושאים מקוונים] ולקבל מתנות חינם. הצוות שלנו כל כך נלהב מהנוכחות שלך.

הערה: סמינר מקוון זה מוגבל ל [מספר אנשים]. כדי לשמור את המושב שלך, נא להירשם [קישור], ואל תהסס לשתף אותו עם חבריך. 

אני מקווה לראות אותך שם!

שיהיה לך יום טוב,

[השם שלך]

[חתימה]

בשורה התחתונה

למרבה המזל, ישנן תבניות זמינות רבות של הזמנות לפגישות עסקיות באינטרנט שתוכל להתאים אישית ולשלוח למשתתפים שלך תוך שניות. אל תשכח לשמור חלק בענן שלך כדי שתוכל להכין את המייל שלך בכתיבה מושלמת, במיוחד במקרה דחוף.

אם גם אתם מחפשים פתרונות אחרים לעסק שלכם, תוכלו למצוא AhaSlides הוא כלי מצגת טוב עם הרבה תכונות מדהימות לתמיכה באירועי הוובינר שלך, פעילויות גיבוש צוות, כנס ועוד.

שאלות נפוצות

Ref: אכן | שרפני